Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 11-12.2014 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 2 w Szczecinie przy ul. Kopernika 16A, zwanym dalej ZSO, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26.02.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2013 r. (ocena pozytywna z uchybieniami).

Wykonanie dochodów budżetowych ZSO w 2013 r. wyniosło 92.489,56 zł, co stanowiło 91,1 % planowanej kwoty w wysokości 101.500,00zł.

Zaplanowane na 2013 r. wydatki jednostki w wysokości 4.093.034,34 zł, zrealizowane zostały w 99,8 %, tj. w kwocie 4.083.059,96 zł.

Pozytywna ocena dotyczyła przede wszystkim:

• wydatków publicznych, które dokonywane były w oparciu o skuteczne mechanizmy kontroli zarządczej dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, w wyniku czego wszystkie faktury poddane kontroli były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz były zatwierdzone do zapłaty,
• regulowania zobowiązań zgodnie z terminami zapłaty,
• sprawozdań budżetowych, sporządzanych zgodnie z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym,
• ksiąg rachunkowych, prowadzonych w sposób rzetelny i zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, zwaną dalej uor,
• naliczania wynagrodzeń,
• czynności związanych z procesem inwentaryzacji,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu nr 579/09.

Stwierdzone uchybienia dotyczyły:

• nieegzekwowania zapisów umów najmu i niezgodności wystawianych faktur z zapisami umownymi w zakresie terminu zapłaty,
• nienaliczenie odsetek od nieterminowych wpłat za najem,
• nieprawidłowego księgowania odsetek,
• braku dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku,
• wystawiania faktur za dzierżawę niezgodnie z zawartą umową w zakresie terminu zapłaty,
• nieaktualizowania dokumentacji finansowo – księgowej.

Według art. 53 ust 1ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej uofp, za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny kierownik tej jednostki.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych

Kontroli poddano dochody z tytułu najmu składników majątkowych na kwotę ogółem 35.809,33 zł, tj. 39,9 % dochodów jednostki zaewidencjonowanych na § 075, na łączną kwotę 89.531,56 zł.

W toku kontroli przeanalizowano 29 umów pod kątem poprawności i kompletności zapisów oraz rozrachunki z 5. najemcami za cały 2013 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

Za sporządzanie i nadzorowanie realizacji umów w ZSO odpowiedzialny był Kierownik gospodarczy. Osobą odpowiedzialną za wystawianie rachunków był Specjalista ds. kadr i płac,
a za ewidencję dochodów Główny księgowy.

Umowy najmu zawierały w swoich preambułach wskazanego Głównego księgowego jako jedną z dwóch osób reprezentujących szkołę. Upoważnienie do zawierania umów posiadał dyrektor ZSO, a Główny księgowy winien jedynie parafować wszystkie umowy dochodowe i wydatkowe, na potwierdzenie wykonanej kontroli i ujęcia ich w planie finansowym szkoły.

11 z 29. umów najmu zawierało zapisy o obowiązku przedstawienia wynajmującemu dokumentacji dotyczącej ubezpieczenia uczestników zajęć organizowanych przez najemców.
W 6. przypadkach dokumentacja taka nie została dostarczona do ZSO.

W przypadku 10. z 29. umów dotyczących najmu garażu, nie zawarto w umowach zapisów regulujących kwestię opłat za korzystanie z energii elektrycznej (wliczone do czynszu).

16 z 29. umów zawierało zapisy umowne dotyczące terminu zapłaty za najem, który uzależniony był od dnia otrzymania faktur przez najemców. ZSO nie posiadał potwierdzenia otrzymania faktur przez najemców, a terminy zapłaty wskazane w fakturach nie wynikały z zapisów umownych.

ZSS nie posiadał umowy najmu mieszkania służbowego, zajmowanego przez byłych pracowników od 1965 r.

W lipcu 2013 r. Główny księgowy przez przeoczenie nie pomniejszył czynszu najemcy mieszkania służbowego z tytułu nadpłaty za wodę i ścieki w kwocie 38,81 zł.

