Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w grudniu 2012 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Łączności
w Szczecinie (zw. dalej ZSŁ lub jednostką), w zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/32/11 przeprowadzonej przez WKiAW dotyczącej prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2008-2011.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 10.01.2013 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18.01.2013 r.

W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21.11.2011 r. Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Dokonać ponownego pomiaru pomieszczeń lokalu mieszkalnego, a w przypadku wystąpienia rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym a metrażem przyjętym do rozliczeń – zaktualizować wysokość odszkodowania.

W toku kontroli ustalono, że w dniu 20.12.2011 r. dokonano ponownego pomiaru pomieszczeń lokalu mieszkalnego. Nie wystąpiły rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym, a metrażem przyjętym do rozliczeń.

2. Usunąć nieprawidłowości dot. bezumownego korzystania z lokalu mieszkalnego w zakresie wysokości odszkodowania (liczba punktów) oraz należnych opłat.

W ramach realizacji powyższego zalecenia z dniem 01.01.2012 r. wprowadzona została nowa kalkulacja opłat za mieszkanie do wyliczenia której wykorzystano: ponownie przeliczoną wartość punktów, zaktualizowaną stawkę czynszu za 1m², ponownie przeliczoną opłatę za centralne ogrzewanie oraz wywóz śmieci. Dokonano również montażu wodomierzy wody ciepłej oraz zimnej, których wskazania są podstawą przy obliczaniu kosztów zużycia wody oraz odprowadzania ścieków.

3. Pisemne potwierdzenie faktu świadczenia na rzecz lokatorów usługi dostępu do Internetu.

Kontrola ustaliła, że najemca lokalu mieszkalnego został pozbawiony dostępu do szkolnej sieci internetowej.

4. Przestrzegać postanowień ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (j.t Dz. U. z 2010 r. nr 243, poz. 1623) (zw. dalej p.b.u) w zakresie przeprowadzania obowiązkowych kontroli obiektu.

Kontrola sprawdzająca wykazała, że w ZSŁ w 2012 r. zostały wykonane następujące przeglądy okresowe obiektu:

- 27.04.2012 r.: okresowy przegląd stanu sprawności przewodów kominowych i podłączeń wentylacyjnych,

- 15.05.2012 r.: półroczna kontrola stanu technicznego elementów budynków i instalacji narażonych na szkodliwe działanie wpływów atmosferycznych,

- 12.06.2012 r.: przegląd instalacji gazowej,

- listopad 2012 r.: badanie instalacji wodociągowej przeciwpożarowej,

- 07.11.2012 r.: półroczna kontrola stanu technicznego elementów budynków i instalacji narażonych na szkodliwe działanie wpływów atmosferycznych.

Nie został natomiast wykonany przegląd instalacji gazowej oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych, wentylacyjnych) na drugie półrocze 2012 r. Naruszony tym samym został art. 62 ust.1 pkt 3 p.b.u który wskazuje, że obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli okresowej w zakresie sprawdzenia stanu technicznego m.in. instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych
i wentylacyjnych), co najmniej dwa razy w roku.

5. Wystąpić do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z wnioskiem o interpretację w zakresie zasadności przeprowadzania półrocznych kontroli w oparciu o przepis art. 62 ust.1 pkt 3 p.b.u.

Kontrola ustaliła, że w dniu 08.12.2011 r. ZSŁ wystąpił do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie
o interpretację przepisu art. 62 ust. 1 pkt 3 p.b.u. W odpowiedzi jednostka wraz z pismem z dnia 30.12.2011 r. otrzymała kserokopię stanowiska Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Warszawie z dnia 08.09.2010 r., wskazującego na zasadność przeprowadzania kontroli półrocznych.

6. Kontrole półroczne przeprowadzać w terminach wynikających z p.b.u.

W toku kontroli ustalono, że nie został dotrzymany termin przeprowadzenia kontroli instalacji gazowej na pierwsze półrocze 2012 r. (kontrola z dnia 12.06.2012 r.). Zgodnie z art. 62 ust. 1 pkt 3 p.b.u kontrola ta powinna być przeprowadzona
w terminie do 31 maja. Osobą odpowiedzialną za zlecanie przeprowadzania obowiązkowych kontroli ogólnobudowlanych był Kierownik administracyjno – gospodarczy.

