Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 02-03.2013 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin pl. Armii Krajowej 1, zw. dalej WSS oraz w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 8 ul. 3 Maja 10/5
w Szczecinie, zw. dalej RDD 8, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2012 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały
w protokole kontroli podpisanym w dniu 19.03.2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.04.2013 r.

Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD 8 w 2012 r. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:

-  brak ewidencji księgowej w RDD 8, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego Rb-28 S, sporządzanych narastająco za okresy od stycznia do listopada 2012 r. przez osobę prowadzącą obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 8,

-   nadużycie w postaci bezumownego przelania przez osobę prowadzącą księgowość RDD 8 na swój prywatny rachunek bankowy kwoty w łącznej wysokości 18.763 zł (kwota została zwrócona na rachunek RDD 8 dopiero w dniu 17.12.2012 r.),

-  wypłacenie pracownikom RDD 8 wynagrodzeń w łącznej kwocie 11.505,78 zł netto oraz z tytułu umowy zlecenie osobie prowadzącej księgowość RDD 8 w kwocie 422 zł z rachunku Rodzinnego Domu Dziecka Nr 12, zwanego dalej RDD 12, zamiast
z rachunku RDD 8 (na konto RDD 12 zwrócono do końca 2012 r. jedynie 422 zł),

- nieterminowe regulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń – podatek za miesiące maj – sierpień oraz październik i listopad 2012 r. został zapłacony w dniu 31.12.2012 r. w łącznej kwocie 2.468 zł, bez uwzględnienia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych w kwocie 82 zł,

-   brak niektórych dokumentów źródłowych dokumentujących poszczególne operacje gospodarcze,

-  brak opracowanych pisemnych zasad rachunkowości i procedur wewnętrznych stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Przyczyną ww. nieprawidłowości było głównie:

-   niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę prowadzącą obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 8,

- brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony dyrektora RDD 8 (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji księgowych),

- niewypracowanie ze strony wydziału nadzorującego, tj. Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej, umożliwiających identyfikację ww. nieprawidłowości.

Według sprawozdania rocznego Rb-28 S z dnia 22.01.2013 r. wydatki RDD 8 w 2012 r. wyniosły ogółem 167.738,38 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty (po dokonaniu zwrotu kwoty 18.763 zł na rachunek RDD 8). Biorąc pod uwagę wydatki sfinansowane
z rachunku RDD 12 w kwocie 11.505,78 zł (do zwrotu na rachunek RDD 12) faktyczna suma wydatków wyniosła ogółem 179.244,16 zł, co stanowiło 107% planu finansowego RDD 8 po zmianach na 2012 r.

W RDD 8 nie była prowadzona rachunkowość obejmująca  przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, co było niezgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1 - 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), zw. dalej uor.

W toku kontroli ustalono, że w RDD 8 nie było zatrudnionego głównego księgowego, któremu dyrektor powierzyłby obowiązki
i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, co wynika zart. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zw. dalej uofp. Obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 8
w okresie 2.01. – 17.12.2012 r. prowadziła osoba zatrudniona na umowę zlecenie z dnia 2.01.2012 r. zawartą na czas określony do 31.12.2012 r., posługująca się pieczęcią „główny księgowy” mimo, że stanowisko nie wynikało z treści zawartej umowy. Dyrektor RDD 8 nie wypowiedział osobie prowadzącej księgowość ww. umowy, zobowiązał jedynie WSS do odbioru dokumentacji FK
i sprzętu komputerowego, co nastąpiło protokolarnie w dniu 18.12.2012 r. Począwszy od 21.12.2012 r. zadania w zakresie wprowadzenia do systemu FK dokumentów księgowych przekazanych przez WSS, rozliczenia finansowego roku 2012 i sporządzenia sprawozdań za 2012 r. wykonywała osoba zatrudniona na umowę zlecenie z dnia 21.12.2012 r. zawartą na czas określony do 31.12.2012 r.

