Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

W 11.2012 r., Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził w Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Integracyjnymi, al. Wojska Polskiego 119 w Szczecinie, zw. dalej LOzOI kontrolę w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2011 r. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole
z kontroli podpisanym w dniu 12.12.2012 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25.01.2013 r.

Kontrola, pomimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenia proces gospodarowania ZFŚS w 2011 r. Uchybienia dotyczyły przede wszystkim nieuwzględniania sytuacji życiowej w przypadku świadczeń dot. zwiększonych wydatków socjalno-bytowych w okresie świąt i dopłat do wypoczynku oraz sytuacji materialnej i życiowej w przypadku paczek dla dzieci, wypłat świadczeń w wysokości przekraczającej maksymalne kwoty określone Regulaminem ZFŚS (ocena pozytywna z uchybieniami).

Środki finansowe dostępne w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zw. dalej ZFŚS w 2011 r. wyniosły 286.857,78 zł (w tym odpisy, środki finansowe pozostałe z poprzedniego okresu, wpływy ZFŚS) z czego wydatkowano 202.597,53 zł. Na rachunku bankowym ZFŚS na koniec 2011 r. pozostało 84.260,25 zł.

Kontrola wykazała, że wszystkie przyznane świadczenia dotyczące zwiększonych wydatków socjalno-bytowych w okresie świąt oraz dofinansowania do wypoczynku nie były uzależnione od sytuacji życiowej wnioskujących co było niezgodne
z podstawową zasadą wykorzystywania środków funduszu określoną w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r.
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.), zw. dalej u.z.f.ś.s, stanowiącą,
że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej
i materialnej osoby uprawnionej. Brak było jednocześnie stosownego uzasadnienia w składanych wnioskach przez osoby uprawnione, np. w formie oświadczeń składanych przez osoby uprawnione.

Przyznane świadczenia w formie paczek okolicznościowych dla dzieci nie były natomiast uzależnione od sytuacji życiowej oraz materialnej osób uprawnionych. Paczkę na osobę ustalono w jednakowej wysokości 100 zł na dziecko, co było niezgodne z wyżej cytowanym art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s., z uwagi na określony w nim związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia a łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej.

            Stwierdzono, że w 4. na 53 przypadki przyznanych świadczeń w zakresie dopłat do wypoczynku oraz w 1. na 68 przypadków przyznanych świadczeń w zakresie zwiększonych wydatków socjalno-bytowych w okresie świąt, kwoty przyznane
i wypłacane osobom uprawnionym przekraczały maksymalne kwoty wynikające z załącznika nr 1 do Regulaminu ZFŚS (Zarządzenie Dyrektora nr 245/2009 z dnia 02.04.2009 r. zmienione Zarządzeniami Dyrektora nr 269 i 270 z dnia 25.03.2010 r. oraz 321 z dnia 16.11.2011 r.). Załącznik nr 1 do przedmiotowego regulaminu określał maksymalne wysokości dopłat
z funduszu w zależności od wysokości dochodów przypadających na jednego członka gospodarstwa domowego. Kwoty przekroczenia wynosiły od 3,64 zł do 50 zł na osobę.

            Stwierdzono ponadto, że w 14. na 61 przypadków przyznanych i wypłaconych dla emerytów świadczeń finansowych
z ZFŚS przekazanych zostało w formie przekazu pocztowego, pomimo braku pisemnej zgody osób, którym świadczenie zostało przyznane na potrącanie z ogólnej kwoty przyznanego świadczenia kosztów związanych z przekazem pocztowym. Według art. 10 u.z.f.ś.s. środkami funduszu administruje pracodawca, co oznacza także obowiązek zapewnienia techniczno-organizacyjnej obsługi funkcjonowania funduszu. Koszty ponoszone w związku z administrowaniem środków ZFŚS (w tym opłaty i prowizje pobierane przez bank za prowadzenie wyodrębnionego rachunku środków ZFŚS i dokonywanie za jego pośrednictwem rozliczeń, koszty przelewów jak i koszty związane z przekazem pocztowym w przypadku przekazywania świadczeń w tej formie), zaliczane są do kosztów działalności jednostki w momencie ich poniesienia. Przyznane przez dyrektora LOzOI świadczenia, po spełnieniu przez wnioskodawców warunków określonych w Regulaminie ZFŚS, winny być wypłacane w pełnej wysokości, a w przypadku przesyłania świadczenia w formie przekazu pocztowego, należy uzyskać zgodę na potrącanie z przyznanych im świadczeń kosztów przekazu. W przeciwnym wypadku koszty takie obciążają pracodawcę. Koszty te w zależności od wysokości przyznanego świadczenia wyniosły od 7,13 zł do 14,06 zł. Ogólny koszt przekazów pocztowych dla 14 osób wyniósł 152,98 zł. Należy podkreślić jednocześnie, iż Regulamin ZFŚS nie określał w swoich zapisach możliwych form wypłaty świadczeń socjalnych.

            Stwierdzono jednocześnie, że świadczenia z tyt. zwiększonych wydatków socjalno-bytowych w okresie świąt oraz z tyt. dopłat do wypoczynku dzieci wypłacone jednej osobie uprawnionej, pomniejszone zostały odpowiednio o kwotę 517 zł (43,13% przyznanego świadczenia) oraz 155 zł (50% przyznanego świadczenia) w związku z wystawieniem przez Komornika Sądowego przy Sądzie Rejonowym w Kamieniu Pomorskim tytułu zajęcia. Powyższe dokonano, pomimo, iż przedmiotowy tytuł nie wskazywał w swych zapisach możliwości dokonania potrąceń ze świadczeń przyznawanych z ZFŚS. Powyższy dokument dotyczył jedynie zajęcia wynagrodzenia za pracę oraz wierzytelności zasiłku chorobowego. Podkreślić należy, że świadczenia socjalne nie mają charakteru wynagrodzenia. Pomoc socjalna ma bowiem charakter uznaniowy ze względu na obowiązek stosowania przy jej przyznawaniu pozawynagrodzeniowych, wyłącznie socjalnych kryteriów, zawartych w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s. Należy zaznaczyć jednocześnie, że zgodnie z § 108 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 marca 1968 r. w sprawie czynności komorników (Dz. U. nr 10, poz. 52 ze zm.), dokonując zajęcia wynagrodzenia za pracę komornik winien zaznaczyć, że zajęcie obejmuje nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również i wynagrodzenie za prace zlecone, dodatki do wynagrodzenia, nagrody i premie związane ze stosunkiem pracy, zysk i udział w funduszach, pozostających
w związku z zatrudnieniem, oraz wszelkie inne dochody, jakie uzyskiwane są w ramach stosunku pracy.

            W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających:

1. Uzależnianie przyznawanie ulgowych świadczeń oraz dopłat z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych.

2. Przyznawanie świadczeń socjalnych w wysokościach nieprzekraczających kwoty maksymalne ustalone Regulaminem ZFŚS.

3. Uzyskanie zgody na potrącanie kosztów przekazu pocztowego od osób wnioskujących o zapomogę, lub pokrywanie kosztów przekazu z budżetu szkoły.

4. Niedokonywanie potrąceń ze świadczeń socjalnych w sytuacji wystawienia przez komornika tytułu zajęcia dot. wyłącznie wynagrodzeni