Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W lipcu 2011 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie zw. dalej „ZDiTM”, „pracodawcą” lub „zamawiającym”w zakresie: zamówienia w 2011 roku usługi dystrybucji biletów komunikacji miejskiej, zamówienia usługi serwisowania automatów biletowych w autobusach komunikacji miejskiej, zlecenia w 2010 roku opracowania strony internetowej ZDiTM, rozwiązania umów o pracę oraz procedury naboru na wolne stanowiska w latach 2010-2011 oraz użyczania pojazdów służbowych osobom nie będącym pracownikami ZDiTM w latach 2009-2011.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

            Kontrolę przeprowadzono w oparciu o zarzuty podniesione w skardze z dnia 20.05.2011 r. oraz obszary wskazane w piśmie Zastępcy Prezydenta Miasta z dnia 02.06.2011 r. Zarzuty skargi potwierdziły się w stosunku do obszaru dotyczącego użyczania pojazdów służbowych osobom nie będącym pracownikami ZDiTM. Stwierdzono ponadto nieprawidłowości i uchybienia związane m.in. z procedurą naboru na stanowiska pracownicze (w tym wolne stanowiska urzędnicze), analizą rynku oraz przeprowadzaniem konsultacji związkowych w przypadku rozwiązywania umów o pracę.

W odniesieniu do zarzutu dotyczącego zamówienia w 2011 roku usługi dystrybucji biletów komunikacji miejskiej ustalono, że szacowanie wartości zamówienia oparto na wielkości sprzedaży biletów ajentom w listopadzie 2010 r. (604.800 zł – wartość szacunkowa stanowiąca 9% ogólnej kwoty sprzedanych biletów w listopadzie 2010 r. pomniejszonej o sprzedaż z autokomputerów), czasie trwania umowy (10 miesięcy), średniej prowizji przyznanej 7 ajentom (1.3%) i współczynniku 65% - szacunkowa sprzedaż do ajentów jaką mogłaby osiągnąć firma prowadząca dystrybucję biletów. Kontrola wykazała, że prowizja należna ajentom określana była w umowach jako należność brutto, podczas gdy szacując wartość przedmiotowego zamówienia przyjęto, iż średnia prowizja w wysokości 1,3% jest wartością netto. Przyjmując do szacowania wartość prowizji netto tj. średniej prowizji przyznanej ajentom w wysokości 1,05%, szacunkowa wartość zamówienia wyniosłaby 41.278 zł zamiast przyjętej wartości 51.105 zł. Podkreślenia wymaga jednak, że obie kwoty szacunku stanowią równowartość poniżej progu 14.000 euro.

Zlecenia zadania nastąpiło umową nr 13/FT/2011 z dnia 08.03.2011 r. Zawarcie umowy poprzedziła procedura rozeznania rynku przeprowadzona w oparciu o Zarządzenie nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych
zw. dalej zarządzeniem nr 235/08. Rozeznanie rynku nastąpiło poprzez telefoniczne poinformowanie dwóch oferentów o możliwości złożenia oferty (dobór oferentów nastąpił na podstawie posiadanych przez zamawiającego ofert – pisma z dnia 17.01.2011 r. i 14.02.2011 r.). Przy jedynym kryterium – cena, najkorzystniejsza oferta wyniosła – 1,3% brutto wartości sprzedanych biletów (wynagrodzenie prowizyjne).

Wykonawca w maju 2011 r. dostarczył bilety do 26. punktów sprzedaży (ajentów), z czego w przypadku 16 punktów umowę pośrednictwa pomiędzy ajentem, a ZDiTM podpisano przed 2011 r. Analiza sprzedaży w 2010 roku na rzecz ww. ajentów (sprzedaż bezpośrednio pomiędzy ZDiTM a ajentem) wskazuje, iż  przy rzeczywistej wartości sprzedaży w 2010 r. na poziomie 4.633.528,20 zł (średniomiesięcznej wartości – 394.166,25 zł) i prowizji należnej wykonawcy (1,3%) hipotetyczna wartość prowizji za dystrybucję biletów na rzecz ww. ajentów w okresie obowiązywania umowy z wykonawcą (10 miesięcy) wyniosła: 51.241,61 zł brutto (40.001,31 zł netto), tj. 81,82% szacunkowej wartości zamówienia. Podobnie, biorąc pod uwagę wysokość prowizji za dystrybucję biletów przez wykonawcę w okresie 04-06.2011 r. (kwiecień – 5.072,65 zł, maj – 5.416,4 zł i czerwiec – 6.002,07 zł) w odniesieniu do wysokości prowizji za odsprzedaż biletów na rzecz ww. 16 ajentów (odpowiednio: 4.311,95 zł, 4.388,85 zł i 4.894,21 zł) - procent prowizji za sprzedaż biletów ajentom, którzy przed 03.2011 r. zaopatrywali się w bilety bez pośrednictwa firmy zewnętrznej, w odniesieniu do ogólnej wysokości prowizji należnej wykonawcy wyniósł 85% w 04.2011 r. i 81% w 05-06.2011 r. Tym samym – w przybliżeniu - jedynie 1/5 wynagrodzenia należnego ww. wykonawcy stanowi wartość dotyczącą dystrybucji biletów na rzecz tzw. „nowych” ajentów.

