Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 03 – 04.2014 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 7, ul. Złotowska 25, 71-798 Szczecin, zwanej dalej SP nr 7, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6.06.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowościami, pozytywnie ocenia prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2013 r. (ocena pozytywna
z nieprawidłowościami).

Wykonanie dochodów budżetowych SP nr 7 w 2013 r. wyniosło 754,57 zł, co stanowiło 103 % planowanej kwoty.

Zaplanowane wydatki budżetowe SP nr 7 w wysokości 4.526.348 zł zrealizowane zostały w 100 %, tj. w kwocie 4.526.339,74 zł.

SP nr 7 w 2013 r. uzyskała dochody jak i poniosła wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 225.537,99  zł, co stanowiło 97,9% zaplanowanej kwoty.

Pozytywna ocena dotyczy przede wszystkim:

1. wydatków publicznych, które dokonywane były w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z ówcześnie obowiązującym Zarządzeniem nr 235/08 Prezydenta Miasta
   z dnia 29.05.2008 r. oraz Zarządzeniem nr 314/13 Prezydenta Miasta z dnia 17.07.2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin,
2. terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zobowiązań niewymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2013 r.,
3. sprawozdań budżetowych sporządzanych zgodnie z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym,
4. prawidłowości naliczania wynagrodzeń – ich zgodności z aktami osobowymi,
5. sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku
   z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
6. przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w SP nr 41, zgodnie z wymogami § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły:

1. braku bieżącej analizy i korygowania składek ZUS w poszczególnych miesiącach roku,
2. dokonania nadpłaty z tytułu składek ubezpieczeniowych i podatku dochodowego od osób fizycznych,
3. czynności związanych z procesem inwentaryzacji,
4. ksiąg pomocniczych (inwentarzowych) prowadzonych w sposób niezgodny z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwaną dalej uor,
5. stosowania nieprecyzyjnych zapisów w umowach najmu,
6. braku bieżącego monitoringu należności w celu ich wyegzekwowania.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe, w tym WRD

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych i WRD

Dochody budżetowe w kwocie 754,57 zł wykazane w § 097 stanowiły wyłącznie wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Kontroli poddano wszystkie umowy najmu obowiązujące w II półroczu 2013 r. (28 umów najmu, 33 aneksy i 2 umowy użyczenia) oraz rachunki wystawione przez SP nr 7 w III kwartale 2013 r. (21 rachunków) na kwotę ogółem 14.334,75 zł, tj. 6,4 % ogółem dochodów WRD jednostki za 2013 r.

Za zawieranie umów w SP nr 7 odpowiedzialny był kierownik gospodarczy. Osobą odpowiedzialną za wystawianie rachunków był główny księgowy.

Umowy na wynajem powierzchni pod automaty do sprzedaży napojów i przekąsek (nr 2/2012 z dnia 5.03.2012 r. z aneksami), sklepik szkolny (nr 6/2011 z dnia 1.07.2011 r. z aneksami) oraz gabinet dentystyczny (nr 3/2012 z dnia 2.04.2012 r. z aneksami) nie zawierały informacji o uwzględnieniu w cenie najmu podatku od nieruchomości.
Wg deklaracji DN-1 na 2013 r. oraz korekt do tej deklaracji, został zapłacony podatek od nieruchomości w łącznej kwocie 359 zł.

Umowy użyczenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej nr 5/2012 i nr 7/2013 w § 5 zawierały zapis o  zwrocie lokalu na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego po rozwiązaniu tychże umów. Nie było jednak zapisu o wydaniu lokalu na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego określającego stan techniczny
i wyposażenie lokalu. W ocenie kontrolującego nie ma uzasadnienia zapis o protokolarnym odbiorze lokalu bez znajomości stanu technicznego i wyposażenia lokalu na dzień wydania lokalu.

Rachunek nr 5/07/2013 za wynajem sal został wystawiony w dniu 10.07.2013 r., a wg § 6 ust. 2 umowy nr SP 7 WRD/Z/22A/2012, wynajmujący powinien wystawić rachunek do 7-go każdego miesiąca.

Kontrahentowi zostały wystawione 2 rachunki – nr 8/07/2013 w dniu 31.07.2013 r.  na kwotę 1.750 zł i nr 2/08/2013 w dniu 7.08.2013 r. na kwotę 3.500 zł, a wg § 6 ust. 2 umowy nr SP 7/WRD/17/2013, wynajmujący powinien wystawić rachunek za cały okres najmu do 31.07.2013 r.

