Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w październiku 2012 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Elektryczno - Elektronicznych, ul. Racibora 60/61 w Szczecinie, (zwanym dalej ZSEE lub jednostką) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na wymianę okien drewnianych na okna PCV w budynku internatu oraz budynku głównym Zespołu Szkół Elektryczno – Elektronicznych wraz z wykonaniem umowy. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 17 października 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06.11.2012 r.

Kontrola pozytywnie oceniła przeprowadzenie procedury przetargu nieograniczonego na wymianę okien drewnianych na okna PCV
w budynku internatu oraz budynku głównym Zespołu Szkół Elektryczno – Elektronicznych wraz z wykonaniem umowy, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, które wynikały z niedostatecznej kontroli zarządczej nad całością procesu udzielenia zamówienia publicznego (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

Kontrola wykazała, że Dyrektor ZSEE nie zweryfikował skutecznie zapisów umowy o udzielenie zamówienia publicznego przed jej podpisaniem. Tym samym zawarta została w imieniu Gminy Miasto Szczecin umowa o udzielenie zamówienia publicznego pomimo, że wykonawca nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy (§ 11 umowy). Zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest zastrzeżeniem umownym o charakterze realnym, w związku z czym do jego ważności i skuteczności konieczne jest rzeczywiste wniesienie zabezpieczenia. Aby żądanie wniesienia zabezpieczenia zostało spełnione nie wystarczy zobowiązanie się wykonawcy do zapłaty określonej kwoty, wymagane jest realne przekazanie na rzecz zamawiającego władztwa nad określoną w SIWZ kwotą pieniędzy lub dokumentem, w którym zawarte zostało odpowiednie oświadczenie woli wykonawcy lub innej osoby bądź instytucji.

Niewniesienie przez wybranego w postępowaniu wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy powinno skutkować odmową podpisania umowy w związku z unieważnieniem wyboru oferty takiego wykonawcy. Zgodnie bowiem z art. 94 ust. 3 ustawy
z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) (zw. dalej p.z.p.) jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że istnieją przesłanki do unieważnienia postępowania o których mowa w art. 93 ust. 1 p.z.p.

Brak skutecznej weryfikacji ze strony Dyrektora ZSEE obowiązków wykonawcy spowodował również, że w dniu 09.11.2011 r. zwrócono wykonawcy wadium pomimo, że zgodnie z art. 46 ust. 5 pkt 2 p.z.p. zamawiający miał obowiązek zatrzymać wadium wraz
z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Ponadto zgodnie z § 11 ust. 6 oraz ust. 8 pkt 2 umowy - 30% wartości wniesionego zabezpieczenia powinno pozostać we władaniu zamawiającego w terminie 15 dni od daty wygaśnięcia rękojmi. Okres rękojmi został określony w § 5 ust. 3 umowy jako równy okresowi gwarancji tj. 60 miesięcy, licząc od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego robót. Zaniechanie żądania wniesienia zabezpieczenia skutkuje brakiem możliwości pokrycia środkami wykonawcy kosztów usunięcia ewentualnych wad powstałych
w okresie rękojmi.

Stwierdzono także, że zarówno wysłane do wykonawców pismo z informacją o rozstrzygnięciu przetargu jak i informacje zamieszczone na stronie internetowej www.bip.um.szczecin.pl, w BZP oraz w siedzibie zamawiającego nie zawierały wskazania terminu, określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 p.z.p., po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Naruszony tym samym został art. 92 ust. 1 pkt 4 p.z.p. według którego niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Podkreślić należy, że w sytuacji gdyby przedmiotowe zamówienie było współfinansowane ze środków funduszy Unii Europejskiej - dopuszczając do powstania powyższej nieprawidłowości - jednostka zostałaby narażona na stratę w postaci obowiązku zwrotu 2% wartości dofinansowania. Zgodnie bowiem z pkt 27 tabeli 1 taryfikatora korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych współfinansowanych ze środków funduszy UE wadliwość zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub o wykluczeniu z postępowania skutkuje nałożeniem kary finansowej w wysokości 2% wartości dofinansowania.

W toku kontroli wykazano również, że zatwierdzając SIWZ Dyrektor ZSEE nie zweryfikował czy wymagana kwota wadium została określona w sposób zgodny z p.z.p. Wadium ustalono bowiem w wysokości 2.000,00 zł, co stanowiło 3,077 % wartości zamówienia, podczas gdy przepis art. 45 ust. 4 p.z.p. wskazuje, że zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3 % wartości zamówienia.

Wg standardów kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 11 – Nadzór i pkt. 14 lit. d – szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych – zawartych w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz.84), należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a także powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: (…) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

W pozostałym zakresie ww. procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami p.z.p. oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy,
a w szczególności:

• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia sporządzając protokoły z postępowania w oparciu
  o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą,

Nie stwierdzono również nieprawidłowości w trakcie realizacji umowy. Wszystkie prace zostały wykonane w terminie określonym umową oraz zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentacji przetargowej.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSEE:

1. w przypadku żądania wniesienia wadium przetargowego, jego wysokość ustalać zgodnie z  art. 45 ust. 4 p.z.p.,
2. zamieszczanie w zawiadomieniach o wyborze najkorzystniejszej oferty informacji o terminie określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 p.z.p., po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta,
3. każdorazowe egzekwowanie od wykonawców wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
4. wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących nadzór nad przeprowadzaniem procedur przetargowych oraz realizacją umów o zamówienia publiczne.