Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 27 do 31 maja 2022 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 65 w Szczecinie, ul. Młodzieży Polskiej 9, zwanej dalej SP, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/36/20 przeprowadzonej przez WKiAW w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 31 maja2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 czerwca 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/36/20 przeprowadzonej przez WKiAW w 2020 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2019 r., ustalono, że wszystkie 14 zaleceń zostało zrealizowanych w pełnym zakresie.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z planem kont i operacja-mi przypisanymi do poszczególnych kont kosztowych, przychodowych i rozrachunkowych.

Analiza obrotów:

• na koncie 401 zarówno dla budżetu jak i wydzielonego rachunku dochodów (WRD), we wszystkich paragrafach za miesiąc marzec 2022 r.,
• na kontach zespołu 7 WRD, we wszystkich paragrafach za miesiące marzec i kwiecień 2022 r.,

potwierdzona kontrolą wybranych 15. dowodów księgowych (zarówno zakupowych, jak i sprzedażowych), wykazała, że wszystkie dowody zaewidencjonowane zostały z uwzględ-nieniem odpowiedniego konta rozrachunkowego.

Analiza zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S z ewidencją księgową na kontach zespołu 4 i 7 oraz kontach zespołu 2 wykonana na dzień 31.12.2021 r. nie wykazała różnic.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

2. Zalecenie dotyczące ujmowania w ewidencji księgowej faktur wystawianych na Gminę Miasto Szczecin dot. sprzedaży zwolnionej.

Kontrola faktur wewnętrznych wystawionych na Gminę Miasto Szczecin dot. sprzedaży zwolnionej (2 faktury za półkolonie i 2 faktury za wynajem mieszkania) potwierdziła ujęcie ich w ewidencji kont: 730 (półkolonie) i 760 (mieszkanie) z uwzględnieniem odpowiedniego konta rozrachunkowego 202.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

3. Zalecenie dotyczące każdorazowego wskazywania na fakturach sprzedaży usług zwolnionych z podatku VAT podstawy prawnej tego zwolnienia.

Faktury dot. sprzedaży zwolnionej (ww. faktury za półkolonie i wynajem mieszkania) zawierały podstawę prawną zwolnienia: art. 43 ust. 1 pkt 24 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług(Dz.U. z 2022 r. poz.931 ze zm.) – w przypadku faktur za półkolonie i art. 43 ust. 1 pkt 36 ww. ustawy - w przypadku wynajmu mieszkania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

4. Zalecenie dotyczące każdorazowegoprzekazywania projektów umów do akceptacji radcy prawnego UM.

W toku kontroli 5 umów najmu, zawartych w roku szkolnym 2021/2022 stwierdzono, że we wszystkich przypadkach w dokumentacji znajdowała się korespondencja elektroniczna potwierdzająca dokonanie akceptacji umów przez radcę prawnego UM.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

5. Zalecenie dotyczące zawierania aneksów jedynie w trakcie obowiązywania umów.

Dwa aneksy zawarte do umowy nr 3/2021 z dnia 20.09.2021 r. zostały zawarte w trakcie jej obowiązywania. W przypadku pozostałych 4 umów, nie zawarto aneksów.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

6. Zalecenie dotyczące zawierania w umowach najmu precyzyjnych zapisów odnośnie terminu płatności.

W toku kontroli ww. 5 umów najmu stwierdzono, że we wszystkich przypadkach, w § 2 ust. 3 umów, termin płatności wskazany został precyzyjnie, tj. „po upływie miesiąca, którego dotyczy najem, w terminie  14 dni od dnia wystawienia faktury”.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

7. Zalecenie dotyczące ujmowania odsetek od nieterminowych należności w § 092.

Po I kwartale 2022 r. wystawiono 4 noty księgowe z naliczeniem odsetek od nietermi-nowych wpłat należności w łącznej wys. 12,76 zł. Wszystkie noty były zadekretowane, sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym przez dyrektora i głównego księgowego oraz zaewidencjonowane na koncie 750 w § 0920 i odpowiednio na koncie rozrachunkowym 202.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

8. Zalecenie dotyczące potwierdzania przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wszystkich dowodów księgowych.