Podkreślenia wymaga, iż - biorąc pod uwagę pierwszy pełny kwartał obowiązywania umowy – osiągnięto główny cel programu dystrybucji biletów za pośrednictwem firmy zewnętrznej tj. zwiększenie ogólnej liczby sprzedaży biletów.
W okresie 04-06.2011 r. w odniesieniu do analogicznego okresu w roku 2010 odnotowano wzrost sprzedaży w wysokości 2,20%. Z kolei porównanie w okresach 01-02.2010 i 2011 r. wskazuje na spadek sprzedaży na poziomie 0,28%. Świadczy to o „opłacalności” powierzenia dystrybucji biletów firmie zewnętrznej, aczkolwiek - w ocenie kontroli - wzrost sprzedaży może również wynikać z przyczyn niezależnych od działań ZDiTM, a związanych z szeroko pojętą sytuacją makroekonomiczną (np. wzrost kosztów transportu indywidualnego).

Ustalono ponadto, iż w §9 zd. 1 umowy przewidziano możliwość jej zmiany wyłącznie do sytuacji określonych w art. 144 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych. Biorąc pod uwagę wartość podprogową zamówienia ograniczyło to uprawnienia zamawiającego w zakresie renegocjacji warunków umowy.

W przypadku zarzutu dotyczącego zamówienia usługi serwisowania automatów biletowych ustalono, że umową nr 4/FT/2011 z dnia 03.01.2011 r. (jak i poprzedzającą umową nr 101/FT/2010 z dnia 05.11.2010 r.) zamawiający zlecił wykonawcy obsługę automatów biletowych zamontowanych w autobusach komunikacji miejskiej, w tym wyposażenia zasobników do wydawania reszty w monety i ich uzupełnianie w obecności pracownika zleceniodawcy, wymiany kaset końcowych, uzupełniania automatów w rolki papieru oraz sporządzania wydruków dotyczących sprzedaży. Zakres przedmiotowy ww. umów był zbieżny z obowiązkami ZDiTM zawartymi w podpisanych ze spółkami komunikacyjnymi umowach dzierżawy automatów biletowych.

Zawarcie umów serwisowania poprzedziła procedura rozeznania rynku przeprowadzona w oparciu o zarządzenie nr 235/08, a sam wybór wykonawcy bez przeprowadzenia analizy (zebrania co najmniej dwóch ofert) znajdował uzasadnienie w przyczynach technicznych powodujących istnienie jednego wykonawcy przedmiotu zamówienia (producent biletomatów), możliwością utraty gwarancji m.in. poprzez dokonanie w urządzeniach samowolnych zmian konstrukcyjnych albo regulacji nieprzewidzianych w instrukcji obsługi jak i przyczynach organizacyjnych (§11 ust. 4 pkt 4 lit. a i e zarządzenia nr 235/08).

Do czasu zakończenia kontroli - pomimo ostatecznego odbioru prac w lipcu 2010 r. (przelew wynagrodzenia) - nie uruchomiono na oficjalnym serwerze strony internetowej, zrealizowanej na podstawie umów  nr 03/2010 z dnia 04.03.2010 r., nr 11/2010 z dnia 31.03.2010 r. i nr 16/2010 z dnia 30.04.2010 r. z wynagrodzeniem każdej z nich w wysokości 1780 zł brutto. Przyczyną braku wdrożenia strony było - według wyjaśnień Dyrektora ZDiTM z dnia 01.08.2011 r. – m.in. przebudowa i modernizacja pomieszczeń serwerowni (dostawa serwerów), realizacja dwóch projektów w ramach których strona internetowa wzbogacona będzie o dodatkowe informacje, brak funkcjonalności łącza do obsługi tak rozbudowanej strony internetowej, a także trwające prace nad aktualizacją struktury organizacyjnej ZDiTM.

