Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 06-07.2012 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Kultury Urzędu Miasta Szczecin zw. dalej Wydziałem Kultury w zakresie rozliczenia dotacji udzielonych Stowarzyszeniu w związku z realizacją zadań w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji w latach 2010 r.- 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały
w protokole kontroli P/12/12 złożonym w dniu 03.07.2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.10.2012 r.

Kontrola pozytywnie ocenia, pomimo stwierdzonych uchybień (ocena pozytywna z uchybieniami) rozliczenie przez Wydział Kultury (poprzednio Wydział Kultury i Ochrony Zabytków) Urzędu Miasta Szczecin, dotacji przyznanych w latach 2010 - 2011 r. Stowarzyszeniu w kwocie 215.000,00 zł oraz 255.000,00 zł. Stwierdzone w toku kontroli uchybienia dotyczyły przede wszystkim rozliczenia dotacji za 2010 r. Pozytywnie należy natomiast ocenić wyeliminowanie większości błędów przy rozliczeniu dotacji za 2011 r. Powyższą ocenę uzasadnia akceptacja przez Wydział Kultury sprawozdań z wykonania zadania publicznego pomimo niżej wymienionych uchybień.

W latach 2010 i 2011 Gmina Miasto Szczecin przyznała dotacje dla Stowarzyszenia na wsparcie realizacji zadania w sferze kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji, a w szczególności na przygotowanie i realizację Międzynarodowego Festiwalu w łącznej kwocie 470.000,00 zł. Przekazanie środków nastąpiło na podstawie umowy o wykonanie zadania publicznego z dnia 9 lutego 2010 r.
(zw. dalej umową z 2010 r.) oraz umowy z dnia 4 marca 2011 r. (zw. dalej umową z 2011 r.).

W toku kontroli ustalono, iż Dyrektor Wydziału Kultury zaakceptowała sprawozdania częściowe z realizacji zadania publicznego z dnia 31 maja 2010 r., 12 października 2010 r. oraz  końcowe z dnia 28 stycznia 2011 r., pomimo uchybień występujących w dokumentacji załączonej do rozliczenia dotacji, w tym:

1. do faktur i rachunków dołączonych do sprawozdań z rozliczenia dotacji z 2010 r., za promocję oraz reklamę, nie było załączonych kopii dokumentów, potwierdzających zrealizowane wydatki (np.: ulotki, plakaty oraz ogłoszenia zamieszczane
   w prasie). Do faktur za usługi transportowe (taxi) nie dołączono z kolei rozliczenia podróży tj.: trasy przejazdu, ilości km oraz list osób korzystających z przewozów. Faktury za usługi gastronomiczne nie zawierały natomiast list osób korzystających
   z posiłków, a na fakturach za zakup biletów lotniczych nie zamieszczono informacji o dacie i trasach przelotów. Powyższe było niezgodne z pkt 4 pouczenia dołączonego do ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207), zw. dalej rozporządzeniem
   w sprawie wzorów dokumentów z realizacji zadania publicznego, według którego do sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji). Brakujące dowody zostały dostarczone przez Prezesa Stowarzyszenia podczas kontroli,
2. dołączony do sprawozdania rachunek nr 1/10 z dn. 22.02.2010 r. na kwotę 450,00 zł (finansowany ze środków własnych Stowarzyszenia) wystawiony za projekty graficzne, dołączony do sprawozdania, nie zawierał danych odbiorcy
   tj. Stowarzyszenia. W trakcie weryfikacji finansowej załączonych do sprawozdania dokumentów, Wydział Kultury nie zwrócił uwagi na fakt iż powyższy dokument zawierał niekompletne dane, a tym samym nie zweryfikował czy przedstawiony rachunek dotyczył zobowiązań Stowarzyszenia. Według § 9 ust. 6 umowy z 2010 r., Stowarzyszenie zobowiązane było dołączyć do sprawozdania kopie faktur, rachunków oraz dowodów wpłat dokumentujących pokrycie koszów realizacji zadania
   z przyznanej dotacji oraz ze środków własnych. Podczas kontroli Prezes Stowarzyszenia dostarczył dokument zawierający brakujące dane,
3. rachunki dołączone do sprawozdań z rozliczenia dotacji, wystawione przez artystów z zagranicy (honorarium za koncerty), wyrażone były w walucie obcej. Z opisów zamieszczonych na 3. dowodach nie wynikało dokładnie jaki kurs Stowarzyszenie przyjmowało do przeliczania ich wartości na złotówki. Według wyjaśnień Prezesa Stowarzyszenia do przeliczania
   ww. wartości przyjmowano: ”(…) kurs średni ogłoszony dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień zapłaty oraz wystawienia faktury.” Przyjęte kursy nie odpowiadały jednak kursom wskazanym przez Narodowy Bank Polski, co było niezgodne z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), według którego, wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień,
4. na 21. fakturach  dołączonych do sprawozdania częściowego za okres od 01.05.2010 r. do 30.09.2010 r., nie było zamieszczonej informacji dotyczącej w jakiej części zostały one pokryte z dotacji, a w jakiej ze środków własnych Stowarzyszenia. Wymienione dowody nie zawierały ponadto wskazania do jakiej kategorii wydatków dany dokument został zakwalifikowany. Powyższe było niezgodne z pkt 3 pouczenia dołączonego do rozporządzenia w sprawie wzorów dokumentów z realizacji zadania publicznego, według którego każda z faktur winna zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów.

