Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od dnia 21.07.11 r. do dnia 12.09.11 r., z przerwą w dniach od 01.08.11 r. do 23.08.11 r., przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 2 w Szczecinie przy ul. Portowej 21 (zw. dalej ZS nr 2) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 rok.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17.10.2011 r.  

ZS nr 2 prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. W 2010 r. ZS nr 2 uzyskał dochody w wysokości 237.124,07 zł, w tym dochody własne stanowiły 234.559,22 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 5.982.739,02 zł, co stanowiło 97,41% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 251.678,40 zł, tj. 103,98 % zaplanowanych.

Ustalono, iż w 2010 r. zaciągnięte zostały zobowiązania, z tytułu których wydatkowano z rachunku dochodów własnych łączną kwotę 251.678,40 zł, natomiast plan finansowy wydatków finansowanych z rachunku dochodów własnych na rok 2010 został ustalony w łącznej kwocie 237.154,18 zł. Do końca 2010 r. nie dokonano zmiany planu, dotyczącej zwiększenia kwoty planowanych wydatków,
w związku z czym w sprawozdaniu Rb – 34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi finansowanych, zawarte zostały kwoty wydatków niezgodne z danymi wynikającymi z prowadzonej w jednostce ewidencji. Kwoty ustalone planem finansowym wyniosły w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej (rozdział 80130):§ 421 – 43.000 zł, § 422 – 107.413 zł, § 430 – 20.061 zł, § 435 – 500 zł, § 443 – 3.400 zł, § 475 – 0 zł, kwoty wykazane w sprawozdaniu Rb-34 wyniosły: § 421 – 43.000 zł, § 422 – 107.413 zł, § 430 – 20.061 zł, § 435 – 500 zł, § 443 – 1.358,18 zł, § 475 – 0 zł, natomiast kwoty wynikające z prowadzonej ewidencji wyniosły: § 421 – 43.662,55 zł, § 422 – 119.531,49 zł, § 430 – 20.851 zł, § 435 – 180,15 zł, § 443 – 950 zł, § 475 – 1.681,38 zł. W związku z powyższym wystąpiły przekroczenia limitów określonych planem finansowym w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 421 – 662,55 zł, § 422 – 12.118,49 zł, § 430 – 790 zł i  § 475 – 1.681,38 zł. Dodatkowo w sprawozdaniu Rb-34 wykazano dochody własne w następującej wysokości: §075 – 90.985 zł (plan 90.985 zł), § 083 – 128.377 zł (plan 131.000 zł), § 092 -  673 zł (plan 1.200 zł), natomiast według danych wynikających z prowadzonej ewidencji uzyskano dochody w wysokości: § 075 – 71.872,72 zł, § 083 – 162.013,24 zł i § 092 – 673,26 zł.

Powyższe niezgodne było z zakresem upoważnienia dyrektora ZS nr 2, które umożliwiało składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta do kwot ujętych w planie finansowym jednostki oraz z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2010 r. wyniosło łącznie 6.234.417,42 zł, na podstawie próby w wysokości 724.908,07 zł,  stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:

- we wszystkich 20. skontrolowanych przypadkach dekretacja faktur nie zawierała wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej. Dodatkowo dekretacja wszystkich 18. skontrolowanych wyciągów bankowych sporządzona została na zleceniach przelewów, ujętych w danym wyciągu bankowym i nie zawierała również wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej. Wszystkie skontrolowane wyciągi bankowe nie zostały ponadto podpisane przez osobę sprawdzającą. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

- zapisy księgowe dotyczące 3. spośród 20. skontrolowanych faktur nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a we wszystkich 20. przypadkach również opisu operacji.Dodatkowo zapisy księgowe dotyczące wszystkich skontrolowanych 18. wyciągów bankowych nie zawierały wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego i opisu operacji.Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 – 3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji;

- w 4. przypadkach (na 20 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków ZS nr 2 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na odprowadzenie ścieków i opłatę abonamentową dot. odprowadzenia ścieków i dostarczania wody na łączną kwotę 2.113,14 zł ujęte zostały w § 426, wydatki na montaż nagłośnienia na kwotę 199,99 zł w § 427 oraz wydatki na wy posażenie kuchni na kwotę 18.740,05 zł w § 422. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup usług pozostałych ujmuje się w § 430, natomiast zakup materiałów i wyposażenia w § 421; 

- 3 faktury spośród 20. skontrolowanych zostały uregulowane po terminie (średnio 3 dni opóźnienia, kwota potencjalnych odsetek – 15,79 zł), co było niezgodne z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) – zw. dalej uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

