Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 15 – 19.01.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 23 ul. Ofiar Oświęcimia 12 w Szczecinie, zw. dalej PP 23, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/8/10 podpisanym w dniu 19 stycznia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 61.592,22 zł, tj. 6,7 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 907.186 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• 2 z 25. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 1.863,89 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 28315/2009, 562/2009) zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków i opłaty abonamentowej.
• Wydatek na kwotę 3.206,40 zł (faktura nr: 16/02/2009) nie został poprzedzony analizą rynku i nie została sporządzona stosowna notatka służbowa, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
• Faktura nr 32/10/09 na kwotę 4.062,60 zł została zapłacona po terminie. Opóźnienie w płatnościach wyniosło 52 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłoby 75,24 zł. Złożone przez Dyrektor Przedszkola wyjaśnienia co do ustnych uzgodnień z dostawcą w kwestii przedłużenia terminu płatności nie mają mocy prawnej w sytuacji, gdy na przyjętej fakturze widnieje wyraźnie określony termin zapłaty.
• dekretacja na fakturach i wyciągach bankowych występowała częściowo poprzez wydruk dekretu z systemu FK a częściowo poprzez opis ręczny. Dokumentacja nie precyzowała stosowanej metody dekretowania dowodów księgowych. Dekretacja ręczna na fakturach nie zawierała ponadto wskazania miesiąca oraz pełnego wskazania konta a jedynie paragraf, co naruszało art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dekretacja ręczna na wyciągach bankowych nie zawierała wskazania miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (25 pozycji) nie zawierały potwierdzenia ich kontroli pod względem formalno – rachunkowym. Tym samym nie można ustalić czy dokumenty zostały sprawdzone pod kątem wymaganych dla nich elementów, a w szczególności nazw, adresów, przedmiotu i dat dokonania operacji, podpisów stron, itp. oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych, co nie wyczerpuje znamion zapisu zawartego
w rozdziale II pkt 4 obowiązującej w PP 23 instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, według którego celem instrukcji jest dostarczanie do księgowości dowodów prawidłowych, sprawdzonych, bez błędów formalnych, merytorycznych i rachunkowych.
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (25 pozycji) główny księgowy przyjął w koszty w momencie ich zapłaty, czyli po dacie ich wystawienia, także
w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• Wszystkie faktury, wyciągi bankowe i raporty kasowe poddane kontroli (25 pozycji) ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami mimo, że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
• Główny księgowy dokonywał ewidencji z pominięciem konta 140 – „środki pieniężne w drodze”, nie było ono również ujęte w zakładowym planie kont. Powyższe stało w sprzeczności z § 12 ust.1 pkt 1 rozp. o planach kont, według którego ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.
Zatwierdzona przez Dyrektora dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów,  tym:
• procedury kontroli finansowej nie posiadały przywołanej podstawy prawnej i nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art.47 ust.3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Zasady rachunkowości zawierały nieaktualną podstawę prawną i nie przywoływały opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor.
• Plan kont nie zawierał opisu klasyfikacji zdarzeń dla kont pozabilansowych, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady rachunkowości w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Dyrektor PP 23 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor PP 23 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecina: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dekretowanie dokumentów i dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
2. stosowanie procedur dot. zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi,
3. potwierdzanie kontroli dokumentów księgowych pod względem formalno – rachunkowym i uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
4. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych,
5. uzupełnienie zasad rachunkowości,
6. uzupełnienie planu kont o brakujące konto i zasady klasyfikacji zdarzeń,
7. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.