Rachunek nr 5/08/2013 za wynajem gabinetu dentystycznego został wystawiony w dniu 22.08.2013 r., a wg § 6 ust. 2 umowy nr 3/2012, rachunek powinien być wystawiony i doręczony do 10-go każdego miesiąca.

Rachunki nr: 5/07/2013 z dnia 10.07.2013 r. na kwotę 300 zł (wynajem sal), 3/09/2013 z dnia 5.09.2013 r. na kwotę 300 zł (wynajem sal), 8/09/2013 z dnia 10.09.2013 r.
z korektą 1/09/2013/KOR z dnia 24.09.2013 r. na kwotę łączną 247,50 zł (wynajem boiska) nie zostały uregulowane do końca 2013 r. Rachunek nr 1/08/2013 z dnia 7.08.2013 r. (wynajem sal) z terminem płatności 14.08.2013 r. został uregulowany w dniu 10.10.2013 r. Główny księgowy do końca 2013 r. nie naliczył odsetek od nieterminowych należności, nie wystawił stosownych wezwań do zapłaty i not odsetkowych. Nienaliczenie potencjalnych odsetek, które na dzień 31.12.2013 r. wyniosłyby 38,31 zł, naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289),zwanego dalej rozporządzeniem
w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Aneksy do umów najmu nie były akceptowane pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanegodalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

W przypadku pozostałych 20 umów stwierdzono, że sporządzana dokumentacja i sposób realizacji były zgodne z zapisami umownymi.

Kontrola 13 rachunków wykazała, że zostały one poprawnie wystawione, zaewidencjonowane i uregulowane w umownych terminach.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenił pozytywnie realizację dochodów w 2013 r., w zakresie poprawności i kompletności dokumentacji, ewidencjonowania, a także terminowości dokonywanych wpłat. Negatywna ocena dotyczyła braku skutecznych mechanizmów windykacji należności.

1.2. Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2013 r. nie zostały wykazane należności.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały należności niewymagalne w kwocie 21.739,31 zł i odsetki od należności niezapłaconych w terminie w wysokości 666,54 zł.

W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały należności na kwotę ogółem 108.127,11 zł (36,48 zł tytułem depozytu na rachunku bankowym WRD na dzień 31.12.2013 r., 21.739,31 zł z tytułu dostaw towarów i usług, 86.351,32 zł z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne).

Osobą odpowiedzialną w SP nr 7 za monitorowanie należności był główny księgowy.

Należność w wysokości 86.351,32 zł stanowiła nadpłatę odpowiednio:

- 81 901,17 zł z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

- 4 450,15 zł z tytułu podatku dochodowego.

Nieprawidłowość polegająca na wydatkowaniu środków przed terminami wynikającymi z zaciągniętych zobowiązań została opisana w części dot. podatku dochodowego
i składek ZUS. 

Z kwoty 21.739,31 zł należności niewymagalnych, do dnia 16.04.2014 r. nie została uregulowana kwota 10.418,91 zł.

W stosunku do należności niezapłaconych w terminie (rachunki wymienione w punkcie 1.1. wystąpienia) nie były podejmowane czynności windykacyjne.

Należność wynikająca z nadpłaconych składek ubezpieczeniowych i podatku dochodowego została prawidłowo wykazana w sprawozdaniu Rb-N na dzień 31.12.2013 r.

Odzyskano kwotę 11.320,40 zł tytułem należności niewymagalnych.

WKiAW negatywnie ocenił bieżący monitoring należności w jednostce.

2. Wydatki budżetowe, w tym WRD

2.1. Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

- 45 dowodów księgowych na kwotę 245.278,63 zł, co stanowiło 5,62% wydatków budżetowych ogółem,

- 13 dowodów księgowych na kwotę 94.485,25 zł, co stanowiło 41,9% wydatków WRD ogółem,

- 3 umowy i 2 aneksy stanowiące podstawę do wystawienia 9 dowodów księgowych,

- 18 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku,

- dokumentację dotyczącą organizacji obozu krajoznawczo – turystycznego w Mszanie Górnej.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 7 za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

W 2. przypadkach opłata abonamentowa i za odprowadzenie ścieków umieszczana na fakturach za wodę i ścieki była dekretowana i ewidencjonowana w § 4260.

