Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

W kontekście ww. ustaleń, zastrzeżenia kontroli dotyczą także braku nadzoru nad pracownikami zarządzającymi cmentarzami w zakresie gospodarowania miejscami do pochówku. Samodzielne decydowanie o miejscu dokonania pochówku (wskazywanie i sprzedaż tych miejsc) poprzez jednoosobowe podpisywanie zleceń pochówku w przypadku wyrażenia zgody na pogrzeb w nowym miejscu – w powiązaniu z brakiem okresowej inwentaryzacji i opracowanych procedur dysponowania miejscami odzyskanymi, a także w warunkach coraz większej konkurencji zakładów pogrzebowych – stwarza możliwości nadużyć oraz błędów (tzw. słaby system kontroli wewnętrznej). Ustalono ponadto, że faktyczne wykonywanie czynności związanych ze wskazywaniem i sprzedażą miejsc do pochówku oraz wydawaniem i podpisywaniem zleceń, nie zostało formalnie potwierdzone stosownym zapisem w zakresach czynności pracowników zarządzających cmentarzami.

Bezpośrednim skutkiem ww. słabego systemu kontroli był błąd popełniony przez pracownika Wydziału Usług Cmentarnych – administratora cmentarza przy wyznaczeniu miejsca do pochówku, podnoszony w skardze z dnia 27 czerwca 2008 r. Dotyczyło to wyznaczenia przez ww. pracownika miejsca do pochówku w kwaterze A12 cmentarza w Dąbiu (zmarły T.K.), w pasie zieleni nie przeznaczonym pod pochówki, podczas gdy wg planu cmentarza miejsce w ww. kwaterze miało pozostać wolne. Wyznaczenie tego miejsca nastąpiło w takim oddaleniu od ostatniego grobu w rzędzie, że w konsekwencji w zaistniałej luce wyznaczone zostało nowe miejsce (drugi przypadek poruszany w skardze – zmarła D.O). Ryzyko wystąpienia tego typu błędów zostałoby ograniczone, gdyby decyzje o przyznaniu miejsca pod pochówek były podejmowane dwuosobowo. Brak aktualnej informacji na temat stanu wolnych miejsc ze strony zarządcy cmentarza, spowodował z kolei dwie sytuacje, w których pracownik WUC nie miał wiedzy o wolnych miejscach do pochówku, jednym powstałym w wyniku ekshumacji - miejsce to zostało sprzedane dopiero po powrocie z urlopu administratora cmentarza w Dąbiu (zmarła J.K.) oraz drugim, które można było już wcześniej odzyskać poprzez likwidację (zmarły J.P.). W świetle powyższegokontrola wykazała zasadność wszystkich czterech wyżej opisanych i wskazanych w skargach przypadków.

Uwagi kontroli dotyczyły też sposobu prowadzenia ksiąg osób pochowanych. Ustalono, że prowadzone przez ZUK księgi osób pochowanych były niezgodne z § 14 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 1.08.2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. Nr 90, poz.1013 ze zm.), wg którego każdy wpis do ksiąg cmentarnych osoba upoważniona potwierdza swoim podpisem. Stwierdzono także, że w niektórych przypadkach wpisy dokonywane były nieterminowo i niechronologicznie (cmentarz w Dąbiu - poz. nr 102 i poz. nr 128), co było niezgodne z § 6 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia, wg którego wpisy powinny być dokonywane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia pochowania oraz w kolejności pochowania zwłok lub szczątków na cmentarzu.

Na wszystkich 32. skontrolowanych zleceniach pochówku z kolei brak było daty ich wystawienia, na 22. zleceniach nie było podpisów pracowników WUC, a w przypadku dwóch pochówków (w badanym okresie od 1.06. – 7.07.2008 r.) w ogóle nie wystawiono zleceń. Powyższa praktyka wypełniania dokumentów, spowodowała że nie ma możliwości ustalenia który z pracowników i kiedy wystawił zlecenie, co stanowi naruszenie zasady przejrzystości w procesie „przydziału” miejsc pochówku oraz stwarza możliwości nadużyć w tym zakresie. Przyczyną ww. nieprawidłowości oraz luk w systemie był m.in. brak pisemnych procedur wypełniania druków zleceń pochówku (pisemnie uregulowano jedynie zasady wypełniania tych druków w przypadku ponownego wykorzystania grobu). Z uwagi na istotność prawidłowego ich wypełniania w procesie przydziału miejsc, wskazane byłoby opracowanie pisemnych zasad wypełniania druków zleceń, ze szczególnym uwzględnieniem daty sporządzenia i podpisów osób odpowiedzialnych.

Podnoszony w skardze zarzut dotyczący braku możliwości dokonywania „od dłuższego czasu” pochówków na cmentarzu w Dąbiu i Zdrojach przez firmę pogrzebową S.P. „EDEN” oraz informacja, że cmentarze w Dąbiu i Zdrojach mają status cmentarzy zamkniętych - nie znalazły natomiast potwierdzenia w ustaleniach stanu faktycznego. W toku kontroli stwierdzono bowiem, że w okresie od 1 maja do 7 lipca 2008 r. S.P. „EDEN” otrzymała zgodę na wykonanie 28 na 61 pochówków, co dało tej firmie 46 % udział w rynku (następna w kolejności firma „ORION” wykonała w ww. okresie 13 pochówków, co stanowiło 21 % udział w rynku). Faktyczne wykonywanie pochówków (do dnia zakończenia kontroli WKIAW) oraz brak formalnej decyzji Rady Miasta o zamknięciu cmentarza komunalnego, po zasięgnięciu opinii właściwego inspektora sanitarnego (według art.1 ust.4 ustawy z dnia 31.01.1059 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 23, poz. 295 ze zm.), świadczą o tym, że cmentarze w Dąbiu i Zdrojach nie mają statusu cmentarzy zamkniętych.

W toku kontroli nie został rozpatrzony, przywołany w skardze, przypadek zmarłego M.K. z uwagi na brak dokumentacji (skarżący przytoczył rozmowę telefoniczną).

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1.   dokonanie kompleksowego przeglądu cmentarzy w Dąbiu i Zdrojach (inwentaryzacja) oraz ich systematyczne aktualizowanie,

2.   opracowanie procedur dotyczących gospodarowania miejscami nowymi
i z odzysku,

3.   uzupełnienie zakresów obowiązków pracowników administrujących cmentarzami,

4.   wprowadzenie obowiązku (w ramach nadzoru nad pracownikami administrującymi cmentarzami) dwuosobowego podejmowania decyzji o sprzedaży miejsca do pochówku,

5.   dostosowanie danych zawartych w księdze osób pochowanych do obowiązujących przepisów,

6.   opracowanie wzoru druku zlecenia pochówku oraz jasnych zasad jego wypełniania.