7. Uzupełnienie książki obiektu budowlanego oraz bieżące prowadzenie ww. książki.

Kontrola wykazała, że książka obiektu budowlanego zawierała dane identyfikujące obiekt tj. plan sytuacyjny obiektu, a także dane techniczne charakteryzujące obiekt. Protokoły kontroli obiektu wpisywano na bieżąco.

8. Egzekwowanie należytego wykonania usługi w zakresie kontroli 5 – letnich.

Ustalono, że termin następnego przeglądu stanu technicznego budynków (kontrola 5 - letnia) przypada na 2015 r.

9. Egzekwowanie przyjętych zasad przeprowadzania inwentaryzacji bądź ich zmianę.

Stwierdzono, że dokonano zmiany zasad zawartych w obowiązującej w ZSŁ Instrukcji Inwentaryzacyjnej poprzez usunięcie zapisów dotyczących obowiązku uczestniczenia osób materialnie odpowiedzialnych za poszczególne pola spisowe
w spisach z natury inwentaryzowanych składników majątku, a także obowiązku składania przez osoby materialnie odpowiedzialne oświadczeń wstępnych i końcowych. Zapis dotyczący terminu przeprowadzania inwentaryzacji w zakresie pozostałych rzeczowych składników majątku został poszerzony o: należności od kontrahentów, zobowiązania, środki pieniężne na rachunkach bankowych, wartości niematerialne i prawne. Wskazano również, że o trybie przeprowadzenia inwentaryzacji w tym zakresie decyduje dyrektor placówki w odrębnym zarządzeniu wydawanym w związku z zamknięciem roku budżetowego.

Ustalono natomiast, że w dokumentacji dot. inwentaryzacji 4 – letniej przeprowadzonej w 2012 r. na arkuszach spisowych brakowało podpisów osób odpowiedzialnych materialnie (nie zostały one wskazane). Z wyjaśnień otrzymanych Głównego Księgowego jednostki wynika, że brak podpisów osób odpowiedzialnych materialnie spowodowany jest brakiem możliwości przyporządkowania danej pracowni i materialnej odpowiedzialności za jej wyposażenie jednemu pracownikowi. Jednostka nie posiada bowiem możliwości zorganizowania zajęć, tak aby jeden przedmiot był realizowany tylko w jednej pracowni przez jednego nauczyciela. W jednostce trwają jednak prace nad wprowadzeniem takich zmian w Instrukcji Inwentaryzacyjnej i sposobie gospodarowania mieniem szkoły które pozwolą na wyeliminowanie powyższych uchybień.

 10. Przestrzegać postanowień uchwały z dnia 16.10.2006 r. w zakresie obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej, uzyskiwania zgody Prezydenta Miasta na odstąpienie od zastosowania procedury przetargowej na wynajem lokali oraz pisemnego potwierdzania wniosków o kontynuację najmu.

W toku kontroli ustalono, że w dniu 15.12.2011 r. jednostka zawarła umowę na najem lokalu użytkowego przeznaczonego na bufet. Podpisanie umowy było poprzedzone przeprowadzeniem przetargu nieograniczonego. W 2012 r. natomiast wszystkie umowy o najem zawierane były na zasadzie kontynuacji a jednostka posiada wnioski najemców o przedłużenie umów.

11. Zapewnić adekwatność zapisów zawieranych umów do stanu rzeczywistego.

Ustalono, że zapisy przedstawionej do kontroli umowy z dnia 15.12.2011, której przedmiotem była dzierżawa pomieszczeń
z przeznaczeniem na bufet szkolny, były zgodne ze stanem rzeczywistym.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSŁ przestrzeganie postanowień p.b.u w zakresie kontroli obiektu budowlanego.