Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 12.2012-01.2013 r. przeprowadził kontrolę 
w Przedszkolu Publicznym Nr 8 w Szczecinie przy ul. Różowej 24 (zw. dalej PP nr 8) w zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2011 rok. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01.02.2013 r.  

PP nr 8 prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. W 2011 r. PP nr 8 uzyskało dochody w wysokości 416.806,82 zł,
w tym dochody gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów – 302.901,73 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 958.350,00 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z wydzielonego rachunku dochodów – 302.901,73 zł, tj. 88,09 % zaplanowanych.

Kontrolujący pozytywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w 2011 r. (ocena pozytywna
z uchybieniami). W toku kontroli stwierdzono m.in. uchybienia dotyczące ewidencji składników majątku PP nr 8 i dochodów z tytułu opłat za pobyt w przedszkolu i wyżywienie oraz uchybienia natury formalnej polegające przede wszystkim na braku w zapisach księgowych wymaganych elementów i nieujęciu w dokumentacji finansowo-księgowej zapisów dotyczących sposobu sprawdzania wyciągów bankowych i ujmowania kosztów w trakcie roku obrotowego.

Dekretacja 31. z 32. skontrolowanych wyciągów bankowych i 23. faktur/rachunków nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych. Podpis głównego księgowego pod dekretacją 31. objętych kontrolą wyciągów bankowych dotyczył również ich sprawdzenia, co nie zostało jednak uregulowane w procedurach kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo w 1. przypadku wyciąg bankowy nie zawierał dekretacji, a w 2. przypadkach dowód księgowy (z 55. objętych próbą) nie został podpisany przez osobę sprawdzającą. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) (zw. dalej uor), według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 

We wszystkich 23. przypadkach zapis księgowy dotyczący objętych kontrolą faktur/rachunków nie zawierał opisu operacji, w 16. przypadkach wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a w 1. przypadku również numeru identyfikacyjnego dowodu. Ustalono ponadto, że we wszystkich 282. skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe dotyczące wpływu dochodów z tytułu opłat za pobyt w przedszkolu i wyżywienie za miesiąc listopad 2011 r., sporządzane w ewidencji analitycznej, nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a jedynie numer wyciągu bankowego, w którym ujęta została wpłata. Było to niezgodne z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-3 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu orazzrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.

Stwierdzono w 5. przypadkach (na 23) rozbieżności dotyczące ewidencji wydatków i kosztów w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Ustalono bowiem, że w 2. przypadkach kwota w łącznej wysokości 4.600,48 zł dotycząca kosztu, ujętego prawidłowo w §427 – „Zakup usług remontowych”, została zaewidencjonowana po uregulowaniu zobowiązania jako wydatek
w § 421 – „Zakup materiałów i wyposażenia”. Natomiast w 3. przypadkach kwota w łącznej wysokości 6.323,20 zł dotycząca kosztu, ujętego prawidłowo w §421 – „Zakup materiałów i wyposażenia”, została zaewidencjonowana po uregulowaniu zobowiązania jako wydatek w § 427 – „Zakupusług remontowych”.

Dodatkowo stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 23 skontrolowane faktury w 5. przypadkach faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iżdotyczyła kosztów poprzedniegomiesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przyczyną powyższego było niewskazanie w procedurach wewnętrznych PP nr 8 przyjętego sposobu ewidencji kosztów. Osobą odpowiedzialną za wskazane wyżej uchybienia był główny księgowy.

Według art. 4 ust. 5 uor dyrektor PP nr 8 jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków
w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru. Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć
m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie
i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Ustalono, że 3 faktury/rachunki spośród 23. skontrolowanych zostały uregulowane przez głównego księgowego po terminie (średnio 3 dni opóźnienia,kwota potencjalnych odsetek – 11,83 zł), co było niezgodne z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Ewidencja analityczna dochodów prowadzona przez głównego księgowego w systemie komputerowym na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”  nie uwzględniała podziałek klasyfikacji budżetowej. Było to niezgodne
z zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) – zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont, według którego do ewidencji m.in. obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów budżetowych służy konto
130 - "Rachunek bieżący jednostki", a na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków pieniężnych m.in. z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych).

Ustalono, że w 2. przypadkach na 5 skontrolowanych umowy realizowane przez PP nr 8 nie były zaopiniowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, podczas gdy taki obowiązek został nałożony na dyrektorów, głównych księgowych i kierowników administracyjnych jednostek oświatowych pismem z dnia 19.02.09 r., podpisanym przez ówczesnego Dyrektora Wydziału Oświaty. Dodatkowo w 5. przypadkach zobowiązania dotyczące zrealizowanych w 2011 r. wydatków nie zostały poprzedzone kontrasygnatą głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), według którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

W toku kontroli prawidłowości ewidencji przypisów i odpisów należności z tytułu opłat za przedszkole i wyżywienie oraz wpływu dochodów, zrealizowanych w miesiącu listopadzie 2011 r., stwierdzono następujące uchybienia:

- przypis za miesiąc listopad został zaewidencjonowany w łącznej kwocie niższej o 24,80 zł od kwoty wynikającej z zestawień pomocniczych,

- w 10. przypadkach (na 282. objęte próbą) zapis księgowy, sporządzony w ewidencji analitycznej, zawierał nieprawidłowo wskazany numer wyciągu bankowego,

- w 2. przypadkach zapis księgowy nie zawierał wskazania numeru wyciągu bankowego,

- w 2. przypadkach wpłaty, wskazane w różnych wyciągach bankowych, zostały ujęte w ewidencji w kwocie zbiorczej.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie powyższej ewidencji był główny księgowy.

