Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 12.2012-01.2013 r. kontrolę
w Młodzieżowym Ośrodku Socjoterapii Nr 2 przy ul. Jagiellońskiej 58 (zw. dalej MOS) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2011 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym
z dnia 20 marca 2013 r.

Kontrola pozytywnie ocenia prowadzenie w MOS gospodarki finansowo - księgowej za 2011 r. Stwierdzono jedynie uchybienia natury formalnej, głównie w zakresie techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji, naliczania wynagrodzeń oraz sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej (ocena pozytywna z uchybieniami).

W 2011 r. MOS uzyskał dochody w wysokości 42.955,48 zł, w tym dochody na wydzielonym rachunku w kwocie 39.755,48 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 4.199.786,27 zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane
z rachunku wydzielonego wyniosły 39.755,48 zł, co także stanowiło 100 % wydatków zaplanowanych. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości MOS w badanym okresie był Główny księgowy. Osobą zastępującą Głównego księgowego przebywającego w 2011 r. na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, był Specjalista ekonomiczny ds. księgowości, zwany dalej Specjalistą ds. księgowości.

W toku kontroli ustalono, że w aktach osobowych Specjalisty ds. księgowości nie było potwierdzenia delegowania uprawnień przez Głównego księgowego na czas jego długotrwałego zwolnienia lekarskiego, co było niezgodne z zapisami
§6 obowiązującego w MOS „Regulaminu Kontroli Zarządczej”, według którego uprawnienia delegowane poszczególnym osobom zarządzającym mają pisemny charakter, są potwierdzane podpisem przez osobę przyjmującą, a dokumenty
z delegacjami uprawnień powinny być załączane do akt osobowych pracownika.

Stwierdzono ponadto, że Specjalista ds. księgowości pełnił w MOS również funkcję kasjera, której ze względów kontrolnych, nie powinno się łączyćz innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i księgowymw zakresie obrotu gotówkowego. Kasjer nie powinien również prowadzić konta księgowego 101 – Kasa ani podejmować decyzji o wypłatach. Połączenie wszystkich wymienionych funkcji miało miejsce w okresie zastępowania Głównego księgowego.

Konsekwencją nieprawidłowego podejścia do delegowania uprawnień był w tym okresie również brak kontroli raportów kasowych. Stwierdzono bowiem, że raporty kasowe sporządzane były i sprawdzane pod względem formalno – rachunkowym przez tą samą osobę, tj. Specjalistę ds. księgowości oraz nie zawierały zatwierdzenia Dyrektora. Brak dwustopniowości kontroli pozostawał w sprzeczności z zapisami zawartymi w Załączniku Nr 1 do wydanego przez Dyrektora Zarządzenia Nr 19/2009 – Środowisko wewnętrzne (Rozdział IV), według którego za dany dokument finansowy odpowiadają co najmniej 2 osoby i § 8 pkt 2 obowiązującej w MOS „Instrukcji kasowej”, według którego raport kasowy podlega m.in. zatwierdzeniu przez kierownika jednostki.

W toku kontroli ustalono, że w 2011 r. nie została przeprowadzona ani jedna kontrola gospodarki materiałowej. Naruszało to zapisy obowiązującej w MOS „Instrukcji gospodarki magazynowej” (Rozdział XII – Kontrola gospodarki materiałowej), według której stan gospodarki magazynowej oraz dokumentacji i ewidencji obrotu materiałowego winien być przedmiotem bieżącej systematycznej kontroli wewnętrznej, do której zobowiązany był Dyrektor wraz z Głównym księgowym. Według zapisów tej samej instrukcji przeprowadzanie kontroli wewnętrznej winno być tak zaplanowane by w ciągu roku sprawdzono wszystkie artykuły znajdujące się w magazynie.

