Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 03-04.2013 r., przeprowadził kontrolę w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin pl. Armii Krajowej 1, zw. dalej WSS oraz w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 8 ul. 3 Maja 10/5
w Szczecinie, zw. dalej RDD 8, w zakresie wybranych zagadnień gospodarki finansowo – księgowej za 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokołach kontroli podpisanych w dniach 10.04.2013 r. i 17.04.2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14.05.2013 r.

Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD 8 w 2011 r. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:

-  brak ewidencji księgowej w RDD 8, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego Rb-28 S, sporządzanych narastająco do grudnia 2011 r.,

-   nadużycie w postaci bezumownego przelania przez osobę prowadzącą księgowość RDD 8 na swój prywatny rachunek bankowy kwoty w łącznej wysokości 15.300 zł, z czego na rachunek RDD w dniu 28.12.2011 r. została zwrócona jedynie kwota 14.364 zł,

-    przekroczeniem przez dyrektora RDD 8 wypłat należnej kwoty ryczałtu na pokrycie kosztów utrzymania dzieci w wysokości 2.416 zł,

- nieterminowe regulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń – podatek za miesiąc sierpień oraz niepełne kwoty podatku za miesiące  luty, lipiec i wrzesień 2011 r. został zapłacony w dniu 30.12.2011 r. w łącznej kwocie 1.300 zł, bez uwzględnienia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych w kwocie 53 zł,

-   brak niektórych dokumentów źródłowych dokumentujących poszczególne operacje gospodarcze,

-  brak opracowanych pisemnych zasad rachunkowości i procedur wewnętrznych stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Przyczyną ww. nieprawidłowości było głównie:

-   niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę prowadzącą księgowość RDD 8,

- brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony dyrektora RDD 8 (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji księgowych),

-   nieodpowiedni przepływ informacji między WSS a dyrektorem RDD 8 do maja 2011 r. w zakresie liczby podopiecznych,

- niewypracowanie ze strony wydziału nadzorującego, tj. Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej, umożliwiających identyfikację ww. nieprawidłowości oraz weryfikację liczby podopiecznych RDD 8 (dane niezbędne do określenia wysokości przekazywanego ryczałtu).

            Według sprawozdań rocznych Rb-28 S z dnia 10.01.2012 r. wydatki RDD 8 w 2011 r. wyniosły ogółem 156.829,88 zł (zadania własne powiatu) i 30.848 zł (zadania zlecone powiatu), co w obu przypadkach stanowiło 100% zaplanowanej kwoty (po dokonaniu zwrotu kwoty 14.364 zł na rachunek RDD 8).

Analiza realizacji planu finansowego oraz wysokości przyznanych środków budżetowych w § 3110 – świadczenia społeczne, wykazała przyjęcie przez dysponenta do realizacji plan finansowy uwzględniający w placówce sześcioro podopiecznych (47.434 zł), zamiast siedmiorga oraz brak bieżącego dostosowywania wielkości środków budżetowych do faktycznego na nie zapotrzebowania wraz ze zmieniającą się liczbą podopiecznych. Według udostępnionych skierowań z MOPR oraz wyjaśnień dyrektora RDD 8
w placówce w 2011 r. od stycznia do kwietnia przebywało 7 dzieci, od maja do sierpnia 5 dzieci i od września do grudnia 3 dzieci.

