Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 12.2012-01.2013 r. przeprowadził kontrolę
w Szkole Podstawowej Nr 51 przy ul. Jodłowej 21 w Szczecinie, zw. dalej SP 51, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/34/11 przeprowadzonej przez WKiAW w 2011 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/54/12 podpisanym w dniu 09.01.2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01.02.2013 r.

W wystąpieniu pokontrolnym (znak: WKiAW/II/UW/1711/517/2011z dn. 26.10.2011r.) Prezydent Miasta Szczecin zalecił kontrolowanemu:

1. Sporządzanie, ewidencję i kontrolę dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
i procedurami wewnętrznymi.

Kontrola wykazała, że realizowano w/w zalecenie bez uwag. W szczególności ustalono, że w okresie poddanym kontroli
tj.: II połowie 2012 r.:

- korekty zapisów dokonywanych w księgach inwentarzowych zawierały datę i parafkę osoby do tego upoważnionej,

-  wszystkie poddane kontroli arkusze spisu z natur (3. sztuki - materiały biurowe, środki czystości, materiały dla konserwatora) zawierały klauzulę „zapis zakończono na pozycji nr …”,

- protokoły z różnic inwentaryzacyjnych (3 szt.) były zatwierdzone przez Dyrektora SP nr 51,

- druki „W” Magazyn wyda (10 szt.), dowodów wpłat do kasy (KP- 1 szt.) oraz raport kasowy (1. szt.)  sporządzone były zgodnie z przyjętymi w SP nr 51 procedurami,

- prowadzono kartoteki ilościowo – wartościowe artykułów spożywczych,

- faktury zakupu (2.szt.) zawierały daty zatwierdzenia kwoty do zapłaty przez Dyrektora SP nr 51 oraz oznaczenia (pieczątki) wymagane obowiązującą w szkole Instrukcją sporządzania obiegu i kontroli dokumentów.

2. Każdorazowe zawieranie umów najmu pomieszczeń szkoły, ich podpisywanie przez Dyrektora zgodnie z przyjętymi procedurami, egzekwowanie zapisów zawartych w umowach oraz bieżącą aktualizację cenników dotyczących stawek za wynajem.

Ustalono, że Dyrektor SP nr 51 z dniem 26.03.2012 r. wprowadził Procedurę jednorazowego wynajmu pomieszczeń SP nr 51, w której wskazano iż najem odbywa się na podstawie wniosku, w którym należy podać m.in. termin (datę i czas trwania) przewidywanego najmu oraz dane potrzebne do wystawienia faktury VAT. W II półroczu 2012 r. Dyrektor SP nr 51 dwukrotnie wynajął pomieszczenia szkoły zgodnie z w/w procedurą.

Zarządzeniem nr 8/2012 z dn. 04.09.2012 r. ustalono stawki regularnego (cyklicznego, umownego) wynajmu pomieszczeń szkolnych w części dydaktycznej budynku. Cennik został zaktualizowany zgodnie z zaleceniem. Dyrektor SP nr 51 Zarządzeniem nr 45/2011 (nr wpisano odręcznie ołówkiem) z dnia 27.12.2011 r. ustalił ponadto stawki za jednorazowe wynajmy pomieszczeń szkolnych w części dydaktycznej budynku.

Wszystkie  poddane kontroli umowy najmu (10 szt.) zawierały zatwierdzenie formalno - prawne radcy prawnego UM, dokumenty wymagane zapisami tych umów oraz były podpisane przez Dyrektora SP nr 51 oraz kontrahenta.

3. Rejestrowanie zawieranych umów zgodnie z przyjętymi przez SP nr 51 procedurami.

W okresie poddanym kontroli (II półrocze 2012 r.) do rejestru umów wpisano 2. umowy (kosztowe). Wpisów w ewidencji dokonywał Główny księgowy SP nr 51 zgodnie z przyjętymi w SP nr 51 procedurami.

4. Ewidencję oraz dochodzenie odsetek od nieterminowego regulowania należności oraz terminowe regulowanie zobowiązań własnych.

