Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w maju 2014 r. przeprowadził kontrolę w IV Liceum Ogólnokształcącym przy ul. Św. Kingi 2, 71 – 032
w Szczecinie (zw. dalej IV LO lub jednostką) w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2012-2013 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22.07.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenił działalność jednostki w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2012 – 2013 (ocena negatywna).

Pozytywna ocena dotyczyła jedynie działania jednostki w zakresie utrzymania właściwego stanu technicznego obiektu budowlanego.

Ocena negatywna dotyczyła wszystkich pozostałych obszarów, w których stwierdzono nieprawidłowości.

II. Oceny cząstkowe

1. Umowy najmu lokali funkcyjnych:

Na dzień zakończenia kontroli jednostka dysponowała 3 lokalami mieszkalnymi:

1. lokalem o powierzchni 54,29 m²oddanym w najem na podstawie umowy z dnia 05 czerwca 2000 r. na czas trwania stosunku pracy najemcy (zw. dalej lokalem nr 1),
2. lokalem o powierzchni 30,35 m²oddanym w najem na podstawie umowy z dnia 27 października 2000 r. na czas trwania stosunku pracy najemcy (zw. dalej lokalem
   nr 2),
3. lokalem o powierzchni 34,34 m²oddanym w najem na podstawie umowy z dnia 01 sierpnia 1994 r. na czas trwania stosunku pracy najemcy (zw. dalej lokalem nr 3).

Ostatnia aktualizacja stawki czynszu najmu z tytułu użytkowania w/w lokali mieszkalnych miała miejsce pismami z dnia 29 maja 2007 r.

W latach 2012-2013 osobą odpowiedzialną za naliczanie wysokości czynszu i opłat z tytułu najmu przyszkolnych lokali mieszkalnych był kierownik gospodarczy.

W zakresie skontrolowanych umów najmu lokali nr 1-3 stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Niedookreślony przedmiot umowy, w szczególności poprzez niewskazanie części składowych tychże lokali.
2. Niepodjęcie działań zmierzających do odzyskania lokalu nr 3 po rozwiązaniu z dotychczasowym najemcą stosunku pracy.
3. Brak protokołów przekazania najemcom przyszkolnych lokali mieszkalnych.
4. Brak dokumentacji architektonicznej przyszkolnego budynku mieszkalnego (brak możliwości weryfikacji prawidłowości pomiaru powierzchni użytkowej lokali mieszkalnych).
5. Brak aktualizacji czynszów lokali mieszkalnych w związku ze zmianami prawa miejscowego.

Na mocy kolejnych uchwał Rady Miasta Szczecin w sprawie stawek czynszu za najem komunalnych lokali mieszkalnych Gminy Miasto Szczecin w latach 2008 – 2012 odstępowano od zmian wysokości stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin. Ostatnia z przedmiotowych uchwał (nr VI/74/11 z dn. 28 marca 2011 r.) obowiązywała do dn. 31 sierpnia 2012 r. W związku z powyższym:

- od dn. 1 września 2012 r. do dn. 30 września 2012 r. przy obliczaniu czynszu znajdował zastosowanie wskaźnik przeliczeniowy w wysokości 3.680 wynikający
z Obwieszczenia Wojewody Zachodniopomorskiego z dn. 26 września 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia
1 m²powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego 2011.35.622),

- od dn. 1 października 2012 r. do dnia 30 września 2013 r. przy obliczaniu czynszu znajdował zastosowanie wskaźnik przeliczeniowy w wysokości 3.800 wynikający
z Obwieszczenia Wojewody Zachodniopomorskiego z dn. 28 września 2012 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia
1 m²powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz. 2054),

- od dn. 1 października 2013 r. przy obliczaniu czynszu znajdował zastosowanie wskaźnik przeliczeniowy w wysokości 4.090 wynikający z Obwieszczenia Wojewody Zachodniopomorskiego z dn. 26 września 2013 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia 1 m²powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz. 3128)

Zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (j.t. Dz.U.2014.150) właściciel może podwyższyć czynsz albo inne opłaty za używanie lokalu, wypowiadając jego dotychczasową wysokość, najpóźniej na koniec miesiąca kalendarzowego,
z zachowaniem terminów wypowiedzenia. Według art. 8a ust. 2 ww. ustawy termin wypowiedzenia wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu wynosi 3 miesiące, chyba że strony w umowie ustalą termin dłuższy. Brzmienie ww. przepisów powodowało po stronie wynajmującego możliwość wypowiedzenia lokatorowi wysokości czynszu odpowiednio:

- w przypadku uchwały nr XVIII/509/12 z dn. 23 kwietnia 2012 r. (wejście w życie w dniu 1 lipca 2012 r.) w lipcu 2012 r. (z uwagi na obowiązywanie uchwały nr VI/74/11) – ze skutkiem w postaci naliczania opłat w wysokości wynikającej z ww. uchwały od dn. 01 listopada 2012 r. Wejście w życie ww. uchwały spowodowało m.in. zmianę kryteriów oceny stanu technicznego budynku, oraz wzoru służącego do obliczenia wysokości czynszu poprzez wzrost wskaźnika procentowego wartości odtworzeniowej 1 m² lokalu z 2,6% do 3 %. W związku z powyższym wysokość czynszu w okresie od dn. 01.11.2012 r. do dn. 31.01.2013 r. wynieść powinna: lokal nr 1 - 489,70 zł., lokal nr 2 - 268,29 zł, lokal nr 3 – 309,75 zł,

- w przypadku zastosowania nowego wskaźnika przeliczeniowego - w październiku 2012 r. ze skutkiem w postaci naliczania opłat przy zastosowaniu ww. wskaźnika od dn. 1 lutego 2013 r. W związku z powyższym wysokość czynszu w okresie od dn. 01.02.2013 r. do dn. 31.03.2013 r. wynieść powinna: lokal nr 1 - 505,44 zł., lokal nr 2 – 290,01 zł, lokal nr 3 – 319,70 zł

- w przypadku uchwały XXIII/663/12 z dn. 22 października 2012 r. (wejście w życie w dniu 1 grudnia 2012 r.) w grudniu 2012 r. – ze skutkiem w postaci naliczania opłat
w wysokości wynikającej z ww. uchwały od dn. 1 kwietnia 2013 r. Wejście w życie ww. uchwały spowodowało m.in. zmianę kryteriów oceny stanu technicznego budynku. W związku z powyższym wysokość czynszu w okresie od dn. 01.04.2013 r. do dn. 31.01.2014 r. . wynieść powinna: lokal nr 1 – 485,35 zł., lokal nr 2 - 265,62 zł, lokal nr 3 – 307,00 zł

- w przypadku zastosowania nowego wskaźnika przeliczeniowego - w październiku 2013 r. ze skutkiem w postaci naliczania opłat przy zastosowaniu ww. wskaźnika od dn. 1 lutego 2014 r. W związku z powyższym wysokość czynszu w okresie od dn. 01.02.2014 r. wynieść powinna: lokal nr 1 - 522,27 zł., lokal nr 2 – 285,90 zł, lokal nr 3 – 330,35 zł

W zakresie naliczania najemcom opłat za używanie ww. lokali mieszkalnych (opłat niezależnych od właściciela) ustalono, że obciążenie najemców za zużycie wody
i odprowadzenie ścieków (najemca lokalu nr 1 rozliczał się na podstawie wskazań licznika zużycia wody bezpośrednio z dostawcą, natomiast w lokalach nr 2 i 3 brak było podliczników) następowało przy użyciu ryczałtu w wysokości 4m³/osobę/miesiąc, podczas gdy według zapisów Lp. nr 5 Tabeli nr 1 Załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz. U. nr 8. poz. 70), przeciętne zużycie wody na jednego mieszkańca
w gospodarstwach domowych przy wyposażeniu mieszkania w instalacje tj. wodociąg, ubikacja, łazienka, dostawa ciepłej wody do mieszkania (z elektrociepłowni, kotłowni osiedlowej lub blokowej) wynosi 140-160 dm³/mieszkańca/ dobę i 4,2-5,4 m³/mieszkańca/miesiąc, przy założeniu, że wartości wyższe odnoszą się do budynków podłączonych do sieci kanalizacyjnych. Ustalono ponadto, że w okresie objętym kontrolą zaniechano aktualizacji wysokości stawek opłat za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków. Najemcom lokali nr 2 i 3 naliczano opłatę w wysokości: zimna woda - 3,65 zł/1m³, ścieki – 5,31 zł/1m³ podczas gdy obowiązujące
w 2012 r. stawki wynosiły odpowiednio: 3,90 zł/1m³, 5,91 zł/1m³ w 2013 r. natomiast: 4,09 zł/1m³, 6,69 zł/1m³. W związku z powyższym miesięczna wysokość doliczanej do czynszu opłaty za zaopatrzenie w wodę i odprowadzenie ścieków w 2012 r. wynieść powinna: dla lokalu nr 2 – 52,97 zł, dla lokalu nr 3 – 211,87 zł, a w 2013 r. odpowiednio: 58,21 zł i 232,85 zł. Tożsame stawki winny być stosowane w 2014 r.