Według z-cy dyrektora WSS (pismo znak: WSS.II.812.9.2013.SB z dnia 26.03.2013 r.) w RDD 8 do sierpnia 2011 r. przebywało 5 podopiecznych, od 23.08.2011 r. czworo i od 29.08.2011 r. do końca 2011 r. liczba dzieci w RDD 8 wynosiła 3. WSS dopiero od maja 2011 r. zaczął otrzymywać z podległych mu rodzinnych domów dziecka, miesięczne informacje o liczbie podopiecznych. Pierwsza korekta planu w § 3110 miała miejsce dopiero w dniu 29.09.2011 r. i kwota świadczenia została zmniejszona o 3.661 zł, kolejna korekta in minus nastąpiła z kolei w dniu 20.12.2011 r. o kwotę 1.829 zł. Rzeczywista wartość planu w § 3110 na dzień
1.01.2011 r. powinna była wynieść 55.339,20 zł (7 dzieci), po czym powinna zostać skorygowana w miesiącu maju o kwotę 10.540,80 zł (od maja 5 dzieci), następnie w miesiącu wrześniu o kwotę 5.270,40 zł (od września 3 dzieci). Plan i wykonanie na koniec 2011 r. powinien wynieść 39.528 zł, tymczasem Dyrektor RDD 8 z konta pomocniczego w 2011 r. wypłacił ryczałt na pokrycie kosztów utrzymania dzieci w łącznej kwocie 41.944  zł, czyli o 2.416 zł wyższej od przysługującej. Oprócz kwoty należnego ryczałtu wypłacił w dniu 30.12.2011 r. świadczenie socjalne naliczone przez osobę prowadzącą księgowość tytułem „rozliczenia końcowego” w wysokości 5.052 zł, będącego w rzeczywistości wyrównaniem do kwoty obowiązującego planu a według art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny.

Powyższe świadczy o niewystarczającej, ze strony dysponenta, analizie czynników wpływających na wysokość wydatkóww paragrafie 3110 oraz nieodpowiednim przepływie informacji między wydziałem, a kadrą zarządzającą podległej jednostki.

W RDD 8 nie była prowadzona rachunkowość obejmująca  przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, co było niezgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1 - 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), zw. dalej uor.

W toku kontroli ustalono, że w RDD 8 nie było zatrudnionego głównego księgowego, któremu dyrektor powierzyłby obowiązki
i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, co wynika zart. 54 ust. 1 uofp. Obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 8 w okresie 2.01. – 31.12.2011 r. prowadziła osoba zatrudniona na umowę zlecenie z dnia 2.01.2011 r., posługująca się pieczęcią „główny księgowy” mimo, że stanowisko nie wynikało z treści zawartej umowy. 

Stwierdzono, że osoba obsługująca księgowość RDD 8 prowadziła rozliczenia działalności finansowej RDD 8 za pomocą zestawień w arkuszu kalkulacyjnym Excel dotyczących m.in.: wpływów dotacji z WSS, rozliczeń publiczno – prawnych, naliczenia wynagrodzeń, spraw kadrowych, wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, obrotów kasowych, monitorowania zapotrzebowania na środki budżetowe – nie będących księgami rachunkowymi w postaci dziennika, księgi głównej, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych w rozumieniu art. 13 ust. 1 uor.Jedyną księgą rachunkową prowadzoną przez RDD 8 była pomocnicza księga rachunkowa w formie księgi inwentarzowej. W jednostce nie było także dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji za 2011 r., co było niezgodne z art. 26 ust. 1 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, a jej przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie
z art. 27 ust. 1 uor, odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi.

Za zaniechanie ww. obowiązków odpowiedzialność ponosi dyrektor RDD 8, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.

W RDD 8 nie było dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, co naruszyło postanowienie art. 10 ust. 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości,
a w szczególności dotyczące:określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów). Nie było ponadto procedur wewnętrznych, instrukcji stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