Kontrola prowadzonej w MOS „Ewidencji druków ścisłego zarachowania” wykazała, że ewidencji nie podlegały arkusze spisuz natury, co było niezgodne z zapisami pkt 4 Rozdział VI obowiązującej w MOS „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”. Stwierdzono ponadto, że ewidencja prowadzona była przez Specjalistę ds. księgowości, tj.  zgodnie z instrukcją, ale pełniącego w MOS również funkcję kasjera. Powierzenie jednej osobie ewidencji druków o charakterze wrażliwym w zakresie przyjmowania, wydawania i wykorzystywania tych druków, w tym czeków gotówkowych i kwitariuszy przychodowych, pozostawało w sprzeczności z podstawowymi zasadami rozdziału czynności, które winny stanowić zasadniczy element mechanizmów kontroli.

Według opisu standardu kontroli zarządczej zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Ryzykiem może być w tym przypadku niewłaściwe podejście pracowników do obrotu środkami pieniężnymi, materiałami i towarami, które należy ograniczyć poprzez mechanizmy kontroli funkcjonujące w ramach systemu kontroli zarządczej. Mechanizmy kontroli zostały ustalone w obowiązujących w MOS procedurach ale nie zostały zastosowane.

Poszczególne dowody księgowe, w tym 25 wyciągów bankowych, 3 raporty kasowe oraz 36 faktur zakupu poddanych kontroli, ewidencjonowane były w 2011 r. w księgach MOS przy pomocy dowodów Pk. Taki sposób ewidencji nie został uregulowany
w obowiązujących w MOS „Zasadach (polityce) rachunkowości”. Dowody Pk zawierały ponadto jedynie podpis wystawiającego,
a według Załącznika Nr 1 do zarządzenia Nr 19/2009 – Środowisko wewnętrzne (Rozdział IV), za dany dokument finansowy odpowiadają co najmniej 2. osoby. Z kolei, zgodnie z „Harmonogramem spływu dokumentów”, stanowiącym część obowiązującej w MOS „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, dowód Pk powinien podpisać księgowy potwierdzając tym samym przeprowadzenie kontroli formalno – rachunkowej dowodu oraz Główny księgowy jako zatwierdzający.

W toku kontroli 36. faktur zakupu stwierdzono, że zaewidencjonowane one zostały pod wyciągami bankowymi, w których uregulowana była płatność, a nie jako odrębne dowody zewnętrzne w dacie ich wpływu do MOS.

25 wyciągów bankowych, w których uregulowane zostały płatności 34. faktur z 36. poddanych kontroli, nie zawierało m.in. stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor. Wyciągi bankowe nie zawierały ponadto potwierdzenia wykonanych kontroli, a zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do zarządzenia Nr 19/2009 – Środowisko wewnętrzne (Rozdział IV) za dany dokument finansowy odpowiadają co najmniej 2. osoby. Z kolei, zgodnie z „Harmonogramem spływu dokumentów”, stanowiącym część obowiązującej w MOS „Instrukcji obiegu
i kontroli dokumentów”, kontrola formalno – rachunkowa winna być wykonana przez komórkę księgowości. Załączane do każdego wyciągu potwierdzenia wykonania poszczególnych operacji oraz faktury zawierały pieczątki ze wskazaniami dekretacyjnymi ale również bez podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Taki sposób ewidencji operacji bankowych nie został uregulowany w żadnej procedurze obowiązującej w MOS. Podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) nie zawierało również 36 faktur poddanych kontroli i 3 raporty kasowe, co także było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.

Celem zachowania chronologii numeracji, jako odrębne dowody księgowe, ewidencjonowane były „zerowe” (bez obrotów) wyciągi bankowe. Księgowane one jednak były jako „pomyłki bankowe”, tj. niezgodnie z treścią dowodu wskazującą na zerowe obroty. Zgodnie z art. 22 ust. 1 uor, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

Kontrola wykazała, że 3 z 36. faktur zakupu, których płatność uregulowana została gotówkowo, księgowane były w MOS
z pominięciem konta 201, co było sprzeczne z opisem do wymienionego konta, zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej
(Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Zastosowane uproszczenie nie zostało uregulowane w obowiązujących w MOS „Zasadach (polityce) rachunkowości”.