Kontrola wykazała również, że w 2010 r. Dyrektor Wydziału Kultury zaakceptowała sprawozdania z realizacji zadania, pomimo braku aneksu do umowy zmieniającego harmonogram realizacji zadania pod kątem miejsc organizacji koncertów i warsztatów muzycznych. Organizowane w ramach zadania koncert i warsztaty muzyczne odbywały się bowiem w miejscach innych niż wskazanych w harmonogramie (1. koncert festiwalowy oraz późniejsze warsztaty). Powyższe naruszało §1 ust. 1 oraz §15 ust. 2 umowy z 2010 r. według których Zleceniobiorca zobowiązał się wykonywać zadanie w zakresie i na warunkach określonych
w umowie, której integralną część stanowi oferta realizacji zadania publicznego (zawierająca harmonogram), a zmiany zakresu rzeczowego, harmonogramu oraz kosztorysu realizacji zadania wymagają zgody Zleceniodawcy wyrażonej w formie pisemnej
w postaci aneksu, pod rygorem nieważności. W sprawozdaniu końcowym stwierdzono ponadto błąd formalny polegający na wskazaniu przez Stowarzyszeniemiejsca realizacji listopadowych warsztatów muzycznych w innym miejscu niż podane
w harmonogramie

Ustalono, iż  Dyrektor Wydziału Kultury zaakceptowała sprawozdanie częściowe z realizacji zadania publicznego z dnia 16 czerwca 2011 r. oraz końcowe z dnia 30 stycznia 2012 r., pomimo że do faktur, rachunków za promocję oraz reklamę, załączonych do sprawozdań (częściowego oraz końcowego) z rozliczenia dotacji za 2011 r., nie było dołączonych kopii dokumentów, potwierdzających zrealizowane wydatki (np.: ulotki, plakaty oraz ogłoszenia zamieszczane w prasie), co było niezgodne z ww. pkt 4 pouczenia dołączonego do rozporządzenia w sprawie wzorów dokumentów z realizacji zadania publicznego. Podczas kontroli Prezes Stowarzyszenia dostarczył brakujące dowody.

Kontrola wykazała również, że Dyrektor Wydziału Kultury w 2011 r. zaakceptowała sprawozdania z realizacji zadania, pomimo braku aneksu do umowy zmieniającego harmonogram realizacji zadania pod kątem miejsc organizacji koncertów i warsztatów muzycznych. Organizowane w ramach zadania koncerty i warsztaty muzyczne odbywały się bowiem w miejscach innych niż wskazane w harmonogramie przez Stowarzyszenie (2. koncerty festiwalowe oraz 4. warsztaty). Powyższe naruszało §1 ust. 1 oraz §15 ust. 2 umowy z 2011 r. według których Zleceniobiorca zobowiązał się wykonywać zadanie w zakresie i na warunkach określonych w umowie, której integralną część stanowi oferta realizacji zadania publicznego (zawierająca harmonogram), a zmiany zakresu rzeczowego, harmonogramu oraz kosztorysu realizacji zadania wymagają zgody Zleceniodawcy wyrażonej w formie pisemnej w postaci aneksu, pod rygorem nieważności.

Ustalono ponadto, że w 2010 r. w  przypadku  26. dokumentów oraz w 2011 r. w przypadku 1. dokumentu, Stowarzyszenie regulowało swoje zobowiązania (faktury/rachunki) z innego rachunku bankowego niż wskazanego w umowie. W sumie w latach 2010 -2011 Stowarzyszenie dokonało płatności z innego rachunku bankowego na łączną kwotę 33.316,83 zł, w tym z dotacji 28.665,83 zł. Zawarta umowa w 2010 r. jak i w 2011 r. nie regulowała kwestii związanych z zapłatą zobowiązań ponoszonych przez Stowarzyszenie z innego rachunku bankowego niż wskazanego do przekazania dotacji (§ 2 ust. 2 ww. umów). Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, iż zgodnie z zapisem zawartym w § 2 ust. 3 ww. umów, dysponent zobowiązał Stowarzyszenie do utrzymania wskazanego wyżej rachunku bankowego do chwili dokonania ostatecznych rozliczeń. Jeżeli intencją dysponenta było aby beneficjent dokonywał płatności jedynie za pośrednictwem wskazanego w umowie rachunku należy jednoznacznie określić tego typu zobowiązanie w zapisach umowy.

Wg standardu kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 11 – Nadzór, zawartego w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz.84), należy prowadzićnadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości. W szczególności ustalono, że:

• środki finansowe przekazane Stowarzyszeniu w latach 2010-2011 zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem
  tj. wsparcie realizacji zadania w sferze kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji, a w szczególności na przygotowanie
  i realizację Międzynarodowego Festiwalu,
• wykorzystanie środków finansowych z dotacji w latach 2010 i 2011 nastąpiło w terminach zgodnych za zapisami umów,
• zaakceptowane sprawozdania za 2010 r. i 2011 r. nie zawierały błędów rachunkowych,
• do sprawozdań z 2010 r. i 2011 r. załączono kopie wszystkich wymienionych w sprawozdaniu faktur/ rachunków.

Osobą odpowiedzialną za rozliczanie sprawozdań Stowarzyszenia za 2010 r. i 2011 r. był Inspektor ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. Egzekwowanie od Stowarzyszenia przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia dokumentacji finansowej w sposób umożliwiający rozgraniczenie środków pochodzących z budżetu Gminy Miasta Szczecin lub środków własnych Stowarzyszenia, oraz wskazywanie do jakiej kategorii wydatków dany dokument został zakwalifikowany,
2. Egzekwowanie od Stowarzyszenia dodatkowych materiałów mogących potwierdzić  działania faktycznie podjęte przy realizacji zadania,
3. Wprowadzenie listy kontrolnej przy rozliczaniu zadań publicznych w celu prawidłowej i skutecznej weryfikacji, m.in.:
zgodności wykonania zadania z harmonogramem oraz prawidłowości wystawianych dowodów (rachunków) załączonych do rozliczenia dotacji.