Stwierdzono, że osoba obsługująca księgowość RDD 8 prowadziła rozliczenia działalności finansowej RDD 8 za pomocą zestawień w arkuszu kalkulacyjnym Excel dotyczących m.in.: wpływów dotacji z WSS, rozliczeń publiczno – prawnych, naliczenia wynagrodzeń, spraw kadrowych, wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, obrotów kasowych, monitorowania zapotrzebowania na środki budżetowe – nie będących księgami rachunkowymi w postaci dziennika, księgi głównej, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych w rozumieniu art. 13 ust. 1 uor. Jedyną księgą rachunkową prowadzoną przez RDD 8 była pomocnicza księga rachunkowa w formie księgi inwentarzowej. W jednostce nie było także dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji za 2012 r., co było niezgodne z art. 26 ust. 1 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, a jej przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie
z art. 27 ust. 1 uor, odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi.

Za zaniechanie ww. obowiązków odpowiedzialność ponosi dyrektor RDD 8, zgodnie art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.

W RDD 8 nie było dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, co naruszyło postanowienie art. 10 ust. 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości,
a w szczególności dotyczące:określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów). Niebyło ponadto procedur wewnętrznych, instrukcji stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

Kontrola 410. transakcji (100% zrealizowanych w 2012 r.), w tym: 151. transakcji gotówkowych w łącznej kwocie 19.284,17 zł i 259. transakcji bezgotówkowych w łącznej kwocie 148.454,21 zł, wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Osoba prowadząca księgowość z konta podstawowego RDD 8 w okresie od 10.02. do 17.10.2012 r. dokonała bezumownie 21 przelewów na swój prywatny rachunek bankowy w łącznej wysokości 18.763 zł. Na żadną z ww. wypłat nie było dowodu księgowego potwierdzającego powstanie zobowiązania dla RDD 8. Cała kwota została zwrócona na konto RDD 8 w dniu 17.12.2012 r. (WB 108). Wypłaty były możliwe, gdyż osoba ta widniała na bankowej karcie wzorów podpisu obok nazwiska dyrektora RDD 8reprezentując RDD 8 jednoosobowo i dokonywane przez nią transakcje nie wymagały akceptacji dyrektora RDD 8.
2. Żaden z 201. dowodów księgowych (gotówkowych i bezgotówkowych, w tym deklaracje ZUS i listy płac), 149. wyciągów bankowych, 9. raportów kasowych oraz 3. dowodów PK dokumentujących ww. 410. transakcji, z wyjątkiem  8. na 10. rachunków od umów zleceń wystawianych przez osobę prowadzącą księgowość, nie był sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, ani zadekretowany, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe dowody nie były również zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora RDD 8.
