Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 09.10.08 r. do 05.11.08 r. przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej w Szczecinie przy ul. Broniewskiego 4/6, zwanym dalej DPS, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2007 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 grudnia 2008 r.  

Dom Pomocy Społecznej prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej. W 2007 r. DPS uzyskał dochody w wysokości 321.369,19 zł, w tym dochody własne stanowiły 7.719,04 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 2.484.375,62 zł, co stanowiło 99,82 % zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 6.722,13 zł, tj. 41,24 % zaplanowanych.

Ustalono również, iż wydatki z tytułu szkolenia pracowników DPS w łącznej wysokości 1.836 zł ewidencjonowane były w 2007 r. w § 430 – Zakup usług pozostałych, natomiast wydatki na odprowadzenie ścieków w kwocie 13.353,08 zł w § 426 – Zakup energii. Dopiero w dniu 31.12.07 r. utworzono plan finansowy wydatków budżetowych w § 470 - Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej i zmieniono wysokość planu w § 430 – Zakup usług pozostałych, w związku z czym dokonano odpowiedniego przeksięgowania powyższych kwot.  

Kontrola wykazała, że przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, w 3 na 15 badanych przypadkach nie dokonano analizy rynku (prace projektowe i materiały budowlane), co stanowiło naruszenie postanowienia § 9 ust. 4 pkt 1 zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł należy przed zawarciem umowy dokonać analizy rynku – analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

            Stwierdzono ponadto, że kryterium, na podstawie którego ustalana była wysokość świadczeń wypłacanych w 2007 r. z ZFŚS z tytułu dopłat do wypoczynku (tzw. wczasy pod gruszą), stanowiła kwota stawki wynagrodzenia zasadniczego brutto pracownika. Natomiast zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.) przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania
z Funduszu. W związku ze zmianą regulaminu ZFŚS, wprowadzonego zarządzeniem dyrektora DPS w listopadzie 2007 r., wysokość zapomogi w formie bonów towarowych określona została już przy uwzględnieniu dochodu gospodarstwa domowego.  

Ustalono, że dekretacja dokumentów księgowych we wszystkich 158 kontrolowanych przypadkach dokonywana była z pominięciem wskazania daty oraz podpisu osoby za nią odpowiedzialnej. Kontrola wykazała również, że wszystkie raporty kasowe (na 11 skontrolowanych) nie zostały zadekretowane, natomiast w 6 przypadkach (na 42 badanych) nie uzupełniono lub nie zmieniono na dokumencie księgowym dekretacji, w związku z dokonaną korektą księgowania. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stwierdzono ponadto, że we wszystkich przypadkach (na 36 zbadanych) dokonywania poprawy błędów na dokumentach księgowych nie wskazano daty naniesienia poprawek, co niezgodne było z zapisami art. 22 ust. 3 uor.

Ustalono, że na 133 fakturach spośród 140 badanych nie było podpisów potwierdzających dokonanie kontroli pod względem merytorycznym. Podpisów świadczących o dokonaniu kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej nie było ponadto na wszystkich listach płac sporządzonych w DPS w 2007 r., mimo że
pkt 1 i 2 rozdziału IV instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w DPS stanowił, iż dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, a dokonanie sprawdzenia powinno być uwidocznione na dowodzie w formie podpisanej klauzuli: „sprawdzono pod względem……..dnia………podpis”.

Kontrola wykazała w 2 przypadkach (na 140) uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków DPS w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na zakup akcesoriów komputerowych na kwotę 10,86 zł jak i zakup usługi transportowej, której wartość wyniosła 32 zł ujęte zostały w § 421, podczas gdy według załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wydatki na zakup usług transportowych ujmuje się w paragrafie 430, a na zakup akcesoriów komputerowych w § 475.

W zakładowym planie kont DPS nie ujęto szczegółowego wykazu kont analitycznych. Zapisy księgowe dokonywane w ewidencji DPS, jako datę dokonania operacji wskazywały datę wpływu dokumentu do działu księgowości (dotyczy faktur) lub datę zamknięcia raportu kasowego (dot. zobowiązań uregulowanych gotówką), co niezgodne było z przyjętymi zasadami ewidencji. Nie była prowadzona ponadto ewidencja ilościowo – wartościowa na koncie 020 – „Wartości niematerialne i prawne”. Powyższe uchybienia zostały również uregulowane w ww. zarządzeniu. Ewidencja prowadzona na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” obejmowała jedynie operacje udzielenia i ostatecznego rozliczenia zaliczek stałych udzielanych pracownikom, co niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wg którego na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę, a na stronie Ma konta 234 w szczególności rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych.

Ustalono również, że ewidencja analityczna prowadzona na koncie 132 – „Rachunek dochodów własnych”, nie uwzględniała podziału wg klasyfikacji budżetowej. Powyższe było niezgodne z załącznikiem nr 2 do ww. rozporządzenia, wg którego ewidencja szczegółowa na koncie 132 powinna zapewniać podział środków według pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego.

Skutkiem powyższego było sporządzenie sprawozdania Rb-34 z wykonania planu dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi finansowanych za okres od początku roku do dnia 31.12.07 r. w oparciu o ewidencję księgową prowadzoną na kontach uwzględniających naliczone koszty i przychody, natomiast według rozdziału 13 § 26 ust. 4 i 5 załącznika nr 33 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) w sprawozdaniu Rb-34 wykazuje się zrealizowane wpływy środków pieniężnych na wydzielony rachunek dochodów własnych oraz poniesione wydatki. Podkreślić jednak należy, że kwoty zrealizowanych na koniec roku przychodów i kosztów rachunku dochodów własnych były równe kwotom wydatków i dochodów.

W DPS nie sporządzono planu finansowego na 2007 r., dotyczącego dochodów gromadzonych na rachunku dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych. Stanowiło to naruszenie postanowień § 3 ust. 2 uchwały Nr XXXVI/688/05 Rady Miasta Szczecin z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie utworzenia rachunków dochodów własnych w jednostkach budżetowych będących jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej oraz „Żłobkach Miejskich” w Szczecinie, z którego wynikał ww. obowiązek.

Kontrola wykazała ponadto, że Dyrektor DPS wywiązywał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r.
w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi DPS:

1.      Zaciąganie zobowiązań jednostki i dokonywanie wydatków zgodnie z zakresem udzielonego upoważnienia.