Kontrola 409. transakcji (100% zrealizowanych w 2011 r.), w tym: 130. transakcji gotówkowych w łącznej kwocie 35.142,39 zł i 279. transakcji bezgotówkowych w łącznej kwocie 152.535,49 zł, wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Osoba prowadząca księgowośćz konta podstawowego RDD 8 w okresie od 30.06. do 5.12.2011 r. dokonała bezumownie
   7 przelewów na swój prywatny rachunek bankowy w łącznej wysokości 14.800 zł oraz 500 zł w dniu 14.12 2011 r. z konta pomocniczego RDD 8. Na żadną z ww. wypłat nie było dowodu księgowego potwierdzającego powstanie zobowiązania dla RDD 8. Do końca 2011 r. zwrócona została jedynie kwota 14.364 zł (pozostało do zwrotu 936 zł). Wypłaty były możliwe, gdyż osoba ta widniała na bankowej karcie wzorów podpisu obok nazwiska dyrektora RDD 8 reprezentując RDD 8 jednoosobowo i dokonywane przez nią transakcje nie wymagały akceptacji dyrektora RDD 8.
2. Żaden z 184. dowodów księgowych (gotówkowych i bezgotówkowych, w tym deklaracje ZUS i listy płac), 104. wyciągów bankowych oraz 12. raportów kasowych dokumentujących ww. 409. transakcji, z wyjątkiem 12. rachunków od umów zleceń wystawianych przez osobę prowadzącą księgowość, nie był sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, ani zadekretowany, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe dowody nie były również zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora RDD 8.
3. 9 dowodów księgowych na łączną kwotę 5.333,23 zł (faktury nr: 7342091/073, 7342091/076, 7342091/077, 7342091/078 za ogrzewanie, 103810030/OPR/05/2011 za internet i telefon oraz 5 płatności czynszu) zostało zapłaconych po terminie.
   W przypadku płatności za czynsz, według § 4 ust. 3 umowy użyczenia Nr 1/ZBILK/2008 z dnia 5.02.2008 r. Biorący w użyczenie ma obowiązek wnosić opłaty związane z używaniem przedmiotu użyczenia z góry do dnia 10-go każdego miesiąca.Powyższe niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 32,76 zł.
4. W jednym przypadku (faktura nr 7342091/076 z dnia 8.08.2011 r. za ogrzewanie w kwocie 43,29 zł.) została uregulowana na konto innego kontrahenta i choć kwota ta była wykazywana na późniejszych jego fakturach jako nadpłata, do końca 2011 r. żadna płatność nie została o tę kwotę skorygowana.Spowodowało to z kolei, że osoba prowadząca księgowość zapłaciła odsetki od nieterminowych płatności w wysokości 0,11 zł(faktura nr 7342091/078 za ogrzewanie).
5. W 7. przypadkach na kwotę 4.858,42 zł (abonament RTV, opłaty za internet i telefon, szkolenie pracownika, kurs angielskiego podopiecznych, wypłata gotówki z konta nieujęta w raporcie kasowym za grudzień 2011 r.), nie było dowodów księgowych potwierdzających powstanie zobowiązania (m.in. data powstania zobowiązania, jego wysokość, termin zapłaty), w tym
   w jednym przypadku na kwotę 50 zł (faktura nr 29/12/2011 – szkolenie dyrektorów) dowód księgowy został wystawiony dopiero po dacie ich zapłaty. W tym przypadku dokumentacja księgowa nie zawierała dowodu księgowego będącego podstawą do dokonania płatności zaliczkowej. W jednym przypadku na kwotę 2.530 zł - darowizna dla dziecka, nie było dowodu księgowego potwierdzającego należność.
6. Raporty kasowe nr 4/04/2011, 7/07/2011, 8/08/2011, 9/09/2011 były prowadzone niechronologicznie. W raportach kasowych nr 7/07/2011, 8/08/2011, 9/09/2011 i 12/12/2011 transakcje zostały wykazane z pominięciem dat ich realizacji. Raporty kasowe, z wyjątkiem raportów nr 1/01/2011, 3/03/2011 i 12/12/2011,  zawierały dowody księgowe dotyczące poprzednich, zamkniętych okresów sprawozdawczych. Na dowodach nie było potwierdzenia przyjęcia gotówki przez pracownika, jeśli zapłacił za dane świadczenie z własnych środków, nie były one również rozliczone w drodze udzielonej wcześniej zaliczki. Raporty kasowe nie były prowadzone na bieżąco, stwierdzono bowiem 69. przypadków, w których stan gotówki w kasie ustalony na dany dzień na podstawie dowodów ujętych w raportach kasowych był ujemny.
7. W raporcie kasowym nr 12/12/2011 zostały ujęte 3 wydatki na łączną kwotę 791,87 zł, na które nie ma dowodów źródłowych. Dwa dowody źródłowe (darowizna na kwotę 20 zł oraz nierozliczona delegacja z dnia 19.12.2011 r. z wyjazdu dyrektora RDD 8 na Naradę Dyrektorów do Łobza) w ogóle nie zostały ujęte w ww. raporcie. Raport kasowy nr 12/12/2011 ponadto zamknął się ujemnym saldem w wysokości minus 1.732,89 zł. Zwrot za zapłacone faktury w ww. kwocie został dokonany z konta podstawowego w dniu 30.12.2011 r. Osoba prowadząca księgowość nie ujęła go jednak w raporcie za grudzień 2011 r.
8. Polecenia wyjazdów służbowych z dni: 3.02.2011 r., 22.03.2011 r.,
   18.04.2011 r., 14.06.2011 r., 8.08.2011 r., 25.08.2011 r. i 25.10.2011 r., rozliczone na łączną kwotę 3.115,73 zł, wskazywały samochód prywatny jako środek transportu. W dokumentacji nie było dokumentu stwierdzającego liczbę przejechanych kilometrów a na wszystkich ww. delegacjach widniała kwota rozliczenia napisana przez osobę prowadzącą księgowość ołówkiem.