3. 9 dowodów księgowych na łączną kwotę 4.813,93 zł (faktury nr: 1210149226 i 1210153228 za energię elektryczną, 7342091/082 za ogrzewanie, 116851280/OPR/08/2012 za internet i telefon oraz 5 płatności czynszu) zostało zapłaconych po terminie. W przypadku płatności za czynsz, według § 4 ust. 3 umowy użyczenia Nr 1/ZBILK/2008 z dnia 5.02.2008 r. biorący
   w użyczenie ma obowiązek wnosić opłaty związane z używaniem przedmiotu użyczenia z góry do dnia 10-go każdego miesiąca.Powyższe niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 14,87 zł.
4. W przypadku 4. transakcji (faktury nr: 7342091/079, 7342091/080, 7342091/083, 2417342091/084 za ogrzewanie) osoba prowadząca księgowość zapłaciła odsetki od nieterminowych płatności w łącznej wysokości 28,86 zł.
5. W 13. przypadkach na kwotę 8.062,31 zł (abonament RTV, dofinansowanie wyjazdu dziecka na festiwal,  opłaty za internet
   i telefon, składki ZUS), nie było dowodów księgowych potwierdzających powstanie zobowiązania (m.in. data powstania zobowiązania, jego wysokość, termin zapłaty), w tym w 2. przypadkach na kwotę 640 zł (faktury nr: 2/06/12/J – dopłata do turnusu rehabilitacyjnego i 136/2012 za szkolenie dyrektorów) dowody księgowe zostały wystawione dopiero po dacie ich zapłaty. W tych przypadkach dokumentacja księgowa nie zawierała dowodu księgowego będącego podstawą do dokonania płatności zaliczkowej.
6. Dyrektor RDD 8 z konta pomocniczego w 2012 r. wypłacił ryczałt na pokrycie kosztów utrzymania dzieci w łącznej kwocie 26.375,45 zł, czyli o 23,45 zł wyższej od przysługującej. Oprócz kwoty należnego ryczałtu wypłacił odsetki bankowe dopisywane co miesiąc do środków na koncie pomocniczym. Tym samym z naliczonych przez bank odsetek w łącznej kwocie 30,59 zł, na konto podstawowe w dniu 31.12.2012 r. zostało przelane 7,14 zł i tyle też odsetek odprowadzono do budżetu UM.
7. Raporty kasowe nr 2/03/2012, 3/04/2012, 6/08/2012, 7/09/2012 były prowadzone niechronologicznie. Nie było raportu kasowego za miesiąc luty, czerwiec i grudzień. Wszystkie raporty kasowe zawierały dowody księgowe dotyczące poprzednich, zamkniętych okresów sprawozdawczych. Na dowodach nie było potwierdzenia przyjęcia gotówki przez pracownika, jeśli zapłacił za dane świadczenie z własnych środków, nie były one również rozliczone w drodze udzielonej wcześniej zaliczki.
8. Faktury gotówkowe nr: 2360/0002/FP, 4612/1/FP i 26725/1019/12, na łączną kwotę 498,28 zł stanowiły wydatki na paliwo, które kupowane było na potrzeby wyjazdów dyrektora RDD 8 z dziećmi poza Szczecin. Dyrektor RDD 8 nie miał przyznanego limitu kilometrów, nie była również prowadzona ewidencja przejechanych kilometrów a udostępniona dokumentacja nie zawierała rozliczenia zakupionego paliwa.