W toku kontroli 15. dowodów księgowych, dokumentujących zarówno zakup, jak i sprzedaż, wskazanych w pkt 1 wystąpienia stwierdzono, że we wszystkich przypadkach zostały one poddane kontroli merytorycznej przez dyrektora i formalno – rachunkowej przez głównego księgowego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

9. Zalecenie dotyczące prawidłowego identyfikowania należności i zobowiązań.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2021 r. wykazano należności w łącznej kwocie 19.399,56 zł, w tym  wymagalne w wys. 474,69 zł (z tytułu odpłatności za pobyt i wyżywienie w przedszkolu – 354,70 zł oraz z tytułu niezapłaconej faktury za najem garażu w wys. 119,99 zł) i niewymagalne w wys. 18.924,87 zł (pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 18.674,87 złi depozyty terminowe w wys. 250 zł - nierozliczona kaucja).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2021 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w ww. sprawozdaniach z ewidencją księgową. Wszystkie należności zostały prawidłowo zidentyfikowane, zaewidencjonowane i wykazane w sprawozdaniach.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

10. Zalecenie dotyczące stosowania możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

W toku kontroli ww. 4. not księgowych z naliczeniem odsetek od nieterminowych wpłat należnościstwierdzono, że w 3. przypadkach dotyczyły one kontrahentów niepodlegających zapisom art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 893).W jednym przypadku dyrektor skorzystał z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych zwykorzystaniem ich społeczno – gospodarczego przeznaczenia.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

11. Zalecenie dotyczące informowania najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Po kontroli P/36/20, najemcy otrzymali aneksy do zawartych umów wprowadzające ww. zapis o naliczaniu odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensacie za koszty odzyskiwania należności.

W toku kontroli ww. 5 umów najmu stwierdzono, że w § 2 pkt 4 i 5 umów zawarty został zapis o prawie Wynajmującego do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz o rekompensacie za koszty odzyskiwania należności zgodnie z ww. zapisem art. 10 ust. 1 ustawy przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zapis ten stosowany był w umowach zawartych z przedsiębiorcami prowadzącymi działalność gospodarczą. Nie dotyczył podmiotów będących stowarzyszeniami i osób fizycznych nieprowadzących działalności.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

12. Zalecenie dotyczące uzgodnienia stanu księgi środków trwałych z ewidencją księgową konta 011.

Na dzień 31.12.2021 r. księga środków trwałych była podsumowana. Stan środków trwałych wyniósł 10.466.841,04 zł. Umorzenie środków trwałych (wg księgi środków trwałych) wyniosło 3.121.903,03 zł. Powyższe wartości były zgodne z saldami kont 011 – środki trwałe i 071 – umorzenie środków trwałych księgi głównej.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

13. Zalecenie dotyczące sporządzania budżetowych raportów kasowychz częstotliwością zgodną z zapisami instrukcji kasowej.

Raporty kasowe w okresie I – IV 2022 r. sporządzane były z podziałem na poszczególne rachunki bankowe budżetu i WRD na zakończenie każdego miesiąca. Instrukcja kasowa, stanowiąca załącznik nr 5 do polityki rachunkowości, opracowanej w ramach przedsięwzięcia „Standardy Polityki Rachunkowości 158 Jednostek Organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin (SPR GMS)”, nie określała częstotliwości sporządzania raportów kasowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

14. Zalecenie dotyczące przekazywania WKiAW informacji o wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w SP.

W 2022 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły w placówce 2 kontrole (PPIS w dniu 9.02.2022 r. i ZUS w dniach 28.02. – 24.03.2022 r.). O ww. kontrolach dyrektor zawiadomił WKiAW zgodnie z § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dna 1.03.2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny Prezydent Miasta odstąpił od wydania zaleceń.