Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 24.01.11 r. do 18.02.11 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 27 w Szczecinie przy ul. H. Pobożnego 6/8 (zw. dalej PP nr 27), w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 rok.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21.04.11 r.  

PP nr 27 prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej.
W 2010 r. PP nr 27 uzyskało dochody w wysokości 313.106,67 zł, w tym dochody własne stanowiły 215.286,68 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 770.044 zł, co stanowiło 100,00% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 218.415,29 zł, tj. 99,98 % zaplanowanych.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2010 r. wyniosło łącznie 988.459,29 zł, na podstawie próby w wysokości 96.243,29zł,  stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:

• na wszystkich poddanych kontroli wyciągach bankowych (38) nie było podpisów osób odpowiedzialnych za wskazania dekretacyjne oraz za sprawdzenie. Dodatkowo stwierdzono w 1. przypadku (na 21 skontrolowanych faktur/rachunków) brak wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych, w 1. przypadku brak podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, a w 2. przypadkach brak zarówno miesiąca jak i podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dodatkowo przy zatwierdzaniu kwot do zapłaty w 16. przypadkach (na 21 skontrolowanych) nie wskazano źródła środków, z których będzie finansowany wydatek (m.in. budżet lub rachunek dochodów własnych);
• w 12. przypadkach (na 21 skontrolowanych) faktury/rachunki wystawione przez różnych kontrahentów zaewidencjonowane zostały na koncie 201–13, mimo że według ówcześnie obowiązującego załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont) (obecnie załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - Dz. U. Nr 128, poz. 861), ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.Nie prowadzono ponadto ewidencji rozrachunków uregulowanych gotówką, a zapisy w ewidencji dot. zobowiązań uregulowanych gotówką jako datę dokonania operacji wskazywały datę zamknięcia raportu kasowego, a jako numer identyfikacyjny dowodu księgowego wskazywały numer raportu kasowego, w którym ujęta została faktura/rachunek, co niezgodne było z przyjętymi w PP nr 27 zasadami ewidencji. Dodatkowo zapisy w ewidencji dot. operacji ujętych na wyciągach bankowych obejmujących okres kilku dni, jako datę dokonania operacji wskazywały datę końcową tego okresu. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 - 2 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
• główny księgowy nie zaewidencjonował zakupionego wyposażenia kuchennego o łącznej wartości 1.099,61 zł jako pozostały środek trwały. Powyższe było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego ww. rozporządzenia w sprawie planów kont, wg których do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych służy konto 013. Powyższe spowodowane było nieujęciem w polityce rachunkowości szczegółowych zasad dot. ewidencji pozostałych środków trwałych, które stosowane były w jednostce;
• w 4. przypadkach (na 21 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP nr 27 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na opłatę abonamentową dot. odprowadzenia ścieków i dostarczania wody na kwotę 15,50 zł ujęte zostały w § 426, zakup usług dostępu do sieci Internet na kwotę 158 zł w § 437 oraz wydatki na połączenia telefoniczne z sieci stacjonarnej do sieci komórkowych (85,16 zł) ujęte zostały w § 436. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup usług pozostałych ujmuje się w § 430, zakup usług dostępu do sieci Internet w § 435, natomiast wydatki na zakup usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej w § 437. Dodatkowo stwierdzono, że w 6. przypadkach (na 21) faktury, uregulowane z środków finansowych przewidzianych w § 605, ujęte zostały jako koszty w § 427.

Nie sporządzono zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2010 roku, co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 2 uor. Ewidencja analityczna prowadzona przez głównego księgowego na kontach 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” i 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej” nie uwzględniała klasyfikacji budżetowej. Dodatkowo ewidencja analityczna na koncie 400 – „Koszty według rodzajów” nie uwzględniała podziału na budżet i rachunek dochodów własnych. Powyższe niezgodne było z postanowieniami ww. rozporządzenia w sprawie planów kont dotyczącymi sposobu prowadzenia ewidencji na poszczególnych kontach.