Powierzenie wykonania ww. prac nastąpiło w formie umowy zlecenia. Niezależnie od faktu, iż właściwszą formą umowy na wykonanie ww. prac jest umowa o dzieło, w której to przyjmujący zamówienie musi doprowadzić swoim działaniem do osiągnięcia konkretnego i obiektywnie sprawdzalnego rezultatu (podczas gdy umowa zlecenia jest umową starannego działania, tzn. że zleceniobiorca jest zobowiązany do zachowania przy wykonywaniu usługi należytej staranności, co nie musi koniecznie doprowadzić do osiągnięcia zamierzonego rezultatu), ww. umowy nie spełniają wymogu określoności i przewidywalności w zakresie rezultatu (produktu finalnego). Zamawiający – poza lakonicznym określeniem „przebudowa strony internetowej” – nie zawarł bowiem żadnych wskazówek co do zakresu prac powierzonych wykonawcy jak i  indywidualizacji wytworu poprzez opis rezultatu pod względem technicznym, funkcjonalnym lub estetycznym. W ocenie kontroli opis przedmiotu umowy nie spełniałby tym samym przesłanki „oznaczoności dzieła” w rozumieniu art. 627 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) zw. dalej kodeksem cywilnym. Niedopuszczalną jest również praktyka podpisywania umów, a następnie „uzgadniania na bieżąco” zakresu prac związanych z przebudową strony internetowej (wyjaśnienia Kierownika Działu Kadr i Organizacji ZDiTM z dnia 12.07.2011 r.) bez określenia w umowie podstaw przyszłego dookreślenia zakresu prac powierzonych do wykonania.

W latach 2010-2011 nawiązano stosunek pracy z 27. pracownikami (27 etatów), z czego w 20. przypadkach zatrudnienie nastąpiło na stanowiskach urzędniczych, a w pozostałych 7. na stanowiskach pomocniczych i obsługi (kontroler biletowy i kierowca samochodu ciężarowego). W przypadku 3 pracowników zatrudnienie na stanowisko kontrolera biletowego nastąpiło, pomimo niespełnienia przez ww. osoby kryterium w zakresie minimalnego stażu pracy (2 lata), czym naruszono przepis art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) zw. dalej p.s.u. w związku z postanowieniami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18.03.2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.) według których pracownikiem samorządowym może być osoba, która posiada kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku, a w odniesieniu do kontrolera biletowego wprowadzono minimalny staż pracy w wysokości 2 lat. Według wyjaśnień Zastępcy Dyrektora ZDiTM z dnia 19.08.2011 r.  zatrudnienie pracowników którzy nie spełnili wymogu 2-letniego stażu pracy podyktowane było niedoborami kadrowymi, dużą rotacją na stanowiskach kontrolera biletowego z uwagi na specyficzny charakter pracy oraz brakiem zainteresowania osób, które w pełni spełniały wymogi formalne wymagane na tym stanowisku.

Kontrola wykazała również, że w przypadku dwóch pracowników zatrudnienie na stanowiskach urzędniczych (podinspektor) nastąpiło bez przeprowadzenia procedury konkursowej określonej przepisami art. 11 i następne p.s.u. (nabór wewnętrzny ze stanowiska kontrolera biletowego). Spowodowane to było stanowiskiem kontrolowanego, że w oparciu o przepisy p.s.u. – a zwłaszcza art. 12 tejże ustawy - można, bez przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru, zatrudnić na stanowisku urzędniczym pracownika jednostki zajmującego dotychczas stanowisko pomocnicze i obsługi. Praktyka taka stanowi – w ocenie kontrolującego – zaprzeczenie istoty naboru konkursowego, a zaprezentowana przez kontrolowanego wykładnia art. 12 p.s.u. pozostaje w sprzeczności z wykładnią systemową i celowościową całej ustawy, co znalazło potwierdzenie w odpowiedzi sekretarza stanu w MSWiA na zapytanie poselskie nr 5695  z dnia 10.02.2010 r. w sprawie interpretacji przepisów dotyczących awansu pracowników samorządowych oraz w opinii organu kontroli zewnętrznej (kontrola NIK w sprawie naboru pracowników na stanowiska urzędnicze w jednostkach samorządu terytorialnego – wrzesień 2010 r. – P/09/190). Podkreślenia jednak wymaga, iż w piśmiennictwie zaprezentowano dwa skrajnie odmienne poglądy w kwestii podstaw do zatrudniania pracowników samorządowych na stanowiskach urzędniczych bez przeprowadzenia otwartego konkursu.

