Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 27.05. – 2.06.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Specjalnych Nr 9 ul. Letniskowa 1 w Szczecinie, zw. dalej ZSS 9, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/57/10 podpisanym w dniu 17 czerwca 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 lipca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 122.079,62 zł, tj. 6,1 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 1.989.941,74 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• Na dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez nadpisywanie na istniejącym zapisie, używanie korektora i skreślenie. Przy poprawkach sporadycznie złożona była parafa. Nie umieszczano daty poprawki, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, wg którego błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
• W 8. na 29 zbadanych dowodach księgowych (wyciągach bankowych, listach wypłat stypendiów, raportach kasowych, fakturach) stwierdzono brak podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie dekretacyjne, a w 10 przypadkach brak wskazania miesiąca dokonania dekretacji, co jest niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, wg którego stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych następuje przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie.
• Wszystkie raporty kasowe poddane kontroli (8 pozycji) ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami mimo, że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
• 3 z 22. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 13.221,51 zł (faktury nr: 101/09, 86/09, 92/09) zostało zapłaconych po terminie. Opóźnienie w płatnościach wyniosło od 1 do 14 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 26 zł.
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe nie zawierały informacji o źródłach finansowania poszczególnych wydatków. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii sposobu oznaczania dowodów księgowych pod kątem źródeł ich finansowania (wydatki budżetowe, rachunek dochodów własnych, czy ZFŚS). Przez co nie można stwierdzić bezpośrednio, z jakich źródeł zostały zapłacone ww. wydatki.
• Wszystkie objęte kontrolą faktury (22 pozycje) nie zawierały daty zatwierdzenia przez Dyrektora do zapłaty. W związku z czym nie można stwierdzić czy przy dokonywaniu ww. czynności kontrolnych została zachowana odpowiednia chronologia, którą narzuca obowiązująca w ZSS 9 instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, co z kolei podważa jej zasadność.
Zatwierdzona przez Dyrektora ZSS 9 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Zasady rachunkowości nie przywoływały metod ustalania wyniku finansowego, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 2 uor.
• Dokumentacja dotycząca procedur wewnętrznej kontroli finansowej nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych.
Wymienione poniżej dokumenty: Instrukcja obiegu dokumentów finansowo – księgowych oraz procedur kontroli finansowej, Udzielanie zamówień publicznych, Zarządzenie nr 86/05/10, Zarządzenie wprowadzające do dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości - nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników. W dokumentacji „Udzielanie zamówień publicznych” brak dat: wprowadzenia i przyjęcia do stosowania.
Dyrektor ZSS 9 poinformowała - zbiorczo w grudniu 2009 r. – o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co wynikało z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
W 2009 r. Dyrektor ZSS 9 zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki dotyczącej zasad rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
3. właściwą i kompletną kontrolę oraz dekretację dowodów księgowych,
4. terminowe regulowanie zobowiązań.