Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22.08.2011 r. - 16.09.2011r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 51 przy ul. Jodłowej 21 w Szczecinie, zw. dalej SP 51, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/34/11 podpisanym w dniu 11.10.2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26.10.2011 r.

W kontrolowanym okresie SP nr 51 prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. W 2010 r. SP nr 51 uzyskała dochody w wysokości 737.250,30 zł, co stanowiło 98,89 % zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 7.918.736,83 zł, co stanowiło 98,64 % zaplanowanej kwoty, a finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 690.718,04 zł, tj. 94,00 % zaplanowanych.

W toku kontroli funkcjonującego w SP nr 51 systemu rachunkowości stwierdzono, że obowiązujący w roku 2010 Zakładowy plan kont, stanowiący załącznik do aktu aktualizacji dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, nie zawierał w wykazie, stosowanego w ewidencji konta: 221 (dział II, pkt 1- Planu kont). W wymienionym wykazie wskazano konto 030 – „Wartości niematerialne i prawne”. Według ówcześnie obowiązującego załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont (obecnie załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - Dz. U. Nr 128, poz. 861), „Wartości niematerialne i prawne” ujmuje się na koncie „020”.  W ww. wykazie wskazano konto 290 – „Odpisy aktualizacyjne należności”, którego nie uwzględniono w opisie przyjętych w SP nr 51, zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych. Załącznikiem nr 2 do zarządzenia Dyrektora SP nr 51 z dn. 31.12.2010 r. w sprawie zmiany dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, wprowadzono Zakładowy Plan Kont, w którym wprowadzono i uzupełniono powyższe nieprawidłowości.

Obowiązująca w SP nr 51, dokumentacja w postaci „Instrukcjisporządzania obiegu i kontroli dokumentów stanowiącazałączniknr 4 do Zarządzenia Dyrektora SP nr 51wsprawieaktualizacji dokumentacjiprzyjętych zasad rachunkowości, Zarządzenie Dyrektora SP nr 51, w sprawie aktualizacji procedur kontroli finansowej z dn. 04.06.2008r., Zarządzenie Dyrektora SP nr 51 w sprawiezmian zasad wydatkowania środkówpieniężnych, „Metody Wyceny Aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego” stanowiące załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora SP nr 51 z dn. 01.01.2009 r. w sprawie aktualizacji dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, „Regulamin udzielania zamówień publicznych SP nr 51”,  „Instrukcja w sprawieprzeprowadzenia inwentaryzacji składnikówmajątkowychszkoły” -zawierały nieaktualne podstawy prawne.

Za wszystkie wymienione uchybienia dotyczące dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości finansowej odpowiedzialny był Główny księgowy.

W ramach kontroli umów najmu zawartych przez SP nr 51 w 2010 r. stwierdzono następujące uchybienia:

1. Umowa najmu zawarta przez SP nr 51 ze szkołą tańca, na najem auli szkolnej (umowa nr 43/09/UD/2009), wskazywała datę zawarcia 07.09.2008 r., podczas gdy faktycznie umowa obowiązywała od 07.09.2009 do 17.06.2010 r. Umowa otrzymała akceptację Radcy Prawnego, została podpisana przez Dyrektora SP nr 51 oraz kontrahenta.
2. Umowy zawarte przez szkołę na najem (umowa nr 28/08/UD/2009, umowa nr 29/08/UD/2009 oraz umowa nr 25/08/UD/2009), nie zawierały podpisu Głównego księgowego SP nr 51, pomimo, że wskazano go w preambule umowy.
3. Umowa na najem (umowa nr 44/11/UD/2010), wskazywała w preambule umowy osoby reprezentujące klub sportowy tj.: Prezesa oraz Wiceprezesa, a umowę podpisał Dyrektor Klubu Sportowego.
4. Umowa nr 28/03/UD/11, na najem hali sportowej, nie była podpisana przez Dyrektora SP nr 51, co stało w sprzeczności z § 2 ust. 7 lit. b Zarządzenia Dyrektora w sprawie procedur zawierania i prowadzenia ewidencji umów z dn. 01.09.2009 r., gdzie wskazano, że Dyrektor szkoły podpisuje umowy na najem pomieszczeń szkoły.
5. Na umowach: nr 32/07/UD/2010, nr 13/08/UD/2009 nr 04/09/UD/, nr 44/11/UD/10, nr 41/09/UD/2010, widniała kserokopia pieczęci Radcy Prawnego zatwierdzającego pod względem formalno – prawnym ww. umowy.
6. Do umowy 24/08/UD/2009,nie dołączono wymaganych umową dokumentów tj.:informacji z Krajowego Rejestru Sądowego; do umowy nr 21/09/UD/2009, nie dołączono decyzji w sprawie nadania numeru identyfikacji podatkowej(NIP), zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON oraz zaświadczeniao wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.Powyższe było niezgodne z zapisami umów, gdzie wskazano konieczność dostarczenia do SP nr 51 wymienionej dokumentacji.
7. Obowiązujący w SP nr 51 „Regulamin hali sportowej”,nie był podpisany przez Dyrektora SP nr 51 i Kierownika Obiektów Sportowych. Podpisyuzupełniono w trakcie kontroli.
8. Obowiązujące w SP nr 51 cenniki korzystania z obiektów sportowych szkoły na rok szkolny 2009/2010 oraz 2010/2011, nie były aktualizowane o zmiany cen wynajmu. Zgodnie z umową nr 37/07/UD/2010 na okres od 12.09.2010 do 19.06.2011 r. na najem pływalni, odpłatność wynosiła 500,00 zł plus VAT za rok. Obowiązujący w SP nr 51, cennik na rok szkolny 2010/2011, nie przewidywał najmu obiektu sportowego na okres roku jak również kwoty wskazanej w umowie. Umowa nr 22/08/UD/2009 z dn. 05.08.2009 r., na wynajem siłowni męskiej, wskazywała kwotę najmu w wysokości 550,00 zł brutto za miesiąc. W dn. 01.09.2009 r. wprowadzono aneks, do umowy nr 22/08/UD/2009, w którym zwiększono odpłatność za wynajem do 600,00 zł brutto za miesiąc. Obowiązujący cennik na rok szkolny 2009/2010 z dn. 04.09.2009 r. nie został zaktualizowany o powyższą zmianę. Opłata według cennika za dzierżawę siłowni męskiej wynosiła 550,00 zł brutto. Ponadto cenniki nie regulowały wysokości opłat wynajmu 1 toru pływalni. Zgodnie z wyjaśnieniem Kierownika Obiektów Sportowych, wynosiła ona 30,00 zł.

Odpowiedzialnym za sporządzanie umów, oraz egzekwowanie ich postanowień był Kierownik Obiektów Sportowych.

Według zapisów standardu nr 11 – „Nadzór”, zawartego w części C – „Mechanizmy kontroli”,  o których mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 Nr 15 poz.84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W dn. 01.01.2010 r. Dyrektor SP nr 51 wprowadził zarządzenie w sprawie naliczania odsetek ustawowych od nieterminowo regulowanych płatności. Zgodnie z § 1 ust. 3 wymienionego zarządzenia, odsetki od należności naliczane są w momencie zapłaty, a w przypadku braku zapłaty nie rzadziej jak na koniec kwartału w następujący sposób: jeżeli kwota odsetek nie przekroczy 10,00 zł odstępuje się od obciążenia nimi dłużnika. W zarządzeniu odniesiono się do art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor oraz upoważnienia Dyrektora Nr 304/04 wydanego przez Prezydenta Miasta Szczecin w dn. 28.06.2004 r. Wydane upoważnienie odnosiło się do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmujących statutowa działalność jednostki – do kwot ujętych w planie finansowym oraz do udzielania pełnomocnictw procesowych w zakresie obejmującym statutową działalność jednostki. Starszy księgowy, naliczał należne odsetki, jednak ich nie ewidencjonował i nie dochodził. Łącznie w 2010 r. SP nr 51, nie dochodziła należności w kwocie 134,64 zł.  Powyższe naruszało postanowienie art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp,wg którego odsetki od nieterminowych płatnościnalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału. Ponadto zgodnie z § 3 pkt 1 lit. e - f  Aneksu z dn. 31.12.2009 r. do Zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dn. 01.09.2006 r. Starszego Księgowego, pracownik odpowiedzialny był za prowadzenie windykacji należności z tytułu najmów, dzierżaw, usług realizowanych w ramach Rachunku Dochodów Własnych (wysyłanie upomnień, wezwań do zapłaty) oraz za naliczanie odsetek od należności i zobowiązań – Rachunek Dochodów Własnych.

