Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

W marcu 2008 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zakładzie Usług Komunalnych w Szczecinie zw. dalej „ZUK” w zakresie realizacji umowy dotyczącej remontu zieleńca Jasne Błonia.  

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

 Kontrola w zakresie realizacji umowy nr WZ/15/2007 z dnia 03.10.2007 r. wykazała nieprawidłowości polegające głównie na podpisaniu protokołu zdawczo - odbiorczego oraz dokonaniu zapłaty całości umówionego wynagrodzenia, pomimo niewywiązania się przez wykonawcę z części zobowiązań umownych oraz niedokonaniu uzgodnień dokumentacji projektowej z Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin. Stwierdzono ponadto szereg uchybień w ramach nadzoru nad realizacją ww. umowy.

Ustalono, że w dniu 18.12.2007 r. Kierownik Wydziału Zieleni Miejskiej ZUK podpisała bez uwag protokół zdawczo – odbiorczy dot. opracowania dokumentacji projektowo – kosztorysowej pn. „Remont zieleńca Jasne Błonia w Szczecinie”, pomimo że wykonawca umowy - na dzień podpisania protokołu - nie przekazał pełnej dokumentacji objętej przedmiotem umowy. Do czasu zakończenia kontroli nie dostarczono w ogóle potwierdzenia złożenia wniosku o pozwolenie na budowę, natomiast płyty CD zawierające dokumentację projektowo – kosztorysową dostarczono dopiero w trakcie przeprowadzania kontroli, tj. po upływie 3 miesięcy od podpisania protokołu zdawczo - odbiorczego. Na dzień podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego wykonawca nie przekazał ponadto przedmiaru robót, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, kosztorysów inwestorskich oraz potwierdzenia złożenia wniosku o pozwolenie na budowę, pomimo że według §1 ust. 2 umowy przedmiot zamówienia obejmował ww. elementy. Przyczyną podpisania protokołu zdawczo – odbiorczego, pomimo braku wykonania umowy, była – według wyjaśnień Kierownika Wydziału Zieleni Miejskiej ZUK – konieczność rozliczenia do końca roku budżetowego środków zabezpieczonych na wykonanie ww. zadania. Ww. postępowanie było działaniem nieracjonalnym oraz skutkować mogło brakiem możliwości wyegzekwowania realizacji przedmiotu umowy.

Stwierdzono ponadto, że w terminach: 29.01.2008 r. i 29.02.2008 r. ZUK dokonał na rzecz wykonawcy zapłaty całości kwoty wynagrodzenia w łącznej wysokości 120.536 zł pomimo, że do dnia zakończenia kontroli wykonawca nie przekazał wniosku o wydanie pozwolenia na budowę, co naruszyło postanowienia § 3 ust. 3 umowy, według którego wynagrodzenie miało być płatne na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, kopii protokołu odbioru oraz potwierdzenia złożenia wniosku o pozwolenie na budowę. Tym samym podpisanie protokołu zdawczo – odbiorczego oraz wystawienie w dniu 18.12.2007 r. przez wykonawcę faktury VAT nie stanowiły wystarczającej podstawy do wypłaty umownego wynagrodzenia za wykonane dzieło. Przedmiotowa faktura VAT została sprowadzona pod względem merytorycznym i podpisana przez Kierownika Wydziału Zieleni Miejskiej a następnie zatwierdzona przez Dyrektora ZUK do wypłaty. Według wyjaśnień Kierownika Wydziału Zieleni Miejskiej z dnia 20.03.2008 r. – stwierdzając wykonanie zadania pod względem merytorycznym nie informowała ona Dyrektora ZUK ani Zastępcy Dyrektora ZUK o braku wykonania prac zgodnie z umową. Podkreślenia wymaga, że wpływ na przedłużenie terminu wykonania umowy miała trwająca do dnia 18.02.2008 r. procedura wydawania przez Wydział Urbanistyki i Administracji Budowlanej Urzędu Miasta Szczecin decyzji o warunkach zabudowy stanowiącej podstawę do złożenia wniosku o pozwolenie na budowę (wniosek o wydanie decyzji złożono w dniu 04.10.2007). Pomimo to, ZUK nie podjął żadnych czynności zmierzających do zawarcia aneksu przedłużającego termin wykonania umowy, pomimo zaistnienia przesłanki do zmiany postanowień umowy w stosunku do oferty a wynikającej z obiektywnych okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy (wydanie decyzji o warunkach zabudowy po upływie ponad 4 miesięcy od dnia złożenia wniosku zamiast przewidzianego prawem maksymalnego terminu – 2 miesięcy). Umowa nie przewidywała również podziału przedmiotu na części z ustaleniem wynagrodzenia za każdą część z osobna, co umożliwiałoby z kolei ZUK zapłatę wynagrodzenia jedynie za wykonane przez wykonawcę części zamówienia. Wypłata wynagrodzenia nastąpiła z kolei z przekroczeniem umownych terminów płatności (11 i 50 dni po terminie), co mogło skutkować koniecznością zapłaty odsetek w kwocie około 1.000 zł.