Dyrektor SP nr 51 Zarządzeniem z dn. 30.09.2011 r. wprowadził procedury windykacji wierzytelności cywilnoprawnych (ze zm.), które miały na celu usprawnienie terminowego ściągania należności, dochodzenia roszczeń spornych oraz terminowego regulowania zobowiązań.

Kontroli poddano losowo wybrane 2. noty odsetkowe wystawione przez szkołę w II półroczu 2012 r. oraz 1. notę odsetkową wystawioną przez szkołę w II półroczu 2011 r. W toku kontroli ustalono, że szkoła ustaliła, naliczyła i zaewidencjonowała odsetki ustawowe za nieterminowe regulowanie należności. Zgodnie §4 ust. 2 Zarządzenia z dn. 30.09.2011 r. w sprawie wprowadzenia procedury windykacji wierzytelności cywilnoprawnych, pracownicy księgowości przedstawiali Dyrektorowi SP nr 51 i Głównemu księgowemu SP nr 51 informację o stanie należności i zobowiązaniach. Kontroli poddano 4. losowo wybrane informacje o należnościach i zobowiązaniach sporządzonych przez pracowników księgowości. Zalecenie
w powyższym zakresie zostało zrealizowane bez uwag.

W toku kontroli wykonania zalecenia dotyczącego terminowego regulowania zobowiązań własnych ustalono, że zostało ono zrealizowane jedynie w części. Kontrola wykazała, że w dn. 22.02.2012 r. szkoła został obciążona odsetkami ustawowymi (nota odsetkowa nr 0000010037 z dnia 09.02.2012 r.) za nieterminowe uregulowanie zobowiązań w wysokości 19,63 zł
(Fa VAT nr 75254/11/NR/11 z dn. 01.12.2011 r. na kwotę 49324,00 zł oraz FA VAT nr 75253/11/NR/11 z dn. 01.12.2011 r. na kwotę 25937,35 zł), których zapłata nie była wynikiem zawinionego działania jednostki kontrolującej. Główny księgowy SP
nr 51 w dn. 29.02.2012 r. (Wb nr 38) zwrócił z własnych środków na konto SP nr 51 kwotę zapłaconych odsetek.

5. Przegląd akt osobowych pracowników szkoły, celem ich uporządkowania i uzupełnienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kontrola realizacji powyższego zalecenia wykazała, że akta osobowe pracowników zostały uporządkowane i uzupełnione.

6. Każdorazowe wysyłanie do kontrahentów potwierdzeń sald oraz ich weryfikację na koniec roku.

Dyrektor SP nr 51 Załącznikiem nr 3 do zarządzenia z dn. 25.10.2011 r. w sprawie aktualizacji dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości wprowadził Instrukcję w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych. W §3 w/w Instrukcji wprowadzono tabelę określającą częstotliwość oraz metody przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów. W tabeli wskazano m.in., że do dnia 31 października oraz 31 grudnia corocznie należy potwierdzać salda (należności z tytułu dostaw i usług). Kontroli poddano okresy: 30 października 2012 r. oraz 31 grudnia 2011 r. Zgodnie z przyjętą Instrukcją w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych, pracownicy szkoły wysyłali do kontrahentów potwierdzenia sald oraz dokonywali ich weryfikacji. W związku z powyższym zrealizowano zalecenie bez uwag. 

7. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 51 dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, sporządzania, obiegu
i kontroli dokumentów, wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ustalono, że została zaktualizowana dokumentacja SP nr 51 dotyczącazasad (polityki) rachunkowości, sporządzania obiegu i kontroli dokumentów, wynagrodzeń oraz udzielania zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ponadto Aneksem nr 1 z dnia 01.10.2011 r. do Zarządzenia Dyrektora SP nr 51 w sprawie naliczania odsetek ustawowych od nieterminowego regulowania należności wykreślono zapis dotyczący ograniczenia kwotowego do naliczania odsetek ustawowych (kwota10,00 zł).