- na wszystkich 20. skontrolowanych fakturach jako datę dokonania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz datę zatwierdzenia do wypłaty wskazano datę wystawienia dokumentu. Takie postępowanie uniemożliwia ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty, a tym samym podważa stosowaną metodę kontroli dokumentów. Dodatkowo na 2. fakturach (z 20. skontrolowanych) nie było podpisu głównego księgowego dot. kontroli wstępnej dokumentu. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 54 uofp;  

- nie zaewidencjonowano jako pozostały środek trwały zakupionego wyposażenia o łącznej wartości 15.796,35 zł. Powyższe było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont (obecnie załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - Dz. U. Nr 128, poz. 861), wg których do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych służy konto 013. Brak zapisów na ww. koncie dotyczących wyposażenia na kwotę 6.866 zł spowodowany był m.in. nieujęciem w polityce rachunkowości szczegółowych zasad ewidencji pozostałych środków trwałych, które stosowane były w jednostce. W trakcie kontroli dokonano ewidencji wyposażenia na koncie 013 na pozostałą kwotę 8930,35 zł.

            Ustalono ponadto, iż w kontrolowanym okresie nie sporządzono zestawień obrotów i sald kont księgi głównej za poszczególne miesiące 2010 r. oraz  zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2010 roku, co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 1 i 2 uor.

            Ewidencja analityczna dochodów prowadzona przez głównego księgowego w systemie komputerowym na kontach 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” i 131 – „Rachunki bieżące” nie uwzględniała klasyfikacji budżetowej. Powyższe niezgodne było z postanowieniami ww. rozporządzenia w sprawie planów kont dotyczącymi sposobu prowadzenia ewidencji na poszczególnych kontach.

            Kontrola dokumentacji dot. dochodów ZS nr 2 z tytułu wynajmu pomieszczeń wykazała, że:

- w rachunkach wystawianych w 2010 r. przez pracownika zatrudnionego na stanowisku starszego księgowego dla kontrahentów: kontrahent nr 1, kontrahent nr 2 i kontrahent nr 3 uwzględniono od miesiąca stycznia 2010 r. zaktualizowaną stawkę podatku od nieruchomości, natomiast aneksy do umów sporządzone zostały przez kierownika administracyjno-gospodarczego i obowiązywały dopiero od miesiąca marca (kontrahent nr 1), września (kontrahent nr 2) i października 2010 r. (kontrahent nr 3). Dodatkowo w 3. skontrolowanych umowach wskazano termin płatności należności za wynajem do 10-tego każdego miesiąca (z góry), natomiast na wszystkich 36. rachunkach, wystawionych w 2010 r. z tytułu realizacji ww. umów, wskazano termin płatności: 7 dni;

- na wszystkich 36. skontrolowanych rachunkach dotyczących ww. umów nie wskazano miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). Rachunki nie zostały ponadto podpisane przez osobę sprawdzającą. Dekretacja wszystkich 11. objętych kontrolą raportów kasowych nie zawierała wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej. Dodatkowo raporty kasowe nie zostały podpisane przez osobę sporządzającą (starszy księgowy). Ustalono ponadto, że dekretacja dot. wszystkich 15. skontrolowanych wyciągów bankowych sporządzana była na dokumencie „Polecenie księgowania” bez wskazania numeru tego dokumentu oraz bez podpisu osoby sporządzającej. Wyciągi bankowe nie zostały ponadto podpisane przez osobę sprawdzającą.  Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 uor;

- zapisy księgowe dotyczące 3. spośród 36. skontrolowanych rachunków nie zawierały wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego i opisu operacji. Dodatkowo zapisy księgowe dotyczące wszystkich skontrolowanych 15. wyciągów bankowych nie zawierały wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego.We wszystkich 11. skontrolowanych przypadkach, raporty kasowe ewidencjonowane były z datą dokonania ostatniej ujętej w nich operacji, w związku z czym zapisy księgowe w ewidencji syntetycznej ww. dochodów dotyczące wszystkich 14. skontrolowanych wpłat dokonanych gotówką nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej ani numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego. Ewidencja 24. skontrolowanych wpłat (na 29) dokonana została ponadto w sposób zbiorczy, tj. w łącznej kwocie wpłat ujętych w danym raporcie kasowym/wyciągu bankowym. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 – 3 uor;

- nie zaewidencjonowano 3. spośród 36. skontrolowanych rachunków, co było niezgodne z zapisami art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dodatkowo wpłata za wynajem pomieszczeń w wysokości 128,80 zł przekazana została w miesiącu grudniu 2010 r. przez jednego z kontrahentów na rachunek bankowy Rady Rodziców. Zwrotu wpłat dokonanych na rachunek bankowy Rady Rodziców z tytułu wynajmu pomieszczeń dokonano na rachunek bankowy dot. dochodów własnych dopiero w dniu 29.06.11 r.