Płatności 13. z 30. faktur uregulowane zostały przez najemców po terminie zapłaty wskazanym w fakturach. W przypadku 6. faktur uregulowanych po terminie płatności wskazanym w tych fakturach, Główny księgowy nie naliczył odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Podstawę naliczenia odsetek stanowił art. 481 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, a zasady ujmowania odsetek w księgach rachunkowych regulował § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej.

Odsetki naliczone najemcom z tytułu nieterminowych wpłat za wystawiane przez ZSO faktury zaewidencjonowane zostały przez Głównego księgowego na § 0750, a zgodnie z opisem zawartym w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, winny być zaewidencjonowane na § 092 – Pozostałe odsetki.

Wskazania dekretacyjne zawarte były na dokumentach źródłowych w postaci syntetycznej, a w pełnym brzmieniu, tj. wraz z pełną analityką widoczne były na dowodach systemowych, które po wydrukowaniu i zaparafowaniu przez Głównego księgowego, załączane były do przechowywanych dowodów. Według zapisów § 2 pkt 6 ppkt 3 obowiązującej w ZSO „Instrukcji obiegu
i kontroli dokumentów”, właściwa dekretacja polegała na umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych i analitycznych mają być zaksięgowane.

Wszystkie umowy najmu zawierały potwierdzenie kontroli dokonanej przez radcę prawnego.

Opłaty za najem mieszkania służbowego były przez szkołę naliczane i regulowane przez najemcę.

Nadpłata za wodę i ścieki w kwocie 38,81 zł należna najemcy mieszkania służbowego w lipcu 2013 r. potrącona została z czynszu za grudzień 2014 r.

W przypadku 7. z 13. faktur, których płatność uregulowana została po terminie zapłaty wskazanym w tych fakturach, Główny księgowy naliczył i zaksięgował odsetki z tytułu nieterminowego uregulowania płatności.

WKiAW, mimo stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości, pozytywnie ocenił obszar związany z dochodami jednostki.

1.2. Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S sporządzonym na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały należności w kwocie 638,00 zł dotyczące niezapłaconej faktury za wynajem sali gimnastycznej w okresie 2000-2002 roku. W 2014 r. należność została umorzona na podstawie upoważnienia udzielonego Dyrektorowi ZSO przez Prezydenta Miasta do umarzania oraz udzielania innych ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym nieprzekraczającym kwoty 2.000 zł przysługujących Gminie Miasto Szczecin (pismo znak: WO-I.0052.1.657.2014.AW z dnia 29.10.2014 r.).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym według stanu na 31.12.2013 r. wykazano należności na kwotę 2.742,10 zł z tytułu należności wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług (2.104,10 zł – rachunek dochodów, 638,00 zł – budżet) oraz należności pozostałe na kwotę 6,00 zł (II US – rachunek dochodów).

Na dzień 30.04.2014 r. odzyskano kwotę 2.104,10 zł tytułem należności wymagalnych i kwotę 6,00 zł tytułem należności pozostałych.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za monitorowanie należności był Główny księgowy.

Wszystkie należności wymagalne i niewymagalne zostały przez jednostkę zidentyfikowane.

WKiAW pozytywnie ocenił monitoring należności w jednostce.

2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 35 dowodów księgowych na łączną kwotę 207.016,36 zł, co stanowiło 5,1 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 4.083.059,96 zł (środki budżetowe na kwotę 3.992.314,34 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 90.745,62 zł).,
• 9 umów dotyczących wydatków,
• 1. kaucję zabezpieczającą,
• 4 notatki służbowe dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami i protokołami odbioru.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był Główny księgowy.

21 z 35. dowodów księgowych na kwotę ogółem 148.166,09 zł nie zawierało opisu merytorycznego, a 8 dowodów na kwotę ogółem 36.294,90 zł nie zawierało także informacji o wpisie zakupu do inwentarza szkoły. Obowiązek zamieszczania takiego opisu na dokumentach wynikał z zapisów § 3 obowiązującej w ZSO „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, stanowiącej Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 1 z dnia 05.01.2007 r. ówczesnego Dyrektora ZSO.

