Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin na przełomie czerwca i lipca 2014 r. przeprowadził kontrolę w Międzyszkolnym Ośrodku Sportowym,
ul. Narutowicza 17, 70-246 Szczecin (zw. dalej MOS), w zakresie stanu bezpieczeństwa i higieny pracy (zw. dalej bhp). Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski
i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.07.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW oceniła negatywnie działalność jednostki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:

1. wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze,
2. oceny ryzyka zawodowego,
3. badań z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami,
4. szkoleń w dziedzinie bhp,
5. zarządzenia w sprawie zwrotu kosztów zakupu okularów do pracy przy monitorze ekranowym.

II. Oceny cząstkowe

1. Obiekty budowlane i pomieszczenia pracy

MOS nie był właścicielem, bądź zarządcą obiektów budowlanych, w których znajdowały się stanowiska pracy pracowników MOS, w związku z czym na jednostce nie spoczywał obowiązek wynikający z zapisów  art. 62 ust. 1 ustawy  z dnia 7 lipca  1994 r. Prawo budowlane, wg którego obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli.

Pracownicy MOS wykonywali pracę (zajęcia pozaszkolne) na terenie zarządzanym przez jednostki organizacyjne Gminy Miasto Szczecin (szkoły;  hale i stadiony MOSRiR-u, Centrum Kształcenia Sportowego).

2. Odzież i obuwie robocze

Zasady oraz normy przydziału  odzieży i obuwia roboczego zostały określone w zarządzeniu wewnętrznym MOS z dnia 30.05. 2005 r.

Kontrola wykazała, że w odzież i obuwie robocze  powinny być wyposażone  42 osoby zatrudnione na stanowiskach pedagogicznych (instruktorzy i trenerzy).  Pracodawca dopuścił używanie przez uprawnionych pracowników własnej odzieży i obuwia roboczego (dres na 24 miesiące, podkoszulek na 12 miesięcy, spodenki na 12 miesięcy, obuwie na 24 miesiące),  za które zobowiązał się wypłacać ekwiwalent pieniężny.

Kontrola wykazała, iż samodzielnie, bez konsultacji z pracownikami, Dyrektor MOS podjął decyzję o zasadach i normach przydziału pracownikom odzieży i obuwia roboczego, co było niezgodne z art. 237^11a § 1 pkt 4 ustawy z dnia  26 czerwca 1974 r.  Kodeks pracy, zw. dalej  k. p. wg którego pracodawca konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, w szczególności dotyczące przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.

Przyczyną uchybienia było to, że pracodawca nie podjął działań  w tym kierunku oczekując na „sygnały ze strony zatrudnionych nauczycieli”.

W badanym obszarze stwierdzono ponadto duże nieprawidłowości dotyczące wypłacania ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej.

W wyniku działań kontrolnych ustalono, że od dnia podpisania zarządzenia (2005 r.), do dnia kontroli,  pracownicy nie otrzymywali należnego ekwiwalentu. Pracodawca jednorazowo (w 2007 r.) wyposażył 4 osoby w dres, podkoszulek, spodenki i obuwie oraz 2 osoby w 2013 r. w dres.  Ekwiwalent za pranie odzieży w  roku 2006, 2009
i 2010 r. otrzymały 4 osoby; 2 osoby w  2007 i 2013 roku. Pozostali, uprawnieni pracownicy, od dnia obowiązywania zarządzenia nie otrzymali ekwiwalentu za odzież
i obuwie robocze oraz pranie odzieży we własnym zakresie, co naruszyło  art. 237⁷  § 1, § 2, § 4; oraz art. 237⁹  § 3 k. p., wg którego pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu; ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów ze strony pracodawcy, w wyniku której pracodawca uznał, że nie jest obowiązany do wyposażania  pracowników w odzież i obuwie robocze ponieważ pracownicy: „są także zatrudnieni w innych placówkach oświatowych, w których otrzymują odzież i obuwie lub ekwiwalent pieniężny na zakup odzieży i obuwia”.

O występujących w tym zakresie nieprawidłowościach informowała pracodawcę osoba wykonująca zadania służby bhp w jednostce.

Stwierdzono nieskuteczny system kontroli zarządczej, uniemożliwiający rozwiązanie problemów w powyższym zakresie.

WKiAW negatywnie ocenił działania jednostki w zakresie wyposażania pracowników w odzież i obuwie robocze oraz zapewnienia prania odzieży (ocena negatywna).

3. Ustalanie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy

W okresie objętym kontrolą w MOS nie zarejestrowano wypadków przy pracy.

