Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w pażdzierniku 2014 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 58  (zw. dalej PP 58) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2013 r. Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 11.12.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił obszary poddane kontroli (ocena pozytywna z uchybieniami).

Wykonanie dochodów PP 58 w 2013 r. wyniosło 378 512,40 zł, co stanowiło 94,13 % planowanej kwoty w wysokości 402 110,00zł.

Zaplanowane wydatki PP 58 w wysokości 1 812 447,00 zł zrealizowane zostały w 98,1 %, tj. w kwocie 1 778 773,66 zł (środki budżetowe na kwotę 1 494 785, 36 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 283 988,30 zł).

Pozytywna ocena dotyczyła:

1. dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
2. realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
3. rzetelność sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
4. prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
5. dokumentacji finansowo – księgowej,
6. dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
7. terminowości regulowania zobowiązań,
8. wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych i transakcjach podejrzanych.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim dokumentowania procesu inwentaryzacji, dokumentowania czynności kontrolnych i dekretacyjnych w zakresie ponoszonych wydatków,  prowadzenia akt osobowych, a także kompletności procedur opisujących zasady rachunkowości w jednostce.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów PP 58 w 2013 r. wyniosło 94 524,10 zł, co stanowiło 103 % planowanej kwoty w wysokości 91 810 zł. Na dochody budżetowe składały się: dochody osiągnięte
z wpływów z różnych opłat (§0690 – 94 089,54 zł), pozostałych odsetek (§0920 - 172,56 zł) oraz wpływów z różnych dochodów (§ 0970 - 260,00 zł). Kontroli poddano dochody z tytułu wpływów z różnych opłat (odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu - §0690) w miesiącu wrześniu 2013 r. W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 25. usługobiorcami (25 umów) pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania
w księgach.

1.2. Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

Wykonanie dochodów wrd PP 58 w 2013 r. wyniosło 283 988,30 zł, co stanowiło 91,5 % planowanej kwoty w wysokości 310 300,00 zł. Na dochody wrd składały się: dochody osiągnięte
z wpływów z różnych opłat (§0690 – 101 324,27 zł), dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze (§0750 – 1 805,70 zł), wpływy z usług (§0830 – 180 130,70 zł) oraz pozostałe odsetki (§0920 - 727,63 zł). 

Kontroli poddano dochody z tytułu najmu składników majątkowych (§0750), wpływy z usług (§0830) oraz dochody w tytułu wpływów z różnych opłat (§0690).

W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 4. najemcami (7 umów) za cały 2013 r. oraz przeanalizowano rozrachunki z 25. usługobiorcami (25 umów) za miesiąc wrzesień 2013 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W przypadku 1. (na 25. poddanych badaniu) umowy o świadczenie usług w przedszkolu publicznym stwierdzono, że dane dotyczące godzin zadeklarowanych w umowie różniły się od godzin wprowadzonych do programu Lista odpłatności służącego do rozliczania opłat za pobyt i żywienie dziecka w przedszkolu. Według umowy w środę zadeklarowano 9 godzin pobytu, a według danych z systemu było to 8 godzin. W związku z powyższym przypis za miesiące od września do grudnia  2013 r. z tytułu pobytu dziecka w przedszkolu był mniejszy o 4,00 zł miesięcznie. Wprowadzania danych z umów do programu Lista odpłatności dokonywał ówczesny główny księgowy.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. Za nieterminowo regulowane płatności główny księgowy każdorazowo naliczał odsetki ustawowe.

WKiAW mimo uchybienia dotyczącego naliczania opłaty za pobyt w przedszkolu niezgodnie z zawartą z usługobiorcą umową pozytywnie ocenił realizację dochodów w 2013 r. (ocena pozytywna).

2.  Należności

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane są należności jednostki, tj. Rb-27S, Rb-34S i Rb-N ustalono, że na dzień 31.12.2013 r. zostały wykazane należności w kwocie 3 242,04 zł. W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2013 r. wykazano należności z tytułu opłat za przedszkole zaewidencjonowanych na koniec 2013 r.: na saldzie konta 221-30-801-80104-0690 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (saldo Wn) w kwocie 1 296,70 zł oraz na saldzie konta 221-20-801-80104-0830 - Należności z tytułu dochodów budżetowych (saldo Wn) w kwocie 1 945,34 zł. Należności z tytułu opłat za przedszkole wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-34S w sposób poprawny.