2 z 35. dowodów księgowych na kwotę ogółem 14.169,86 zł nie zawierało wskazań dekretacyjnych, a 2 dowody na kwotę ogółem 26.233,66 zł – wskazania niepełne.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 235/08 oraz Zarządzenia nr 314/13 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych stwierdzono, że w przypadku usług informatycznych jednostka nie posiadała dokumentacji potwierdzającej wykonanie analizy rynku, za co odpowiedzialny był w ZSO Kierownik gospodarczy. Umowa zawarta z kontrahentem na okres od 01.01.2013 r. do 31.12.2013 r. obejmowała 10 dyżurów miesięcznie, a wynagrodzenie ustalone zostało na kwotę 1.000,00 zł miesięcznie.

W dokumentacji jednostki nie było umowy dotyczącej świadczenia usług połączeń telefonicznych realizowanych przez TP S.A, a w 1. przypadku umowa nie zawierała potwierdzenia pod względem formalno – prawnym.

W 1. przypadku stwierdzono, że faktura na kwotę 21.665,31 zł dotycząca kosztów 2012 r.została zaewidencjonowana w księgach 2013 r., co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W dniu podpisania umowy na najem lokalu mieszkalnego, najemca zobowiązany był do wpłaty kaucji zabezpieczającej ewentualne roszczenia wynajmującego w kwocie 900,00 zł. Kaucja wypłacona w dniu 05.09.2013 r. została zaksięgowana na koncie 402-132 w § 4300, z pominięciem konta zespołu 2, którym winno być konto 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie
z obowiązującym w jednostce „Zakładowym planem kont”.

Wszystkie poddane kontroli dowody księgowe były właściwie zakwalifikowane, sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, były zatwierdzone do zapłaty, a ich sposób realizacji był zgodny z zapisami umownymi.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2013 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w art. 44 uofp.

2.2 Płatności

Kontrolą objęto płatności z tytułu 35. dowodów potwierdzających poniesione wydatki, w zakresie zasadności i terminowości regulowania tych płatności.

Wszystkie płatności uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach.

WKiAW pozytywnie ocenił regulowanie płatności jednostki.

2.3. Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 290.367,89 zł, na które składały się zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń osobowych na kwotę 18.906,49 zł,
• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 205.673,03 zł,
• składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę 49.248,37 zł,
• składek na Fundusz Pracy na kwotę 6.173,68 zł,
• wpłat na PFRON na kwotę 1.107,00 zł,
• zakupu materiałów i usług na kwotę 9.259,32 zł.

W rocznym sprawozdaniu z wykonania dochodów i wydatków Rb-34S, sporządzonym na dzień 31.12.2013 r., wykazane zostały zobowiązania w kwocie 874,40 zł, na które składały się zobowiązania z tytułu:

• zakupu usług na kwotę 125,00 zł,
• podatku VAT na kwotę 749,40 zł

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za monitorowanie zobowiązań był Główny księgowy.

Zobowiązania niewymagalne wykazane w ww. sprawozdaniach uregulowane zostały w 2014 r. w terminach ich wymagalności.

WKiAW pozytywnie ocenił monitoring zobowiązań w jednostce.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 74. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2013 r. (6,7 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 217.695,75 zł, tj. 8 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.695.606,00 zł, zaewidencjonowanej w 2013 r. na § 4010.

Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 18.051,02 zł, zaewidencjonowane w koszty 2013 r., a wypłacone w 2014 r.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za prowadzenie akt osobowych i naliczanie wynagrodzeń był Specjalista ds. kadr i płac.

Pismem z dnia 01.09.2006 r. i z dnia 01.07.2005 r. ówczesny Dyrektor szkoły powierzył obowiązki Głównemu księgowemu, zgodnie z art. 45 ust. 1 ówcześnie obowiązującej ustawy
o finansach publicznych. Dokument znajdujący się w aktach osobowych pracownika (poz. 33 i 38a) nie zawierał podpisu pracownika potwierdzającego przyjęcie ww. obowiązków. Według kontrolującego, powierzenie jest skuteczne, jeżeli pracownik przyjmie powierzane obowiązki.

