Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach: 23.01, 03.02 – 05.02.10 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 72 w Szczecinie przy ul. Felczaka 14, zwanym dalej PP nr 72, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 57.512,17 zł, tj. 5,68 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r.
w kwocie 1.013.181 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• w 2. przypadkach (na 7 skontrolowanych) wskazana w umowach kwota była niezgodna ze złożoną ofertą (zamówieniem). Stwierdzono bowiem, że w umowie dotyczącej prac remontowych w sali zabaw wskazano omyłkowo kwotę netto wynagrodzenia wykonawcy, natomiast w umowie dotyczącej dostawy i montażu placu zabaw wskazano kwotę środków przewidzianych na ten cel w planie finansowym wydatków budżetowych jednostki, a nie uwzględniono kwoty, która została pokryta z środków rachunku dochodów własnych. Dodatkowo nie zachowano odpowiedniej formy pisemnej przy dokonywaniu zmian postanowień powyższej umowy dotyczących terminu montażu placu zabaw i terminu płatności;
• we wszystkich 19. skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe nie zawierały opisu operacji. Ewidencja kosztów oraz rozrachunków z dostawcami dokonywana była z datą zrealizowania wydatku, w związku z czym we wszystkich przypadkach zapis księgowy nie zawierał wskazania numeru identyfikacyjnego faktury/rachunku, a dodatkowo w 12. przypadkach również daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• w 12. przypadkach (na 15) wydatek zaewidencjonowany został bez wskazania klasyfikacji budżetowej, mimo że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, ewidencja szczegółowa wydatków powinna zapewniać podział według pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego;
• we wszystkich 15. przypadkach podpis dyrektora PP nr 72 dokonującego kontroli merytorycznej dotyczył również zatwierdzenia do wypłaty, natomiast podpis głównego księgowego na fakturze, dokonującego kontroli formalno – rachunkowej dotyczył również dekretacji i zatwierdzenia do wypłaty (m.in. zgodności z planem). Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo przy zatwierdzaniu wydatków do wypłaty w 12. przypadkach (na 15 skontrolowanych) nie wskazano źródła środków, z których będzie on finansowany (m.in. budżet lub rachunek dochodów własnych). Stwierdzono ponadto 10 przypadków rozbieżności dat, wskazanych przy dekretacji
i w księgach rachunkowych;
• podpis głównego księgowego dokonującego dekretacji wyciągów bankowych dotyczył ponadto sprawdzenia dokumentu. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo w 5. przypadkach (na 17 skontrolowanych) wyciąg bankowy/raport kasowy nie został podpisany przez osobę sprawdzającą. Stwierdzono ponadto, że w 2. przypadkach (na 17 skontrolowanych) wyciąg bankowy/ raport kasowy nie został zadekretowany, w 12. przypadkach dekretacja wyciągów bankowych/raportów kasowych nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych, natomiast w 3. przypadkach naniesiona została ołówkiem, bez wskazania daty i podpisu osoby odpowiedzialnej. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor. W dokumentacji PP nr 72 nie wskazano osób (stanowisk) odpowiedzialnych za kontrolę raportów kasowych i wyciągów bankowych, a w toku kontroli stwierdzono uchybienia dotyczące wskazania osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli merytorycznej dowodów księgowych;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 15 skontrolowanych faktur/rachunków stwierdzono 2 przypadki, kiedy dowód zaksięgowany został w koszty miesiąca, w którym wpłynął do jednostki, mimo iż dotyczył kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe spowodowane było przyjętym sposobem ewidencjonowania kosztów, który nie został jednak uregulowany w dokumentacji PP nr 72;
• w 3. przypadkach (na 15 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP nr 72 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na zakup tonera do drukarki na kwotę 42,09 zł ujęte zostały w § 421, a wydatki za odprowadzenie ścieków wraz z opłatą abonamentową na łączną kwotę 1.774,43 zł w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup tonera do drukarek ujmuje się w § 475, a zakup usług pozostałych w § 430.
• przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, we wszystkich
8. badanych przypadkach notatka służbowa wskazywała nieprawidłowy kurs euro, w 7. przypadkach zawierała nieobowiązującą podstawę prawną, a dodatkowo w 3. przypadkach szacunkowa wartość zamówienia ustalona została w kwocie brutto. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.
• w 3. przypadkach (na 15 skontrolowanych) nie dokonano ewidencji faktur/rachunków na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, mimo że według załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług. Stwierdzono ponadto przypadek, w którym raport kasowy sporządzony był wspólnie dla dwóch źródeł finansowania, bez podziału na budżet i rachunek dochodów własnych. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 17 ust. 1 pkt 7 uor, wg których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
Zatwierdzona przez dyrektora PP nr 72 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo dokumentacja PP nr 72 dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz opisu systemu informatycznego. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a-c uor. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej m.in. procedur udzielania zamówień publicznych oraz regulaminu kontroli wewnętrznej, a także dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo stwierdzono, że zapisy dotyczące inwentaryzacji składników majątkowych jednostki i gospodarki drukami ścisłego zarachowania uregulowane zostały równocześnie w dwóch procedurach. Powyższe stanowić może przyczynę powstawania nieścisłości czy sprzeczności dotyczących działania jednostki w ww. obszarach.
Nie realizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 72, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości oraz obiegu i kontroli dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji i kontroli dowodów księgowych oraz zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Sporządzanie notatek służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.
5. Zawieranie umów i dokonywanie w nich zmian zgodnie z obowiązującymi zasadami.