Według załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych(Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

W 15. przypadkach dowody księgowe nie były opatrzone datą wpływu do jednostki,co było niezgodne z pkt 2 lit. c zasad sporządzania i korygowania dokumentów księgowych zawartych w części II Regulaminukontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w SP nr 7, wg którego oznaczenie dowodów otrzymanych z zewnątrz winno odbywać się z użyciem pieczęci – datownika (…).

Faktury: nr 88707/12/NBR/12 dot. energii cieplnej za miesiąc XII 2012 r. wystawiona w dniu 2.01.2013 r. i nr 252/12/FVdot. obiadów MOPR za miesiąc XII 2012 r. wystawiona
w dniu 27.12.2012 r., zostały ujęty w koszty stycznia 2013 r., co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ponadto wg § 2 przyjętych zasad rachunkowości, dokumenty, które wpłynęły w roku następnym a dotyczą roku poprzedniego ewidencjonuje się w miesiącu grudniu (…).

Połowa opłaty za abonament Vulcan w kwocie 1.395 zł, została uregulowana w dniu 12.11.2013 r. podczas, gdy termin płatności faktury minął w dniu 17.09.2013 r. Powyższe niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 27,82 zł.

Faktura nr IPO-1009425/2013 z dnia 6.11.2013 r. zawierała błąd w adresie SP nr 7. Zamiast ul. Złotowskiej widniała ul. Złotowłosa. Do końca 2013 r. nie została wystawiona nota korygująca adres jednostki.

Na koncie 101 ewidencjonowane były wyłącznie końcowe stany przychodów i rozchodów poszczególnych raportów kasowych. Nie było wyszczególnionych dowodów księgowych, a także nie było możliwości ustalenia wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom. Te informacje były dostępne jedynie w dokumentacji źródłowej.

Obowiązujące w SP nr 7 zasady klasyfikacji zdarzeń oraz funkcjonowania kont, zawarte w części II Zakładowego Planu Kont, określały rodzaje operacji, jakie powinny zostać uwzględnione po stronach Wn i Ma konta 101.

Dowody księgowe gotówkowe ujmowane były w ewidencji pod zbiorczą nazwą RK (jako suma faktur z danego paragrafu), pod datą rozliczenia zaliczki. Nie były ujmowane pod datą operacji gospodarczej. Dowody były zadekretowane, ale niewidoczne pojedynczo w ewidencji.

Powyższe naruszało art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 

Na koncie 234-ZAL widniały jedynie operacje wypłaty zaliczki i rozliczenia zaliczki jedną, pełną kwotą (księgowanie 101 – 234 i 234-101), podczas gdy wg załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę, a na stronie Ma: wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki, rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych.

Na koncie 130 można było zidentyfikować wyłącznie numer wyciągu bankowego. Opis nie zawierał informacji nt. zaksięgowanej operacji.

Powyższe naruszało art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.

W ewidencji konta 402 § 4370 w miesiącach: III-IV oraz VII-X 2013 r., zaksięgowane faktury za telefon miały ten sam numer. 

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej,
w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych
i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z ówcześnie obowiązującym Zarządzeniem nr 235/08 oraz Zarządzeniem nr 314/13. Były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

37 faktur zostało poprawnie wystawione, zakwalifikowane, zaewidencjonowane i uregulowane w umownych terminach. Były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

W przypadku umów oraz dokumentacji dot. obozu stwierdzono, że sporządzana dokumentacja i sposób realizacji były zgodne z zapisami umownymi.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenił pozytywnie realizację wydatków budżetowych w 2013 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności
i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w art. 44 ustawy z dnia 27.08.2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), zwanej dalej uofp.

2.2. Płatności inne

W toku kontroli nie stwierdzono płatności, których charakter odbiegałby od specyfiki wydatków ujętych w punkcie 2.1 wystąpienia.

2.3. Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie
262.001,54 zł, uregulowane w 2014 r. w terminach ich wymagalności.  

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w kwocie 204,38 zł, uregulowane w 2014 r. w terminach ich wymagalności.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 7 za monitorowanie zobowiązań był główny księgowy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego i składek ZUS, wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW pozytywnie ocenił bieżący monitoring zobowiązań w jednostce.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto wynagrodzenia 5. z 94. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy na kwotę 229.112,19 zł, tj. 7,2 % wynagrodzeń osobowych zaewidencjonowanych w 2013 r. na §§ 4010 i 4040, wynoszących 3.174.414,84 zł.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 7 za naliczanie wynagrodzeń był specjalista ds. kadr i płac.