Konto pomocnicze RDD 8, na które co miesiąc z rachunku podstawowego przekazywana była kwota ryczałtu wykorzystywanego przez dyrektora na pokrycie kosztów utrzymania dzieci, na dzień 31.12.2012 r. zamknęło się saldem w wysokości 7.314,35 zł z tytułu odpisów na ZFŚS za 2012 r. wniesionych w dniu 31.12.2012 r. z Rodzinnych Domów Dziecka Nr 7, 8, 11, 12 i 13. Według art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu
w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Z udostępnionejdokumentacji nie wynikała przyczyna zgromadzenia środków funduszu pięciu domów na rachunku pomocniczym RDD 8 na koniec 2012 r. zważywszy, że według art. 12 ust. 1 ww. ustawy środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.

W wyniku kontroli poprawności naliczania wynagrodzeń przeprowadzonej na podstawie udostępnionej dokumentacji kadrowej wszystkich 4. pracowników RDD 8 stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1.  Nie został wystawiony rachunek za miesiąc grudzień za umowę zlecenie osoby prowadzącej księgowość RDD 8. Lista wypłat z tytułu drugiej umowy zlecenie osoby prowadzącej księgowość nie była ponadto podpisana przez osobę sporządzającą, sprawdzona i zadekretowana.
2. Pracownik zatrudniony na stanowisku pomocy kuchennej i młodszego wychowawcy z dniem 1.09.2012 r., otrzymał po miesiącu pracy jednorazową rekompensatę wzrostu kosztów utrzymania w kwocie 583 zł brutto. Udostępniona dokumentacja nie zawierała dokumentu przyznającego pracownikowi ww. świadczenie.
3.  W miesiącach: maj, czerwiec, lipiec i sierpień mimo, że były sporządzone listy płac, nie zostało wypłacone wynagrodzenie dyrektorowi RDD 8 na łączną kwotę 10.154 zł netto, analogicznie w lipcu nie zostało wypłacone wynagrodzenie pomocy kuchennej i młodszego wychowawcy na łączną kwotę 1.351,78 zł netto. W lipcu ponadto nie został wystawiony ani zapłacony rachunek za umowę zlecenie osoby prowadzącej księgowość w kwocie 422 zł netto. Powyższe kwoty zostały wypłacone
   z konta podstawowego RDD 12 (kontrola Z/6/13).Do końca 2012 r. na konto RDD 12 została zwrócona jedynie kwota 422 zł.
4. Błędnie zostało naliczone i wypłacone wyrównanie podwyżki wynagrodzeń dyrektora RDD 8, naliczono 189 zł brutto za miesiące od stycznia do marca, zamiast 145,80 zł brutto. Błąd wynikał z przyjęcia do obliczeń podstawy uwzględniającej dodatek funkcyjny.
5. Pracownik zatrudniony na stanowiskach pomocy kuchennej i młodszego wychowawcynie otrzymał pisemnie zmiany warunków umowy o pracę po marcowej podwyżce wynagrodzenia.
6. W żadnym miesiącu 2012 r. dyrektor RDD 8 nie otrzymał wynagrodzenia w terminie wskazanym w informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych znak: WO.II.AC/1130-2-1/08 z dnia 21.01.2008 r. Wg ww. dokumentu wynagrodzenie dyrektora powinno być wypłacane co miesiąc z dołu, na 5 dni przed końcem miesiąca. Dyrektor otrzymywał wynagrodzenie zarówno 12 dni wcześniej (np. 13.09.2012 r.), jak i 9 dni później (np. 4.12.2012 r. za miesiąc listopad).

Kontrola rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń wykazała, że nie został zapłacony podatek od wynagrodzeń za miesiące maj, czerwiec, lipiec, sierpień, październik i listopad 2012 r. w naliczonej kwocie 2.468 zł, co było niezgodne z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. W miesiącu kwietniu ponadto osoba prowadząca księgowość dwukrotnie zapłaciła podatek od swojego wynagrodzenia (66 zł), mimo, że wystawiono jedynie jeden rachunek za umowę zlecenie. Zaległy podatek został uregulowany zbiorczo, łącznie
z podatkiem za miesiąc grudzień, w dniu 31.12.2012 r. (WB 111) bez uwzględnienia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, które winny zostać naliczone i wpłacone bez wezwania organu podatkowego, zgodnie z  art. 55 § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) i które wyniosłyby 82 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Kontrola rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych wykazała brak przelewu z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne w miesiącu wrześniu 2012 r. na kwotę 1.787,21 zł oraz przelew składek na łączną kwotę 6.929,27 zł w miesiącach listopadzie i grudniu 2012 r., przy jednoczesnym braku deklaracji rozliczeniowych za te miesiące.

Przyczyną ww. nieprawidłowości było przede wszystkim niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez osobę prowadzącą księgowość, która pomimo stosownego wykształcenia oraz kwalifikacji nie prowadziła rachunkowości RDD 8 zgodnie z zasadami określonymi dla jednostek budżetowych.

Wpływ na powyższe miał również brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli, polegających m.in. na weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji finansowych przez dyrektora RDD, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” oraz wymogami określonymi
w Standardach kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych”  zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, według których Dyrektor RDD 8 powinna  zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Nie wdrożono ponadto skutecznych mechanizmów zarządzania, umożliwiających wydziałowi nadzorującemu, tj. Wydziałowi Spraw Społecznych Urzędu Miasta identyfikację nieprawidłowości, które wystąpiły w RDD. Skutkiem czego  nadzór WSS nad podległymi jednostkami w zakresie gospodarki finansowej ograniczał się jedynie do oglądu sprawozdań budżetowych pod kątem ich zgodności z planem.