W toku kontroli stwierdzono, że w aktach osobowych 2. z 5. pracowników brak było informacji o przyznanych pracownikom nagrodach, co nie wypełniało zapisów § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, według którego część B akt osobowych powinna obejmować m.in. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.

Kontrola dokumentacji pracowniczej wykazała ponadto po 1. przypadku braku w aktach osobowych pracowników: oświadczenia o przekazywaniu wynagrodzeń na konto bankowe, oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej, oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania w 2013 r. z uprawnień określonych w tych przepisach. W 1. przypadku, stwierdzono ponadto, że w części C akt osobowych przechowywana była dokumentacja dotycząca zatrudnienia, a według § 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, w części C należy przechowywać dokumenty związane
z ustaniem zatrudnienia.

W toku kontroli ustalono, że podstawę do naliczania nauczycielom wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe stanowiły zestawienia miesięczne ilości (w rozbiciu na tygodnie) sporządzane przez nauczycieli i Wicedyrektora ZSO oraz akceptowane przez Dyrektora. W niepełnych tygodniach pracy ilości godzin do naliczenia zaokrąglane były do pełnej godziny w oparciu o zasadę wymienioną w § 5 regulaminu stanowiącego Załącznik Nr 1 do Uchwały Rady Miasta Szczecin z dnia 15 kwietnia 2009 r. W opinii kontrolującego, przyjęty sposób zaokrąglania powinien zostać zastosowany jedynie przy ustalaniu wynagrodzenia za jedną godzinę ponadwymiarową, a nie przy ustalaniu ilości przepracowanych godzin.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.

Wszystkie kserokopie dokumentów zawierały potwierdzenie za zgodność z oryginałem, które zamieszczane było na pierwszej stronie dokumentu, w tym także dokumentu wielostronicowego.

Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi, a dokumentacja dotycząca udzielonych urlopów bezpłatnych znajdowała się
w aktach osobowych, czym wypełniano zapisy § 6 ust. 2 pkt 2 lit. h i § 8 rozporządzenia w sprawie akt osobowych.

Potwierdzenia przyjęcia do wiadomości przez pracowników treści Regulaminu pracy i Regulaminu wynagradzania włączane były do akt osobowych pracowników.

Wszystkie wymienione wyżej uchybienia związane z prowadzoną dokumentacją pracowniczą zostały skorygowane w toku kontroli poprzez: uzupełnienie dokumentów i podpisów, uporządkowanie dokumentów i sporządzenie nowych spisów akt po korekcie.

Wszystkie wynagrodzenia naliczone zostały przez Specjalistę ds. kadr i płac zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami Dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień w zakresie naliczania ilości godzin ponadwymiarowych, stanowiących podstawę do naliczenia wynagrodzenia za te godziny, pozytywnie ocenił obszar dotyczący prowadzenia dokumentacji pracowniczej i naliczania wynagrodzeń.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2013 r. naliczony został podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników ZSO w kwocie ogółem 237.524,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2013 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 1.049.614,58 zł.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za naliczanie i regulowanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był Główny księgowy.

Kontrola wykazała, że na dzień 31.12.2013 r. nie została uregulowana i wyjaśniona niedopłata podatku dochodowego od osób fizycznych ze stycznia 2013 r. na kwotę 9,00 zł.

Stwierdzono ponadto, że w deklaracji rocznej PIT-4R za 2013 r., przekazanej do Drugiego Urzędu Skarbowego w Szczecinie w dniu 30.01.2014 r. nie doliczono za czerwiec kwoty 914,00 zł
i za lipiec kwoty 148,00 zł, a za sierpień nie odliczono kwoty 148,00 zł. Stosowna korekta deklaracji przekazana została dopiero w dniu 11.07.2014 r.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2013 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2013 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił terminowość i zgodność rozliczeń publicznoprawnych z deklaracjami ZUS P DRA i PIT-4R.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r. – 2 sprawozdania na kwotę ogółem 1.743,94 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r. – 15 sprawozdań na kwotę ogółem 3.992.314,34 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2013 r. - (brak zobowiązań),
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności na dzień 31.12.2013 r. na kwotę ogółem 2.742,10 zł,
• Rb-34S roczne sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku wydzielonym na kwotę ogółem 90.745,62 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 780,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2013 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 3.992.316,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2013 r. o 653.309,00 zł (dokonano 102. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków na rachunku wydzielonym na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 100.720,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2013 r. o 8.000,00 zł (dokonano
36. zmian planu).

