Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w 12.2012 r. kontrolę w VI Liceum Ogólnokształcącym przy ul. Jagiellońskiej 41 w Szczecinie (zw. dalej VI LO) w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/49/11 przeprowadzonej przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin
w 2011 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/49/12 podpisanym w dniu 14 grudnia 2012 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01 lutego 2013 r.

W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04 lipca 2011 r. Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi VI LO:

1. ewidencję i kontrolę dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami,
2. obciążanie kontrahentów odsetkami ustawowymi za nieterminowe płatności,
3. uzupełnienie akt osobowych pracowników,
4. dokumentowanie zamówień do 14.000 euro zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5. regulowanie płatności szkoły zgodnie z obowiązującymi terminami i przepisami,
6. uzupełnienie, aktualizację i uzgodnienie co do treści wspólnych obowiązujących w szkole procedur.

W toku kontroli wykonania zalecenia nr 1 ustalono, że zostało ono zrealizowane jedynie w części.

Stwierdzono, że począwszy od 2012 r. faktury zakupu, których płatność realizowana jest w formie gotówkowej ewidencjonowane są na koncie zbiorczym 201-15-801-80120-4210-09 – Dostawcy incydentalni. Dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika ewidencjonowane były w I półroczu 2012 r. poprawnie, tj. na koncie 221 i § 097 – Wpływy z różnych dochodów, a dochody z wpłat za wydane dokumenty szkolne - na § 069 – Wpływy z różnych opłat. Kontrola list płac sporządzonych w I półroczu wykazała, że wszystkie listy zawierały podpis potwierdzający wykonanie kontroli merytorycznej.
W dniu 25.05.2012 r. opracowana została aktualna kalkulacja kosztów wynajmu powierzchni w budynku szkoły oraz kalkulacja kosztów wynajmu hali sportowej. W 2012 r. wprowadzony został obowiązek ewidencjonowania wpływu do szkoły zewnętrznych dokumentów finansowo – księgowych. W księgach rachunkowych szkoły za 2010 r. zaewidencjonowane zostały
3 faktury dotyczące 2009 r., co było niezgodne z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. W księgach rachunkowych szkoły za styczeń 2012 r. ponownie stwierdzono,
że zaewidencjonowane zostały 3 faktury dotyczące kosztów 2011 r. na kwotę ogółem 17.485,57 zł pomimo, że ówczesny Dyrektor VI LO Zarządzeniem Nr 1/2011 r. w sprawie polityki rachunkowości i jej dokumentowania z dnia 01.01.2011 r. wprowadził zapis o treści: „Przychody i koszty ujmowane są w księgach rachunkowych roku, którego dotyczą.” (pkt I.16 Zarządzenia). Wyjaśnienia Głównego księgowego, według których w momencie księgowania faktur nieznane były jeszcze zalecenia pokontrolne, nie znajdują uzasadnienia wobec wymienionej nowelizacji zapisów obowiązującej w szkole polityki rachunkowości od 01.01.2011 r.

Ustalono, że w skład komisji, która podpisała protokół z inwentaryzacji kasy przeprowadzonej na dzień 31.12.2011 r. nie wchodził już kasjer, co miało miejsce przy inwentaryzacji na 31.12.2010 r. W toku kontroli przeprowadzonej za 2010 r. stwierdzono, że w dokumentacji szkoły nie było potwierdzenia przeprowadzenia spisu druków ścisłego zarachowania oraz magazynu gospodarczego według stanu na 31.12.2010 r. Na dzień 31.12.2011 r. inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania udokumentowana została w protokole z inwentaryzacji kasy jednakże, z uwagi na stan „zerowy” magazynu, nie sporządzono protokołu z inwentaryzacji magazynu gospodarczego. Powyższe stało w sprzeczności z art. 27 ust. 1 uor, według którego przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy m.in. odpowiednio udokumentować.