Do średniej będącej podstawą naliczenia wynagrodzenia chorobowego nauczyciela za nieobecność w okresie 20.03.-22.03.2013 r. została wliczona cała kwota średniej wakacyjnej za VII i VIII 2012 r. Średnia wakacyjna zawiera dodatek za wysługę, który nie powinien być wliczany do średniej chorobowej, bo jest w całości wypłacany za okresy niezdolności do pracy - wg § 2 ust. 4 lit. d regulaminu wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w SP nr 7.

W ocenie kontroli nie można przyjąć wyjaśnień specjalisty ds. kadr i płac oraz głównego księgowego z dnia 10.04.2014 r., że dodatek za wysługę lat jest składnikiem, który wchodzi do podstawy naliczania średniej urlopowej, która jest wynagrodzeniem nauczyciela za czas urlopu, a podstawą naliczenia wymiaru zasiłku jest m.in. wynagrodzenie pracownika za czas urlopu. Według art. 41 ust. 1 ustawy z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby
i macierzyństwa (jt. Dz. U. z 2014 r., poz. 159), przyustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Regulamin wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w SP nr 7 w § 2 ust. 4 lit. d wyraźnie określa, że dodatek za wysługę lat przysługuje za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby (…), za które nauczyciel otrzymuje wynagrodzenie lub zasiłek
z ubezpieczenia społecznego. Podstawową zasadą, którą należy uwzględniać przy wykładni tego przepisu, jest jego cel polegający na przeciwdziałaniu możliwości podwójnego wypłacania tego samego składnika wynagrodzenia. Jeżeli pracownik w okresie nieświadczenia pracy z powodu niezdolności do jej wykonywania otrzyma wynagrodzenie, to wynagrodzenie to (lub jego składnik) nie może być uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, gdyż oznaczałoby to pobieranie dwóch wzajemnie wykluczających się świadczeń. Pracownik bowiem otrzymałby wynagrodzenie i odpowiednik wynagrodzenia w czasie niezdolności do pracy, tj. zasiłek chorobowy, w którego podstawie wymiaru byłoby także owo wynagrodzenie.

Stwierdzono, że:

- akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac),

- wynagrodzenia naliczane były prawidłowo, w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne, wynagrodzenie chorobowe (1 przypadek na 2. objęte kontrolą), wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe (7 przypadków), doraźne (11 przypadków),

- nagroda jubileuszowa wypłacona pracownikowi za 30 lat pracy, w wysokości 150% wynagrodzenia, naliczona została prawidłowo,

- naliczone wynagrodzenia były zgodne z dokonanymi wypłatami.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił prawidłowość naliczania wynagrodzeń – ich zgodności z aktami osobowymi, stanowiącymi podstawę naliczeń
i ewidencji na listach płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R i PIT-8AR za 2013 r. naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 274.252 zł, uregulowany w całości w 2013 r.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2013 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 1.060.866,39 zł, uregulowane w całości w 2013 r.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 7 za naliczanie i regulowanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był główny księgowy.

Główny księgowy w dniach 27.12.2013 r. i 31.12.2013 r. dokonał przelewu składek na ubezpieczenie społeczne na łączną kwotę 168.221,98 zł, podczas gdy wg deklaracji ZUS P DRA za miesiąc grudzień 2013 r. składki należne wyniosły 67.685,82 zł. Dokonując jednocześnie w grudniu korekt składek społecznych, zdrowotnych i FP za poszczególne miesiące 2013 r. powstała należność z tytułu składek ubezpieczeniowych na łączną kwotę 81.901,17 zł na poczet składek za miesiąc styczeń 2014 r. Nadpłata była wynikiem braku bieżącego rozliczania i korygowania naliczeń składek w poszczególnych miesiącach 2013 r. – brak bieżącej korekty BO, naliczonych
i wypłaconych 13-tek za 2012 r. oraz niewystarczającej, ze strony głównego księgowego, analizie czynników wpływających na wysokość wydatków z tytułu ubezpieczenia społecznego.

W 2013 r. analogicznie główny księgowy dokonał nadpłaty podatku dochodowego na kwotę 4.450,15 zł, co stało w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2013 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2013 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1  ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

Plan wydatków z tytułu podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych nie został przekroczony.

