Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 4 przy ul. Romera 2 w Szczecinie w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedury udzielenia zamówienia publicznego na dostawę żywności w 2010 r.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 17 sierpnia 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 października 2011 r.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na dostawy żywności w 2010 r. (kwoty umów: 29.992,44zł, 28.668,80zł, 15.323,63zł oraz 30.841,15zł) wykazała nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na powołaniu dwuosobowej komisji przetargowej, zamieszczeniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych przed zawarciem umów z wykonawcami, niezachowaniu formy pisemnej w odniesieniu do oświadczeń zamawiającego, formalnym niewezwaniu wykonawcy do uzupełnienia oferty oraz niezgodności treści regulaminów dot. udzielania zamówień publicznych z obowiązującym stanem prawnym. Ujawnione uchybienia formalne pozostawały bez wpływu na wynik postępowania i zawarcie ważnych umów w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.

W toku kontroli ustalono, że w skład komisji przetargowej powołanej przez Dyrektora ZSO Nr 4 zarządzeniem nr 14/2010 r. z dnia 22 kwietnia 2010 r, weszły dwie osoby, co naruszyło treść art. 21 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759 ze zm.), zwanej dalej pzp, według którego komisja przetargowa powinna składać się z co najmniej trzech osób. Ww. uregulowanie dot. składu komisji przetargowej było sprzeczne z § 10 ust. 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, który stanowi, że w skład komisji przetargowej powinny wchodzić, co najmniej 3 osoby. Przyczyną ww. naruszenia była wg wyjaśnień księgowej zamawiającego zbyt mała liczba pracowników zajmujących się zamówieniami publicznymi w jednostce.

Nie powołano ponadto sekretarza komisji przetargowej, podczas gdy § 1 ust. 7 regulaminu pracy komisji przetargowej w ZSO nr 4 stanowiącego załącznik do regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych w ZSO nr 4 z dnia 24 lutego 2010 r. wskazywał zadania sekretarza komisji.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 15 czerwca 2010 r., natomiast umowy z wykonawcami zostały zawarte w dniu 1 lipca 2010 r. Zamieszczenie ogłoszenia w BZP przed zawarciem umów było niezgodne z treścią art. 95ust.1 pzp, według którego, jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone
w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Stwierdzono, że przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia uwzględniono średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem z poprzedniego okresu realizowanych dostaw, co było sprzeczne z art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy pzp, według którego przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnienia się prognozowany na dany rok średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem.

W toku kontroli ustalono również, że akta postępowania nie zawierają dowodów: zwrócenia się przez zamawiającego do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertami, wyrażenia zgody przez wykonawców na przedłużenie terminu związania ofertami oraz wezwania jednego z wykonawców do uzupełnienia oferty. Przyczyną ww. stanu rzeczy było niezachowanie wymaganej przepisami prawa oraz zapisami SIWZ formy porozumiewania się z wykonawcami. Zwrócenie się do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertami oraz wyrażenie zgody przez wykonawców na przedłużenie ww. terminu nastąpiło telefonicznie, dnia 15 czerwca 2010 r. Powyższe stanowi naruszenie dyspozycji art. 27 ust. 1 pzp, według którego w postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Powyższe naruszyło również postanowienia rozdziału VIII ust. 2 i 3 SIWZ, wg którego przekazywanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przez zamawiającego oraz wykonawców powinno nastąpić w formie pisemnej, a jedynie w odniesieniu do niektórych, enumeratywnie wymienionych dokumentów dopuszczały porozumiewanie się za pomocą faksu.

Nie wezwano formalnie do uzupełnienia dokumentów zawierających błędy w ofercie nr 9, czym naruszono treść art. 26 ust. 3 pzp, według którego zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli wymagane przez zamawiającego dokumenty, zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnienie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnienie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. Według wyjaśnień księgowej zamawiającego oferta została odrzucona z uwagi na fakt, że nie wszystkie pozycje w ofercie cenowej zostały wypełnione, wykonawca stawił się osobiście i ustnie poinformował, że nie dysponuje tymi artykułami.