Do obliczenia kosztu wywozu odpadów zastosowano współczynnik w wysokości 0,076 m³, podczas gdy według wskazań tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009-2011
z perspektywą do roku 2015 objętościowy współczynnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł w latach 2008/2009 2,97 m³ na jednego mieszkańca na rok (0,2475/miesięcznie). Uwzględniając ww. współczynnik miesięczna wysokość doliczanej w 2012 r. do czynszu opłaty za wywóz odpadów domowych wynieść powinna: dla lokalu nr 1 – 46,71 zł, dla lokalu nr 2 - 15,57 zł, dla lokalu nr 3 – 62,28 zł, a w 2013 r. odpowiednio: 48,93 zł; 16,31 zł oraz 65,24 zł. Natomiast w 2014 r. odpowiednio : 51,72 zł; 17,24 zł oraz 68,96 zł.

Czynsz najmu lokali wyliczony z uwzględnieniem wejścia w życie poszczególnych przepisów prawa miejscowego przy założeniu wypowiedzenia przez wynajmującego wysokości czynszu w najbliższym możliwym terminie, wraz z ryczałtem za wodę, ścieki oraz wywóz śmieci wynieść powinien:

• lokal nr 1 (nie doliczono ryczałtu za wodę i ścieki, najemca rozlicza się na podstawie wskazań licznika zużycia wody):
  • w okresie od dn. 01.11.2012 r. do dn. 31.01.2013 r. –  538,63 zł,
  • w okresie od dn. 01.02.2013 r. do dn. 31.03.2013 r. – 554,37 zł,
  • w okresie od dn. 01.04.2013 r. do dn. 31.01.2014 r. – 534,28 zł,
  • od dnia 01.02.2014 r. – 573,99 zł
• lokal nr 2:
  • w okresie od dn. 01.11.2012 r. do dn. 31.01.2013 r. – 342,81 zł,
  • w okresie od dn. 01.02.2013 r. do dn. 31.03.2013 r. – 364,53 zł,
  • w okresie od dn. 01.04.2013 r. do dn. 31.01.2014 r. – 340,08 zł,
  • od dnia 01.02.2014 r. – 361,35 zł,
• lokal nr 3:
  • w okresie od dn. 01.11.2012 r. do dn. 31.01.2013 r. – 607,84 zł,
  • w okresie od dn. 01.02.2013 r. do dn. 31.03.2013 r. – 617,79 zł,
  • w okresie od dn. 01.04.2013 r. do dn. 31.01.2014 r. – 605,09 zł,
  • od dnia 01.02.2014 r. – 632,15 zł.

Brak aktualizacji czynszów najmu ww. lokali mieszkalnych spowodował w roku 2013 uszczuplenie wpływów należnych tej jednostce w kwocie 5.066,85 zł. Z kolei miesięczna strata w roku 2014, przy założeniu, że utrzymany został poziom płatności dokonywanych w roku poprzednim, wynosi 495,18 zł /m-c.

WKiAW co do zasady negatywnie ocenił działalność jednostki w kontrolowanym zakresie. Pozytywna ocena dotyczy jedynie prowadzenia dokumentacji księgowej ewidencjonującej dokonywane wpłaty z tytułu najmu w/w lokali.