W dniu 30.12.2011 r. bez dokumentu źródłowego Dyrektor pobrał z rachunku podstawowego RDD 8 kwotę 3.832,89 zł. Kontrola wykazała, że na kwotę złożyło się: zwrot zapłaconych faktur gotówkowych na łączną kwotę 1.732,89 zł (równowartość ujemnego salda raportu kasowego nr 12/12/2011) oraz kwota 2.100 zł tytułem pełnego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jaki został zaplanowany na 2011 r. Osoba prowadząca księgowość nie dokonała odpisu na fundusz socjalny w terminach ustawowych, nie przekazała środków na rachunek bankowy funduszu (RDD 8 nie posiadał odrębnego rachunku), co było niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) według którego równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów oraz art. 12 ust. 1 ww. ustawy, według którego środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.

Jednostka nie posiadała ponadto opracowanego regulaminu przyznawania pracownikom świadczeń socjalnych, co było niezgodne z art. 8 ust. 1 i 2 ww. ustawy, według których przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu z tego tytułu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej a zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem ust. 1 oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele  i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie funduszu ustalanym zgodnie z art. 27 ust.1 lub z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.).

W 2011 r. w miesiącu styczniu i lutym w lokalu mieszkalnym, w którym mieści się placówka opiekuńczo-wychowawcza mieszkał członek rodziny Dyrektora RDD 8, w poszczególnych miesiącach zrealizowano wydatki na utrzymanie lokalu odpowiednio w kwotach: 877,65 zł w styczniu i 3.510,30 zł w lutym (dotyczy m.in. czynszu, opłat za energię elektryczną, gaz, abonament RTV – proporcjonalnie za 2 miesiące, internet i telefon). Ustalono, że dyrektor RDD 8 nie został obciążony ww. kosztami na kwotę 97,52 zł w styczniu
i 390,03 zł w lutym, w związku z zamieszkiwaniem członka jego rodziny w siedzibie jednostki.