1. SP nr 51 uzyskiwała dochody z najmu, na które nie zawierano żadnych umów. Szkoła nie posiadała wewnętrznych uregulowań dotyczących najmu pomieszczeń, bez konieczności zawierania umów, co stwarza ryzyko w skutecznym dochodzeniu odszkodowania lub innych należności z tytułu nieprawidłowego korzystania z zasobów szkoły.

Według zapisów standardu nr 11 – „Nadzór”, zawartego w części C – „Mechanizmy kontroli”, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a tym samym wprowadzone regulacje pozwolą uniknąć ryzyka niewłaściwego wykorzystana zasobów jednostki.

Kontroli poddano wpłaty za wyżywienie za maj 2010 r. W trakcie kontroli stwierdzono, że:

1. W maju 2010 r. sporządzono raport kasowy: nr 10/2010 za okres od 14 – 31.05.2010 r., co było niezgodne z § 6 ust. 10 Załącznika nr 5 do Zarządzenia Dyrektora SP nr 51 z dn. 01.01.2009 r., w którym wskazano że raporty kasowe sporządza się za okres od 01 do 15 każdego miesiąca oraz od 16 do końca ostatniego dnia miesiąca.
2. Wpłaty gotówki do kasy przyjmował Specjalista ds. płac, na podstawie druków „Kwitariusz Przychodowy”, oznaczony w SP nr 51 jako „KP”. Na wskazanych drukach, nie było pozycji wymienionych w § 7 ust. 1 Załącznika nr 5 do Zarządzenia Dyrektora SP nr 51 z dn. 01.01.2009 r. w sprawie zmiany
   w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, wprowadzającego „Instrukcję kasową”, gdzie na dowód wystawienia dowodu „KP” kasjer w pozycji „wystawił” składa własnoręczny podpis. Drugi podpis składa kasjer w pozycji „otrzymałem”, jako potwierdzenie przyjęcia gotówki. Na drukach „Kwitariusz przychodowy” poddanych kontroli widniał jeden podpis, tj. kasjera – bez wskazania czy dotyczy on wystawienia dokumentu czy potwierdzenia przyjęcia gotówki.

Według zapisów standardu nr 10– „Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej ”, zawartego w części C – „Mechanizmy kontroli”, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, dokumentacjaprzyjęta do stosowaniapowinna być spójna.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że we wszystkich przypadkach, w ślad za analizą rynku, sporządzone zostały w 2010 r. notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku zgodnie z Zarządzeniem Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i ustawy prawo zamówień publicznych, z późniejszymi zmianami.

Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków w 2010 r. na kwotę 1.122.612,35 zł, to jest 13,04 % ogólnych wydatków jednostki wykazała, że:

1. SP nr 51 nieterminowo uregulowała zobowiązanie wobec SEC Sp. z o. o., w wyniku czego w dn. 13.01.2011 r. (WB 4) zapłaciła ustawowe odsetki (faktury za listopad 2010 r. w kwocie 27.324,86 zł oraz 58.450,34) – nota odsetkowa nr 0000011309 na kwotę 167,88 zł.
2. SP nr 51 nieterminowo uregulowała zobowiązanie wobec ENEA S.A (9 dni), w wyniku czego potencjalne odsetki mogły wynieść 83,91 zł (faktura za listopad 26.176,84zł). Kontrahent odstąpił od dochodzenia należnych odsetek.

Powyższe naruszało art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp , według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Główny księgowy SP nr 51, interweniował w sprawie zabezpieczenia planu i przekazania środków na media, ponadto wystosował pisma do SEC Sp. z o o. oraz ENEA S. A.,  z prośbą o odroczenie terminu płatności, w celu uniknięcia obciążenia SP nr 51 odsetkami za nieterminowe uregulowanie zobowiązań.