Biorąc pod uwagę standard kontroli zarządczej „kompetencje zawodowe” z grupy A – Środowisko Wewnętrzne (załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. U. M.F. Nr 15, poz. 84 zw. dalej komunikatem) według którego proces zatrudnienia powinien być przeprowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy, a także ryzyko negatywnej oceny ze strony organów kontroli zewnętrznej, wskazane byłoby zaniechanie praktyki przenoszenia pracowników zajmujących stanowiska pomocnicze na stanowiska urzędnicze bez przeprowadzenia naboru w formie konkursowej.

Stwierdzono ponadto przypadki uchybień w procedurze naboru na stanowiska urzędnicze (w tym kierownicze stanowiska urzędnicze) polegające na niezawieraniu w protokołach z naboru informacji o pozostałych (poza wybranym) kandydatach uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze oraz niewskazywaniu w ww. protokołach miejsca zamieszkania kandydatów, co naruszyło przepis art. 14 ust. 2 pkt 1 p.s.u., według którego protokół z przeprowadzonego naboru kandydatów powinien zawierać m.in. wyżej wymienione dane. W jednym przypadku naboru na stanowisko podinspektor/inspektor ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym nie zawierało wskazań dotyczących minimalnego stażu pracy na stanowisko inspektora (wskazania w tym zakresie dotyczyły jedynie stanowiska podinspektora). W ocenie kontrolującego wskazane również byłoby właściwe dokumentowanie faktu zamieszczenia ogłoszenia o naborze w Biuletynie Informacji Publicznej na co najmniej 10 dni przed ustalonym terminem składania aplikacji (termin wynikający z art. 13 ust. 3 p.s.u.). Stwierdzona praktyka, polegająca na dokonywaniu wydruku z BIP na kilka dni przed, w dniu jak i po terminie składania aplikacji uniemożliwia bowiem ustalenie poprawności działań ZDiTM w zakresie otwartości i konkurencyjności przeprowadzanych naborów.

W badanym okresie ustał stosunek pracy z 20. pracownikami (20 etatów), z czego w 4. przypadkach rozwiązanie umowy nastąpiło poprzez wypowiedzenie umowy przez pracodawcę, a w jednym przypadku poprzez oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia (w pozostałym zakresie ustanie stosunku pracy związane było m.in. z porozumieniem stron lub pracodawców, a także upływem czasu na który zawarto umowę). Kontrola wykazała, iż pracodawca spełnił przy rozwiązywaniu umów (wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia) przesłanki formalne dotyczące terminu okresu wypowiedzenia, wskazania przyczyn rozwiązania umowy o pracę, a także pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy.

Uwagi kontroli dotyczyły natomiast prawidłowości wypełnienia przez pracodawcę obowiązków konsultacyjnych z działającymi na terenie zakładu związkami zawodowymi tj. obowiązków wynikających z art. 38 § 1 i art. 52 § 3 ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.) zw. dalej kodeksem pracy. Ustalono, że w latach 2010-2011 w ramach ZDiTM działało 6 związków zawodowych.

Wypowiadając jednemu z pracowników warunki umowy o pracę nie przeprowadzono konsultacji w trybie art. 38 § 1 w zw. z art. 42 § 1 kodeksu pracy przyjmując a priori, iż - w przypadku ww. pracownika - obowiązek tego rodzaju nie zachodzi. Według wyjaśnień Kierownika Działu Kadr i Organizacji ZDiTM z dnia 12.07.2011 r. oraz wyjaśnień Dyrektora ZDITM z dnia 01.08.2011 r., przyjęcie braku obowiązku konsultacji związane było z tym, że nie wskazał on, która z działających organizacji podjęła się obrony jego interesów, żadna z organizacji nie wystąpiła do pracodawcy z informacją, że będzie bronić interesów pracownika, a sam pracownik nie opłacał obowiązkowych składek członkowskich (informacja z działu płac). Z kolei w przypadkach wypowiedzenia umowy o pracę jak i rozwiązania bez wypowiedzenia umowy, pracodawca wystąpił z informacją w trybie art. 38§1 i art. 52§3 kodeksu pracy jedynie do tego związku zawodowego na rzecz którego przekazywano za zgodą pracownika składki członkowskie.

