Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie 5-6.2013 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 30  (zwanym dalej PP nr 30) przy ulicy Piotra Skargi 18 w Szczecinie, w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2011-2012 r. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole
kontroli podpisanym w dniu 27 czerwca 2013 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym
z dnia 16 lipca 2013 r.

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane z funkcjonującym systemem gospodarowania mieniem komunalnym będącym w trwałym zarządzie PP nr 30 w aspekcie naliczania czynszu i opłat z tytułu wynajmu lokalu mieszkalnego, przeprowadzania obowiązkowych kontroli stanu budynków i sieci, a także uchybienia związane z prowadzeniem książek obiektu budowlanego (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

Ustalono, że wysokość czynszu naliczanego przez PP nr 30 najemcy lokalu mieszkalnego wynosiła: za styczeń i luty 2011 r.– łącznie 481,00 zł, za okres od marca  do maja 2011 r. - 481,10 zł miesięcznie, od czerwca do października 2011 r. – 615,13 zł, podczas gdy prawidłowa wysokość czynszu za cały ww. okres powinna wynosić 508,35 zł miesięcznie. Przyczyną powyższych nieprawidłowości było zastosowanie błędnych współczynników w zakresie wskaźnika przeliczeniowego kosztów odtworzenia 1 m ² powierzchni użytkowej budynków oraz liczby punktów. Zawyżone naliczenie za okres czerwiec – październik 2011 r. zostało skorygowane w dniu 10 listopada 2011 r. (nota księgowa na kwotę 566,25 zł). Zaniżenie czynszu za okres od stycznia do maja 2011 r. spowodowało natomiast stratę w budżecie jednostki w wysokości 617,45 zł.

Pomimo zmian przepisów prawa miejscowego, które miały miejsce w 2012 r. zaniechano również aktualizacji czynszu najmu za ww. lokal. Wejście w życie z dniem 1 lipca 2012 r. uchwały Rady Miasta Szczecin nr XVIII/509/2012 z dnia 23 kwietnia 2012 r. zmieniającej uchwałę w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015, spowodowało zmianę kryteriów oceny stanu technicznego budynku, a co za tym idzie zwiększenie ilości punktów dla przedmiotowego lokalu z 56 do 58 oraz zmianę wzoru służącego do obliczenia wysokości czynszu poprzez wzrost wskaźnika procentowego wartości odtworzeniowej 1 m²lokalu z 2,6 % do 3 %. Utrata mocy uchwały nr VI/74/11 z dnia 28 marca 2011 r. Rady Miasta Szczecin w sprawie stawek czynszu za najem komunalnych lokali mieszkalnych Gminy Miasto Szczecin, pociągnęła za sobą
z kolei konieczność zastosowania przy obliczaniu czynszu wskaźników przeliczeniowych wynikających z Obwieszczeń Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 28 marca 2012 r. oraz 28 września 2012 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz. 773  oraz poz. 2054 ) w wysokości 3.680 (od dnia 1 września 2012 r.  do dnia 30 września 2012 r.) oraz 3.800 (od dnia 1 października 2012 r. do dnia 31 marca 2013 r.).
W związku z powyższym, Dyrektor PP nr 30 powinien wypowiedzieć lokatorowi wysokość czynszu w przypadku uchwały z dnia 23 kwietnia 2012 r. w lipcu 2012 r. – ze skutkiem w postaci naliczania opłat w wysokości wynikającej z ww. uchwały od dnia 1 listopada 2012 r., a w przypadku zastosowania nowego wskaźnika przeliczeniowego – (3.800 zł) w październiku 2012 r. ze skutkiem w postaci naliczania opłat przy zastosowaniu ww. wskaźnika od dnia 1 lutego 2013 r. Powyższe zaniechanie spowodowało zaniżenie czynszu najmu odpowiednio na kwotę 99,16 zł miesięcznie w okresie od 1 listopada 2012 r. do 31 stycznia 2013 r. oraz kwotę 331,11 zł miesięcznie w okresie od 1 lutego 2013 r.  do zakończenia kontroli (łącznie 1 953,03 zł).