- nie prowadzono ewidencji rozrachunków dot. wynajmu pomieszczeń ZS nr 2 na kontach ksiąg pomocniczych w podziale na poszczególnych kontrahentów. Według rozporządzenia w sprawie planów kont, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów;

- nie naliczono i nie ujęto w ewidencji ZS nr 2 odsetek od nieterminowo uregulowanych należności z tytułu wynajmu pomieszczeń w wysokości233,28 zł. Powyższe było niezgodne z § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału
w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału;

- według zapisów § 4 ust. 3 umowy dotyczącej wynajmu pomieszczeń dla jednego z  kontrahentów, rozliczenie energii elektrycznej nastąpi według wskazań podlicznika, który znajduje się w budynku. W kontrolowanym okresie kontrahent nie został obciążony kosztami zużycia energii elektrycznej, co spowodowane było nieprzekazaniem przez kierownika administracyjno – gospodarczego informacji do księgowości dot. ilości zużytej energii elektrycznej. W dniu 12.09.11 r. wystawiony został rachunek dla ww. kontrahenta na kwotę 327,21 zł.

Według art. 4 ust. 5 uor dyrektor ZS nr 2 jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

 Według zapisów grupy D – „Informacja i komunikacja” punktów 16. i 17. standardów kontroli zarządczejpracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań, a także należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki.

     Dokumentacja ZS nr 2, dot. zasad (polityki) rachunkowości w kontrolowanym okresie, nie zawierała metody ustalania wyniku finansowego, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz opisu systemu informatycznego z określeniem m.in. aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dodatkowo zakładowy plan kont nie obejmował kont: 132, 140, 221, 223, 290, 401, 700, 750, 761, 810, 980 i 996. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 lit. b i c uor oraz załącznika nr 2 i § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie planów kont, wg których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące metod ustalania wyniku finansowego i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, natomiast ustalając zakładowy plan kont, konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.Podstawę prawną następującej dokumentacji ZS nr 2, obowiązującej w 2010 r.: regulamin premiowania, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zasady prowadzenia rachunkowości (ze zmianami) plan kont, instrukcja kontroli wewnętrznej, regulamin zamówień publicznych, stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo w obowiązującej w kontrolowanym okresie instrukcji kasowej ZS nr 2 nie wskazano podstawy prawnej. Stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące zapoznania się pracowników z ww. dokumentacją oraz wskazania w niej osób odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów (m.in. faktur, list płac). Powyższa dokumentacja (z wyjątkiem regulaminu premiowania i regulaminu ZFŚS) została zmieniona w dniu 30.12.10 r., a mimo to w dalszym ciągu nie wskazano w niej  aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, a dodatkowo podstawę prawną instrukcji inwentaryzacyjnej, regulaminu zamówień publicznych oraz instrukcji kancelaryjnej stanowiły nieaktualne przepisy.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 10. standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej, która powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 8. pracowników (ok. 8 % zatrudnionych), stwierdzono, iż w 25. przypadkach wypłacono dodatek za wysługę lat w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (sprzątaczka I-VI.10 i X-XII.10 – 130,84 zł za dużo, nauczyciele: I-VIII.10 – 209,28 zł za dużo, I-VIII.10 – 178,16 zł za dużo), a dodatkowo w 12. przypadkach w wysokości niższej niż wynikało to z ustalonego stażu pracy, ale zgodnej z przekazanymi do księgowości informacjami (konserwator-kierowca I-XII.10 –  284,96 zł za mało). W dniu 26.08.11 r. wypłacono ww. pracownikowi, zatrudnionemu na stanowisku konserwatora-kierowcy wyrównanie dodatku za wysługę lat w wysokości 212,48 zł.

Ustalono ponadto, że w 4. przypadkach nie dokonano zmniejszenia dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego (nauczyciele: IV.10 – kwota 56,68 zł, I, X i XII.10 – łączna kwota 153,06 zł). Dodatkowo w 8. przypadkach  nieprawidłowo ustalono kwotę zmniejszenia z tytułu zwolnienia lekarskiego (główny księgowy III i IX.10 – 992 zł za dużo, starszy specjalista ds. kadr – III i X.10 – 318,16 zł, sprzątaczka – VI.10 – 49,98 zł, nauczyciele: IV.10 – 23,67 zł, X i XII.10 – 30,77 zł). Powyższe spowodowane było nieuwzględnieniem w kwocie ww. zmniejszenia następujących składników wynagrodzenia: premia, dodatek funkcyjny, dodatek specjalny, dodatek funkcyjny opiekuna stażu. Stwierdzono również, że w wynagrodzeniu, wypłaconym pracownikowi w styczniu 2010 r. (konserwator-kierowca), nie uwzględniono zmniejszenia z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim (20 dni) na kwotę 1575 zł. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 ze  zm.), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Przeprowadzona kontrola nie obejmowała prawidłowości naliczania i wypłacania wynagrodzenia chorobowego pracowników.