Kontrola wykazała ponadto, że dokumentacja projektowo – kosztorysowa nie została uzgodniona z Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska UM Szczecin, co było niezgodne z §1 ust. 3 umowy (uzyskano natomiast uzgodnienie z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków). Na powyższe wskazuje brak jakichkolwiek dokumentów informujących o dokonaniu ostatecznych uzgodnień. Jedynym dokumentem świadczącym o uzgodnieniu – w trakcie realizacji umowy - w zakresie powiększenia placu utwardzonego, zmiany nawierzchni na granitową, alejek za rabatami w bukszpanowych obwódkach, masztów i ich podświetlenia oraz przyłączy dla kameralnych imprez, jest notatka z dnia 26.10.2007 r. sporządzona przez projektanta. Na przedmiotowym dokumencie brak jest jednakże podpisów wszystkich osób biorących udział w spotkaniu, w tym przedstawiciela WGKiOŚ, co powoduje, iż nie można uznać ww. dokumentu za potwierdzenie dokonania wiążących ustaleń w tej materii.

Ustalono również, że ZUK był inicjatorem (wnioskodawcą) i uczestnikiem postępowania o wydanie decyzji o warunkach zabudowy dla ww. inwestycji pomimo, że według §3 ust. 3 umowy obowiązek uzyskania decyzji ciążył na wykonawcy (część składowa przedmiotu umowy).

Kontrola stwierdziła ponadto szereg uchybień w ramach nadzoru nad realizacją przedmiotowej umowy, które polegały na: przyjęciu dokumentacji projektowo - kosztorysowej, która w części nie była podpisana przez osoby upoważnione (projektant, sprawdzający itp.); braku pisemnej korespondencji z wykonawcą dot. poprawienia kosztorysów w zakresie stawki roboczo-godzinowej, dostarczenia płyt CD i działań wykonawcy w zakresie uzyskania pozwolenia na budowę (pisma monitujące) oraz braku pisemnych potwierdzeń otrzymania poszczególnych części dokumentacji projektowej. Skutkiem powyższego jest brak możliwości wykazania przez ZUK faktycznych dat odbioru dokumentacji. Niedochowanie pisemnej formy wezwania wykonawcy do usunięcia stwierdzonych wad w kosztorysach projektowych (z jednoczesnym wyznaczeniem terminu ich usunięcia) nie dało z kolei podstaw do naliczenia ewentualnych kar umownych stosownie do §5 ust. 3 albo ust. 4 umowy. (notabene nie udokumentowano również faktu zwrotu przez wykonawcę poprawionej dokumentacji). Kontrolowany nie był również w stanie wykazać, że czynił starania zmierzające do otrzymania pozostałej – nie przekazanej do dnia 12.03.2008 r.
- części przedmiotu umowy tj. płyt CD zawierających dokumentację projektowo – kosztorysową oraz wniosku o pozwolenie na budowę (wszelkie ustalenia w tej materii opierały się na ustnych wyjaśnieniach pracownika ZUK).

W ocenie kontroli wskazane wyżej nieprawidłowości i uchybienia w zakresie realizacji umowy dotyczącej remontu zieleńca Jasne Błonia świadczą o braku skutecznego nadzoru i koordynowania prac Wydziału Zieleni Miejskiej ZUK przez Zastępcę Dyrektora ZUK (stosownie do obowiązków nałożonych §22 Regulaminu Organizacyjnego ZUK z dnia 17.03.2004 r.) a także nadzoru sprawowanego przez Dyrektora ZUK nad merytorycznym Zastępcą.

Ustalono, że umowa z dnia 03.10.2007 r. na opracowanie dokumentacji projektowo – kosztorysowej nie zawierała żadnych postanowień dot. przeniesienia na zamawiającego autorskich praw majątkowych do utworu będącego przedmiotem umowy ze wskazaniem pól dozwolonej eksploracji utworu, przeniesienia prawa własności do rzeczy, na której utwór jest utrwalony oraz zezwolenia na wykonywanie zależnego prawa autorskiego. Podkreślić należy, że w braku odmiennych postanowień, umowa dot. opracowania dokumentacji projektowo – kosztorysowej nie wywołuje żadnych skutków w sferze prawa autorskiego. W szczególności zamawiający nie nabył autorskich praw majątkowych do utworu, w tym upoważnienia do korzystania (eksploatacji) z utworu. Tym samym – zgodnie z art. 45 ustawy z dnia 4.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (j.t. Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 ze zm.) zw. dalej p.a.u. – twórcy przysługuje odrębne wynagrodzenie za przyznanie zamawiającemu określonych uprawnień związanych z korzystaniem z utworu. Z kolei niezawarcie w tekście umowy stosownych zapisów dot. zgody projektanta na wykonywanie zależnych praw autorskich powoduje, że w przypadku dokonania przeróbki projektu a tym samym powstania opracowania cudzego utworu (utwór zależny) rozporządzanie i korzystanie z opracowania będzie zależeć od zezwolenia twórcy utworu pierwotnego tj. wykonawcy. W ocenie kontroli wprowadzenie stosownych zapisów do wzoru umów na opracowanie dokumentacji projektowo – kosztorysowych ograniczyć może w przyszłości konieczność przedsięwzięcia dodatkowych czynności (wyasygnowania środków) związanych z prawami twórcy określonymi w p.a.u. (niezależnie od podkreślanych w wyjaśnieniach Dyrektora ZUK motywów niezawarcia w umowie stosownych klauzul tj. m.in. braku zamierzenia twórczej ingerencji w przedmiotowy projekt).

 

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZUK aby:

 

-         wprowadził do wzoru umowy na opracowanie dokumentacji projektowo – kosztorysowej zabezpieczenia interesów zamawiającego dot. autorskich praw majątkowych oraz praw zależnych.