Przy zakupie środków trwałych, wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł w 1. przypadku spośród 7. badanych nie sporządzono notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku, w 6. przypadkach notatka służbowa nie zawierała wskazania wartości szacunkowej zamówienia, a w 5. przypadkach również wskazania kursu euro. Dodatkowo ustalono, że w 2. przypadkach notatka służbowa dotycząca analizy rynku zawierała wskazanie wartości szacunkowej zamówienia w kwocie brutto, a w 1. przypadku wskazany został nieprawidłowy kurs euro.Stanowiło to naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego zarządzeniem nr 340/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07 lipca 2010 r.), według których udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł zamawiający powinien każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, a notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113,
poz. 759 ze zm.) oraz art. 32 ust. 1 ww. ustawy, według którego podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych byli: dyrektor PP nr 8 i starszy intendent.

Wydatki wykazane prawidłowo w rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za 2011 rok w rozdziale 80148 – „Stołówki szkolne i przedszkolne” zostały ujęte w ewidencji jako wydatki w rozdziale 85414, którego numer nie został zawarty w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r.
w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.).

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 5. pracowników (ok. 20 % zatrudnionych), stwierdzono, że w 4. przypadkach ustalając wynagrodzenie pracowników zatrudnionych na stanowisku nauczyciela nie uwzględniono zmniejszenia dodatku za wysługę lat z tytułu zwolnienia lekarskiego na łączną kwotę 243,78 zł. Dodatkowo w 4. przypadkach nieprawidłowo ustalono wysokość wypłaconej pracownikom administracji i obsługi premii - w 3. przypadkach  w kwocie wyższej o 87,54 zł, w 1. przypadku w kwocie niższej o 72,21 zł. Obowiązki dotyczące naliczania wynagrodzeń pracowników realizowane były w kontrolowanych okresie przez głównego księgowego.

Ustalono ponadto, że prowadzona przez głównego księgowego ewidencja syntetyczna na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe” była niezgodna z ewidencją analityczną w księgach inwentarzowych pozostałych środków trwałych o kwotę 7.058,75 zł (wg stanu na dzień 31.12.11 r.), natomiast ewidencja na koncie 020 – „Wartości niematerialne i prawne” była niezgodna z ewidencją analityczną o kwotę 720,00 zł (wg stanu na dzień 31.12.11 r.), podczas gdy według art. 16 ust. 1 uor, konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a według art. 24 ust. 1 - 2 uor dokonane w księgach rachunkowych zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.

Ustalono ponadto, że główny księgowy nie zaewidencjonował jako składniki majątku PP nr 8 zakupionych w 2011 r. stołów, krzeseł i suszarek metalowych na kwotę 4.517,80 zł, zamrażarki skrzyniowej na kwotę 1.700,48 zł oraz systemu ewidencji czasu pobytu dzieci w przedszkolu na kwotę 2.700 zł. Powyższe było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia
w sprawie planów kont, według których do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych służą konta 013 i 020.

Kontrola dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji za 2011 r. wykazała, że członkowie zespołów spisowych nie pobrali od osoby materialnie odpowiedzialnej za magazyn artykułów żywnościowych i magazyn gospodarczy oświadczeń wstępnych
i końcowych, co niezgodne było z zapisami  § 7 ust. 3 instrukcji inwentaryzacyjnej PP nr 8, według którego do obowiązków zespołu spisowego należy w szczególności pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych.

Dokumentacja PP nr 8 dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej oraz wskazania metody ustalania wyniku finansowego. Powyższe naruszyło postanowienia
art. 10 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące metody ustalania wyniku finansowego i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: opisu systemu informatycznego, zawierającego m.in. określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor do obowiązków kierownika jednostki należało ustalenie w formie pisemnej i aktualizacja ww. dokumentacji. Stwierdzono ponadto, że nie ustalono w procedurach obiegu
i kontroli dokumentów osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych i raportów kasowych.

Dyrektor PP nr 8 zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 11. standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a według zapisów grupy E – „Monitorowanie i ocena” punktu 19. standardów kontroli zarządczej należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Uzupełnienie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów pod kątem brakujących zapisów, w tym m.in. wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę funkcjonalną.
2. Każdorazowe dekretowanie dowodów księgowych oraz podpisywanie przez osoby odpowiedzialne za sprawdzenie. 
3. Wskazywanie w zapisach księgowych daty dokonania operacji gospodarczej, numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego i opisu operacji.
4. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki oraz prawidłowe ewidencjonowanie wydatków i kosztów w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. 
5. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
6. Każdorazowe sporządzanie przy zakupie powyżej 3.000 zł notatek służbowych z dokonania analizy rynku oraz wskazywanie w nich wymaganych elementów.
7. Ujmowanie w ewidencji należności z tytułu opłaty za przedszkole i wyżywienie kwot, wynikających z dokumentów źródłowych.
8. Każdorazowe pobieranie od osób materialnie odpowiedzialnych odpowiednich oświadczeńw toku przeprowadzanych inwentaryzacji.
9. Uzupełnienie ewidencji składników majątku oraz uzgodnienie ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
10. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań.
11. Naliczanie premii dla pracowników administracji i obsługi oraz dodatku za wysługę lat dla nauczycieli w prawidłowej wysokości.