Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 22.03.11 r. do 30.03.11 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie przy ul. Sikorskiego 3 (zw. dalej MOPR), w zakresie wybranych zagadnień związanych z realizacją projektów w ramach Programu Operacyjnego „Kapitał Ludzki”.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.04.11 r.  

            W zakresie realizacji przez MOPR w 2010 r. projektu pn. „Aktywna Integracja w Szczecinie” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, szczegółową kontrolą objęto 8 umów zleceń wraz z wystawionymi w związku z ich realizacją rachunkami oraz załączoną do nich dokumentacją. Kontrola dotyczyła m.in.: prawidłowości sporządzania i kontroli ww. dokumentów, terminowości regulowania zobowiązań wynikających z zawartych umów zleceń, a także ewentualnego dublowania się obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę i umowy zlecenia oraz czasu pracy, w którym były wykonywane powyższe obowiązki. Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w powyższym zakresie. Stwierdzono jedynie uchybienia pozostające bez wpływu na prawidłowość realizacji powyższego projektu.

            Ustalono, że w dniu 18.02.10 r. zrealizowano zobowiązanie wynikające z rachunku, wystawionego w dniu 01.02.10 r. za nadzorowanie merytorycznego wykonania zadań związanych z realizacją przez MOPR ww. projektu w miesiącu styczniu 2010 r., w kwocie wyższej niż kwota ustalona w zawartej umowie zleceniu. Po odkryciu błędu dokonano korekty wynagrodzenia (listy płac) zgodnie z postanowieniami zawartej umowy zlecenia, a nadpłacona kwota w wysokości 222,28 zł została zwrócona do kasy MOPR w dniu 23.03.10 r. W dokumentacji MOPR nie było jednak rachunku z prawidłową kwotą wynikającą z zawartej umowy zlecenia.

            Ustalono, że w 2 przypadkach (na 62) uregulowano zobowiązanie wynikające z wystawionych rachunków dot. zawartych umów zleceń po terminie (rachunek z 01.02.10 r., 3 dni po terminie i rachunek z 03.02.10 r., 1 dzień po terminie). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dodatkowo ustalono, że w dniu 15.03.10 r. przekazano do MOPR rachunek, wystawiony w związku z realizacją zawartej umowy zlecenia, z załączonym zestawieniem udzielonych w miesiącu lutym 2010 r. konsultacji, jednak bez podpisów pracowników socjalnych potwierdzających ich przeprowadzenie. Ze względu na brak wskazania daty otrzymania powyższego zestawienia po uzupełnieniu podpisów przez pracownika, nie było możliwe ustalenie czy zobowiązanie, wynikające z wystawionego rachunku, zostało uregulowane terminowo.

            Na wszystkich skontrolowanych rachunkach (62) znajdował się podpis pracownika MOPR, realizującego w ramach ww. projektu umowę zlecenie w zakresie obsługi kadrowo-płacowej, potwierdzający przeprowadzenie kontroli formalno -rachunkowej dokumentu. Natomiast zgodnie z zapisami wykazu osób upoważnionych do obsługi dokumentów finansowo-księgowych związanych
z projektem, ujętego w obowiązujących w 2010 r. zarządzeniach dyrektora MOPR zmieniających zarządzenie w sprawie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości (nr 1B/10 z 05.01.10 r. i 2A/10 z 01.02.10 r.), ww. pracownik został upoważniony jedynie do sporządzania dokumentów płacowych.

            W toku kontroli ustalono ponadto, że do momentu otrzymania środków finansowych od instytucji finansującej ww. projekt, płatności dot. wydatków projektu realizowane były w 2010 r. z środków MOPR, znajdujących się na rachunku podstawowym. Po otrzymaniu środków finansowych na realizację projektu, środki finansowe wykorzystane z rachunku podstawowego MOPR były refundowane z wyodrębnionego rachunku bankowego projektu i przekazywane na rachunek podstawowy MOPR. Było to niezgodne z postanowieniami ust. 10 załącznika nr 2 do  zarządzenia Nr 28/08 dyrektora MOPR z dnia 30.04.08 r. w sprawie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, wg których w razie braku środków finansowych na koncie bankowym projektu – do chwili otrzymania – konto projektu zostaje zasilone ze środków MOPR.

            W dniu 31.03.10 r. procedury MOPR zostały uzupełnione m.in. w zakresie upoważnienia ww. pracownika do kontroli formalno-rachunkowej rachunków wystawionych do umów zleceń oraz sposobu realizowania płatności dot. wydatków projektu do momentu otrzymania środków finansowych.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Terminowe regulowanie zobowiązań MOPR dot. realizowanych umów zleceń.
2. Dokonywanie wydatków na podstawie rachunków wystawionych zgodnie z postanowieniami zawartych umów zleceń.