Osobą odpowiedzialną w ZSO za proces planowania i sprawozdawczość był Główny księgowy.

W toku kontroli wniosków ZSO o zmianę na rachunku wydzielonym, stwierdzono jedynie, że wśród wniosków złożonych przez ZSO do wydziału nadzorującego brak było wniosku dotyczącego zwiększenia dochodów o 8.000,00 zł.

Sprawozdania były sporządzane terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Każda zmiana planu w zakresie wydatków poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty.

WKiAW pozytywnie ocenił sporządzane przez ZSO sprawozdania budżetowe.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2013 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym 15 potwierdzeń sald.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za prowadzenie ksiąg inwentarzowych był Kierownik gospodarczy, a za ewidencję księgową tego majątku i uzgadnianie jego wartości - Główny księgowy.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych.

Salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda PKO BP Oddział 1 w Szczecinie oraz pozostałe potwierdzenia sald były zgodne z ewidencją księgową.

Na koniec 2013 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne, w tym m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

WKiAW pozytywnie ocenił obszar dotyczący inwentaryzacji za 2013 r.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

W toku kontroli ustalono, że wskazania dekretacyjne zawarte były na dokumentach źródłowych w postaci syntetycznej, a w pełnym brzmieniu, tj. wraz z analityką widoczne były na dowodach systemowych, które po wydrukowaniu i zaparafowaniu przez Głównego księgowego załączane były do przechowywanych dowodów. Według zapisów § 2 pkt 6 ppkt 3 obowiązującej w ZSO „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, właściwa dekretacja polega na umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych i analitycznych mają być zaksięgowane. Zastosowane uproszczenie nie zostało także opisane w procedurach tożsamych z zasadami (polityką) rachunkowości, obowiązujących w ZSO.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

WKiAW pozytywnie ocenił prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencję dowodów księgowych.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego:

1. Zakładowy plan kont - Zarządzenie nr 1/K/2011 z dnia 03.01.2011 r.
2. System ochrony danych - Zarządzeniem nr 4/2008, (bez daty, zmiany z dniem 18.02.2008 r.)
3. Procedury kontroli finansowej – Zarządzenie (bez nr) z dnia 01.09.2006 r.
4. Regulamin kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych – Zarządzenie nr 1 z dnia 05.01.2007 r.
5. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów - Zarządzenie nr 1 z dnia 05.01.2007 r.
6. Instrukcja kasowa – Zarządzenie (bez nr) z dnia 01.09.2006 r.
7. Instrukcja inwentaryzacyjna - Zarządzenie (bez nr) z dnia 01.09.2006 r.
8. Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych – Zarządzenie (bez nr) z dnia 25.06.2007 r.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za powyższą dokumentację był w 2013 r. pełniący obowiązki Dyrektora od 01.09.2012 r. i Dyrektor ZSO od 20.05.2013 r.

Kontrola wykazała, że jednostka nie posiadała jednego, skonsolidowanego dokumentu pod nazwą „Zasady (polityka) rachunkowości. Poszczególne, pojedyncze procedury dotyczyły zagadnień wskazanych w art. 10 ustawy o rachunkowości, jednakże brak było „spinacza” tych wszystkich procedur pod nazwą Zasady (polityka) rachunkowości”.

Stwierdzono, że w „Zakładowym planie kont”:

• nie zostały wymienione inne, niż miesięczne okresy sprawozdawcze (kwartał, półrocze, rok) oraz sprawozdania budżetowe i finansowe związane z tymi okresami,
• nie wskazano metody ustalania wyniku finansowego, tj. wariant porównawczy, stosowanej przy sporządzaniu sprawozdania „Rachunek zysków i strat jednostki”,
• brak było opisu do następujących kont, wymienionych w planie: 751, 820, 980, 981 i 999,
• nie zostały zaktualizowane zapisy o użytkowanej wersji oprogramowania.