Ustalono również, że pracodawca nie wystąpił do związków zawodowych o informację w trybie art. 30 ust. 2¹ustawy dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz. 854 ze zm.) zw. dalej z.z.u. Podkreślenia wymaga, że – jakkolwiek procedura konsultacji z art. 38 i art. 52 kodeksu pracy nie obejmuje obowiązku zwrócenia się do organizacji związkowych w trybie ww. przepisu z.z.u. – to, podejmowanie decyzji o wypowiedzeniu (rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia) jedynie w oparciu o wiedzę dot. np. opłacania składek na rzecz organizacji związkowym czy też braku informacji pracownika bądź związku zawodowego o objęciu ochroną, jest dla pracodawcy daleko ryzykowne i skutkować może – w sytuacji objęcia ochroną związkową – wadliwością samej decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę. W szczególności decyzji o braku konsultacji nie sposób podejmować w oparciu o posiadane dane dot. odprowadzania składek na rzecz konkretnej o rganizacji związkowej, gdyż samo odprowadzanie składek z wynagrodzenia za pracę aktualizuje się jedynie wówczas gdy zwróci się o to zakładowa organizacja związkowa posiadająca zgodę pracownika (pracownik może również opłacać składki przelewem lub gotówką bezpośrednio w siedzibie organizacji związkowej). W tym zakresie zasadnym byłoby zatem jednorazowe zwrócenie się przez pracodawcę o informację w trybie art. 30 ust. 2¹z.z.u., czego konsekwencją będzie przerzucenie „ciężaru dowodu” w zakresie przynależności związkowej na działające organizacje związkowe bądź samego pracownika (np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18.10.2005 r. – II PK 90/05).

Uwagi kontroli dotyczyły także użyczania pojazdów służbowych w okresie 2009 r. do końca I półrocza 2011 r. Stwierdzono, że w ww. okresie upoważnienia do prowadzenia pojazdów wydano na rzecz 3 osób nie będących pracownikami ZDiTM. W dwóch przypadkach upoważnienie wydano w związku z realizacją przez ww. osoby umów o dzieło dotyczących opracowania planu utrzymania porządku w okresie zimowym oraz opracowania decyzji do wniosków złożonych w sprawie zajęć pasa drogowego. W jednym przypadku wydanie upoważnienia nastąpiło bez pisemnego wniosku skierowanego do działu TS. Umowy o dzieło nie zawierały postanowień dotyczących użyczenia pojazdów. Nie zawarto również odrębnych umów w zakresie użyczenia, a tym samym udostępnienie przez ZDiTM pojazdów następowało bez podstawy prawnej. Ponadto w jednym przypadku, pomimo udostępnienia wykonawcy z dniem 31.12.2010 r. samochodu służbowego, w dalszym ciągu przysługiwał mu - zgodnie z postanowieniami umowy o dzieło – ryczałt za korzystanie z samochodu prywatnego (nie dokonano aktualizacji umowy poprzez wykreślenie prawa do ryczałtu - natomiast podkreślenia wymaga, że wykonawca nie korzystał od dnia 01.01.2011 r. z przysługującego mu prawa do ryczałtu). Zawarcie umowy o dzieło nr 2/2010 nastąpiło z kolei bez przeprowadzenia analizy rynku, co naruszało postanowienia §11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/2008.

Ustalono, że upoważnienie z dnia 04.02.2011 r. wydano bez podstawy prawnej jak i bez udokumentowania w formie pisemnej przyczyny wydania upoważnienia tj. pomimo braku umowy cywilnoprawnej dokumentującej realizację usługi przez użytkującego pojazd. Według wyjaśnień Kierownika Działu Taryfowo-Biletowego ZDiTM - wydanie upoważnienia związane było z powierzeniem wykonawcy prac polegających na obsłudze sprzedażowej automatów biletowych umiejscowionych w autobusach stanowiących własność spółki SPPK Sp. z o.o. Z kolei według wyjaśnień Dyrektora ZDiTM czynności te są wykonywane bezpłatnie. W ocenie kontroli  - nie negując intencji wykonawcy co do bezpłatnego charakteru świadczonej na rzecz ZDiTM usługi – wskazać należy, że nie zawierając stosownej umowy o bezpłatnym świadczeniu usług, jednostka naraża się na obowiązek zapłaty wynagrodzenia odpowiadającego wykonanej pracy, stosownie do art. 735 § 1 w zw. z art. 750 kodeksu cywilnego.