W toku kontroli ustalono, że koszty podróży służbowych zaksięgowane zostały w kwocie 484,80 zł  bezpośrednio w koszty,
z pominięciem konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, gdy tymczasem, zgodnie z opisem do tego konta zawartym
w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, na koncie winny być ujmowane m.in. zapłacone zobowiązania wobec pracowników, a ewidencja szczegółowa prowadzona do tego konta powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków.

W obowiązującym w MOS Zakładowym Planie Kont nie zostało utworzone konto analityczne do ewidencji obrotów gotówkowych w kasie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a obroty te były ewidencjonowane razem ze środkami budżetowymi,
w tych samych raportach kasowych. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art. 17 ust. 1 pkt 7 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy oraz opisem do konta 101 – kasa zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, według którego konto służy do ewidencji gotówki znajdującej się w kasach jednostki, a ewidencja szczegółowa prowadzona do konta winna umożliwić ustalenie m.in. wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

Według sprawozdania Rb-27S i Rb-34S, jednostka osiągnęła na dzień 31.12.2011 r.dochodyw kwocie 42.955,48 zł, w tym głównie z usług– w kwocie 38.577,95 zł, stanowiących 89,8 % dochodów ogółem. W toku kontroli dochodów z tytułu umowy na nieodpłatne użyczenie lokalu użytkowego w celu prowadzenia gabinetu profilaktyki i pomocy przedlekarskiej w 2011 r. w łącznej kwocie 235,00 zł stwierdzono, że MOS obciążał kontrahenta podatkiem od nieruchomości w postaci odrębnej, dodatkowej kwoty, podczas gdy według zapisów § 2 ust. 3 umowy, MOS winien obciążać kontrahenta ryczałtem w kwocie 10,00 zł tytułem opłat za media i podatku od nieruchomości.

Stwierdzono ponadto, że rachunki wystawiane były przez MOS do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc, którego dotyczyły ze wskazaniem terminu zapłaty do 10. dnia tego samego miesiąca, tj. z góry, a zgodnie z zapisami umownymi termin ten określony został jako: do dnia 10. każdego miesiąca za miesiąc ubiegły, tj. z dołu. Osobą odpowiedzialną za prawidłowe i zgodne
z umowami wystawianie rachunków (not księgowych) był Specjalista ds. księgowości.

W wyniku kontroli prawidłowości rozliczenia za wyżywienie w czerwcu 2011 r. na kwotę ogółem 5.153,98 zł, stwierdzono jedynie nieliczne uchybienia dotyczące windykacji należności i ewidencji wpłat. Ustalono, że do osób odpowiedzialnych za regulowanie płatności z tytułu wyżywienia wychowanków, nie wysłano w 2011 r. wezwań do zapłaty należności dotyczących czerwca 2011 r.

Odsetki ustawowe za nieterminowe regulowanie płatności naliczone zostały za okres od czerwca do października 2011 r. zamiast za II i III kwartał 2011 r., tj. niezgodnie z § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Kwoty pobrane czekiem z banku do kasy zaewidencjonowane zostały przy wykorzystaniu konta 141 - środki pieniężne w drodze, a kwoty odprowadzane z kasy do banku – nie. Według opisu do wymienionego konta zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, stosownie do przyjętej techniki księgowania, środki pieniężne w drodze mogą być ewidencjonowane na bieżąco lub tylko na przełomie okresu sprawozdawczego. W procedurach finansowo - księgowych MOS brak było opisu stosowanej techniki ewidencji.

W czerwcu 2011 r. MOS wystawił Notę nr 55 z dnia 27.06.2011 r. na kwotę 538,80 zł i Notę nr 61 z dnia 28.06.2011 r. na kwotę 297,00 zł. Termin płatności wskazany został w notach jako 14 dni, bez dalszego, precyzyjnego określenia, co uniemożliwiało określenie wymagalnego dnia zapłaty i ewentualne naliczenie odsetek.