4. Ocena ryzyka zawodowego

Kontroli poddano dokumentację oceny ryzyka zawodowego przeprowadzoną w 2012 r. wg polskiej normy PN-N-18002 na stanowisku: administracyjno – biurowym oraz stanowisku nauczyciela wychowania fizycznego.  Ocenę przeprowadził zespół, w skład którego wchodził: specjalista ds. bhp, specjalista ds. administracyjno – kadrowych oraz pracownik pedagogiczny. 

Dokumentacja oceny zawierała: opis danego stanowiska, stosowane przez pracownika narzędzia i materiały;  wykonywane czynności; występujące na stanowisku niebezpieczne i uciążliwe czynniki środowiska pracy; datę przeprowadzonej oceny oraz osoby dokonujące oceny.

Kontrola wykazała, iż z oceną ryzyka zawodowego nie zostało  zapoznanych 21 osób, co  naruszyło zapis art. 226 pkt 2 k. p., wg którego  pracodawca: informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Przyczyną nieprawidłowości był brak skutecznego i efektywnego wypełniania powierzonych zadań przez specjalistę ds. administracyjno – kadrowych

W Regulaminie pracy MOS stwierdzono ponadto brak zapisów dotyczących sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym, co pozostawało w sprzeczności
z  art. 104¹ § 1 pkt 8 k. p., wg którego  Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności: obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą. Pracodawca: informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Przyczyną uchybienia była niedostateczna wiedza pracodawcy o obowiązku umieszczenia tego typu zapisów w zakładowym Regulaminie pracy.

Przy tworzeniu Regulaminu pracy (również w powyższym zakresie) pracodawca nie korzystał z usług specjalisty ds. bhp ponieważ nie wiedział o obowiązku wynikającym
z zapisu § 2 ust.1 pkt 9 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, wg którego do zakresu działania służby bhp należy: udział w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowych pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Tym samym zabrakło efektywnych mechanizmów przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki. 

WKiAW, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił dokumentację oceny ryzyka zawodowego (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

5. Badania profilaktyczne

Kontrolą objęto 44 pracowników (pełen stan osobowy jednostki).

W toku kontroli stwierdzono, że pracodawca nie podpisał umowy na badania profilaktyczne, co było sprzeczne z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy, wg którego badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez podmiot obowiązany do ich zapewnienia (…) z podstawową jednostką służby medycyny pracy.

Umowy takiej nie zawarto ponieważ pracodawca uznał, że pracownicy wykonując badania dla swoich podstawowych zakładów pracy (MOS był ich dodatkowym zakładem pracy) mogą jednocześnie wykonywać badania dla MOS, bez konieczności zawierania umowy przez Dyrektora MOS.

Kontrola wykazała ponadto, iż 2 osoby zostały dopuszczone do pracy bez wstępnych badań lekarskich, co naruszyło przepisart. 229 § 1 pkt 1 k.p., wg którego wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy.

Stwierdzono jednocześnie, że 3 osoby zostały dopuszczone do pracy bez okresowych badań profilaktycznych, co było niezgodne z zapisem art. 229 § 3 i 4 k.p., wg którego pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Przyczyną uchybienia był brak skutecznego i efektywnego wypełniania powierzonych zadań przez specjalistę ds. administracyjno – kadrowych

WKiAW, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

6. Szkolenia w dziedzinie bhp

Szkolenia wstępne: instruktaż ogólny przeprowadzali specjaliści z Ośrodka BHP Zachodniopomorskiego Centrum Edukacji Morskiej i Politechnicznej (zw. dalej OBHP ZCEMiP), instruktaż stanowiskowy przeprowadzał Dyrektor MOS.

Kontrolą objęto 44 pracowników.

Kontrola wykazała, iż  5 pracowników zostało dopuszczonych do pracy bez wstępnego szkolenia w dziedzinie bhp, natomiast  17 pracowników nie odbyło szkoleń okresowych, co było niezgodne z art. 237³ § 1 i 2 k.p., wg którego  nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

Przyczyną uchybienia był brak skutecznej realizacji obowiązków przez specjalistę ds. administracyjno – kadrowych.

WKiAW negatywnie ocenił działania jednostki w zakresie szkoleń w dziedzinie bhp (ocena negatywna).

7. Okulary do pracy przy monitorze ekranowym

W MOS pracownicy, u których w ramach na badań profilaktycznych, lekarz stwierdził potrzebę stosowania okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze ekranowym otrzymywali zwrot kosztów za okulary zakupione we własnym zakresie (do wysokości 250,00 zł). Zasady zwrotu kosztów regulowało wewnętrzne zarządzenie.