WKiAW negatywnie ocenił rozliczenia publiczno – prawne w powyższym zakresie. Z punktu widzenia wykonywania budżetu Gminy, dokonywanie wpłat na poczet przyszłych okresów nie miało żadnego uzasadnienia, a powyższe działania należy ocenić jako nieprawidłowe.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania roczne:

- z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2013 r. na kwotę 754,57 zł,

- z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2013 r. – 15 sprawozdań na kwotę ogółem 4.526.339,74zł,

- z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp (Rb-34S) na dzień 31.12.2013 r. na kwotę dochodów i wydatków w wysokości 225.537,99zł

oraz kwartalne:

- kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2013 r. - (brak zobowiązań na dzień 31.12.2013 r.),

- kwartalne sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2013 r. na kwotę ogółem 108.127,11 zł (36,48 zł tytułem depozytu na rachunku bankowym WRD na dzień 31.12.2013 r., 21.739,31 z tytułu dostaw towarów i usług, 86.351,32 zł z tytułu podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne).

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 730 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2013 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 4.526.348 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2013 r. o 494.404 zł (dokonano 89 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 230.424 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2013 r. o 20.000 zł. (dokonano łącznie 43. zmiany planu).

Osobą odpowiedzialną w SP nr 7 za proces planowania i sprawozdawczość był główny księgowy.

Wystąpienie należności z tytułu podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne w kwocie ogółem 86.351,32 zł świadczy o niewystarczającej, ze strony głównego księgowego, analizie czynników wpływających na wysokość ww. wydatków oraz niewłaściwych mechanizmach kontroli funkcjonujących podczas procesu planowania.

Według standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

Sprawozdania zostały sporządzone terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego tj Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu WRD, była zgodna z uchwałą Nr Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność
w zakresie oświaty.

WKiAW pozytywnie ocenił sporządzone przez SP nr 7 sprawozdania budżetowe. Kontrola wykazała, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową
i zatwierdzonym planem finansowym.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2013 r., w tym arkusz spisu z natury (magazyn środków czystości), protokołów z inwentaryzacji kasy, potwierdzenie sald rachunków bankowych i kont 310, 201 i 234.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 7 za proces inwentaryzacyjny był dyrektor. Do obowiązków głównego księgowego należało jednak przeprowadzenie weryfikacji składników aktywów i pasywów, które nie podlegają inwentaryzacji w drodze spisu z natury. Księgę inwentaryzacyjną prowadził referent administracyjny.

W dokumentacji inwentaryzacyjnej nie było protokołu z przeprowadzonej weryfikacji sald ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi (faktury, wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe, listy płac, PK, noty księgowe, księgi inwentarzowe)wg stanu na dzień 31.12.2013 r.

Według § 6 pkt 2 i 3 lit. h Zakładowej Instrukcji Inwentaryzacyjnej, weryfikacja (sald) polega na porównaniu danych wynikających z ksiąg rachunkowych szkoły
z odpowiednimi dokumentami źródłowymi, w tym faktury i rachunki własne i obce, wyciągi bankowe wraz z załącznikami, deklaracje podatkowe, listy płac, rejestry VAT, PK, noty księgowe itp. i sporządzeniu stosownego protokołu z przeprowadzonej weryfikacji.

Pozostałe środki trwałe ewidencjonowane były w księdze inwentarzowej prowadzonej ręcznie w podziale na rodzaje środków (ławki, krzesła, meble, pomoce, sprzęt komputerowy, multimedialny). Na dzień 31.12.2013 r. księga inwentarzowa nie była podsumowana. Na koniec roku zapisy z księgi inwentarzowej nie były uzgodnione
z zapisami na kontach księgowych. Osobą prowadzącą ww. księgę był samodzielny referent administracyjno - gospodarczy.

Powyższe naruszało art. 16 ust.1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Według art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Według art. 27 ust.1 uor przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

W księdze inwentarzowej dokonywano ponadto zapisów ołówkiem, poprawek przy użyciu korektora, zamazywań, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

W SP nr 7 nie była prowadzona księga inwentarzowa środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, co było niezgodne z pkt 2 ustaleń ogólnych stanowiących część I Zakładowego Planu Kont, według którego księgi rachunkowe SP nr 7 prowadzone są (…) przy użyciu komputera, z wyjątkiem ksiąg pomocniczych dot.: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, (…), które prowadzone są w formie ksiąg inwentarzowych.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku.

WKiAW negatywnie ocenił inwentaryzację wykonaną za 2013 r. pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości, procedurami obowiązującymi w jednostce
i dokumentacji sporządzonej w trakcie procesu inwentaryzacji. Negatywna ocena obejmowała ponadto sposób prowadzenia ksiąg inwentarzowych.