Ww. sposób realizacji zadań, nie zapewnił osiągnięcia celu nadzoru jakim jest m.in. skuteczna realizacja zadań RDD (Standardy kontroli zarządczej z grupy C  - „Nadzór”). Z uwagi na powyższe oraz obowiązek określony w § 9 ust. 3 pkt 1 lit. b, c i e Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta z dnia 1 marca 2012 r. ze zm.),
wg któregosprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, obejmuje, m.in. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek, w szczególności:

1. realizację gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości i rzetelności,
2. wykonanie budżetu,
3. zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami,

wskazane byłoby wdrożenie mechanizmów zarządzania, które umożliwią identyfikację symptomów ewentualnych nieprawidłowości
i podejmowanie stosownych działań naprawczych.

Z uwagi na realizację przez RDD zadań o wrażliwym charakterze społecznym jakim jest ciągła opieka i wychowanie dzieci pozbawionych opieki rodzicielskiej w warunkach naturalnego środowiska rodzinnego, wskazane byłoby uwzględnienie w analizie ryzyka każdego aspektu funkcjonowania RDD (w tym w zakresie powierzonych mu środków finansowych)  i poddanie ich szczególnej pieczy.

W toku kontroli ustalono, że w odpowiedzi na zaistniałą sytuację dyrektor WSS złożył w dniu 18.12.2012 r. do Komendy Miejskiej Policjizawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa przez osobę prowadzącą księgowość na szkodę RDD 8.            

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

Dyrektorowi RDD 8:

1. Zwrot na konto RDD 12 kwoty 11.505,78 zł tytułem wypłaconych wynagrodzeń.
2. Zwrot przez dyrektora RDD 8 kwoty 43,2 zł brutto tytułem nadpłaconego wyrównania wynagrodzenia.
3. Powierzenie obowiązków głównemu księgowemu zgodnie z art. 54 ust. 1 uofp.
4. Weryfikacja i akceptacja operacji bankowych przez dyrektora RDD 8.
5. Dokonywanie wypłat ryczałtu na pokrycie kosztów utrzymania dzieci w należnej kwocie.
6. Terminowe regulowanie płatności.
7. Regulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego w ustawowych terminach oraz zapłatę zaległych odsetek od nieterminowych płatności.
8. Ustalenie i uregulowanie rozrachunków z ZUS.
9. Prowadzenie rachunkowości RDD 8 zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1-3 uor, tj. przyjęcie zasad (polityki) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
10. Opracowanie i wprowadzenie do stosowania dokumentacji systemu kontroli zarządczej.
11. Każdorazowe dekretowanie, sprawdzanie i zatwierdzanie dowodów księgowych do zapłaty.
12. Ewidencjonowanie wszelkich transakcji na podstawie dokumentów źródłowych.
13. Uzupełnienie dokumentacji kadrowej pracownika o dokument przyznający jednorazową rekompensatę wzrostu kosztów utrzymania.
14. Pełne dokumentowanie rozliczania kosztów podróży służbowych i wydatków na paliwo.
15. Bieżące i chronologiczne sporządzanie raportów kasowych.
16. Utworzenie odrębnego konta bankowego ZFSS i terminowe przekazywanie odpisu.
17. Określenie – w stosunku do wszystkich zadań RDD - celów kontroli zarządczej,
18. Uwzględnienie w analizie ryzyka wszystkich zadań RDD oraz mechanizmów kontroli zarządczej ograniczających zidentyfikowane ryzyka,
19. Wdrożenie mechanizmów kontroli zarządczej umożliwiających identyfikację potencjalnych nieprawidłowości w działaniu RDD.

Dyrektorowi WSS:

1. Zwiększenie nadzoru nad obszarem finansowo – księgowym podległej jednostki w celu wyeliminowania
   ww. nieprawidłowości.
2. Określenie – w stosunku do wszystkich zadań RDD - celów kontroli zarządczej (w tym w zakresie przekazywanych im środków finansowych),
3. Uwzględnienie wszystkich zadań RDD (w tym w zakresie przekazywanych im środków finansowych) w analizie ryzyka oraz mechanizmów kontroli zarządczej ograniczających zidentyfikowane ryzyka,
4. Wdrożenie mechanizmów kontroli zarządczej umożliwiających identyfikację potencjalnych nieprawidłowości w działaniu RDD.