Stwierdzono też niezgodności prowadzonej przez głównego księgowego ewidencji syntetycznej na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe” z ewidencją analityczną w księgach inwentarzowych, prowadzonych przez intendenta, o kwotę 4.572,40 zł (wg stanu na dzień 31.12.10 r.). Było to niezgodne z art. 16 ust. 1 zd. 1 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz art. 24 ust. 1 - 2 uor, który stanowił, iż dokonane w księgach rachunkowych zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty. Dodatkowo w księgach inwentarzowych oraz w kartotekach magazynowych (prowadzonych przez ww. intendenta) poprawy błędów dokonywano poprzez skreślanie kwot i cyfr lub poprawianie wcześniej napisanej liczby (bez daty lub bez daty i podpisu osoby odpowiedzialnej) lub przy pomocy korektora. Było to niezgodne z postanowieniami art. 25 ust. 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się m.in. przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

     Zatwierdzona przez dyrektora PP nr 27 dokumentacja dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych oraz opisu systemu informatycznego. Dodatkowo zakładowy plan kont nie obejmował stosowanych w jednostce kont: 140, 221, 240, 290 oraz kont: 740, 810 i 996. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor oraz załącznika nr 2 i § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie planów kont, wg których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych oraz opisu systemu informatycznego, a ponadto ustalając zakładowy plan kont, konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Podstawę prawną zasad (polityki) rachunkowości, procedur dot. udzielania zamówień publicznych, statutu, regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania pracowników, regulaminu nagród oraz regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. W instrukcjach dot. m.in. obiegu i kontroli dokumentów, gospodarki kasowej i magazynowej oraz inwentaryzacji, a także w regulaminie kontroli wewnętrznej nie wskazano podstawy prawnej. Stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych i dowodów kasowych. Zarządzeniem z dnia 31.12.2010 r., obowiązującym w 2011 r. zaktualizowano częściowo podstawę prawną zasad (polityki) rachunkowości oraz uzupełniono zakładowy plan kont.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 10. standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej, która powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 6. pracowników (ok. 37 % etatów), stwierdzono 3 przypadki, w których nie dokonano zmniejszenia dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego (nauczyciele: III.2010 i XII.2010 – łączna kwota 186,92 zł, IV.2010 – kwota 209,28 zł). Ustalono ponadto,
iż w miesiącu wrześniu 2010 r. główny księgowy naliczył pracownikowi (nauczyciel) dodatek za wysługę lat w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (łącznie o 23,83 zł). Powyższe spowodowane było nieprzekazaniem do księgowości informacji nt. urlopu bezpłatnego pracownika.

Według zapisów grupy D – „Informacja i komunikacja” punktów 16. i 17. standardów kontroli zarządczejpracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań, a także należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki.

W 4. przypadkach nieprawidłowo ustalono podstawę dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Stwierdzono bowiem, iż nie zmniejszono podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego w związku z przebywaniem pracownika na urlopie okolicznościowym (pomoc kuchenna: 3 dni) oraz korzystaniem ze zwolnienia od pracy z powodu opieki nad dzieckiem do 14 lat (woźna oddziałowa: 2 dni). Dodatkowo w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie uwzględniono wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy - tzw. „średniej urlopowej” (nauczyciele –  537,25 zł i 665,70 zł). Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), wg którego wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (...) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, wg którego wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy,
z wyłączeniem m.in. wynagrodzenia za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

W trakcie kontroli stwierdzono, iż pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku nauczyciela przyznano i wypłacono z dniem 31.05.2010 r. nagrodę jubileuszową za 25 lat pracy, mimo że według zestawienia okresów zatrudnienia pracownik nabył prawo do tej nagrody w dniu 30.04.2010 r. Powyższe spowodowane było uwzględnieniem przy ustalaniu prawa do nagrody jubileuszowej 2-krotnie okresu urlopu bezpłatnego pracownika.

Akta osobowe pracowników PP nr 27 prowadzone były przez dyrektora PP nr 27. Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki oraz naliczania i wypłaty wynagrodzeń pracowników PP nr 27 był główny księgowy.

            Dyrektor PP nr 27 zrealizował w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu dokumentów, wynagradzania pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Sporządzanie zestawień obrotów i sald oraz dokonywanie poprawy błędów w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości.
5. Przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
6. Uzgodnienie ewidencji syntetycznej i analitycznej dot. pozostałych środków trwałych jednostki.