7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

1. Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości – Zarządzenie nr 1/2010 z dnia 1.10.2010 r. i Aneks obowiązujący od dnia 10.10.2010 r. dot. opisu systemu informatycznego rachunkowości. Dokumentacja obejmowała:
   • Metody wyceny aktywów i pasywów – załącznik nr 1 do ww. Zarządzenia nr 1/2010,
   • Zakładowy Plan Kont – załącznik nr 2 do ww. Zarządzenia nr 1/2010 i Aneksy obowiązujące od 1.01.2011 r. i 1.06.2013 r.,
   • Zakładowa Instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik nr 3 do ww. Zarządzenia nr 1/2010,
   • Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z Instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych – załącznik nr 4 do ww. Zarządzenia nr 1/2010,
   • Zakładowa instrukcja kasowa – załącznik nr 5 do ww. Zarządzenia nr 1/2010,
   • Opis systemu ochrony danych i zbiorów – załącznik nr 6 do ww. Zarządzenia nr 1/2010.
   • Instrukcja gospodarki magazynowej – załącznik nr 7 do ww. Zarządzenia nr 1/2010,
2. Procedury kontroli finansowej - Zarządzenie z dnia 1.10.2010 r.
3. Procedury zamówień publicznych obowiązujące od dnia 1.10.2010 r.
4. Procedury udzielania zamówień publicznych pow. 14 000 euro.
5. Regulamin pracy komisji przetargowej obowiązujący od 1.10.2010 r.
6. Procedury kontroli zarządczej – Zarządzenia z dnia 1.10.2010 r.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 7 za dokumentację finansowo - księgową był dyrektor.

Wszystkie procedury obowiązujące w SP nr 7 miały nieaktualną podstawę prawną. Polityka rachunkowości nie była na bieżąco aktualizowana pod kątem podstawy prawnej.

Według art. 10 ust. 1 i 2 uor, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację.

Zakładowy Plan Kont nie zawierał informacji o zasadach klasyfikacji zdarzeń na koncie 700.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

WKiAW mimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową jednostki pod względem zawartości merytorycznej.

8. Inne obszary

Pismami z dnia 30.06.2013 r. i z dnia 31.12.2013 r., podpisanymi przez dyrektora SP nr 7 i głównego księgowego, Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że w SP nr 7 nie stwierdzono transakcji podejrzanych.

W oświadczeniu z dnia 11.04.2014 r., dyrektor SP nr 7 podał, że w 2013 r. organy kontroli zewnętrznej 6-krotnie przeprowadziły kontrole w szkole.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 7 za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był dyrektor.

W zakresie realizacji zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta, wymienionych w I części wystąpienia, nie stwierdzono nieprawidłowości.

Pisma dot. transakcji podejrzanych sporządzone były terminowo.

O wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce dyrektor SP nr 7 poinformował WKiAW.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację zapisów zawartych w ww. zarządzeniach Prezydenta Miasta.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 7:

1. zawieranie w umowach najmu informacji o obciążeniu lub zwolnieniu najemcy z obowiązku płacenia podatku od nieruchomości,
2. uwzględnienie w umowie użyczenia zapisu o protokolarnym wydaniu lokalu,
3. przestrzeganie zapisów zawartych w umowach dot. wystawiania rachunków,
4. naliczenie i obciążenie najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności SP nr 7 oraz wprowadzenie mechanizmów mających na celu terminowe egzekwowanie należności,
5. ewidencjonowanie operacji gospodarczych przy wykorzystaniu poprawnych paragrafów,
6. każdorazowe opatrywanie dowodów zewnętrznych datą wpływu,
7. wystawienie noty korygującej adres SP nr 7,
8. uwzględnienie wszystkich operacji gospodarczych wraz z opisem w ewidencji kont 101, 234-ZAL i 130,
9. naliczanie wynagrodzeń chorobowych nauczycieli zgodnie z obowiązującym regulaminem,
10. regulowanie płatności w terminach i wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, w tym podatku i składek ZUS,
11. bieżącą analizę i korektę planu, naliczeń i wypłat z tytułu podatku i składek ZUS,
12. uzgodnienie ksiąg inwentarzowych z ewidencją księgową,
13. ewidencjonowanie majątku SP nr 7 zgodnie z Zakładowym Planem Kont i uor,
14. aktualizację obowiązujących procedur.