Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 31 maja do 29 czerwca 2010 r. kontrolę w Centrum Kształcenia Sportowego przy ul. Mazurskiej 40 (zw. dalej CKS) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2009 r.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/58/10 podpisanym w dniu 12 lipca 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 lipca 2010 r.
W wyniku porównania danych zawartych w sprawozdaniu Rb-34 z ewidencją analityczną generowaną z systemu Vulcan stwierdzono, że wykazano w sprawozdaniu wykonanie wydatków w § 4580 w wysokości 22,70 zł, gdy tymczasem wykonanie wg ewidencji analitycznej wynosiło - na § 4580 13,90 zł i na § 4600 8,80 zł. Stało to w sprzeczności z zapisami § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), wg którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Analiza zawartych przez CKS umów najmu wykazała, że:
1. nie naliczono odsetek ustawowych od niektórych płatności uregulowanych po terminie zapłaty wskazanym w umowie zawartej z firmą STROER (od 3. faktur na kwotę 563,10 zł każda, od 3. faktur na kwotę 570,00 zł każda), co było niezgodne z art. 17 ust.1 pkt 3 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału,
2. fakturowanie do umowy najmu zawartej z Panią K. Czech wykonane zostało przez w miesiącach VII – IX/2009 r. w kwotach zgodnych z wniesionymi przez najemcę wpłatami, ale niezgodnie z obciążeniami, a wg zapisów art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, dowody księgowe powinny być m.in. rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
3. umowy/aneksy nie zawierały zatwierdzenia radcy prawnego (18 z 76. umów),
4. umowy/aneksy nie były parafowane przez Głównego księgowego, a 10 z 76. umów/aneksów nie było podpisanych przez Głównego księgowego, mimo ujęcia Głównego księgowego w preambule umowy,
5. umowy zawierały błędne zapisy w postaci określenia czasu trwania umowy (2. umowy), zastosowanego nazewnictwa stron umowy (1. umowa) oraz nie zawierały wskazania osoby reprezentującej najemcę (1. umowa), precyzyjnie określonego terminu płatności (1. umowa), podpisu wynajmującego i najemcy (2. umowy).
Analiza wpłat za wyżywienie wykazała, że:
1. w miesiącu czerwcu 2009 r. Dom Dziecka Nr 1 został obciążony kwotą 881,60 zł tytułem wydania 232. obiadów (faktura nr 000139/M/09), a winien zostać obciążony kwotą 592,80 zł za 156 wydanych obiadów; stało to w sprzeczności z zapisami art. 22 ust. 1 uor, wg którego dowody księgowe powinny być m.in. rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
2. nieprawidłowo zaewidencjonowano rozrachunki z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Rodzinie w wyniku czego kwota 1.463,00 zł, która nie została uregulowana przez kontrahenta, do dnia zakończenia kontroli nie była wykazywana w księgach CKS.
W 2009 r. CKS poniosło wydatki w wysokości 18.585.527,31 zł. Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków wykazała, że:
1. dowody księgowe, którymi faktury zakupu wprowadzane były do ksiąg rachunkowych nie zawierały daty i opisu operacji gospodarczej, faktury płatne przelewem z rachunku dochodów własnych nie zawierały wskazania dotyczącego źródła finansowania, wszystkie faktury nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne i określenia daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, a niektóre nie zawierały wskazań dekretacyjnych lub zawierały wskazania niepełne; wskazań dekretacyjnych nie zawierały także raporty kasowe sporządzane w lokalizacji ul. Rydla 49 oraz wyciągi bankowe CKS; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 3, 4 i 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji i jej opis, wskazanie dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz z zasadami opracowywania dokumentów księgowych zawartymi w § 3 obowiązującej w CKS „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”;
2. wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za ich kontrolę, pismo w sprawie zaliczkowej wpłaty za wyżywienie i zakwaterowanie zawodników w Ośrodku wypoczynkowo – szkoleniowym w Goszczanowie na kwotę
17.360,00 zł oraz wezwanie do zapłaty odsetek za zwłokę na kwotę 13,90 zł z MOSiR Ostrowiec Świętokrzyski nie zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji do zapłaty, zbiorcze zestawienia faktur/rachunków załączonych do raportu kasowego RDW 35/09 (na kwoty: 39,36 zł, 149,32 zł, 345,12 zł) nie zawierały Pana akceptacji; było to niezgodne z § 1 pkt 3
i 8 obowiązującej w CKS „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, wg którego dowód księgowy spełnia swoje funkcje, jeżeli jest prawidłowo wystawiony, czyli m.in. sprawdzony został pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, a fakt sprawdzenia uwidoczniony jest w treści dokumentu; sprawdzone i zatwierdzone dokumenty stanowią podstawę złożenia podpisu przez Dyrektora;
3. 4 z 47. faktur dotyczących 2008 r. na kwotę ogółem 81.264,55 zł zaewidencjonowano w księgach 2009 r., co stało w sprzeczności z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty;
4. faktury płatne przelewem ewidencjonowane były w momencie zapłaty, a nie w momencie ich wpływu do CKS; było to niezgodne z zapisami art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
5. 20 z 47. faktur zawierało dane adresowe CKS niezgodne z danymi zawartymi w decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, a do dokumentów nie wystawiono not korygujących, co było niezgodne z zapisami § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.), wg których, nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
6. 2 rozliczenia delegacji służbowych na kwotę ogółem 736,20 zł nie zawierały podpisu osoby zlecającej wyjazd oraz zawierały błędnie wyliczone ryczałty na dojazdy, w wyniku czego każdemu z pracowników wypłacono za mało o kwotę 4,60 zł; było to niezgodne z § 2 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), wg których miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca oraz, że za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety;
7. faktura na kwotę 77,22 zł ujęta w raporcie kasowym rachunku dochodów własnych nr 36/09 nie zawierała pokwitowania odbioru gotówki, co było niezgodne z § 7 pkt 4 obowiązującej w CKS „Instrukcji kasowej”, wg którego odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem oraz datą otrzymania gotówki; wymieniona faktura ujęta ponadto została w raporcie kasowym pod datą 29.12.2009 r., a wystawiona została z datą 18.12.2009 r., a wg art. 24 ust. 5 pkt 3 uor księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane;
8. wydatki w postaci opłaty abonamentowej zawartej w fakturach za wodę i ścieki ewidencjonowane były w § 4260, a wpłata pracownika z tytułu zwrotu odsetek jakie CKS zobowiązane było zapłacić z tytułu nieterminowego uregulowania płatności za fakturę – w § 0690; było to niezgodne z Załącznikiem nr 3 i 4 do ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wymienionych wydatków służy paragraf 4300, a do księgowania wymienionych dochodów - § 097.
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że w 2009 r. do wszystkich zamówień sporządzone zostały notatki służbowe.
W 1. przypadku stwierdzono ponadto, że faktura nr 734/9/09 na kwotę brutto 21.808,62 zł wystawiona przez firmę ZUT WEDROTEL tytułem rozbudowy sieci monitoringu wizyjnego opiewała na kwotę niezgodną z wcześniej zawartą umową,
a do umowy nie sporządzono aneksu na wykonane prace dodatkowe (umowa na kwotę 19.599,00 zł brutto; różnica 2.209,62 zł). W 1. przypadku notatka służbowa nie zawierała nazwy wystawcy, daty sporządzenia i podpisu sporządzającego (dotyczy pełnienia funkcji inspektora nadzoru, oferty firm: ROBBUD i WEMAR).