2. Umowy najmu/dzierżawy lokali użytkowych/powierzchni obowiązujące w jednostce, w okresie objętym kontrolą :

1. umowa nr 7/2012 z dnia 22 października 2012 r.,
2. umowa nr 9/2010 z dnia 01 października 2010 r.,
3. umowa nr 4/2012 z dnia 01 października 2012 r.,
4. umowa z dnia 29 czerwca 2012 r.,
5. umowa z dnia 26 czerwca 2013 r.,
6. umowa nr 3/2012 z dnia 01 września 2012 r.,
7. umowa nr 7/2013 z dnia 02 września 2013 r.,
8. porozumienie z dnia 01 stycznia 2011 r.,
9. umowa z dnia 27 lipca 2011 r.,
10. umowa z dnia 01 września 2012 r.,
11. umowa z dnia 01 września 2013 r.,
12. umowa z dnia 06 września 2010 r.,
13. umowa nr 4/2013 z dnia 01 września 2013 r.,
14. umowa z dnia 02 stycznia 2012 r.,
15. umowa z dnia 01 stycznia 2013 r.

W latach 2012-2013 osobą odpowiedzialną za przygotowywanie umów najmu (dzierżawy) lokali użytkowych (nieruchomości) był kierownik gospodarczy.

W zakresie w/w umów stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Zawarcie umów najmu (dzierżawy) wskazanych w lit. a-e, l oraz n-o, następowało z pominięciem procedury przetargowej, czym naruszono § 4 ust. 1 uchwały
   nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (dalej zwaną uchwałą), według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości
   w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ustalono też, że w żadnym przypadku Dyrektor jednostki nie uzyskał zgody Prezydenta Miasta na zawarcie umów najmu sali gimnastycznej w drodze bezprzetargowej, co naruszyło przepis § 4 ust. 3 uchwały z dnia 16.10.2006 r., według którego odstąpienie od przeprowadzenia przetargu w sytuacji, gdy w wynajmowanej nieruchomości prowadzona była działalność m.in. sportowa nie mająca charakteru działalności komercyjnej, następuje każdorazowo za zgodą Prezydenta Miasta.
2. Zawarcie umów najmu (dzierżawy) wskazanych w lit. f,g i m, następowało z pominięciem procedury przetargowej bez wymaganej zgody Prezydenta Miasta, czym naruszono § 4 ust. 1 w związku z § 4 ust. 3 uchwały.                 
3. Niedookreślenie przedmiotu umowy poprzez brak oznaczenia w umowach numeru/powierzchni/rodzaju lokalu stanowiącego jej przedmiot (umowy wskazane w lit. b, c, d, f, g, l, m).
4. Zawarcie aneksu do umowy nr 9/2010 (wymieniona w lit. b) po dniu obowiązywania umowy.
5. Wprowadzenie do umowy, o której mowa w lit. g postanowienia § 11 w brzmieniu: „Koszty zabezpieczenia szkoły w soboty i niedziele ponosi Najemca poprzez indywidualne rozliczenie z pracownikiem szkoły”, co mogło mieć negatywny wpływ na nadzór Dyrektora jednostki nad wykonywaniem przez danych pracowników powierzonych im obowiązków oraz nadzór nad powierzonym mieniem.
6. Aneks do umowy najmu zawartej w dniu 06.09.2010 r., o której mowa w lit. l,  został zawarty po okresie obowiązywania umowy (05.09.2011 r.).
7. Aneks do umowy z dnia 06.09.2010 r., o której mowa w lit. l, został zawarty po okresie obowiązywania umowy (03.09.2012 r.)
8. Niedookreślenie okresu obowiązywania umowy wskazanej w lit. m, poprzez brak wskazania dnia rozpoczęcia i dnia zakończenia okresu obowiązywania umowy.
9. Kontrola ustaliła ponadto, że w przypadku 17 umów najmu lokali użytkowych zawartych w latach 2012 - 2013 zaniechano zachowania formy pisemnej. Przedstawiona do kontroli dokumentacja zawierała jedynie potwierdzenia wpłat dokonanych przez najemców. W ocenie kontroli nie zachowanie formy pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać na skutek niezapłacenia czynszu przez kontrahenta lub też uszkodzenia przedmiotu najmu.
10. Bezumowne przechowywanie na terenie jednostki 2 nieczynnych automatów vendingowych oraz zaniechanie pobierania opłat z tego tytułu.