1. Zapisy, którymi wprowadzano do ksiąg rachunkowych faktury zakupu płatne przelewem, nie zawierały daty dowodu księgowego (faktury VAT nr 074670/2010 oraz nr 375/10/LR) lub zawierały błędną datę (faktura f-ra VAT ZI00026/2010), co było niezgodne z art. 23 ust. 2. pkt 2 uor, który wskazuje, że zapis księgowy winien zawierać określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.
2. Rachunek nr 84/2010, na kwotę 1.320,00 zł (Rachunek Dochodów Własnych), został uregulowany ze środków finansowych przewidzianych w §4300 – „Zakup usług pozostałych”, a ujęty jako koszt §4370 – „Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej”, co było niezgodne z art. 24 ust. 1 uor, który mówi, że księgi rachunkowe winny być prowadzone rzetelnie i bezbłędnie.
3. Fakturę nr 02-07-2010 na kwotę 13.420,00 zł, zgodnie z dekretacją zakwalifikowano do zapłaty z § 6050. W dn. 30.07.2010 r. w związku z zwiększeniem planu na  § 6054, dokonano zmiany klasyfikacji wydatku. Fakt dokonania zmiany z § 6050 na § 6054,nie był potwierdzony „Poleceniem Księgowania”. Zgodnie § 3 ust. 3 „Instrukcji sporządzania obiegu i kontroli dokumentów”, stanowiącej załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora SP nr 51 z dn. 01.01.2009 r. w sprawie aktualizacji dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, dowodem księgowym „Polecenie księgowania”, winno się dokonać niniejszej zmiany. W ewidencji analitycznej konta 130 – „Rachunek Bieżący” (karty wydatków) w § 6050, nie ujęto ponadto zapłaty w/w faktury, a jedynie w § 6054, z datą księgowania 12.07.2010 r. Wg art. 16 ust. 1 zd. 1 uor, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej a zgodnie z art. 24 ust. 1- 2 uor, ewidencję należy prowadzić rzetelnie, bieżąco w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się ponadto w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany, na co wskazuje art. 23 ust. 1 zd. 1 uor.
4. Wszystkie poddane kontroli dowody księgowe (faktury, rachunki), nie zawierały daty zatwierdzenia kwoty do zapłaty przez Dyrektora SP nr 51, co uniemożliwiało ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty. Powyższe podważa stosowaną metodę kontroli dokumentów, ponieważ zgodnie z § 7 ust. 5 Zarządzenia Dyrektora SP nr 51 z dn. 04.06.2008 r. (załącznik nr 1), w sprawiewprowadzenia aktualizacji procedur kontroli finansowej, zatwierdzanie operacji finansowej polega na tym, że Dyrektor zatwierdza, przed ich realizacją, wszelkie operacje finansowe i gospodarcze związane z pozyskiwaniem i wydatkowaniemśrodków publicznych. Pieczątka stosowana w szkole w okresie poddanym kontroli, nie zawierała daty zatwierdzenia dokumentu do wypłaty.
5. Cześć objętych kontrolą dowodów księgowych, nie zawierała przyjętych w SP nr 51 oznaczeń (pieczątek) tj.: 3 faktury nie zawierały pieczątki potwierdzającej wpływ faktury/rachunku do SP nr 51, 7 faktur nie zawierało oznaczenia sposobu zapłaty zgodnie z przyjętym wzorem pieczątki („Zapłacono przelewem – przekaz elektroniczny dnia…podpis), a jej zastosowanie jest niezbędne przy nadzorze nad terminowym regulowaniem zobowiązań, 1. faktura nie zawierała pieczątki potwierdzającej sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym, która stanowi uzupełnienie do opisu faktury,  38 faktur nie zawierało oznaczenia: „Nie stosuje się przepisów ustawy z §….pkt … Zarządzenia nr…. Prezydenta Miasta”, ponadto 48 faktur nie zawierało klauzuli: „Nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych”, których zastosowanie wynika z potrzeb opisu pod kątem zamówień publicznych i są uzupełnieniem opisu merytorycznego. 29 faktur nie zawierało klauzuli: „Roboty, usługi oraz dostarczone towary wymienione na fakturze/ rachunku. Sprawdzono zgodność z umową/zleceniem nr… data…podpis…”, pozostałe faktury zawierały wskazane oznaczenie jednak bez daty lub numeru umowy/zlecenia. Powyższe naruszało zapisy Instrukcji Sporządzania Obiegu i Kontroli Dokumentów stanowiącej Załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora SP nr 51 z dn. 01.01.2009 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.