Kontrola dotycząca realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2011 r. wyniosło 4.230.935,79 zł, na podstawie 37. faktur na kwotę ogółem 214.491,26 zł, (tj. 5,1 % wydatków),wykazała jedynie niżej wymienione uchybienia.

Na 19. z 36. faktur zakupu dotyczących zakupów ewidencjonowanych w odrębnych rejestrach, na podstawie wystawionych dowodów przychodowych (Pz, OT, PT) stwierdzono brak informacji o wpisie do tych rejestrów z podaniem numerów dowodów przychodowych, a zgodnie z zapisami zawartymi w Załączniku Nr 3 do obowiązującego w MOS Zarządzenia Nr 19/2009 – Czynności kontrolne i kontrola finansowa (Rozdział III), każda operacja finansowa i gospodarcza powinna być udokumentowana w taki sposób, by można było prześledzić jej cały bieg.

Faktury zawierały jedynie parafki osób odpowiedzialnych, m.in. za ich kontrolę, tj. bez pieczątek imiennych, a w jednostce nie było opracowanego wykazu wzorów tych podpisów, co pozostawało w sprzeczności z zapisami pkt 3 Rozdział VII obowiązującej
w MOS „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, według których oryginał takiego wykazu powinien znajdować się w Dziale Księgowości.

Stwierdzono, że faktura nr D05261/2011 (dow. 515/19) wystawiona tytułem zakupu materiałów biurowych zaewidencjonowana została w § 4700 w kwocie 2628,98 zł i w § 4240 w kwocie 139,91 zł, a powinna być: w § 4210 na kwotę 2027,14 zł, w § 4700 na kwotę 341,60 zł i w § 4240 na kwotę 400,15 zł.

Kontrola poprawności naliczania wynagrodzeń, którą objęto 5. z 59. , tj. 8,5 % pracowników MOS, wykazała nieprawidłowości wnikające jedynie z niewłaściwej interpretacji przepisów obowiązujących w tym zakresie. Za naliczanie wynagrodzeń w badanym okresie odpowiedzialny był Specjalista ekonomiczny ds. Płac, zwany dalej Specjalistą ds. Płac.

W toku kontroli stwierdzono, że dodatek za wieloletnią pracę naliczany pracownikom MOS niebędącym nauczycielami był pomniejszany o 1/30 za każdy dzień zwolnienia lekarskiego, co było niezgodne z zapisami art. 6 ust. 4 obowiązującego w 2011 r. Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy, według którego dodatek za wysługę lat przysługiwał pracownikowi za dni, za które otrzymywał wynagrodzenie. Dodatek ten przysługiwał również za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby bądź konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymywał wynagrodzenie lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Według wykazu wszystkich pracowników niepedagogicznych, którym dodatek został w 2011 r. pomniejszony, sporządzonego na potrzeby kontroli przez Specjalistę
ds. Płac, 7. pracownikom nie wypłacono w 2011 r. wynagrodzeń na kwotę 522,85 zł.

W toku kontroli prawidłowości naliczania dodatku za wieloletnią pracę pracowników pedagogicznych stwierdzono z kolei,
że dodatek ten naliczany był pracownikom MOS w pełnej wysokości, a w badanym okresie dodatek ten powinien być pomniejszany za dni zwolnienia lekarskiego. Według wykazu wszystkich pracowników pedagogicznych, którym dodatek nie został w 2011 r. pomniejszony, sporządzonego na potrzeby kontroli przez Specjalistę ds. Płac, 24. pracownikom nadpłacono
w 2011 r. wynagrodzenia na kwotę 886,04 zł.