Analiza powyższego zarządzenia ujawniła szereg błędów. W zarządzeniu określono uprawnienie do  zwrotu kosztów zakupu okularów w przypadku gdy pracownik obsługiwał monitor ekranowy „powyżej 4 godzin dziennie”, co naruszyło zapis § 2 pkt 4 rozporządzenia  Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, wg którego ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pracowniku - należy przez to rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Uchybieniem był również zapis zarządzenia dotyczący zwrotu kosztów „nie częściej niż raz na 2 lata” podczas gdy wg zapisu § 8 ust. 2  
ww. rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Stwierdzono jednocześnie nieaktualny zapis dotyczący miejsca wykonywania badań przez pracowników MOS. Pomimo, że w dniu kontroli MOS nie miał podpisanej umowy na badania profilaktyczne w zarządzeniu znajdował się zapis o następującej treści: „Orzeczenie lekarskie powinno być wydane przez lekarza upoważnionego do przeprowadzania badań profilaktycznych Szpitalu Miejskim w Szczecinie, z którym Międzyszkolny Ośrodek Sportowy zawarł umowę”.

Do dnia zakończenia kontroli zarządzenie dostosowano do przepisów ogólnych. W okresie objętym kontrolą  zwrot  kosztów zakupu okularów do pracy przy monitorze ekranowym otrzymały 2 osoby.

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenił działalność jednostki w zakresie wyposażania pracowników w okulary do pracy przy monitorze ekranowym (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

8. Służba bhp

Stan zatrudnienia w dniu kontroli wynosił 44 osoby. Zadania służby bhp wykonywał specjalista ds. bhp zatrudniony w OBHP ZCEMiP, na podstawie umów cywilnoprawnych zawieranych pomiędzy MOS, a ZCEMiP.

Osoba wykonująca zadania służby bhp w MOS legitymowała się kwalifikacjami uprawniającymi do zajmowania stanowiska specjalisty ds. bhp.

Kontrola wykazała niewłaściwą współpracę pracodawcy ze służbą bhp. Stwierdzono znikomy stopień wykorzystania służby bhp w zakresie funkcji doradczej, między innymi przy tworzeniu Regulaminu pracy, wewnętrznych zarządzeń, stosowania przepisów i zasad bhp.

Przyczyną nieprawidłowości była niewystarczająca znajomość ze strony pracodawcy obowiązków należących do  służby bhp, a wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz znikomy stopień zainteresowania pracodawcy działalnością służby bhp na terenie jednostki.

Stwierdzono ponadto niewłaściwą współpracę specjalisty ds. administracyjno – kadrowych z osobą wykonującą zadania służby bhp w jednostce.

W wyniku błędnych przekazów ze strony ww. osoby specjalista ds. bhp umieścił nieprawidłowe  dane w rocznej analizie stanu bhp dotyczące badań profilaktycznych
i szkoleń w dziedzinie bhp. 

Przyczyną nieprawidłowości  był brak dostępu służby bhp do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków oraz niewłaściwy przepływ informacji pomiędzy osobą wykonującą zadania służby bhp w jednostce, a specjalistą ds. administracyjno – kadrowych.

Specjalista ds. bhp:  przeprowadzał kontrole warunków pracy oraz przestrzegania przepisów bhp; informował pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach oraz przedstawiał propozycje rozwiązań zmierzających do poprawy stanu bhp; przedstawiał pracodawcy roczne analizy stanu bhp.

WKiAW pozytywnie ocenił wykonywanie zadań przez specjalistę ds. bhp (ocena pozytywna), negatywnie natomiast współpracę pracodawcy ze służbą bhp (ocena negatywna).

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MOS:

1. Wypłacenie uprawnionym pracownikom zaległego ekwiwalentu  za odzież i obuwie robocze oraz pranie odzieży.
2. Zapoznanie pracowników z oceną ryzyka zawodowego.
3. Wprowadzenie do Regulaminu pracy zapisów dotyczących sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym.
4. Zawarcie umowy na badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami.
5. Poddanie pracowników okresowym badaniom lekarskim.
6. Poddanie pracowników wstępnemu szkoleniu w dziedzinie bhp 
7. Poddanie pracowników okresowemu szkoleniu w dziedzinie bhp.
8. Umożliwienie wykonywania zadań przez służbę bhp, wynikających z rozporządzenia w sprawie służby bhp.