„Zakładowy plan kont” zawierał ponadto zapis o treści: „Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane poprzez wystawienie dokumentu korygującego lub poprzez skreślenie
i wprowadzenie zapisu prawidłowego, lub poprzez wymazanie zapisu błędnego korektorem i wprowadzenie zapisu prawidłowego.” W zakresie wymazywania korektorem, powyższy zapis stał
w sprzeczności z art. 22 ust. 3 uor, według którego: „Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr”.

Ustalono, że zapisy procedury „System ochrony danych” nie zostały zaktualizowane w zakresie:

1. stanowisk, które nie występowały w strukturze organizacyjnej ZSO (specjalista ds. kadr i administracji oraz starszy księgowy).
2. opisu do wykorzystywanego przez jednostkę systemu bankowości internetowej Banku Polska Kasa Opieki SA; w 2013 r. bank obsługujący jednostkę zmieniony został na bank PKO BP SA.
3. wykonywania kopii bezpieczeństwa na płatach CD; zgodnie z wyjaśnieniami Głównego księgowego, kopie takie wykonywane są na dysku zewnętrznym.

Kontrola zapisów „Regulaminu kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych” wykazała, że:

1. Pkt II.5 zawierał nieaktualny zapis dotyczący ujmowania przez kasjera wszystkich wpłat i wypłat w przebitkowych raportach kasowych. Zapis ten był nieaktualny, gdyż raporty kasowe drukowane były komputerowo.
2. Według pkt III.2, ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzą pracownicy, którym powierzono druki. Według kontrolującego, zapis taki stał w sprzeczności z tzw. „zasadą dwóch par oczu”, gdyż jedna osoba skupiła na swoim stanowisku czynności wykonawcze i kontrolne.
3. Według pkt IV.3, księgi inwentarzowe prowadził Specjalista ds. kadr i administracji (z wyjątkiem zbiorów bibliotecznych), a w praktyce, za prowadzenie ksiąg inwentarzowych odpowiedzialny był Kierownik gospodarczy, zgodnie z zakresem czynności pracownika.

W treści „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” przywołany był Załącznik nr 1 – rejestr delegacji służbowych oraz Załączniki nr 8, 9, 10, 11 i 12 – wzory dowodów dotyczących ruchu na majątku. W treści instrukcji nie było przywołanych Załączników nr 2, 3, 4, 5, 6 i 7, a ponadto do instrukcji nie załączono żadnego z ww. załączników.

Według § 15 „Instrukcji kasowej”, przyjmowanie wpłat do kasy odbywa się na podstawie źródłowych dowodów kasowych lub specjalnych dowodów „Kasa przyjmie” (kwitariusz przychodowy).”” W dalszej części procedury dla dowodów przychodowych stosowane byłonazewnictwo „kwitariusz przychodowy”. Według kontrolującego, dowód kasowy „KP” i kwitariusz przychodowy to dwa różne rodzaje dokumentów. W praktyce, kasjer stosował dowody „KP”.

W „Instrukcji inwentaryzacyjnej” nie została opisana inwentaryzacja metodą weryfikacji prawidłowości stanu ewidencyjnego i sposób jej dokumentowania oraz sposób dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych wykonywanych metodą uzgodnienia sald.

Instrukcja nie zawierała ponadto wzorów dokumentów inwentaryzacyjnych przywoływanych w treści, w tym: protokół ze spisu środków pieniężnych, oświadczenie, sprawozdanie z przebiegu spisu, protokół ze stwierdzonymi niedoborami i nadwyżkami. Według § 13 ust. 1 instrukcji, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować, a wobec braku wymienionych wzorów dokumentów, nie można stwierdzić, co oznacza zapis „odpowiednio udokumentować”.

Obowiązujące w ZSO „Procedury kontroli finansowej” zawierały w § 2, nieaktualne zapisy, dotyczące osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg inwentarzowych.

Obowiązujące w ZSO procedury, od momentu ich wprowadzenia nie były aktualizowane w zakresie aktów prawnych, stanowiących podstawę ich wprowadzenia lub zapisów w nich zawartych.