Według § 2 ust. 2 wprowadzonego przez Dyrektora „Regulaminu premiowania pracowników niebędących nauczycielami” (Zarządzenie Nr 10/2010 z dnia 18.08.2010 r.), podstawę obliczania premii za dany miesiąc stanowiło wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania za czas efektywnie przepracowany. Według § 5 ust. 2 i 3 regulaminu, premię poniżej 20 % pracownik otrzymywał m.in. za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy (zwolnienie lekarskie). Na podstawie powyższych zapisów regulaminu, premia była pomniejszana przez Dyrektora na etapie jej przyznawania o 1 punkt procentowy za każdy dzień roboczy nieobecności. W toku kontroli stwierdzono jednak, że przy naliczaniu wynagrodzenia przyznana premia pomniejszona przez Dyrektora o dni zwolnienia była przez Specjalistę ds. Płac powtórnie pomniejszana, proporcjonalnie do dni zwolnienia, tj. o 1/30 za każdy dzień nieobecności. W wyniku stosowania powyższej praktyki, według wykazu sporządzonego na potrzeby kontroli przez Specjalistę ds. Płac, 6. pracownikom niepedagogicznym nie wypłacono
w 2011 r. wynagrodzeń na kwotę 593,58 zł.

Kontrola akt osobowych Głównego księgowego i udzielone przez Dyrektora wyjaśnienia potwierdziły, że do końca 2011 r. Dyrektor nie dokonał pisemnego powierzenia obowiązków Głównemu księgowemu w zakresie wymienionym
w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), tj. w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli:
a)       zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b)      kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

W toku kontroli akt osobowych 5. z 59., tj. 8,5 % pracowników zatrudnionych w MOS w 2011 r. ustalono, że akta osobowe wszystkich 5. poddanych kontroli pracowników zawierały dokumenty przechowywane niezgodnie z obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracowników MOS był w badanym okresie Sekretarz MOS.

Akta osobowe 2. pracowników zawierały w części B i C dokumentację dotyczącą rozliczenia czasu pracy (wniosek i karta urlopowa, podanie o urlop), a według zapisów § 8 rozporządzenia w sprawie akt osobowych dokumentacja ta powinna być prowadzona odrębnie.

W aktach osobowych 2. pracowników przechowywane były oryginały dokumentów pracowniczych w postaci świadectwa pracy, świadectwa ukończenia studiów podyplomowych i zaświadczenia z KRS. Było to niezgodne z zapisami § 1 ust. 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, według którego pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W przypadku 3. pracowników dokumenty dotyczące okresu trwania stosunku pracy przechowywane były w części A, a powinny
w części B, natomiast w przypadku 2. pracowników dokumenty, które powinny być w części A znajdowały się w części
B akt osobowych. Stało to w sprzeczności z podziałem dokumentacji na część A, B i C wskazanym w § 6 ust. 2 pkt 1 – 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych.

Stwierdzono ponadto, że dokumenty zostały ujęte w wykazach ale nie zostały odpowiednio ponumerowane w przypadku
5. pracowników, nie nadano dokumentom numeracji w przypadku 1. pracownika, a w 2. przypadkach dokumenty nie zostały ujęte w wykazach. Powyższe stało w sprzeczności z § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, według którego dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Kontrola akt osobowych wykazała także, że 1. z 5. pracowników nie sporządzono zakresu czynności, a według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzne, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być w formie pisemnej określony dla każdego pracownika.

Instrukcja inwentaryzacyjna nie zawierała informacji o zarządzeniu przez Dyrektora samej inwentaryzacji, a jedynie zapis
o powołaniu Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. Instrukcja zawierała nieprawidłowy zapis o treści „Ośrodku Szkolno – Wychowawczym nr 1” (str. 12 instrukcji), a załącznik nr 9 do instrukcji – Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie zapis o treści „(…) powołany zarządzeniem Dyrektora Domu Pomocy Społecznej.” W Protokole z inwentaryzacji gotówki w kasie nie przewidziano ponadto zapisu dotyczącego wskazania dnia, według stanu na jaki przeprowadzana jest inwentaryzacja.