W toku kontroli stwierdzono, że również zalecenie nr 2 zostało zrealizowane jedynie częściowo. W 2012 r. noty odsetkowe wystawiono tylko w przypadku 2. z 10. kontrahentów, którzy regulowali płatności na rzecz szkoły po terminie wskazanym
w umowach lub fakturach. Stało to w sprzeczności z zapisami § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału
w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Stwierdzono ponadto, że wymienione noty odsetkowe zostały zaewidencjonowane pod wyciągami bankowymi, z pominięciem konta rozrachunkowego zespołu 2, co było niezgodne z opisem do konta 201 zawartym w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia
w sprawie zasad rachunkowości. Z kolei same wyciągi bankowe, pod którymi zaewidencjonowane zostały noty odsetkowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli,zgodnie z procedurami obowiązującymi w szkole oraz wskazań dekretacyjnych
i podpisu osoby odpowiedzialnej za nie, co stało w sprzeczności z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy winien zawierać wymienione elementy. Do wyciągów załączony był wydruk dowodu systemowego zawierający księgowania dowodu i podpisy: Głównego księgowego jako sporządzającego oraz Dyrektora. Powyższy sposób postępowania
z dokumentami – odmienny od stosowanego w 2010 r. - nie został jednak uregulowany w obowiązujących w szkole procedurach.

Kontrola realizacji zalecenia nr 3 wykazała, że akta osobowe pracowników zostały uzupełnione o powierzenie obowiązków, potwierdzenie zapoznania się pracowników z Regulaminem pracy oraz potwierdzenie przyznania pracownikowi wynagrodzenia i dodatku motywacyjnego. Nieuzupełnione pozostały jedynie akta pracownika, z którym stosunek pracy został rozwiązany i pracownika długotrwale nieobecnego.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej 1. przypadku jaki wystąpił w 2012 r. w zakresie zamówienia do 14 tysięcy euro nie stwierdzono nieprawidłowości, czym wypełniono zalecenie nr 4.

W ramach kontroli realizacji zalecenia nr 5, kontroli poddano płatności szkoły z tytułu składek ZUS od stycznia do maja 2012 r. W toku kontroli nie stwierdzono przypadków regulowania płatności po terminie. W księgach szkoły za I półrocze 2012 r. zaewidencjonowane były jedynie odsetki w kwocie 225,00 zł, zapłacone z tytułu nieterminowego uregulowania płatności składek z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego za grudzień 2010 r.

Kontrola realizacji zalecenia nr 6, według którego należało uzupełnić, zaktualizować i uzgodnić co do treści wspólnych obowiązujące w szkole procedury wykazała, że obowiązujące w szkole „Zasady (polityka) rachunkowości” uzupełnione zostały o opis kont występujących w jednostce oraz o wersje użytkowanych programów. W dalszym ciągu zasady nie zawierały jednak szczegółowo opisanych okresów sprawozdawczych dla sprawozdań budżetowych i finansowych. Było to niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, zawierającą m.in. określenie okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego.

W szkole opracowana została nowa „Instrukcja o sporządzaniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowo – finansowych”,
w której m.in. opisanych zostało 17 rodzajów dowodów występujących w jednostce. W §5 i 6 instrukcji omówiona została kontrola merytoryczna oraz formalno rachunkowa, ale bez wskazania osób odpowiedzialnych za ich przeprowadzanie. Osoby odpowiedzialnej za kontrolę formalną i rachunkową nie wskazano również w nowej „Procedurze kontroli dokumentów księgowych i wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.”

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi VI LO:

1. Ewidencjonowanie faktur zakupu w roku obrotowym, którego dotyczą.
2. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z art. 27 ust. 1 uor.
3. Naliczenie odsetek ustawowych kontrahentom, którzy uregulowali należności szkoły po terminie płatności wskazanym w umowach lub fakturach, a także bieżące obciążanie kontrahentów odsetkami ustawowymi za nieterminowe płatności.
4. Uzupełnienie obowiązujących w szkole „Zasad (polityki) rachunkowości” o opis dotyczący okresów sprawozdawczych dla sprawozdań budżetowych i finansowych.
5. Uzupełnienie „Instrukcji o sporządzaniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowo – finansowych” oraz „Procedur kontroli dokumentów księgowych i wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków” o wskazanie dotyczące osób odpowiedzialnych za poszczególne rodzaje kontroli.