Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

We wrześniu 2012 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej” przy ulicy Romera 21-29 w Szczecinie, (zwanym dalej DPS lub jednostką) w zakresie realizacji budżetu zadaniowego – modernizacja obiektu DPS przy ul. Romera (zagadnienia wybrane). Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 31 października 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.11.2012 r.

W ramach kontroli realizacji budżetu zadaniowego – modernizacja obiektu DPS przy ul. Romera (zagadnienia wybrane) weryfikacji poddano następujące zagadnienia:

1. zgodność podejmowanych działań z założonym celem zadania budżetowego,
2. poziom wykonania planu,
3. prawidłowość przeprowadzenia wybranych procedur przetargowych, wraz z wykonaniem umów.

Kontrola pozytywnie oceniła, mimo ujawnionych uchybień, działalność jednostki w ww. zakresie (ocena pozytywna z uchybieniami). Stwierdzono, że przekazywane przez UM Szczecin dla DPS środki finansowe na realizację zadania były wydatkowane zgodnie
z założonym dla zadania budżetowego celem, którym jest zapewnienie osobom przewlekle somatycznie chorym i osobom
w podeszłym wieku usług o odpowiednim standardzie. Wysoki poziom wykonania planu oraz niewielka skala stwierdzonych
w badanym obszarze uchybień pozwala stwierdzić, że realizując zadanie budżetowe w latach 2007-2011 DPS kierował się zasadą celowości, legalności, gospodarności, a także rzetelności w gospodarowaniu mieniem publicznym.

W 2007 r. w budżecie Szczecina na realizację zadania zaplanowano 217.000,00 zł. Otrzymane środki DPS zgodnie z planem przeznaczył na działania bezpośrednio związane z modernizacją obiektu przy ul. Romera 21-29 tj.: instalację systemu oddymiania klatek schodowych w bloku A, montaż 37 szt. drzwi p.poż., remont mieszkań M-1 i M-2, korytarzy II, III, IV kondygnacji w segmencie A, 3 klatek schodowych, ciągu komunikacyjnego w segmencie A i pomieszczeń rehabilitacji. Wykonanie powyższych prac pozwoliło na realizację planu w wysokości 171.894,00 zł, co stanowiło 79,21% zaplanowanej kwoty. Wskaźnik efektywności przedstawiający kwotę poniesionych nakładów w przeliczeniu na 1 miejsce w placówce wyniósł 722,24 zł. 

W budżecie na 2008 r. plan na modernizację DPS wyniósł 2.380.000,00 zł, w tym 1.860.000,00 zł na wydatki inwestycyjne oraz 520.000,00 zł na zakupy inwestycyjne. Wykonanie w wysokości 2.376.892,08 zł pozwoliło osiągnąć realizację planu na poziomie 99,87%, w tym plan na wydatki inwestycyjne zrealizowano w 99,86% tj. w kwocie 1.857.413,78 zł, natomiast plan na zakupy inwestycyjne został wykonany w 99,90% tj. w kwocie 519.478,30 zł. Środki te wykorzystano m.in. na: modernizację pomieszczeń mieszkalnych, ciągów komunikacyjnych, wymianę 3 wind, remont stołówki a także: wyposażenie kuchni, zakup samochodu, zakup zintegrowanego systemu do higieny, transportu i hydroterapii osób niepełnosprawnych i obłożnie chorych. Wskaźnik efektywności wzrósł w porównaniu do roku poprzedniego o 9.264,70 zł i wyniósł 9.986,94 zł.

Na dalszą realizację zadania w 2009 r. zaplanowano w budżecie środki w wysokości 2.242.000,00 zł, w tym na wydatki inwestycyjne 2.130.000,00 zł oraz na zakupy inwestycyjne 112.000,00 zł. Wykonanie na poziomie 2.241.582,39 zł, dało realizację planu w 99,98%, w tym sumę poniesionych wydatków inwestycyjnych o wartości 2.129.619,57 zł. tj. 99,98% planu, oraz koszty dokonanych zakupów inwestycyjnych w kwocie 111.962,82 zł tj. 99,97% planu. Powyższe środki przeznaczone zostały m.in. na: wymianę 3 wind, dostosowanie ciągów komunikacyjnych budynku B i C, remont kuchni, wymianę instalacji teletechnicznej oraz zakup nakładów na budowę garaży. Nakłady poniesione w przeliczeniu na 1 miejsce w placówce stanowiły kwotę w wysokości 9.418,41 zł.

Plan na rok 2010 wyniósł 469.000,00 zł, wykonanie w kwocie 410.512,35 zł pozwoliło uzyskać realizację planu na poziomie 87,53%. Inwestycje na które przeznaczono powyższe środki to m.in.: remont III i IV piętra segmentu B2 w DPS, remont świetlicy, a także remont kaplicy oraz pomieszczenia administracyjnego. Wskaźnik efektywności wyniósł 1.724,84 zł.

Z kolei w 2011 r. wartość środków budżetowych które zostały zaplanowane na zadanie wyniosła 230.442,00 zł. Wykonanie
w wysokości 18.500,43 zł dało realizację na poziomie 8,03% planu. Środki przeznaczono m.in. na: remont posadzki kuchni, aktualizację kosztorysów na remont pomieszczeń I i II piętra segmentu B w budynku DPS. Niskie wykonanie spowodowało,
że w przeliczeniu na 1 miejsce nakłady wyniosły jedynie 77,73 zł.