Procedury archiwizacyjne omówione zostały w obowiązującej w MOS „Instrukcji kancelaryjnej”. Instrukcja nie zawierała jednak wskazań dotyczących kategorii i rodzajów dokumentów podlegających archiwizacji w MOS.

Stwierdzono ponadto, że Dyrektor nie posiadał potwierdzenia zapoznania się pracowników MOS z obowiązującymi w 2011 r. procedurami finansowo – księgowymi.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie
w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

Ustalono, że Dyrektor przekazał informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania
w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Stan gospodarki finansowo – księgowej MOS należy ocenić pozytywnie, mimo uchybień wykazanych w toku czynności kontrolnych. Pomimo, że kontrola zarządcza nie funkcjonowała w jednostce zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami, w wielu obszarach poddanych kontroli stwierdzono zadowalający poziom obowiązujących procedur i czynności wykonywanych na ich podstawie. Na wszystkie zmiany w stosunku do planu pierwotnego jednostka posiadała akceptację wydziału nadzorującego, a w procesie gromadzenia i wydatkowania środków nie stwierdzono znaczących uchybień. Wszystkie faktury zakupu poddane kontroli zawierały wszelkie potwierdzenia ustalone dla tych dokumentów w obowiązujących w jednostce procedurach, w tym dotyczące wykonanej kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej oraz akceptacji. Wynagrodzenia pracowników naliczane były zgodnie z przyznanym uposażeniem zasadniczym i odpowiednimi dodatkami do wynagrodzenia, potwierdzonymi w dokumentacji pracowniczej. Rozliczenia z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych
i składek ZUS wykonywane były terminowo i w wysokościach wynikających ze złożonej dokumentacji.

 Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MOS:

1. Delegowanie uprawnień zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami oraz przy zastosowaniu zasady niełączenia funkcji wykonawczych i decyzyjnych.
2. Ewidencję rozrachunków z kontrahentami na koncie 201, ewidencję rozrachunków z pracownikami na koncie 234,
   w podziale na pracowników i na poszczególne tytuły, ewidencję przepływów finansowych na koncie 141 oraz ewidencję obrotów gotówkowych na kontach analitycznych do konta 101 według źródeł finansowania.
3. Wypłacenie pracownikom należnych wynagrodzeń (522,85 zł i 593,58 zł).
4. Wystawianie w ramach windykacji należności wezwań do zapłaty, naliczanie odsetek ustawowych nie rzadziej niż na koniec każdego kwartału i jednoznaczne określanie terminu zapłaty na dowodach sprzedaży.
5. Obciążanie kontrahentów zgodnie z zapisami umownymi.
6. Ewidencję wyciągów bankowych, faktur oraz dowodów Pk zgodnie z art. 21 ust. 1 uor.
7. Wykonywanie w ramach kontroli zarządczej kontroli gospodarki materiałowej.
8. Uporządkowanie akt osobowych w zakresie: prawidłowego przyporządkowania dokumentacji do części A, B i C, wyłączenia dokumentacji dotyczącej czasu pracy, wyłączenia oryginałów dokumentów stanowiących własność pracownika oraz nadania odpowiedniej numeracji i ujęcia dokumentów w wykazach.
9. Przedstawianie pracownikom procedur do zapoznania się z nimi za pisemnym potwierdzeniem.
10. Uzupełnienie procedur archiwizacyjnych o kategorie i rodzaje dokumentów podlegających archiwizacji w MOS.
11. Uzupełnienie „Instrukcji inwentaryzacyjnej” o zapis dotyczący zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, Protokołu
    z inwentaryzacji gotówki w kasieo zapis dotyczący dnia na jaki przeprowadzono inwentaryzację oraz usunięcie
    z instrukcji nazw innych jednostek niż MOS.
12. Opracowanie wykazu wzorów podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów finansowo - księgowych.