Według zapisów standardu nr 11– „Nadzór”, zawartego w części C – „Mechanizmy kontroli”, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W dokumentacji SP nr 51 znajdowały się umowy zawarte przez szkołę m.in. na sprzedaż i dostarczenie art. żywnościowych,zakup środków czystości, tonerów do drukarek, materiałówbiurowych,dostarczanie paliwa gazowego oraz zakup usług telekomunikacyjnych. W wyniku kontroli ustalono:

1. Umowa z dn. 29.01.2010 r. na artykuły biurowe na okres od 01.02.2010 r. do 31.12.2010 r.oraz umowa na konserwację do umowy monitoringu z dn. 01.07.2010 r. nie zostaływpisanedo rejestru umów. Powyższe było niezgodne z §3 ust. 4 lit. a-b, Zarządzenia Dyrektora SP nr 51 w sprawie procedur zawierania i prowadzenia ewidencji umów z dn. 01.09.2008 r.,wg którego umowęktóra otrzymała akceptację Radcy Prawnego należy zarejestrować w „Rejestrze umów kosztowych”.

Wynagrodzenia pracowników SP nr 51 naliczane były przez Specjalistę ds. płac. W wyniku kontroli wynagrodzeń 4. losowo wybranych pracowników SP nr 51, nie stwierdzono nieprawidłowości, a jedynie uchybienia. Pozostałe ustalenia:

1. Pracownikowi obsługi, w 2010 roku, miesięcznie wypłacano premię w wysokości od 20 % do 22%. W dokumentacji płacowej stwierdzono jeden wniosek, w którym nie wskazano przyczyny zwiększenia dodatku premiowego o 2% tj.: przyznano 22% (pismo z dn. 06.12.2010 r. – premia za grudzień 2010 r.). Wnioski premiowe dla pracowników obsługi sporządzał Kierownik administracyjno – gospodarczy, które zatwierdzał Dyrektor SP nr 51. Wg§ 10 Regulaminu premiowania pracowników ekonomiczno – administracyjnych i obsługi SP nr 51 w Szczecinie z dn. 30.11.2007 r.,środki powstałe w związku z nie przyznaniem premii w całości lub części mogą być przyznane na dodatkowe premie pracownikom zastępującym osoby nieobecne z powodu zwolnienia lekarskiego, pracownikom wykonującym dodatkowe czynności.

Akta osobowe pracowników SP nr 51 prowadzone były przez Specjalistę ds. kadr. Podczas analizy akt osobowych w zakresie objętym tematem niniejszej kontroli, 4. losowo wybranych pracowników SP nr 51, stwierdzono, że w jednostce nie były stosowane niektóre zapisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) w następującym zakresie:

1. w aktach osobowych wszystkich przeanalizowanych pracowników nie było potwierdzenia zapoznania się z „Regulaminem pracy”, obowiązującym w SP nr 51, co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 2 lit b) wymienionego rozporządzenia,
2. w aktach osobowych Głównego księgowego, stwierdzono brak oświadczenia o znajomości obowiązków nałożonych na Głównego księgowego sektora finansów publicznych w zakresie rachunkowości, finansów i kontroli wewnętrznej, co stało w sprzeczności z art. 53 ust. 2 uofp, wg którego Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, a przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Zakres ten podłączony był pod regulamin, niemniej zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. a) rozporządzenia, winien być również zamieszczony w aktach osobowych pracownika,
3. w aktach osobowych Głównego księgowego oraz szatniarki, nie było zamieszczonej informacji dotyczącej przyznania nagrody przez Dyrektora SP nr 51. Zgodnie z & 42 ust. 3 Regulaminu Pracy SP nr 51, odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.

Procedury dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń w SP nr 51 zawierały nieaktualną podstawę prawną (Regulamin premiowania pracowników ekonomiczno – administracyjnych i obsługi SP nr 51, Regulamin przyznawania nauczycielom dodatków motywacyjnych (premiowania) w SP nr 51, Regulamin przyznawania nagród Dyrektora SP nr 51 dla nauczycieli za ich osiągnięcia dydaktyczno – wychowawcze, Regulamin Funduszu Świadczeń Socjalnych SP nr 51)

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że:

1. w SP nr 51 prowadzono księgi inwentarzowe środków trwałych. W księdze dokonywano poprawek poszczególnych zapisów za pomocą korektora oraz zamazywania, co uniemożliwiało odczytanie pierwotnego zapisu. Przy korektach poszczególnych pozycji nie stawiano parafki osoby dokonującej poprawki oraz daty, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
2. Na arkuszach spisu z natury tj.: materiałów, artykułów biurowych, środków czystości, nie było zapisu: „spis zakończono na pozycji nr…”. Wg § 4 ust. 5 lit. f) Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych (Załącznik nr 3 do Zarządzenia Dyrektora z dn. 01.01.2009 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości) grupa spisowa po dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszu umieszcza na nim powyższą adnotację.
3. Protokoły z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych nie były zatwierdzane przez Dyrektora SP nr 51, a według § 4 ust. 10 w/w Instrukcji, protokół z rozliczenia różnic winien być zatwierdzony przez Dyrektora.
4. SP nr 51, wysyłała informację do poszczególnych kontrahentów o stanie salda na dzień 31.10.2010 r. (konto 201 – RDW). Do kontrahentów których stan należności na dzień 31.12.2010 r. wynosił 0,00 zł, nie wysyłano potwierdzenia, a jedynie przeprowadzano rozmowy telefoniczne z których sporządzano notatki służbowe, co stało w sprzeczności z § 2 ust. 2 lit. b - c Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych (Załącznik nr 3 do Zarządzenia Dyrektora z dn. 01.01.2009 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości), gdzie do obowiązków pracowników księgowości należało m.in. przygotowanie i wysłanie do odbiorców potwierdzeń sald, przyjęcie i weryfikacja potwierdzeń sald otrzymanych od kontrahentów. Według § 5 ust. 4 w/w Instrukcji, należy ponadto dołożyć maksimum starań, aby uzgodnienie salda było skuteczne.
5. Na koncie 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (ZFŚS), u 2. kontrahentów, na dzień 31.12.2010 r. wystąpiło saldo w wysokości 1.500,00 zł. Według informacji przygotowanej przez Specjalistę ds. budżetu, na dzień 31.12.2010 r. oraz protokołu weryfikacji sald konta 201 - ZFŚS na 31.12.2010 r., saldo konta wynosiło – 0,00 zł. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz art. 18 ust. 1 uor,konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dlarozrachunków z kontrahentami. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, które powinno być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
6. Kierownik Administracyjno – Gospodarczy, prowadził kartoteki „W” Magazyn Wyda, które sporządzane były dla poszczególnych odbiorców materiałów – imiennie. Wszystkie kartoteki „W” dotyczące 2010 r., nie zawierały: pieczęci nagłówkowej SP nr 51, dowodu dostawy (numeru i daty), nr zamówienia – jeżeli występuje. Kierownik administracyjno – gospodarczy na podstawie ww. dokumentu wydawał materiały. Na potwierdzenie odbioru, osoba odbierająca materiał składała podpis lub nieczytelną parafkę, co uniemożliwiało potwierdzenie autentyczności podpisu, nie wpisywano również daty odbioru.
7. Intendent SP nr 51, zgodnie z postanowieniem§4 zakresu obowiązków
    i uprawnień z dn. 01.09.2005 r., był uprawniony do załatwiania spraw żywieniowych w zakresie dokumentacji i spraw organizacyjnych. Intendent odpowiedzialny był za prowadzenie kartotek „ilościowo – wartościowych” artykułów spożywczych. Kontroli nie przedstawiono w/w kartotek za 2010 r. Zgodnie z wyjaśnieniem udzielonym w dn.13.09.2010 r., Intendent potwierdził, iż kartoteki niszczył po okresie rozliczeniowym. Według ust. 1 części V – „Przechowywanie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych” Załącznika nr 4 do Zarządzenia Dyrektora z dn. 01.01.2009 r. w sprawie aktualizacji dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób oraz chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wg art. 74 ust. 2 pkt 7 – 8 uor, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty przechowuje się co najmniej przez okres 5 lat.

Według zapisów części D – „Informacja i komunikacja”, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, system komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. Efektywny system komunikacji  powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. sporządzanie, ewidencję i kontrolę dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i procedurami wewnętrznymi,
2. każdorazowe zawieranie umów na najem pomieszczeń szkoły, podpisywanie przez Dyrektora zgodnie z przyjętymi procedurami, egzekwowanie zapisów zawartych w umowach oraz bieżącą aktualizację cenników dotyczących stawek za wynajem,
3. rejestrowanie zawieranych umów, zgodnie z przyjętymi przez SP nr 51 procedurami,
4. ewidencję oraz dochodzenie odsetek od nieterminowego regulowania należności oraz terminowe regulowanie zobowiązań własnych,
5. przegląd akt osobowych pracowników szkoły, celem ich uporządkowania i uzupełnienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6. każdorazowe wysyłanie do kontrahentów potwierdzeń sald oraz ich weryfikację na koniec roku,
7. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 51, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, sporządzania obiegu i kontroli dokumentów, wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami.