Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w październiku 2012 r. przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno -Wychowawczym nr 4 w Szczecinie przy ul. Pokoju 48 (zw. dalej SOSW nr 4) w zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2011 rok. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski
i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.11.2012 r.  

SOSW nr 4 prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. W 2011 r. SOSW nr 4 uzyskał dochody w wysokości 107.883,92 zł, w tym dochody gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów - 107.259,06 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 2.951.714,34 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z wydzielonego rachunku dochodów - 107.259,06 zł, tj. 88,17 % zaplanowanych.

Kontrola pozytywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w 2011 r. (ocena pozytywna z uchybieniami). Stwierdzono jedynie uchybienia natury formalnej polegające m.in. na braku na dowodach księgowych podpisów osób odpowiedzialnych za dekretację i sprawdzenie dokumentu,  nieaktualizowaniu regulaminów i instrukcji oraz nieujęciu w nich zapisów dotyczących sposobu sprawdzania wyciągów bankowych i ujmowania kosztów w trakcie roku obrotowego.

Dekretacja 33. z 43. skontrolowanych faktur nie zawierała podpisu osoby odpowiedzialnej. Podpis głównego księgowego SOSW nr 4 pod dekretacją wszystkich 23. skontrolowanych wyciągów bankowych dotyczył również ich sprawdzenia, co nie zostało jednak uregulowane w procedurach kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo ustalono, że wszystkie objęte kontrolą faktury dotyczące dochodów z najmu nie zostały podpisane przez osobę sprawdzającą.  Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) (zw. dalej uor), wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 

W 2. przypadkach (na 18 skontrolowanych) nie dokonano ewidencji faktur na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Według załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.

Raporty kasowe ujmowane były w ewidencji SOSW nr 4 z datą zamknięcia raportu, w związku z czym zapisy księgowe dotyczące wszystkich 3. skontrolowanych faktur uregulowanych gotówką nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej, a w 2. przypadkach także numeru faktury. Było to niezgodne z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej i określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.

Stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 18 skontrolowanych faktur stwierdzono 4 przypadki, kiedy faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym została uregulowana, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniegomiesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przyczyną powyższego było niewskazanie w procedurach wewnętrznych SOSW nr 4 przyjętego sposobu ewidencji kosztów w trakcie roku obrotowego. Osobą odpowiedzialną za wskazane wyżej uchybienia był główny księgowy. Według art. 4 ust. 5 uor dyrektor SOSW nr 4 jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą,
w tym z tytułu nadzoru.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych
i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Ustalono, że w 1. przypadku na 6 skontrolowanych umowa realizowana przez SOSW nr 4 nie zawierała zatwierdzenia radcy prawnego, natomiast zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Przy zakupie na kwotę powyżej 3000 zł w 1. przypadku spośród 9. badanych nie przeprowadzono analizy rynku, w 1. przypadku nie sporządzono notatki służbowej z odstąpienia od analizy, a ponadto w 1. przypadku do notatki służbowej nie załączono ofert wykonawców. Stanowiło to naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt 1, 2 i 5 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego zarządzeniem nr 340/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07 lipca 2010 r.), według których udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł zamawiający powinien dokonać analizy rynku, która polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców, każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, a jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest możliwe, sporządzić notatkę służbową, uzasadniającą niezastosowanie powyższych uregulowań. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych był kierownik gospodarczy.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dochodów stwierdzono, że nieprawidłowo rozliczone zostały w 2011 r. zużyte przez najemcę lokalu media. Ustalono bowiem, że naliczono za miesiące lipiec i sierpień należność za wodę i ścieki za 6 m³ oraz za energię elektryczną  za 231,60 kWh, natomiast rzeczywiste zużycie wyniosło 3 m³ i 101,60 kWh. Dodatkowo w miesiącu listopadzie naliczona została należność za wodę i ścieki za 6 m³przy rzeczywistym zużyciu 5 m³. W związku z powyższym faktury dla najemcy wystawione zostały na kwotę o 109,32 zł wyższą. Stwierdzono ponadto, że we wszystkich 24. skontrolowanych przypadkach termin płatności wskazany na fakturach był niezgodny z terminem wskazanym w umowie, zawartej z kontrahentem. Osobą odpowiedzialną za wystawienie ww. faktur był starszy księgowy. Kontrola wykazała również, że SOSW nr 4 uzyskał dochody z jednorazowego wynajmu pomieszczeń, jednak w dokumentacji SOSW nr 4, prowadzonej przez kierownika gospodarczego, nie było żadnego dokumentu,
z którego wynikałyby podstawowe warunki wynajmu tj. kwota należności, termin płatności.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 5. pracowników (ok. 11,11 % pracowników), stwierdzono, że wysokość przyznanego i wypłaconego nauczycielowi dodatku funkcyjnego z tytułu powierzenia wychowawstwa klasy za okres 07.09.11 r. – 31.12.11 r. była niższa niż minimalna wysokość określona w załączniku nr 1 do  Uchwały NrII/N/848/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 kwietnia 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw.

Kontrola dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji za 2011 r. wykazała, że nie wskazano w zarządzeniu dyrektora SOSW nr 4 w sprawie inwentaryzacji daty (okresu) przeprowadzenia spisu z natury. W dokumentacji SOSW nr 4 nie było ponadto oświadczeń pracowników odpowiedzialnych materialnie za kasę i druki ścisłego zarachowania (główny księgowy i kierownik gospodarczy). Powyższe było niezgodne z zapisami instrukcji inwentaryzacyjnej, obowiązującej w SOSW nr 4, według których do czynności poprzedzających przeprowadzenie inwentaryzacji należy wydanie przez dyrektora zarządzenia wyznaczającego m.in. datę (okres) przeprowadzenia spisu, a zespół spisowy po zakończeniu czynności spisowych pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie końcowe co do przebiegu dokonanego spisu z natury i zawierające stwierdzenie, czy wnosi ona lub nie wnosi zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu z natury. Osobami odpowiedzialnymi za odebranie ww. oświadczeń byli członkowie zespołu spisowego.

Dokumentacja SOSW nr 4 dotycząca zasad (polityki) rachunkowości, nie zawierała aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dodatkowo w dokumentacji nie ujęto zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej dotyczących kont: 141, 400-405, 409 i 720. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i c uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, opisu systemu informatycznego, zawierającego m.in. określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor do obowiązków kierownika jednostki należało ustalenie w formie pisemnej i aktualizacja ww. dokumentacji. Stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące wskazania w procedurach obiegu i kontroli dokumentów osób odpowiedzialnych za kontrolę faktur
i sporządzanie list płac.

Dyrektor SOSW nr 4 zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 11. standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a według zapisów grupy E – „Monitorowanie i ocena” punktu 19. standardów kontroli zarządczej należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Uzupełnienie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów pod kątem brakujących zapisów oraz prawidłowego wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę funkcjonalną.
2. Każdorazowe podpisywanie dowodów księgowych przez osoby odpowiedzialne za sprawdzenie i dekretację.  
3. Wskazywanie w zapisach księgowych daty dokonania operacji gospodarczej i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego.
4. Każdorazowe ewidencjonowanie faktur na koncie rozrachunkowym.
5. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
6. Przyznawanie dodatków funkcyjnych w prawidłowej wysokości.
7. Każdorazowe sporządzanie przy zakupie powyżej 3.000 zł notatek służbowych z dokonania analizy rynku lub odstąpienia od niej oraz załączanie do nich ofert wykonawców.
8. Przestrzeganie zapisów realizowanych umów najmu dotyczących wskazanych terminów płatności oraz prawidłowe rozliczanie mediów zużytych w lokalu.
9. Dokumentowanie w formie pisemnej warunków najmu pomieszczeń.
10. Wskazywanie w zarządzeniu dyrektora w sprawie inwentaryzacji daty (okresu) przeprowadzenia spisu oraz każdorazowe pobieranie od osób materialnie odpowiedzialnych odpowiednich oświadczeń.