Plan budżetu miasta w latach 2007-2011 na zadanie pn. „modernizacja obiektu Domu Pomocy Społecznej przy ul. Romera” wyniósł w sumie 5.538.442,00 zł. Do końca 2011 r. w ramach realizacji zadania DPS wydatkował środki w kwocie 5.219.380,00 zł wykonując tym samym plan na poziomie 94,24%. Powstałe w trakcie realizacji zadania odchylenia od planu w wysokości 5,76% tj. 319.062,00 zł. spowodowane były głownie:

• odstąpieniem w 2011 r. przez zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy,
• nieterminowym wykonaniem umowy nr 04/AG/2010/ZP z dnia 05.07.2010 r.,
• korzystniejszymi ofertami cenowymi wynikającymi z rozstrzygnięć postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Liczba miejsc w placówce DPS przy ul. Romera w badanym okresie była stała i wynosiła 238. W latach 2007-2011 w przeliczeniu na 1 miejsce poniesione nakłady wyniosły w sumie 21.930,17 zł.

W toku kontroli ustalono, że w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego wszczętego w dniu 22.08.2007 r. na wykonanie prac remontowych 12 mieszkań M-1 i 24 mieszkań M-2, korytarzy II, III, IV kondygnacji w segmencie A, 3 klatek schodowych, ciągu komunikacyjnego w segmencie A oraz pomieszczeń gabinetu rehabilitacji miały miejsce następujące uchybienia:

• Pisma z informacją o wyborze najkorzystniejszej oferty zostały podpisane przez p.o. Dyrektora DPS, która nie złożyła oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) (zw. dalej p.z.p.). Naruszono tym samym art. 17 ust. 2 p.z.p. wg którego osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1.
• Umowa o udzielenie zamówienia publicznego została zawarta przed upływem 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia
  o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zawiadomienie wysłano w dniu 04.10.2007 r., a umowa została podpisana
  w dniu 08.10.2007 r. Naruszono tym samym art. 94 ust. 1 p.z.p. w brzmieniu obowiązującym na dzień 22.08.2007 r.
  wg którego Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później niż przed upływem terminu związania ofertą.
• Zamawiający nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, podczas gdy obowiązek ten wynikał z art.  95 ust. 1 p.z.p, wg którego jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
• Zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty wysłane do wykonawców oraz zamieszczone na stronie internetowej nie zawierały streszczenia oceny i porównania złożonych ofert zawierającego punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację. Powyższe było niezgodne z art. 92 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 p.z.p. w brzmieniu obowiązującym na dzień 22.08.2007 r. wg których niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o: wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację (…) oraz zamieszcza ww. informacje na stronie internetowej.
• Do jednej z ofert dołączono dokument potwierdzający wpis do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony w dniu 12.01.2007 r., podczas gdy termin składania ofert upływał w dniu 13.09.2007 r. Zamawiający nie wezwał wykonawcy do przedstawienia aktualnego dokumentu, tym samym naruszono art. 26 ust. 3 p.z.p., wg. którego Zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy złożyli dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie (…).

Kontrola przeprowadzonego w 2008 r. przetargu nieograniczonego na demontaż istniejących 3 wind, dostawę i montaż 3 fabrycznie nowych wind osobowych wykazała, że:

• zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty wysłane do wykonawców oraz zamieszczone na stronie internetowej nie zawierały streszczenia oceny i porównania złożonych ofert zawierającego punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację. Powyższe było niezgodne z art. 92 ust. 1 pkt 1 oraz art. 92 ust. 2 p.z.p. w brzmieniu obowiązującym na dzień 25.03.2008 r. wg których niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o: wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację (…), oraz zamieszcza ww. informacje na stronie internetowej.
• DPS nie wezwał jednego z oferentów do przedstawienia oświadczenia o spełnieniu warunków art. 22 ust. 1 pkt 1-3 p.z.p. Dokument znajdujący się ofercie odpowiadał wzorowi stanowiącemu załącznik nr 2 do SIWZ, ale w jednej z rubryk brak było podpisu wykonawcy.

W pozostałym zakresie ww. procedura została przeprowadzona zgodnie z przepisami p.z.p.

Z kolei w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego przeprowadzonym w 2009 r. pn. „Modernizacja – remont pomieszczeń mieszkalnych, ciągów komunikacyjnych, kuchni i tarasu w budynku Domu Pomocy Społecznej Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej przy ulicy E. Romera 21-29 nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Osobami odpowiedzialnymi za przeprowadzanie przetargów oraz nadzór nad nimi w latach 2007-2011 byli pracownicy zatrudnieni na stanowiskach:

• p.o. kierownika Działu administracyjno – gospodarczego,
• kierownika działu administracyjno – gospodarczego,
• zastępcy Dyrektora ds. administracyjno – gospodarczych,
• kierownika sekcji administracyjno – gospodarczej,
• inspektora ds. administracyjno – gospodarczych.

W toku kontroli ustalono, że po zmianach kadrowych, które nastąpiły w DPS w latach 2007-2011, w procedurach przetargowych wyeliminowano uchybienia, które miały miejsce w roku 2007. Nowozatrudnieni pracownicy odpowiedzialni za przeprowadzanie procedur przetargowych wykazali się starannością, która pozwoliła uniknąć wcześniejszych naruszeń. Z uwagi na powyższe odstąpiono od formułowania zaleceń odnoszących się do procedury przetargowej przeprowadzonej w  2007 r.

W trakcie realizacji umów zawartych w wyniku powyższych procedur przetargowych również nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. Wynikające z nich prace i dostawy były realizowane w określonych umowami terminach oraz zgodnie z wymaganiami zamawiającego.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi DPS wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących:

1. każdorazowe zamieszczanie w zawiadomieniach o wyborze najkorzystniejszej oferty informacji, o których mowa w art. 92 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 92 ust. 2 p.z.p.,
2. wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie złożyli oświadczenia lub dokumenty zawierające błędy do złożenia brakujących dokumentów w wyznaczonym terminie.