W toku kontroli wykazane zostały uchybienia dotyczące prowadzonych akt osobowych. Stwierdzono bowiem, że w okresie styczeń-sierpień 2010 r. wypłacono 2. objętym kontrolą pracownikom, zatrudnionym na stanowisku nauczyciela, dodatek za wychowawstwo klasy w wysokości 114 zł/miesiąc, a dodatkowo w okresie styczeń-sierpień 2010 r. wypłacono jednemu nauczycielowi dodatek funkcyjny opiekuna stażu w wysokości 142 zł. W aktach osobowych nie było stosownych pism dot. przyznania ww. dodatków. Ustalono ponadto, że w miesiącu czerwcu 2010 r. wypłacono ww. nauczycielom dodatek motywacyjny w wysokości 196 zł i 157 zł, mimo że wg omyłkowo sporządzonych pism, ujętych w aktach osobowych pracowników, przyznano dodatek w wysokości: 196 zł na okres I-VI.10 (pismo z 04.01.10 r.) i 173 zł na okres VI-XII.10 (pismo z 04.07.10 r.) oraz 157 zł na okres I-VI.10 (pismo z 04.01.10 r.) i 173 zł na okres VI-XII.10 (pismo z 04.07.10 r.).

W okresie I-XII 2010 roku wypłacony został pracownikowi, zatrudnionemu na stanowisku nauczyciela, dodatek za analizę i ocenę pisemnych prac z języka polskiego w wysokości 20 zł/miesiąc, przyznany w 2000 r. w wysokości 4,32 zł na podstawie nieobowiązujących w kontrolowanym okresie przepisów.
W aktach osobowych nie było dokumentu dotyczącego wstrzymania wypłaty ww. dodatku.      

Stwierdzono, że w 2. przypadkach nieprawidłowo ustalono kwotę wyrównania wynagrodzenia z tytułu przyznanej pracownikom podwyżki wynagrodzenia zasadniczego (starszy księgowy - XII.10 – 56,70 za mało, starszy specjalista ds. kadr – XII.10 – 20 zł za dużo (dot. wynagrodzenia zasadniczego) i 7,40 za mało (dot. premii regulaminowej)).

W 104. przypadkach (na 109. skontrolowanych) listy płac nie zostały podpisane na dowód sprawdzenia ich pod względem merytorycznym i formalno -rachunkowym. Dodatkowo w 9. przypadkach na listach płac nie było podpisu głównego księgowego dot. kontroli wstępnej dokumentu. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 54 uofp i art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.

Akta osobowe pracowników ZS nr 2 i ewidencja czasu pracy prowadzone były przez starszego specjalistę ds. kadr. Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki oraz naliczania i wypłaty wynagrodzeń był główny księgowy.

W toku kontroli wykazane zostały ponadto uchybienia dotyczące przekazanych do Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek. Stwierdzono bowiem, że według skontrolowanej dokumentacji i wyjaśnień głównego księgowego (nie uwzględniono korekt deklaracji dot. lat 1999-2005, a dokonanych w 2010 r.) stan rozrachunków z ZUS z tytułu odprowadzanych w 2010 r. składek na ubezpieczenie społeczne, fundusz zdrowotny oraz fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych wyniósł: 1574,19 zł (nadpłata dot. składek na ubezp. społ.), 812,64 zł (nadpłata dot. funduszu zdr.) oraz -36,98 zł (niedopłata dot. funduszu pracy i funduszu gwarantowanych św. pr.). Powyższe spowodowane było m.in. brakiem bieżącego uwzględniania w stanie rozrachunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych dokonanych korekt deklaracji. Dodatkowo ustalono, że w 2010 r. dokonano przelewu na rzecz Urzędu Skarbowego w kwocie wyższej o 171 zł, niż kwota wynikająca z deklaracji PIT-4R. Stwierdzono ponadto, że dokonano przelewu zaliczki na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego za miesiąc czerwiec 2010 r. w kwocie niższej niż wynikało to ze sporządzonej ww. deklaracji (1083 zł). Kwota ww. zaległości wobec Urzędu Skarbowego została uregulowana w kolejnym miesiącu.  Było to niezgodne z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

         Dyrektor ZS nr 2 zrealizował w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, udzielania zamówień publicznych i wynagradzania pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
5. Wyjaśnienie i uregulowanie stanu rozrachunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym.
6. Zaciąganie zobowiązań jednostki i dokonywanie wydatków zgodnie z zakresem udzielonego upoważnienia.
7. Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z danymi wynikającymi z prowadzonej ewidencji. 
8. Przestrzeganie zapisów realizowanych umów oraz prawidłowe dokonywanie zmian ujętych w nich postanowień.
9. Naliczanie, ewidencjonowanie oraz egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności.
10.  Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.