Kontrola rozrachunków z 4. najemcami za cały 2013 r. (7 umów) pod względem kompletności i terminowości dokonywanych wpłat wykazała, że w jednostce nie wystąpiły żadne należności związane z dochodami jednostki z tytułu najmu. WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawienie danych o należnościach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie oceniła powyższy obszar.

3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 33. dowody księgowe na kwotę 172 481,39 zł, co stanowiło 9,7% wydatków jednostki na łączną kwotę 1 778 773,66 zł (środki budżetowe na kwotę 1 494 785,36 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 283 988,30 zł).

We wszystkich 5. skontrolowanych przypadkach zobowiązania dotyczące zrealizowanych w 2013 r. wydatków (umowy na remont) nie zostały poprzedzone kontrasygnatą głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), według którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego) lub osoby przez niego upoważnionej.

Na dowodach księgowych (fakturach, rachunkach) w zapisach dekretacyjnych i na pieczątce zatwierdzającej wydatek do zapłaty główny księgowy dokonywał licznych poprawek, skreśleń
i zamazywań, w wyniku których poprawiana treść była nieczytelna. Poprawki nie były opatrzone datą oraz podpisem osoby dokonującej ww. czynności. Powyższe było niezgodne z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t.  Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.),zwanej dalej uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Stwierdzono, że zapisy dotyczące ujęcia dowodu w księgach rachunkowych we wszystkich 33. objętych badaniem dowodach (faktury) nie zawierały wskazania miesiąca oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za to wskazanie, a wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli ani wskazań dekretacyjnych, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy oraz między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Ustalono ponadto, że wydatki na kwotę 80 493,20 zł dotyczące prowadzonych w PP 58 inwestycji księgowane były bezpośrednio na koncie „011 – Środki trwałe” z pominięciem konta „080 – Środki trwałe w budowie (inwestycje)”. Było to niezgodne z opisem do konta „080 – Środki trwałe w budowie (inwestycje)” zawartym w obowiązującym w 2013 r. w PP 58 Zakładowym Planem Kont (Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1/2013 z dnia 02.01.2013 r. dyrektora PP 58 w sprawie przyjętych zasad rachunkowości), według którego konto „080” służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne, a na stronie Wn konta „080” ujmuje się w szczególności poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego.

Faktury zakupu, których płatność realizowana była w formie gotówkowej nie były ewidencjonowane na koncie 201. Obowiązek ewidencji faktur na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami, bez względu na zastosowaną formę płatności wynika z  opisu do tego konta zawartego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( j. t. Dz. U. z 2013 r., poz. 289).

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał ówczesny główny księgowy.

Wszystkie (33) faktury poddane kontroli zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty zgodnie z obowiązującą w PP 58 „Instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”.

We wszystkich przypadkach wydatki zaewidencjonowane zostały na właściwy paragraf klasyfikacji budżetowej.

W przypadku wydatków na kwotę powyżej 3 000 zł brutto, każdorazowo sporządzano notatkę z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro, w której dokumentowano fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z  uzasadnieniem dokonanego wyboru wykonawcy.

Wszystkie 5. umów zawartych na przeprowadzenie w PP 58 remontów zostało zaopiniowanych pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM. Ponadto dokumentacja dotycząca prowadzonych remontów była kompletna, gdyż zawierała wszelkie dokumenty wymagane zapisami umowy. 

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2013 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

3.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 33. dowody księgowe na kwotę ogółem 172 481,39 zł.We wszystkich ww. przypadkach nie stwierdzono przekroczenia terminu zapłaty.

WKiAW pozytywnie ocenił terminowość regulowania zobowiązań w zakresie regulowania płatności za zakup materiałów i usług.