W wyniku kontroli poprawności naliczania wynagrodzeń przeprowadzonej na podstawie udostępnionej dokumentacji kadrowej wszystkich 4. pracowników RDD 8 stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Dyrektor RDD 8 oraz zatrudnieni pracownicy: pomoc kuchenna i młodszy wychowawca w dniu 14.10.2011 r., otrzymali jednorazową rekompensatę wzrostu kosztów utrzymania w łącznej kwocie 1.400 zł brutto. Analogicznie w dniu 28.11.2011 r. pomoc kuchenna i młodszy wychowawca otrzymali nagrodę w łącznej kwocie 1.693 zł brutto. Udostępniona dokumentacja nie zawierała dokumentów przyznających pracownikom ww. świadczenia.
2. Wynagrodzenie za 12 miesięcy osoby prowadzącej księgowość zostało wypłacone w całości do dnia 15.06.2011 r. – w tym czasie wystawiła 12 rachunków za realizację umowy zlecenie, które zostały sprawdzone i zatwierdzone do realizacji przez dyrektora RDD 8. Było to niezgodne z zapisem § 3 umowy – zlecenie z dnia 2.01.2011 r., według którego Zleceniodawca zobowiązuje się wypłacać wynagrodzenie do 27 każdego miesiąca za dany miesiąc.
3.  W miesiącu maju osoba prowadząca księgowość błędnie wypłaciła wynagrodzenie 2. pracownikom. W wyniku błędu jeden pracownik otrzymał wynagrodzenie o 203,70 zł za niskie a drugi otrzymał wynagrodzenie o 203,70 zł za wysokie. W miesiącu czerwcu zostało wyrównane wynagrodzenie jednego pracownika. Do końca 2011 r. nie zostało skorygowane wynagrodzenie drugiego. Nie została sporządzona lista płac na wyrównanie pracownikowi kwoty 203,70 zł.
4. Rachunki od umów zleceń nr 3/2011/RDD8 z 1.12.2011 r., nr 2/2011/RDD8 z 14.11.2011 r., nr 1/2011/RDD8 z 7.07.2011 r.
   i nr 1/8/2011/RDD8 z 17.08.2011 r. nie były rozliczane i akceptowane przez Dyrektora RDD 8 i osobę prowadzącą księgowość.
5. Jedynie w lipcu 2011 r. Dyrektor RDD 8 otrzymał wynagrodzenie w terminie wskazanym w informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych znak: WO.II.AC/1130-2-1/08 z dnia 21.01.2008 r. Wg ww. dokumentu wynagrodzenie dyrektora powinno być wypłacane co miesiąc z dołu, na 5 dni przed końcem miesiąca. Dyrektor w pozostałych miesiącach otrzymywał wynagrodzenie nawet 9 dni wcześniej (np. 16.09.2011 r. i 17.10.2011 r.).
6. W udostępnionej dokumentacji nie było list płac za miesiące listopad i grudzień 2011 r. oraz list z naliczeniem dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 r. i nagród w miesiącu listopadzie 2011 r.

Kontrola rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń wykazała, że nie został zapłacony podatek od wynagrodzeń za miesiąc sierpień 2011 r. w naliczonej kwocie 363 zł, a podatek za miesiące luty, lipiec i wrzesień zostały zapłacone w niepełnej wysokości, łącznie 575 zł, co było niezgodne z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Zaległy podatek został uregulowany zbiorczo, łącznie z podatkiem za miesiąc grudzień, w łącznej kwocie 1.300 zł w dniu 30.12.2011 r. (WB 103) bez uwzględnienia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, które winny zostać naliczone i wpłacone bez wezwania organu podatkowego, zgodnie z  art. 55 § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), i które wyniosłyby 60 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Osoba prowadząca księgowość w 2011 r. uregulowała ponadto podatek dochodowy od osób fizycznych za styczeń 2011 r. w kwocie 295 zł (naliczyła 304 zł), odliczyła od kwoty należnego podatku i odprowadziła do budżetu Miasta kwotę 9 zł tytułem wynagrodzenia płatnika za terminowe regulowanie płatności. Wynagrodzenie płatnika zostało wyliczone nieprawidłowo, jako 3% kwoty 304 zł, co stoi
w sprzeczności z § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24.12.2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników
i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. Nr 240, poz. 2065), według którego płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące m.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Wobec powyższego wynagrodzenie płatnika za miesiąc styczeń winno wynieść 1 zł, w związku
z czym wystąpiła niedopłata z tytułu podatku dochodowego na kwotę 8 zł, która nie została uwzględniona w grudniowym rozliczeniu podatku za 2011 r.  Osoba prowadząca księgowość za miesiące od lutego do listopada 2011 r. nie naliczała wynagrodzenia płatnika, w dniu 30.12.2011 r. potrąciła jedynie z kwoty należnego podatku i odprowadziła do budżetu Miasta kwotę 7 zł tytułem rozliczenia wynagrodzenia płatnika za cały 2011 r. Z uwagi na powyższe, dochody RDD 8 wykazane w sprawozdaniu Rb-27 S z dnia 10.01.2012 r. w kwocie 16 zł były nieprawidłowo naliczone.