Opisy tych samych obszarów powielane były w różnych procedurach: np. pkt V. „Rachunkowość” w „Regulaminie kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych” oraz pkt pt. „Prowadzenie ksiąg rachunkowych” w „Zakładowym planie kont”.

Nazwy wybranych stanowisk pracowników administracji szkoły, wymienione w § 35 Statutu ZSO (Specjalista ds. kadr, Specjalista ds. płac) były niespójne z procedurami obowiązującymi
w jednostce i zakresami czynności pracowników (Specjalista ds. kadr i administracji, Starszy księgowy, Specjalista ds. kadr i płac).

Według zapisów art. 10 ust. 2 uor, na kierowniku jednostki spoczywał obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.
w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W procedurach dotyczących zatrudnienia i wynagradzania pracowników nie stwierdzono błędnych zapisów.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową jednostki.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy:

1. Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:
   • występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
   • kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2013 r.
2. przeprowadzono doraźne (niezapowiedziane) kontrole kasy.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był Dyrektor.

W 2013 r. w ZSO przeprowadzona została 1. kontrola zewnętrzna przez Zachodniopomorski Państwowy Wojewódzki Inspektor Sanitarny w Szczecinie w zakresie oceny stanu sanitarnego placówki. Informacje na temat kontroli wraz z załącznikami zostały przekazane przez Dyrektora ZSO w dniu 12.12.2013 r. do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. Według § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, Dyrektor ZSO winien poinformować Prezydenta Miasta Szczecina
o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie za pośrednictwem Dyrektora WKiAW.

W dokumentacji ZSO znajdowały się 2 protokoły, potwierdzające wykonanie doraźnych kontroli kasy: z dnia 17.06.2013 r. i z dnia 15.10.2013 r. Kontrole przeprowadzone zostały przez komisję, która poddała kontroli stan gotówki i jego zgodność z raportami kasowymi, ostatnie numery zrealizowanych czeków gotówkowych, czeki niezrealizowane oraz inne walory.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 05.07.2013 r., a za II półrocze 2013 r.– pismem z dnia
31.12.2013 r.

WKiAW, mimo błędnego skierowania informacji o kontroli zewnętrznej, pozytywnie ocenił ww. obszar.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi ZSO: 

1. wprowadzenie stosownych procedur lub zapisów umownych pozwalających na jednoznaczne określenie terminu zapłaty za najem,
2. naliczanie odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności za najem,
3. wystawianie faktur za najem zgodnie z zapisami umownymi,
4. egzekwowanie zapisów umownych dotyczących dokumentacji dostarczanej przez najemców oraz termu zapłaty,
5. opisywanie dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi procedurami,
6. każdorazowe sporządzanie dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku,
7. ewidencjonowanie faktur w koszty roku, którego dotyczą,
8. ewidencjonowanie kaucji gwarancyjnych na konto zespołu 2,
9. naliczanie ilości godzin ponadwymiarowych w niepełnych tygodniach pracy bez ich zaokrąglania,
10. wyjaśnienie niedopłaty podatku dochodowego od osób fizycznych ze stycznia 2013 r.,
11. utworzenie scalonego dokumentu zasad (polityki) rachunkowości,
12. uzupełnienie ww. dokumentu o opis dotyczący: okresów sprawozdawczych i rodzajów sprawozdań, metody ustalania wyniku finansowego, aktualnej wersji oprogramowania, opisu do kont (751, 820, 980, 981 i 999), archiwizacji danych oraz stosowanych w jednostce uproszczeń dotyczących ewidencji i ksiąg rachunkowych,
13. przeanalizowanie obowiązujących w ZSO procedur celem wyeliminowania niespójności i powtarzających się treści,
14. zaktualizowanie, uzupełnienie lub poprawę zapisów zawartych w procedurach: „Zakładowy plan kont”, „System ochrony danych”, „Regulamin kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych”, „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów”, „Instrukcja kasowa”, „Instrukcja inwentaryzacyjna”, „Procedury kontroli finansowej”.