3.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane są zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2013 r. jedynie w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 100 454,84 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 77 117,06 zł, składki ZUS w kwocie 14 848,12 zł oraz zobowiązania z tytułu dostaw i usług 8 491,66 zł.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawianie danych o zobowiązaniach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 30. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (16,7 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 186 982,74 zł,
tj. 18,4 % ogólnej kwotywynagrodzeń osobowych wynoszącej 1 013 879,09 zł (zaewidencjonowanej w 2013 r. na § 4010 i § 4040).

W części C akt osobowych pracowników przechowywana była dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy, tj. wnioski urlopowe. Według zapisów rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy winna być prowadzona odrębnie, a w części C akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. W aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku nauczyciela nie było dokumentu, potwierdzającego wysokość przyznanego
w 2013 r. wymiaru wynagrodzenia (aneks do umowy o pracę), a ostatni wymiar wynagrodzenia był z roku 2009. Powyższe było niezgodne z art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j. t. Dz. U. z 1998 Nr 21 , poz. 94 ze zm.), według którego zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych odpowiadał dyrektor jednostki.

Poza wymienionymi przypadkami,  w aktach osobowych znajdowały się wszystkie niezbędne dokumenty, stanowiące podstawę naliczanych wynagrodzeń. Stwierdzono  ponadto,
że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników, naliczone wynagrodzenia były zgodne z informacjami ujętymi w aktach osobowych,
a zrealizowane przelewy wynagrodzeń ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

WKiAW pomimo stwierdzonych uchybień w zakresie prowadzenia akt osobowych, pozytywnie ocenił prawidłowość naliczania wynagrodzeń, poprawność sporządzanej dokumentacji, jej kompletność oraz zgodność z dokumentacją pracowniczą, stanowiącą podstawę naliczeń i ewidencji (ocena pozytywna z uchybieniami).

5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

1. podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 81 879,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2013 r.,
2. składek ZUS na kwotę ogółem 117 575,25 zł, według deklaracji ZUS P DRA za miesiące: czerwiec, lipiec, sierpień, wrzesień 2013 r.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za 12 miesięcy 2013 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

Deklaracje ZUS P DRA za ww. miesiące 2013 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej
z powyższych deklaracji.

WKiAW pozytywnie ocenił rozliczenia publiczno – prawne w jednostce.

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 434,56 zł,

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 94 089,54 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 6 578,00 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 2 462,66 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 80 493,20 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 1 053 016,63 zł (zobowiązania niewymagalne – 93 792,47 zł),

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 242 811,00 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 97 203,22 zł (zobowiązania niewymagalne 6 662,37 zł),

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 5 791,65 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 6 429,00 zł,

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 283 988,30 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2013 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2013 r. – 3 242,04 zł (na które składały się zaległe opłaty za przedszkole wg załącznika do Rb-N).

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

W zakresie sprawozdania Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań jest zgodny ze stanem faktycznym.

W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 4. zmiany do planu dochodów na kwotę ogółem 6 460,00 zł oraz 33. zmiany do planu wydatków na kwotę ogółem 374 600,00 zł.

Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych
w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 Uchwały Nr III/19/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

WKiAW pozytywnie ocenił rzetelność sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami.

7. Inwentaryzacja

W toku kontroli dokonano porównania wartości majątku według ksiąg rachunkowych i ksiąg inwentarzowych oraz przeanalizowano dokumentację sporządzoną w toku wykonywanych czynności inwentaryzacyjnych, w tym: zarządzenie dyrektora, 2. arkusze spisu z natury i 2. protokoły.

Stwierdzono, ze czynności inwentaryzacyjne w filii PP 58 dokonywały osoby, które nie zostały powołane w skład komisji zarządzeniem dyrektora z dnia 15.12.2013 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Ponadto w składzie komisji przeprowadzającej inwentaryzację magazynów żywnościowych PP 58 i filii PP 58 były osoby zatrudnione na stanowiskach intendenta, które jednocześnie były osobami materialnie odpowiedzialnymi za powyższe magazyny. Protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy w filii PP - 58 nie był zatwierdzony przez dyrektora PP – 58, a dokumentacja dotycząca inwentaryzacji nie zawierała oświadczenia kasjera w filii PP – 58 oraz oświadczeń członków obydwu komisji inwentaryzacyjnych.

