Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 03-04.2012 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie przy ul. Mariackiej 25, zw. dalej ZBiLK, w temacie wybranych zagadnień z zakresu gospodarki finansowo – księgowej samorządowego zakładu budżetowego za lata 2010 – 2011. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.07.12 r.  

Kontrolą objęto zagadnienia związane z rozliczeniami ZBiLK ze Wspólnotami Mieszkaniowymi oraz dostawcami materiałów i usług,  inwentaryzacją należności oraz naliczaniem wynagrodzeń. Kontroli dokonano w kontekście straty osiągniętej przez ZBiLK na koniec 2010 r. We wszystkich z wymienionych zagadnień stwierdzono nieprawidłowości lub uchybienia, które dotyczyły m.in. nieregulowania lub regulowania po terminie płatności zobowiązań wobec kontrahentów, w tym zobowiązań z tytułu funduszu remontowego wobec Wspólnot Mieszkaniowych oraz nierzetelnego wykonania czynności inwentaryzacyjnych dotyczących należności ZBiLK.

Według rachunku zysków i strat ZBiLK zanotował w 2010 r. stratę netto w wysokości 5.463 tys. zł. W stosunku do roku poprzedniego, w którym zanotowano zysk netto w kwocie 150 tys. zł była to zmiana o 374,2%. Największą w stosunku do roku poprzedniego zmianę mającą wpływ na wynik, zanotowano w pozycji pozostałych kosztów operacyjnych – wzrost w stosunku do roku poprzedniego
o 4.212 tys. zł. Wynikała ona głównie ze zwiększonej w stosunku do roku poprzedniego kwoty aktualizacji należności czynszowych (konto 761-481-01: stan na koniec 2009 r. 4.322.924,67 zł, stan na koniec 2010 r. 8.727.583,65 zł).

Dane finansowe zawarte w bilansie ZBiLK za 2010 r. wskazują, w ocenie kontrolujących, na pogarszającą się sytuację finansową zakładu, o czym świadczy m.in.:

1. Zmniejszenie wartości majątku obrotowego (wskaźnik: majątek obrotowy, w tym rozliczenia międzyokresowe kosztów – zobowiązania krótkoterminowe): na początku roku 1.887 tys. zł, a na koniec roku minus 2.052 tys. zł, co wskazuje na zmniejszenie się płynności finansowej zakładu.
2. Pogorszenie wskaźnika bieżącej płynności (wskaźnik: majątek obrotowy, w tym rozliczenia międzyokresowe kosztów / zobowiązania krótkoterminowe): na początku roku 1,1, a na koniec roku 0,9, co świadczy o tym, że zakład mógł spłacić swoje zobowiązania krótkoterminowe majątkiem obrotowym 1,1 raza – na początku roku i 0,9 raza – na koniec roku. Przyjmuje się, że majątek obrotowy do zobowiązań krótkoterminowych powinien być w stosunku 2:1 (proporcja wzorcowa).
3. Pogorszenie wskaźnika szybkiej płynności finansowej (wskaźnik: środki pieniężne + należności krótkoterminowe / zobowiązania krótkoterminowe): na początku roku 1,1, na koniec roku 0,88, co świadczy o tym, że zobowiązania krótkoterminowe mogły być spłacone przez zakład natychmiast (w ciągu kilku dni) 1,1 raza na początku roku i 0,88 raza na koniec roku. Przyjmuje się, że wskaźnik ten nie powinien być niższy od 1, gdyż świadczy wówczas o braku możliwości natychmiastowej spłaty zobowiązań krótkoterminowych.
4. Wzrost zobowiązań krótkoterminowych na koniec 2010 r. o 2.827 tys. zł w stosunku do początku roku. Największa zmiana dotyczyła zobowiązań z tytułu dostaw i usług, które wzrosły na koniec 2010 r. o 2.855 tys. zł w stosunku do początku roku,
   tj. o 38,2%.
5. Spadek udziału w aktywach środków pieniężnych o 2,4%, przy jednoczesnym wzroście o 0,9% udziału w aktywach należności krótkoterminowych. Należności krótkoterminowe wzrosły na koniec roku w stosunku do początku 2010 r. o 2.470 tys. zł,
   tj. o 19,4%, a środki pieniężne zmalały na koniec roku w stosunku do początku roku o 3.460 tys. zł, tj. o 76,7%.

W świetle pogarszającej się sytuacji finansowej, zaczęto w 2011 r. podejmować kroki, które wg ówczesnego kierownictwa ZBiLK miały polepszyć kondycję finansową zakładu, jednakże w efekcie końcowym naraziły ZBiLK na dodatkowe koszty. Na podstawie subiektywnej interpretacji przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.), ZBiLK podjął bowiem w 2011 r. decyzję o zaprzestaniu regulowania płatności z tytułu funduszu remontowego w odniesieniu do niektórych Wspólnot Mieszkaniowych, a w ostateczności o wyksięgowaniu z ksiąg rachunkowych zobowiązań ZBiLK z tego tytułu. ZBiLK nie zmienił swojego stanowiska nawet w świetle otrzymanych nakazów płatniczych i wyroku sądu, narażając się tym samym na kolejne sprawy sądowe i związane z tym koszty.

Ponowne zaksięgowanie funduszu remontowego następowało jedynie w przypadku, gdy Wspólnota uzyskała nakaz sądowy. Według kontrolujących, zastosowane przez ZBiLK podejście dotyczące księgowania wyksięgowanego wcześniej funduszu remontowego tylko w przypadku uzyskania nakazu sądowego jest ze swojego założenia krzywdzące przede wszystkim małe Wspólnoty, które nie dochodząc swoich roszczeń w sądzie, mogą nigdy nie odzyskać swoich należności.

Na podstawie zestawienia wszystkich postępowań sądowych (zakończonych wyrokiem i toczących się), dotyczących spraw skierowanych przez Wspólnoty Mieszkaniowe na drogę postępowania sądowego o zapłatę przez ZBiLK funduszu remontowego - sporządzonego na potrzeby kontroli przez Kierownika Działu Nadzoru Właścicielskiego oraz załączonej do niego dokumentacji - ustalono, że na dzień przedłożenia zestawienia, pozew o zapłatę w postępowaniu upominawczym złożyły 32. Wspólnoty Mieszkaniowe. Dochodzone przez Wspólnoty należności wyniosły ogółem 376.104,69 zł, w tym: 325.361,69 zł – tytułem należności głównej i 50.743,00 zł – tytułem kosztów postępowania. ZBiLK poniósł ponadto koszty obsługi prawnej w kwocie ogółem 45.600,00 zł, na które składały się głównie koszty sprzeciwów do sądowych nakazów zapłaty. Na dzień zakończenia kontroli, ZBiLK nie uzyskał żadnego pozytywnego dla siebie wyniku postępowania sądowego w zakresie nieregulowania zobowiązań z tytułu funduszu remontowego.

Kontroli poddano rozrachunki ZBiLK z 83. na 1774 Wspólnotami Mieszkaniowymi. W wybranych Wspólnotach kontroli poddano 3.895 pozycji rozrachunkowych. W wyniku kontroli stwierdzono, że w grudniu 2011 r. w księgach rachunkowych ZBiLK dokonano wyksięgowania z konta 205 – Wspólnoty Mieszkaniowe i odpowiedniego konta kosztów 501, funduszu remontowego dotyczącego 2011 r. i wynikającego z bilansu otwarcia na 2011 r., stanowiącego dla ZBiLK zobowiązanie wobec Wspólnot Mieszkaniowych (dowód 80/15-28/12/2011) na kwotę ogółem 3.788.896,70 zł. Według wyjaśnień Głównego księgowego ZBiLK, „na koniec 2011 roku zostały wyksięgowane z kosztów niezapłacone fundusze remontowe w tych wspólnotach, w których w roku 2011 nie było podjętej uchwały dotyczącej funduszu remontowego lub nie był w danej wspólnocie zaciągnięty wcześniej kredyt na wykonanie modernizacji nieruchomości. ZBiLK nie uznaje tych zobowiązań i z tego tytułu prowadzone są spory sądowe”.

Dokonując wymienionego wyksięgowania Główny księgowy ZBiLK zmienił obraz sytuacji finansowej przedstawionej
w sprawozdawczości za 2011 r., zmniejszając przedstawioną wysokość zobowiązań i wielkość poniesionych kosztów. Zobowiązania te zostały wyksięgowane zamiast np. przeksięgowane na konto utworzone dla potrzeb roszczeń spornych z tego tytułu. Stało to
w sprzeczności z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, według którego jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Do dnia zakończenia kontroli, ZBiLK nie przedstawił opinii prawnej potwierdzającej zasadność przyjętego sposobu interpretacji przepisów dotyczących funduszu remontowego pomimo, że według zapisów zawartych w umowach o świadczenie usług prawnych, do zakresu przedmiotowego świadczonych usług należało m.in. sporządzanie opinii prawnych. Według zapisów grupy D – „Informacja i komunikacja” punktu 18. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej), należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań.

W wyniku kontroli rozrachunków z wybranymi 83. Wspólnotami Mieszkaniowymi, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. W przypadku 31. Wspólnot Mieszkaniowych, na saldzie końcowym 2011 r. pozostały nierozliczone kwoty rozrachunków (powstałe przed grudniem 2011 r.) na łączną kwotę 65.363,88 zł, w tym z bilansu zamknięcia 2010 r. na kwotę
   11.021,58 zł.
2. W przypadku 43. Wspólnot Mieszkaniowych, dokonano w grudniu 2011 r. wyksięgowania zobowiązań z tytułu funduszu remontowego na kwotę ogółem 584.987,80 zł, w tym z bilansu zamknięcia  2010 r. na kwotę 49.280,91 zł (kwota wyksięgowania zawarta w kwocie ogółem wyksięgowania, tj. 3.788.896,70 zł) .
3. W przypadku 18. Wspólnot Mieszkaniowych, zobowiązania ZBiLK zostały uregulowane później niż w następnym miesiącu po miesiącu zaewidencjonowania obciążenia w rozrachunkach ZBiLK na kwotę ogółem 27.478,77 zł.
4. W przypadku 11. Wspólnot Mieszkaniowych, nadpłaty ZBiLK lub korekty na kwotę ogółem minus 8.420,44 zł nie zostały przez ZBiLK uwzględnione przy najbliższych płatnościach (pomniejszenie płatności).

W ramach kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości jedynie w przypadku 10. Wspólnot Mieszkaniowych na 83 poddane kontroli
w zakresie rozrachunków. Według kontrolujących, postępowanie ZBiLK w odniesieniu do rozrachunków ze Wspólnotami Mieszkaniowymi obarczone było dużą dowolnością i niestarannością, czyli cechami które nie powinny charakteryzować procesu rozliczeń finansowych, za który odpowiedzialny był Główny księgowy ZBiLK.

W sprzeczności ze stale pogarszającą się sytuacją finansową zakładu, stała także - według kontrolujących - funkcjonująca w ZBiLK polityka wynagradzania. Problematykę tą omówiono już szczegółowo w wystąpieniu pokontrolnym z kontroli P/43/11, gdzie wskazano na korzystniejszy – w stosunku do przepisów powszechnie obowiązujących - system wynagradzania m.in. w zakresie funduszu nagród oraz wynagradzania za czas niezdolności do pracy. Podkreślić należy, że w 2011 r. wypłacono nagrody na kwotę ogółem 655.615,25 zł (bez dodatkowego wynagrodzenia rocznego), co stanowiło 7,5% wynagrodzeń osobowych 2011 r. (wzrost w stosunku do roku 2010 o prawie 10%). Koszty wypłaconych nagród dodatkowych stanowiły przy tym 104,5% kosztów dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wypłaconego w kwocie 627.222,72 zł.

W dokumentacji ZBiLK znajdowało się 238 szt. potwierdzeń sald według stanu na 30.11.11 r., dotyczących rozrachunków z różnymi Wspólnotami Mieszkaniowymi. W ramach kontroli procesu uzgadniania sald stwierdzono, że:

1. Żadne z potwierdzeń sald nie zawierało trwale naniesionej informacji o uzgodnieniu wymienionego w potwierdzeniu salda, ani podpisu pracownika ZBiLK potwierdzającego ten fakt.
2. Z 238. potwierdzeń jedynie na 24 naniesiona została przez pracowników ZBiLK w trakcie trwania kontroli, adnotacja
   o zgodności salda.

Powyższe stało w sprzeczności z treścią § 3 ust. 1 załącznika nr 1 do obowiązującej w ZBiLK instrukcji inwentaryzacyjnej (wprowadzonej Zarządzeniem nr 62 z dnia 04.11.2002 r.), wg którego „Corocznej inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego podlegają: (…) d) należności z tytułu rozrachunków z kontrahentami, ZUS-em, Urzędem Skarbowym itp. – poprzez potwierdzenie salda”.

Osobą odpowiedzialną za sporządzenie i wysłanie do kontrahentów zawiadomień o wysokości sald, potwierdzenie wysokości sald nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności oraz ustalenie niezgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie
w księgach rachunkowych według § 4 ust. 2 ww. instrukcji inwentaryzacyjnej był Główny księgowy ZBiLK.

Ustalono, że na dzień 30.11.2011 r. w ewidencji finansowo – księgowej ZBiLK w zakresie rozrachunków z kontrahentami (konta: 201, 203 – 206, 240) występowały nierozliczone salda należności. W ZBiLK nie było dokumentacji potwierdzającej wykonanie czynności inwentaryzacyjnych polegających na wystosowaniu do kontrahentów potwierdzeń 70. sald należności, co stało
w sprzeczności z zapisami art. 27 ust. 1 uor, według którego przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

W dokumentacji ZBiLK znajdowało się 59 otrzymanych i 21 wysłanych przez ZBiLK potwierdzeń sald, dotyczących kontrahentów innych niż Wspólnoty Mieszkaniowe. W toku kontroli otrzymanych potwierdzeń sald i porównania zawartych w nich danych
z ewidencją finansową ZBiLK stwierdzono, że w 26 przypadkach salda były zgodne z ewidencją, a w 33 przypadkach – niezgodne,
w tym w 16. przypadkach saldo było niezgodne o wykazane w potwierdzeniach odsetki. Stwierdzono ponadto, że 43 potwierdzenia nie zawierały podpisu osoby uzgadniającej saldo ze strony ZBiLK, 4 potwierdzenia zawierały podpis lub adnotację  naniesione
w sposób nietrwały (ołówkiem), a 4 potwierdzenia – nie zawierały żadnej adnotacji.

Ustalono, że w ramach procesu uzgadniania poszczególnych sald, w 2. przypadkach saldo zostało uzgodnione, w 8. przypadkach saldo zostało uzgodnione telefonicznie (brak potwierdzenia pisemnego), w 5. przypadkach uzgodnienie wymagało dosłania odpowiednich wydruków, a w 1. przypadku – odpowiedzi od kontrahenta.

W toku kontroli wysłanych potwierdzeń sald i porównania zawartych w nich danych z ewidencją finansową ZBiLK stwierdzono,
że w 2. przypadkach saldo ZBiLK było zgodne z ewidencją kontrahenta, a w 5. przypadkach – niezgodne. Do pozostałych potwierdzeń ZBiLK nie otrzymał odcinka zwrotnego. W 3. przypadkach saldo zostało uzgodnione, w 2. przypadkach saldo było uzgadniane telefonicznie ale wymagało dosłania odpowiednich wydruków, a w 2 przypadkach – odpowiedzi od kontrahenta. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 27 ust. 2 uor, według którego ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Kontrolą objęte zostały rozrachunki z 2 kontrahentami, w trakcie której ustalono, że:

- w 76. przypadkach zobowiązania uregulowane zostały po terminie (średnio 5,6 dnia opóźnienia), co było niezgodne
z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.),
zw. dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,

- w 3. przypadkach (na 97 skontrolowanych) zapłata zobowiązania dokonana została na nieprawidłowy rachunek bankowy kontrahenta,

- w 1. przypadku dokonano kompensaty zobowiązania potrącając niesłusznie kwotę nadpłaty,

- we wszystkich 57. skontrolowanych przypadkach nie zaewidencjonowano w księgach ZBiLK i nie zapłacono odsetek ustawowych na łączną kwotę 2.669,98 zł, naliczonych przez kontrahentów z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań, co według wyjaśnień Zastępcy Głównego księgowego dokonane zostało w związku z wytycznymi dyrekcji ZBiLK.

Stwierdzono również, że nie zaewidencjonowano w księgach ZBiLK i nie zapłacono odsetek ustawowych na łączną kwotę 1.941,81 zł, naliczonych przez kontrahenta i wykazanych w piśmie z dnia 06.01.2012 r., dotyczącym anulowania odsetek, na które ZBiLK do dnia zakończenia kontroli nie otrzymał odpowiedzi. Dodatkowo ustalono, że 4 noty odsetkowe na łączną kwotę 140,37 zł zostały zaewidencjonowane i uregulowane dopiero na podstawie pisma, dotyczącego dokonanej przez kontrahenta kompensaty. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, który nakłada obowiązek wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego,
w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dodatkowo, według zapisów grupy
C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. standardów kontroli zarządczej, powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
i gospodarczych oraz weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Kontrolą objęto dowody księgowe na kwotę 5.832.747,77 zł, co stanowiło 32,2 % wydatków inwestycyjnych zakładu na łączną kwotę 18.122.712,92 zł (finansowanych zarówno ze środków własnych jak i z dotacji celowych). W toku kontroli  ww. dowodów (35 faktur 
i rozliczeń Wspólnot Mieszkaniowych) stwierdzono, że:

1. 2 polecenia księgowania wystawione przez Wspólnotę Mieszkaniową, dotyczące rozliczenia kredytu Wspólnoty, zaewidencjonowano w księgach rachunkowych dopiero w lipcu 2011 r. pomimo, że wpłynęły do Rejonu nr 4, 5 w dniu
   02.03.2010 r., a do ZBiLK w dniu 13.05.2010 r.,
2. Rozliczenie udziałów Gminy w kosztach remontów Wspólnoty Mieszkaniowej za 2007 r. zaewidencjonowane zostało w 2011 r. pomimo, że pierwotne daty zawarte na pieczątce dotyczącej przeprowadzanych kontroli i na pieczątce wskazań dekretacyjnych dotyczyły 2008 r., ale część dat została przekreślona lub przekreślona i poprawiona na 2011 r. Według wyjaśnień Głównego księgowego ZBiLK, ponieważ dokumenty dotyczyły wykonanej przez wspólnotę modernizacji powinny zgodnie z wytycznymi zawierać fakturę wykonawcy, protokół odbioru i uchwałę. W związku z tym, że nie wszystkie wymagane dokumenty zostały dołączone do rozliczenia dokonanego przez pracownika rejonu, czekały na ich uzupełnienie.

Według kontrolujących, Główny księgowy ZBiLK winien ustalić obieg dokumentów zapewniający kompletność dokumentów wpływających do Działu Finansowego. Brak procedur w tym zakresie może pozwalać na występowanie pewnej dowolności
w zakresie momentu ujmowania rozliczeń w księgach rachunkowych. Wskazują na to również zapisy grupy D – „Informacja
i komunikacja” punktu 16. i 17. standardów kontroli zarządczej, według których osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań, a także należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki oraz w obrębie działu administracji rządowej i jednostki samorządu terytorialnego.

Według sprawozdania Rb30S wykonanie w § 401 – wynagrodzenia osobowe pracowników, według stanu na 31.12.2011 r. wyniosło ogółem 8.700.901,42 zł, tj. 8,7% kosztów ogółem. W wyniku kontroli wynagrodzeń za 2011 r. stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. W dokumentacji ZBiLK nie było pisma z UM Szczecin, potwierdzającego nabycie uprawnień do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 r. przez ówczesnego Dyrektora ZBiLK,
2. pracownikowi ZBiLK wypłacono w lutym premię w wysokości 100% wynagrodzenia zasadniczego, zamiast 60%. Zwiększona do 100% premia wynikała z niedopłaty premii w styczniu 2011 r. jednakże wyrównanie premii w wysokości 40% naliczone zostało od wynagrodzenia zasadniczego z lutego 2011 r. zamiast ze stycznia 2011 r., w wyniku czego nadpłacono pracownikowi 160,00 zł brutto.
3. W maju 2011 r. naliczono i wypłacono premie dla 2 pracowników, mimo że w dokumentacji ZBiLK brak było wniosku na wypłatę podpisanego przez osobę, pełniącą od 18.04.2011 r. obowiązki Dyrektora ZBiLK.
4. Premia za kwiecień 2011 r. dla pełniącego w tym czasie obowiązki Dyrektora ZBiLK, wypłacona została w oparciu
   o podpisany przez niego wniosek premiowy. W dokumentacji ZBiLK nie było pisma z UM Szczecin potwierdzającego przyznanie pracownikowi premii za kwiecień 2011 r.
5. W sierpniu 2011 r. wypłacono pracownikowi wynagrodzenie tytułem nagrody jubileuszowej. Pracownik nabył prawo do nagrody 29.11.2009 r., a według pisma z wyjaśnieniem jakie znajdowało się w dokumentacji płacowej, opóźnienie
   w wypłacie spowodowane zostało rozbieżnością jaka powstała pomiędzy danymi zawartymi w programie kadrowym a aktami osobowymi pracownika w zakresie stażu pracy, za co odpowiedzialny był niepracujący już w ZBiLK pracownik kadr. Na rzecz pracownika naliczono do wypłaty odsetki ustawowe za 634 dni opóźnienia w wypłacie. Odsetki zaewidencjonowane zostały ponadto na konto 761-05 – Pozostałe koszty operacyjne: naliczone kary, grzywny, odszkodowania (dowód 82/8/8/2011),
   a winny zostać ujęte na koncie 751 – Koszty finansowe, zgodnie z opisem do tego konta zawartym w obowiązującej w ZBiLK Polityce rachunkowości.

W toku kontroli stwierdzono także, że konto 234-04-020 wykazywało na koniec 2011 r. saldo na kwotę 25.332,88 zł. Według planu kont ZBiLK konto, na którym figurowało saldo dotyczyło pozostałych rozrachunków z pracownikami, gdy tymczasem saldo dotyczyło długu byłego pracownika wobec ZBiLK z tytułu przywłaszczenia wpłat dokonanych w kasie. Powyższe było niezgodne z art. 4
ust. 2 uor, według którego zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Według rocznego sprawozdania Rb30S, wykonanie kosztów w § 4170 – wynagrodzenia bezosobowe, według stanu na 31.12.2011 r. wyniosło ogółem 347.384,58 zł. W wyniku kontroli umów cywilno-prawnych zawartych w 2011 r. stwierdzono, że:

1. Przedmiotem umów – zleceń zawartych z 6 pracownikami było m.in. uczestniczenie w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych, głosowanie nad uchwałami dotyczącymi części wspólnych nieruchomości z uwzględnieniem interesu Gminy Miasto Szczecin i zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem, gdy tymczasem według zapisów zawartych w zakresach obowiązków pracowników, czynności te winny być wykonywane w ramach stosunku pracy. W ocenie kontrolujących, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy lub zastosować np. równoważny system czasu pracy, na co wskazuje art. 135 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), według którego jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin,
   w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.
2. W 8. przypadkach umowy zlecenie zawarte zostały w trakcie wykonywania prac wynikających z zapisów umownych lub po ich zakończeniu.
3. W 2. przypadkach do umowy zlecenia dołączone było potwierdzenie pracy w nadgodzinach.
4. Rachunek nr 198/2011 i rachunek nr 29/2011 nie zawierał podpisu wystawcy (zleceniobiorcy).

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 11. standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a według zapisów grupy E – „Monitorowanie i ocena” punktu 19. standardów kontroli zarządczej należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

Prezydent Miasta zalecił:

1. ewidencjonowanie operacji gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. terminowe i prawidłowe regulowanie zobowiązań,
3. ewidencję odsetek zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. sporządzanie rzetelnej dokumentacji dotyczącej wykonywanych czynności inwentaryzacyjnych,
5. rzetelne uzgodnienie wszystkich sald należności na dzień 30.06.2012 r.,
6. odwrócenie operacji wyksięgowania funduszu remontowego,
7. ponowne przeanalizowanie zasadności składania sprzeciwów do nakazów płatniczych w postępowaniach dotyczących niezapłaconych kwot na fundusze remontowe i podjęcie ewentualnych działań w celu ograniczenia ilości przyszłych, potencjalnych postępowań sądowych i związanych z tym kosztów,
8. podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconego wynagrodzenia,
9. bieżące uwzględnianie korekt i nadpłat w dokonywanych płatnościach,
10. podjęcie działań w celu ostatecznego uzgodnienia sald rozrachunków z kontrahentami, ze szczególnym uwzględnieniem naliczonych odsetek,
11. ustalenie procedur związanych z obiegiem dokumentów dotyczących rozliczeń ze Wspólnotami Mieszkaniowymi,
12. naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie prawidłowo sporządzonej dokumentacji.