Według standardu kontroli zarządczej „szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych” z grupy C – Mechanizmy Kontroli zawartego w załączniku komunikatu, należy zapewnić rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, a także ich weryfikację przed i po realizacji.

Odnosząc się natomiast do upoważnienia osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (w formie pisemnej lub ustnej) do bezpłatnego korzystania z samochodów służbowych stanowiących własność Gminy Miasto Szczecin, a użytkowanych przez jej jednostkę organizacyjną tj. ZDiTM wskazać należy, że – w ocenie kontroli – konstrukcja umów zawartych w tych przypadkach powinna uwzględniać ustalenie wynagrodzenia obejmującego wszystkie koszty wykonania usługi (w tym koszty dojazdu do miejsca świadczenia usługi). Niedopuszczalnym jest tym samym przyjęcie (wyjaśnienia Dyrektora ZDiTM z dnia 01.08.2011 r.), iż w przypadku gdy wynagrodzenie osób świadczących usługi, zgodnie z postanowieniami umów, nie obejmowały kosztów wykonania zadania prywatnymi narzędziami, wszelkiego rodzaju koszty wykonania usługi, w tym koszty dojazdów do miejsca wykonania usługi powinny być poniesione przez zleceniodawcę tj. ZDiTM. Równie dobrze, w sytuacji zlecenia np. opracowania kosztorysów robót budowlanych jednostka zmuszona byłaby do zapłaty za zakup programu do kosztorysowania, toneru drukarskiego i papieru niezbędnego do realizacji przez wykonawcę powierzonego zadania.

Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli w podstawie prawnej upoważnienia do kierowania samochodami stanowiącymi własność GM Szczecin (ZDiTM) powoływano się na Zarządzenie Ministra Transportu, Żeglugi i Łączności z dnia 09.05.1989 r. w sprawie używania samochodów państwowych jednostek organizacyjnych do celów służbowych (M.P. Nr 16, poz. 117 ze zm.). Zarządzenie powyższe utraciło moc z dniem 01.04.1998 r., oraz nigdy nie stanowiło podstawy prawnej jako upoważnienie do korzystania z samochodów będących w dyspozycji samorządowej jednostki organizacyjnej. Według zapisów upoważnienia są one wydawane ponadto na czas nieokreślony na rzecz osoby zatrudnionej w ZDiTM – Szczecin, co – w sytuacji wydawania upoważnień na rzecz osób wykonujących zadania na podstawie umów cywilnoprawnych – stanowi przyznanie uprawnień wykraczających poza konieczne do realizacji umów. Dział TS wydaje ponadto upoważnienia do prowadzenia pojazdów jedynie w jednym egzemplarzu, nie ewidencjonując – jak np. w przypadku upoważnienia wydanego na rzecz osoby świadczącej bezpłatnie usługi na rzecz ZDiTM – wydawanych upoważnień chociażby w formie kserokopii.

Wskazane wyżej nieprawidłowości i uchybienia powinny być wyeliminowanie poprzez wprowadzenie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej - w szczególności z grupy C „Mechanizmy kontroli”, w tym dokumentowanie kontroli zarządczej oraz nadzór i weryfikację operacji gospodarczych przez osobę zarządzającą ZDiTM.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZDiTM:

1. przyjmować do szacowania wartości zamówienia współczynniki według ich rzeczywistej wielkości,
2. w umowach cywilnoprawnych określać w sposób szczegółowy zakres zlecenia (dzieła),
3. przy zatrudnianiu pracowników przestrzegać wymogów w zakresie kryterium minimalnego stażu pracy,
4. zaniechać praktyki przenoszenia pracowników zajmujących stanowiska pomocnicze na stanowiska urzędnicze bez przeprowadzenia naboru w formie konkursowej,
5. wyeliminować uchybienia w zakresie niezbędnych informacji zawieranych w protokołach z przeprowadzonych naborów,
6. właściwie dokumentować datę zamieszczenia w BIP ogłoszenia o naborze,
7. każdorazowo dokonywać analizy rynku w przypadku zamówień o wartości powyżej 3.000 zł,
8. dokumentować w sposób pisemny bezpłatne świadczenie usług przez osoby nie będące pracownikami ZDiTM,
9. dokumentować w formie pisemnej obowiązki dotyczące korzystania z samochodów służbowych przez osoby nie będące pracownikami ZDiTM,
10. zaktualizować podstawę prawną upoważnienia do kierowania samochodami służbowymi oraz dostosować zapisy upoważnienia stosownie do okoliczności wynikających z podpisanych umów cywilnoprawnych.