W zakresie naliczania najemcy opłat za używanie ww. lokalu mieszkalnego (opłat niezależnych od właściciela) ustalono, że obciążenie najemcy za zużycie wody i odprowadzanie ścieków (brak podlicznika w mieszkaniu) następowało do października 2011 r. przy użyciu ryczałtu w wysokości 6,5 m³/osobę/miesiąc (łącznie z naliczaną najemcy stawką ryczałtową za ciepłą wodę – 1,5 m ³/osobę/miesiąc), podczas gdy według zapisów Lp. nr 5 Tabeli nr 1 Załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz. U. Nr 8, poz. 70), przeciętne zużycie wody na jednego mieszkańca w gospodarstwach domowych przy wyposażeniu mieszkania w instalacje tj. wodociąg, ubikacja, łazienka, dostawa ciepłej wody do mieszkania (z elektrociepłowni, kotłowni osiedlowej lub blokowej) wynosi 140-160 dm³/ mieszkańca/ dobę i 4,2-5,4 m³/mieszkańca/miesiąc, przy założeniu, że wartości wyższe do budynków podłączonych do sieci kanalizacyjnych. W 2012 r. zaniechano z kolei aktualizacji ww. stawek stosownie do zmiany wprowadzonej uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XIII/300/11 z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie zatwierdzenia taryfy za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków na 2012 rok, co spowodowało z kolei zaniżenie opłat w wysokości odpowiednio: o 4,05 zł miesięcznie za wodę oraz 9,54 zł miesięcznie
z tytułu odprowadzania ścieków (łącznie za 2012 r.  – 163,08 zł).

Koszty wywozu nieczystości w okresie styczeń – październik 2011 r. zostały określone w kwocie 20 zł miesięcznie, podczas gdy powinny wynosić 44,22 zł (zaniżenie o 24,22 zł miesięcznie). Przyczyną powyższego był brak aktualizacji stawki, w okresie od 2008 do 2011 r. Począwszy od listopada 2011 r. ryczałt obliczano w prawidłowej wysokości tj. przy zastosowaniu współczynnika 0,2475 m³/osobę/miesiąc wynikającego ze wskazań tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009 – 2011 z perspektywą do roku 2015, w której wskazano, że objętościowy wskaźnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł 2,57 m³na jednego mieszkańca na rok w latach 2002/2003, a w latach 2008/2009 – 2,97 m³na jednego mieszkańca na rok oraz z uwzględnieniem rzeczywistych kosztów wywozu nieczystości ponoszonych przez PP nr 30. Pomimo wzrostu kosztu wywozu nieczystości z 59,56 zł /m³
w 2011 r.  do 62,91zł /m³ w 2012 r. zaniechano aktualizacji stawki do stawki prawidłowej.

Ustalono ponadto, że wysokość opłat ryczałtowych naliczanych najemcy za centralne ogrzewanie była w kontrolowanym okresie wyliczana: od stycznia do września 2011 r. w oparciu o stały ryczałt w wysokości 250 zł  miesięcznie, bez wskazania czytelnych współczynników wpływających na jego wysokość, a od października 2011 r. do grudnia 2012 r. na podstawie kalkulacji wysokości kosztów ponoszonych przez PP nr 30 wynikającej z otrzymywanych faktur za rok poprzedzający. Suma kosztów ogrzewania obu obiektów była dzielona przez 12 miesięcy i przez łączną powierzchnię obiektów. Tak otrzymany współczynnik mnożono następnie przez powierzchnię lokalu mieszkalnego. W poszczególnych kalkulacjach przyjęto jednak odmienne powierzchnie obu obiektów łącznie – 993 m² oraz 1001,7 m², podczas gdy łączna powierzchnia budynku przedszkola oraz  budynku gospodarczo-mieszkalnego  (bez garażu) według decyzji z dnia 17 grudnia 2003 r. w sprawie ustanowienia trwałego zarządu znak WGN-II/ZB/72244/58/02 wynosiła 1106,8 m². Wysokość ryczałtu była ponadto ustalana dwukrotnie w ciągu roku (z uwzględnieniem faktur z ostatnich 12 miesięcy). W ocenie kontroli proces obliczania należności z tytułu C.O. powinien być przeprowadzany jednorazowo w ciągu roku
w oparciu o wydatki PP nr 30 z ostatnich 12 miesięcy przy uwzględnieniu powierzchni  wskazanych w dokumentach.