Za powyższe odpowiedzialny był dyrektor PP 58, który zgodnie z zapisami §2 obowiązującej w PP 58 Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej, odpowiadał za prawidłowy i terminowy przebieg procesu inwentaryzacji, a do jego obowiązków należało m.in.: powołanie komisji inwentaryzacyjnej, ustalenie składu komisji zapewniającej sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji oraz sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych.

W wyniku porównania wartości majątku stwierdzono, że wartość majątku według ksiąg rachunkowych i ksiąg inwentarzowych była zgodna i wynosiła 611 745,24 zł. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banku PKO BP.

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie sporządzenia dokumentacji w trakcie procesu inwentaryzacji  pozytywnie ocenił powyższy obszar (ocena pozytywna
z nieprawidłowościami).

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego:

1. Zarządzenie nr 1/2013 z dnia 02.01.2013 r. dyrektora PP nr 58 w sprawie polityki  rachunkowości z następującymi załącznikami:

- Zakładowy Plan Kont Syntetycznych – załącznik nr 1,

- Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych – załącznik nr 2,

- Bilans jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego  – załącznik nr 3,

- Rachunek zysków i strat jednostki– załącznik nr 4,

- Zestawienie zmian funduszu jednostki – załącznik nr 5,

- Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik nr 6,

- Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych PP - 58  – załącznik nr 7,

- Zakładowa instrukcja kasowa – załącznik nr 8,

- Księgowanie środków trwałych - załącznik nr 9,

- Opis systemu ochrony danych i zbiorów – załącznik nr 10,

- Opis systemu informatycznego – załączniki nr 11, 12, 13 – opis systemu informatycznego stanowią instrukcje poszczególnych programów komputerowych (finanse, kadry, płace),

2. Zarządzenie dyrektora przedszkola nr 58 z dnia 25.03.2010 r. w sprawie regulaminu postępowania o udzielenie zamówień publicznych.

Opracowana w PP 58 polityka rachunkowości w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych nie obejmowała programu Lista Odpłatności stosowanego do naliczania odpłatności za przedszkole. Ponadto wykaz programów nie zawierał numerów licencji 4. na 5. stosowanych programów oraz określenia wersji oprogramowania
i daty rozpoczęcia ich eksploatacji, co było niezgodne z  art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Przyjęty w 2013 r. Zakładowy Plan Kont, zwany dalej ZPK ograniczał się jedynie do wykazu kont syntetycznych, nie zawierał natomiast zasad prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, było to niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor.

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

1. występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
2. kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2013 r.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 04.07.2013 r., a za II półrocze 2013 r.– pismem z dnia 08.01.2014 r.

Zgodnie ze złożonym oświadczeniem dyrektor poinformował o dwóch kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w PP 58 w 2013 r. Powyższe było zgodne z wpisami umieszczonymi
w Książce kontroli PP 58.

WKiAW pozytywnie ocenił działania jednostki w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. naliczanie opłat za pobyt dziecka w przedszkolu w wysokości wynikającej z zawartej z usługobiorcą umowy,
2. każdorazowe potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych,
3. dokonywanie poprawek na dowodach księgowych w sposób zgodny z  art. 25 ust. 1 uor,
4. dokonywanie zapisów ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowy w sposób   zgodny z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,
5. każdorazowe wskazywanie na wyciągach bankowych stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne,
6. ewidencjonowanie operacji gospodarczych przy wykorzystaniu poprawnych kont, w tym księgowaniefaktur zakupu na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, bez względu na zastosowaną formę płatności oraz wydatków związanych z prowadzonymi inwestycjami na koncie 080 – środki trwałe w budowie (inwestycje),
7. uporządkowanie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych,
8. sporządzanie dokumentacji dotyczącej czynności inwentaryzacyjnych w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie procedurami,
9. uzupełnienie i aktualizowanie dokumentacji dot. zasad (polityki) rachunkowości.