Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 2 - 4.12.2009 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 35 ul. Świętoborzyców 40 w Szczecinie, zw. dalej SP nr 35, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/56/09 podpisanym w dniu 4 grudnia 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 276.675,50 zł, tj. 6,4 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 4.351.616,00 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• 8 z 21. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 115.230,34 zł (faktury nr: 1095/08/09, 9131/09/2009, 18298/09V, 1750014493, 1750011269, 1083/01/SRZ/09, 24043/05/SRZ/09, 1670000825) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w dwóch przypadkach (faktura nr 55804/12/SRZ/08 i nr 50321/11/SRZ/08) na łączną kwotę 85.107,72 ewidencji dokonano w styczniu 2009 r., pomimo, że faktury wystawiono w grudniu i listopadzie 2008 r. i stanowiły koszt roku poprzedniego. Pierwsza faktura nie była wykazana jako niewymagalne zobowiązanie roku 2008 w sprawozdaniu Rb-28S, druga faktura nie była wykazana jako wymagalne zobowiązanie w sprawozdaniu Rb-Z na dzień 31.12.2008 r.
• 5 z 21. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 87.608,42 zł (faktury nr: FS 5251/09, 9131/09/2009, 18298/09V, 55804/12/SRZ/08, 50321/11/SRZ/08) zostały zapłacone po terminie. Opóźnienie w płatnościach wynosiło od 4 do 38 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tych przypadkach wyniosłyby łącznie 690,15 zł,
• 3 z 21. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 6.835,38 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 56642/2009, 50587/2009, 2621/2009) zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków,
• Główny księgowy dokonywał ewidencji z pominięciem kont: 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami w przypadku dowodów płatnych gotówką, które były wymienione w zakładowym planie kont, 980 – plan finansowy, 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Powyższe było niezgodne z § 12 ust.1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), według którego ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej
z odpowiednimi kontami planu kont.
Zatwierdzona przez Dyrektor SP nr 35 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• W § 8 obowiązującej „Instrukcji kontroli finansowej” dotyczącym kontroli udzielania zamówień publicznych przyjęta była niewłaściwa kwota euro.
W 2009 r. wyłączone ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych były zobowiązania, których równowartość w złotych nie przekraczała kwoty 14.000 euro,
• „Procedury wewnętrznej kontroli finansowej” zawierały nieaktualną podstawę prawną.
W SP nr 35 nie było opracowanego i przyjętego regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, według którego organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa regulamin pracy komisji przetargowej nadany przez kierownika jednostki.
Dyrektor SP Nr 35 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad
i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor SP Nr 35 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. dostosowanie i aktualizację procedur dot. gospodarki finansowo – księgowej do obowiązujących przepisów prawa,
3. opracowanie regulaminu pracy komisji przetargowej,
4. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.