WKiAW co do zasady negatywnie ocenił działalność jednostki w kontrolowanym zakresie. Pozytywna ocena dotyczyła jedynie prowadzenia dokumentacji księgowej ewidencjonującej dokonywane wpłaty z tytułu realizacji w/w umów.

3. Badania i kontrole stanu technicznego budynku

Książka obiektu budowlanego IV LO na dzień 19.05.2014 r. posiadała następujące wpisy kontroli wykonanych w latach 2012- 2013: roczny przegląd stanu technicznego budynku szkolnego – 27.02.2012 r., czyszczenie przewodów kominowych, przegląd kanałów wentylacyjnych – 24.04.2012 r., protokół z przeprowadzonych czynności serwisowych przy sprzęcie przeciwpożarowym (gaśnice przenośne) – 04.04.2012 r., protokół z badania przeciwpożarowej instalacji wodociągowej (hydranty wewnętrzne) – 03.04.2012 r., badanie zabezpieczeń różnicowoprądowych – 10.06.2012 r., badanie rezystancji izolacji obwodów – 10.06.2012 r., badanie stanu instalacji odgromowej i uziomów – 10.06.2012 r., badanie natężenia oświetlenia – 10.06.2012 r., protokół kontroli rocznej stanu technicznego budynku szkoły - 25.03 – 05.04.2013 r., nr 01/03/2013 z dn. 05.04.2013 r., protokół z okresowej kontroli przewodów kominowych – protokół nr 091/13 z dn. 15.04.2013 r., protokół z przeprowadzonych czynności serwisowych przy sprzęcie przeciwpożarowym (gaśnice) – 30.04.2013 r. i 06.05.2013 r., protokół z badania przeciwpożarowej instalacji wodociągowej (hydranty wewnętrzne) – 06.05.2013 r., protokół z pomiarów ochronnych (parametry zabezpieczeń różnicowoprądowych – 10.06.2012 r., badanie rezystancji izolacji obwodów – 13.06.2012 r., badanie stanu instalacji odgromowej i uziomów badanie natężenia oświetlenia w salach – 13.06.2013 r.) – protokół nr 001-32-2012 z dn. 10.06.2012 r., pomiar oświetlenia ewakuacyjnego – 21.06.2012 r.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz.U.2013.1409) - zw. dalej p.b.u.

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastrukturyz dnia03.07.2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U.2003.120.1134), według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u.

Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – z uwagi na brak wystarczających środków finansowych – zaleceń wydanych po przeprowadzonej w 2010 r. kontroli 5-cio letniej stanu technicznego budynków oraz po kontroli sprawności technicznej i wartości użytkowej całego obiektu budowlanego dotyczących: - poddania budynku dogłębnej kontroli technicznej pod kątem zmian w nim zachodzących, - wykonania zewnętrznej izolacji przeciwwodnej pionowej, - naprawy schodów zewnętrznych prowadzących na boisko, - wykonania impregnacji konstrukcji dachowej, - wykonanie docieplenia obiektu, - wykonanie docieplenia połaci dachowej budynku.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Dookreślenie przedmiotu umów przyszkolnych lokali funkcyjnych, w szczególności poprzez wskazanie ich części składowych.
2. Podjęcie działań mających na celu uregulowanie stanu prawnego lokalu nr 3.
3. Ustalenie powierzchni użytkowej lokali funkcyjnych.
4. Dokonywanie w odpowiednim terminie wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa aktualizacji stawek czynszu przyszkolnych lokali funkcyjnych.
5. Stosowanie przy zawieraniu umów najmu lokali użytkowych lub innych części nieruchomości oddanej w trwały zarząd zasad określonych w uchwale nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.).
6. Prawidłowe formułowanie treści umów, które będą zawierane w jednostce poprzez wyeliminowanie błędów pisarskich, precyzyjne wskazywanie ich przedmiotów oraz okresów obowiązywania.
7. Każdorazowe zawieranie umów najmu w formie pisemnej.  
8. Uregulowanie statusu prawnego znajdujących się na terenie jednostki 2 nieczynnych automatów vendingowych (usunięcie ich z terenu jednostki lub pobieranie stosownych opłat).