Stwierdzono ponadto, że regulacje wewnętrzne obowiązujące w jednostce nie odpowiadały obowiązującemu stanowi prawnemu. Treść regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 4 w Szczecinie zatwierdzonego przez Dyrektora ZSO nr 4 w dniu 24 lutego 2010 r. oraz regulaminu pracy komisji przetargowej w ZSO nr 4, stanowiącego załącznik nr 1 do ww. regulaminu zawierała nieaktualne podstawy prawne (ustawa o zamówieniach publicznych), nieaktualną nomenklaturę w zakresie środków ochrony prawnej oraz uzależniałaobowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich od wartości co najmniej równowartości kwoty 206.000 euro dla dostaw i usług oraz 515.000 euro dla robót budowlanych, podczas gdy próg ten został określony na 193.000 euro - dla dostaw lub usług oraz 4.845.000 euro - dla robót budowlanych. Ww. regulacje zostały zastąpione Zarządzeniem nr 26/2010 podpisanym przez Pana dnia 20 lipca 2010 r., którego treść również zawierała nieaktualne podstawy prawne.

Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 4 z dnia 24 lutego 2010 r. wraz z załącznikiem nie został formalnie wprowadzony stosownym zarządzeniem, został jedynie zatwierdzony przez Dyrektora ZSO nr 4. Według wyjaśnień księgowej zamawiającego powodem ww. stanu rzeczy był fakt, że ww. regulamin stanowił jedynie uaktualnienie.

Nie zachowanie formy zarządzenia przy wprowadzaniu ww. regulaminu spowodowało niespójność regulacji wewnętrznych jednostki, a wg standardu kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 10 – Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,zawartego w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84), zwanym dalej Komunikatem Nr 23, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Ponadto, w toku kontroli ujawniono drobne uchybienie formalne - protokół na druku ZP-2 nie został wypełniony w pkt. 1 – w rubryce dotyczącej adresu e-mail zamawiającego. Powodem ww. braku była według wyjaśnień księgowej zamawiającego złożonych dnia 26 lipca 2011 r. nieuwaga. Pozostałe protokoły zostały wypełnione prawidłowo.

Według standardu kontroli zarządczej grupy C. mechanizmy kontrolipkt 14 szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych lit. a zawartego w Komunikacie Nr 23 rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych jest jednym z niezbędnych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych.Ujawnione w toku kontroli braki w dokumentacji powstałe na skutek niezachowania odpowiedniej formy dokumentów wskazują na nieprawidłowe funkcjonowanie kontroli zarządczej we wskazanym obszarze.

Przygotowanie oraz prowadzenie postępowań w zakresie zamówień publicznych z wyłączeniem zamówień dotyczących dostaw żywności należało do obowiązków kierownika administracyjno gospodarczego jednostki, przetargami dotyczącymi artykułów żywnościowych zajmowała się księgowa zamawiającego.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSO nr 4:

1. Przestrzeganie przepisów pzp, zarządzenia prezydenta miasta oraz regulacji wewnętrznych jednostki w szczególności dotyczących składu komisji przetargowej.
2. Przestrzeganie przepisów pzp oraz zapisów SWIZ w zakresie dopuszczalnych form porozumiewania się z wykonawcami.
3. Ustalanie wartości zamówienia przy uwzględnieniu prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem.
4. Przestrzeganie przepisów ustawy pzp w szczególności w zakresie w zamieszczania ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, formalnego wzywania wykonawców,którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń, dokumentówlub pełnomocnictw albo złożyli oświadczenia lub dokumenty zawierające błędy dozłożenia brakujących dokumentów wyznaczonym terminie.
5. Aktualizację zarządzenia w sprawie zamówień publicznych, wprowadzanie wewnętrznych regulacji dotyczących zamówień publicznych w formie zarządzenia Dyrektora jednostki.
6. Staranne dokumentowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności: kompletne wypełnianie protokołu z postępowania.