W toku kontroli ustalono również, że  budynek  mieszkalny wyposażony jest w instalację gazową (przegląd z 2012 r.). Dyrektor nie posiada dokumentacji wskazującej  na odrębność ww. instalacji od instalacji przedszkola.

Ustalono, że na dzień 6 maja 2013 r. zaległość najemcy z tytułu czynszu i opłat opiewała na kwotę 5 369,46 zł, a na dzień 19 czerwca 2013 r. - na kwotę 3 293,27 zł. Pomimo utrzymującego się zadłużenia Dyrektor PP nr 30 nie skorzystała z uprawnienia do wypowiedzenia umowy przewidzianego w art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) zwanej dalej ustawą
o ochronie praw lokatorów,według którego właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, jeżeli lokator jest w zwłoce z zapłatą czynszu lub innych opłat za używanie lokalu co najmniej za trzy pełne okresy płatności pomimo uprzedzenia go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia stosunku prawnego i wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności.

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku  przedszkola oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.)
zw. dalej p.b.u.

Z uwagi na brak współpracy najemcy nie przeprowadzono natomiast przeglądów budowlanych we wnętrzu lokalu mieszkalnego zajmowanego przez najemcę (roczny przegląd z września 2011 r., a także 3. z 5. przeglądów przeprowadzonych w 2012 r. wpisanych do książki obiektu budowlanego budynku gospodarczo - mieszkalnego – poza przeglądem instalacji gazowej  oraz przeglądem pięcioletnim z sierpnia 2012 r. nie obejmowały wnętrza budynku mieszkalnego). Wskazać należy, że działanie najemcy stanowiło naruszenie art. 10 ust. 3 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów według którego po wcześniejszym ustaleniu terminu lokator powinien także udostępnić właścicielowi lokal w celu dokonania okresowego, a w szczególnie uzasadnionych wypadkach również doraźnego, przeglądu stanu i wyposażenia technicznego lokalu oraz ustalenia zakresu niezbędnych prac i ich wykonania.). W celu  przymuszenia najemcy do zachowania zgodnego  z ww. przepisem Dyrektorowi PP nr 30 przysługuje powództwo  do sądu powszechnego.

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego był odnotowany w dwóch ksiażkach obiektu budowlanego, z których jedna dotyczyła budynku PP nr 30, a druga budynku gospodarczo-mieszkalnego, co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u.

Stwierdzono jednak, iż wszystkie wpisy do książki obiektu budowlanego  dla budynku gospodarczo-mieszkalnego zostały dokonane w latach 2012-2013 i dotyczyły wyłącznie przeglądów z tego okresu, czym naruszono § 2 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego książka powinna być założona w dniu przekazania obiektu budowlanego, zwanego dalej "obiektem", do użytkowania i systematycznie prowadzona przez okres jego użytkowania. Do książki budynku PP nr 30 nie wpisano natomiast rocznego przeglądu stanu technicznej sprawności budynku PP nr 30 w Szczecinie z września 2011 r. czym naruszono § 5 pkt 4 oraz § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia wg których wpisy do książki obejmują: protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1 i 2 ustawy oraz przeprowadzonych remontów i przebudowy obiektu i powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu.

Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – z uwagi na brak wystarczających środków finansowych większości zaleceń przeprowadzonego w 2012 r. przeglądu 5-letniego dotyczących zabezpieczenia klatek schodowych przed zadymieniem, remontu sanitariatów, zakończenia wymiany zużytej technicznie drewnianej stolarki okiennej, remontu instalacji wodociągowej, kanalizacyjnej oraz centralnego ogrzewania, a także bieżącej naprawy i konserwacji stalowych elementów ogrodzenia
i urządzeń placu zabaw.

Kontroli poddano ponadto prawidłowość wszystkich 8. przeprowadzonych w kontrolowanym okresie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14. 000 euro. Ustalono, że w 1. przypadku udzielenie zamówienia nastąpiło poprzez jednostronne oświadczenie woli Dyrektora PP nr 30. Dokument zatytułowany „zamówienie” nie został bowiem opatrzony podpisem wykonawcy lub osoby upoważnionej. Nie zawierał ponadto szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, w tym wskazania, jakim wymogom towar powinien odpowiadać. Wydatkowanie środków publicznych w oparciu o dokument niepodpisany przez jedną ze stron, niewskazujący szczegółowo przedmiotu umowy i jego niezbędnych właściwości lub terminu dostawy niesie ze sobą ryzyko związane z możliwością niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę. W przypadku ewentualnego sporu sądowego takie formułowanie umów może spowodować wydłużenie postępowania i pogorszenie sytuacji procesowej zamawiającego. Przyczyną ww. zaniechania była według wyjaśnień Dyrektora PP nr 30 konieczność niezwłocznego doprowadzenia do pełnej sprawności technicznej i funkcjonalnej  instalacji oświetlenia ewakuacyjnego. W pozostałych przypadkach każdorazowo sporządzano umowy, które w sposób wyczerpujący  regulowały prawa
i obowiązki stron. W odniesieniu do wszystkich kontrolowanych zamówień  przeprowadzono analizy rynku oraz sporządzono notatki służbowe.

Według standardu kontroli zarządczej  z grupy C – Mechanizmy Kontroli pkt 11 zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. Mf. Nr 15, poz. 84) należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

Osobą odpowiedzialną za: zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań, rozliczanie spisów z natury (inwentaryzacje), księgozbiorów, przedmiotów nietrwałych i środków trwałych oraz naliczanie czynszu i opłat z tytułu korzystania z lokalu mieszkalnego była w kontrolowanym okresie Główna Księgowa PP nr 30. Zlecanie obowiązkowych kontroli i przeglądów obiektu budowlanego, prowadzenie książek obiektu budowlanego oraz dokumentacji dotyczącej udzielania zamówień publicznych należało natomiast do Dyrektora PP nr 30.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 30:

1. Niezwłoczne podjęcie niezbędnych i skutecznych działań mających na celu wyegzekwowanie od najemcy zaległych należności z tytułu czynszu oraz opłat, z zastosowaniem instrumentów przysługujących wynajmującemu na mocy ustawy
   o ochronie praw lokatorów, uprawnień do wystąpienia na drogę sądową.
2. Niezwłoczne zaktualizowanie wysokości czynszu oraz opłat do stawki prawidłowej.
3. Ustalić czy PP  nr 30 ponosi koszty dostawy gazu do mieszkania najemcy, a jeśli tak - naliczać i egzekwować opłaty
   w wysokości adekwatnej do wysokości ww. kosztów.
4. Podjąć niezbędne działania - włącznie z wystąpieniem na drogę sądową - w sytuacji niewykonywania przez najemcę obowiązku określonego w art. 10 ust. 3 pkt 1  ustawy o ochronie praw lokatorów.
5. Uzupełnić wpis w książce obiektu budowlanego PP nr 30 oraz prowadzić na bieżąco ww. książkę.
6. Każdorazowo zawierać pisemne umowy dotyczące udzielania zamówień publicznych.