Kontrola rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych wykazała zgodność 12. przelewów z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne ze sporządzonymi przez osobę prowadzącą księgowość deklaracjami rozliczeniowymi. Jedynie składki za miesiąc maj zostały odprowadzone do konto ZUS 1 dzień po terminie (bez konieczności zapłaty odsetek).

Przyczyną ww. nieprawidłowości było przede wszystkim niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez osobę prowadzącą księgowość, która pomimo stosownego wykształcenia oraz kwalifikacji nie prowadziła rachunkowości RDD 8 zgodnie z zasadami określonymi dla jednostek budżetowych.

Wpływ na powyższe miał również brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli, polegających m.in. na weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji finansowych przez dyrektora RDD, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” oraz wymogami określonymi
w Standardach kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych”  zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, według których Dyrektor RDD 8 powinna zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Nie wdrożono ponadto skutecznych mechanizmów zarządzania, umożliwiających wydziałowi nadzorującemu, tj. Wydziałowi Spraw Społecznych Urzędu Miasta identyfikację nieprawidłowości, które wystąpiły w RDD. Skutkiem czego  nadzór WSS nad podległymi jednostkami w zakresie gospodarki finansowej ograniczał się jedynie do oglądu sprawozdań budżetowych pod kątem ich zgodności z planem.

Ww. sposób realizacji zadań, nie zapewnił osiągnięcia celu nadzoru jakim jest m.in. skuteczna realizacja zadań RDD (Standardy kontroli zarządczej z grupy C  - „Nadzór”). Z uwagi na powyższe oraz obowiązek określony w § 9 ust. 3 pkt 1 lit. b, c i e Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta z dnia 1.03.2012 r. ze zm.),  wg którego sprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, obejmuje, m.in. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek, w szczególności:

1. realizację gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości i rzetelności,
2. wykonanie budżetu,
3. zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami,

wskazanym było wdrożenie mechanizmów zarządzania, które umożliwiłyby identyfikację symptomów ewentualnych nieprawidłowości i podejmowanie stosownych działań naprawczych.

Z uwagi na realizację przez RDD zadań o wrażliwym charakterze społecznym jakim jest ciągła opieka i wychowanie dzieci pozbawionych opieki rodzicielskiej w warunkach naturalnego środowiska rodzinnego, wskazanym było uwzględnienie
w analizie ryzyka każdego aspektu funkcjonowania RDD (w tym w zakresie powierzonych mu środków finansowych)  i poddanie ich szczególnej pieczy.

W związku z likwidacją z dniem 1 czerwca 2013 r. RDD 8 (uchwała Nr XXIX/856/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 22.04.2013 r.), odstąpiono od zaleceń, które miałyby na celu dostosowanie gospodarki finansowo – księgowej RDD 8 do stanu właściwego dla jednostki budżetowej.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

Dyrektorowi RDD 8:

1. Zwrot kwoty 2.416 zł tytułem nadpłaconego ryczałtu.
2. Uregulowanie kwoty 487,55 zł w związku z zamieszkiwaniem członka rodziny w siedzibie jednostki.
3. Wyegzekwowanie od osoby prowadzącej księgowość kwoty 936 zł tytułem niezwróconych, nienależnych wypłat.
4. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania od pracownika kwoty 203,70 zł tytułem wypłaty nienależnego wynagrodzenia.

Dyrektorowi WSS: prowadzenie nadzoru nad realizacją zaleceń skierowanych do RDD 8.