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń osobowych 5. pracowników CKS za 2009 r. stwierdzono, że:
1. sposób prowadzenia akt osobowych pracowników CKS był niezgodny z zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, wg którego akta winny być prowadzone w podziale na części:
A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia; w części A akt osobowych pracowników CKS znajdowały się m.in. następujące dokumenty: zaświadczenia o szkoleniach i kursach odbytych w czasie trwania stosunku pracy w CKS, zaświadczenia lekarskie, bhp i o ukończeniu studiów, umowa zlecenie, podziękowanie, karta oceny pracy. W części C akt osobowych znajdowały się wnioski urlopowe, karty czasu pracy, zaświadczenie lekarskie;
2. w aktach osobowych pracowników CKS brakowało dokumentów potwierdzających zapoznanie się pracowników z regulaminem pracy, co było niezgodne z zapisami § 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z zapisami § 7 pkt 1 obowiązującego w CKS „Regulaminu pracy”, wg którego zapoznanie z regulaminem pracy pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem i datą w treści umowy o pracę lub w odrębnym oświadczeniu, które dołącza się do akt osobowych;
3. w aktach znajdowało się pismo z dnia 14.01.2009 r., w którym błędnie wykazano przyznany dodatek kasjerski (był 248,00 zł, a winien być 248,90 zł).
W wyniku kontroli płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych ustalono, że błędnie wykazano w deklaracji PIT-4R, za miesiąc lipiec 2009 r. należną kwotę podatku do wpłaty (zawyżono o 171,00 zł, zapłacono poprawnie).
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że:
1. w 2009 r. Dyrektor CKS wydał tylko zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji w ramach projektu „Pracownie komputerowe dla szkół”;
2. w skład zespołów spisowych i komisji inwentaryzacyjnych do przeprowadzenia spisów w ramach projektu „Pracownie komputerowe dla szkół”, Dyrektor CKS powołał tych samych pracowników, co stało w sprzeczności z § 8 pkt 8 obowiązującej w CKS „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, wg którego kontrolę czynności przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji sprawują m.in. przewodniczący lub członkowie komisji inwentaryzacyjnej,
3. część dokumentacji z inwentaryzacji sporządzona została w postaci załączników do bilansu, a wg § 10 pkt 11 i § 11 pkt 4 obowiązującej w CKS „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, wyniki weryfikacji sald i porównania stanów ewidencyjnych
z dokumentacją źródłową winny znaleźć swoje odzwierciedlenie w sporządzonych w tym celu protokołach.
W trakcie analizy funkcjonujących w CKS uregulowań wewnętrznych związanych z gospodarką finansowo – księgową oraz kadrowo – płacową stwierdzono niżej opisane braki.
„Zasady (polityka) rachunkowości” – nie zawierały: 1/ określenia okresów sprawozdawczych, 2/ opisu metody ustalania wyniku finansowego, 3/ opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji,
w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, 4/ wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, 5/ określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 5/ opisu do kont: 021, 131, 140, 227, 228, 229, 330, 340, 490, 640, 900, 950, 997; było to niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 1 - 3 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości w szczególności dotyczące m.in. okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, metody ustalania wyniku finansowego i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych; nieaktualna podstawa prawna.
„Procedury kontroli finansowej” – brak aktualizacji procedury dla CKS oraz podstawy prawnej; procedury nie uwzględniały ponadto standardów, a wg art. 47 ust. 3 uofp kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury, biorąc pod uwagę standardy,
„Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów” – brak: daty i podpisu zatwierdzającego, opisu obiegu i kontroli poszczególnych rodzajów dokumentów (omówiono tylko listę płac, delegacje, dowody środków trwałych i częściowo materiałów), załączników wymienionych w Instrukcji; nieaktualna podstawa prawna i błędna numeracja paragrafów (brak § nr 2 i 6).
„Instrukcja inwentaryzacyjna” - nieaktualna postawa prawna, w § 12 pkt 2 trzecia kropka jest „…na stanie urzędu…”.
„Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych” – brak aktualizacji regulaminu dla CKS oraz regulaminu pracy komisji przetargowej; nieaktualna podstawa prawna i kwota euro dla zamówień wyłączonych z ustawy.
„Regulamin pracy” – nieaktualna podstawa prawna.
„Regulamin premiowania” – nieaktualna podstawa prawna.
„Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” – nieaktualna podstawa prawna.
W toku kontroli ustalono ponadto, że Dyrektor CKS wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r.
w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi CKS:
1. uporządkowanie akt osobowych i uzupełnienie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. naliczanie odsetek ustawowych od nieterminowych płatności na rzecz CKS,
3. sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.