Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie wrzesień – listopad 2014 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Szczecin
(zw. dalej WIM) w zakresie realizacji zadania: „Trafostacja Sztuki Szczecin – ochrona i odbudowa zabytkowego obiektu starej transformatorowni przy ul. Św. Ducha w Szczecinie”. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.02.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił realizację zadania pn.: „Trafostacja Sztuki Szczecin – ochrona i odbudowa zabytkowego obiektu starej transformatorowni przy
ul. Św. Ducha w Szczecinie (ocena pozytywna z uchybieniami). Czynności kontrolne nie wykazały nieprawidłowości ani uchybień w trakcie realizacji ww. inwestycji. Natomiast w przypadku 1 z 4 objętych kontrolą postępowań przetargowych wykazano nieprawidłowości polegające na naruszeniu zasady konkurencyjności przy opisie przedmiotu zamówienia poprzez użycie parametrów wskazujących na konkretne produkty i zastosowaniu nazw własnych (znaków towarowych) bez wskazania dopuszczalności rozwiązań równoważnych.

II. Oceny cząstkowe

1. Wykonanie budżetu

Planowane w budżecie miasta środki na realizację zadania: „Trafostacja Sztuki Szczecin – ochrona i odbudowa zabytkowego obiektu starej transformatorowni przy ul. Św. Ducha
w Szczecinie”, w latach 2010 - 2013 przedstawiały się następująco:

- 2010 r. – 1.000.000  zł (dysponent części budżetowej: Wydział Kultury – 250.000 zł, WIM – 750.000 zł) – działania: zakończenie prac nad dokumentacją projektową, wykonanie prac zabezpieczających i przygotowujących obiekt do realizacji inwestycji,

- 2011 r. – 1.550.000 zł (dysponentem części budżetowej był WIM) – działania: roboty budowlane,

- 2012 r. – 8.057.785 zł (dysponentem części budżetowej był WIM) – działania: roboty budowlane,

-  2013 r. – 6.997.650 zł (dysponentem części budżetowej był: Wydział Kultury – 100.000 zł oraz WIM – 6.897.650 zł) – działania: doposażenie nowopowstałej instytucji Trafostacji Sztuki
w Szczecinie, roboty budowlane. Wydatki zostały sklasyfikowane w rozdziale 92113.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W 2010 r. Wydział Kultury oraz WIM w ramach realizacji zadania wykorzystały łącznie kwotę 582.280 zł (w tym Wydział Kultury – 85.311 zł oraz WIM – 496.969 zł) co stanowiło 58,2 % planowanych środków. Przyczyną odchylenia od planu na poziomie 41,8 % był wybór w postępowaniu przetargowym wykonawców, których oferty na wykonanie dokumentacji projektowej oraz prac przygotowawczych były niższe niż zakładała wycena szacunkowa prac.

W 2011 r. WIM wykorzystał 1.196.833 zł, co stanowiło 77,2 % planu. Odchylenie od planu powstało z powodu złożenia przez Wykonawcę w postępowaniu przetargowym dwóch odwołań do KIO, co skutkowało opóźnieniem w  wyborze wykonawcy i podpisaniu umowy, a wydatki poniesiono w roku następnym.

W 2012 r. na realizację przedmiotowego zadania WIM wykorzystał kwotę w wysokości 7.988.691 zł, co pozwoliło zrealizować plan w 99,14%.

W 2013 r. Wydział Kultury oraz WIM w ramach realizacji zadania wykorzystały łącznie kwotę 6.333.758 zł (w tym Wydział Kultury 100.000 zł oraz WIM – 6.233.758 zł) tj. 90,5 % zaplanowanej kwoty. Inwestycja została zakończona przekazana do użytku w sierpniu 2013 r. Odchylenia powstały w wyniku oszczędności poprzetargowych.

WKiAW pozytywnie ocenił wykonanie zaplanowanego budżetu na realizację przedmiotowego zadania (ocena pozytywna).  

2. Zamówienia publiczne

Kontrolą objęto 4 postępowania o udzielenia zamówienia publicznego (tj. zamówienia dot.: opracowania dokumentacji projektowej, pełnienia funkcji inżyniera kontraktu, robót budowlanych, dostarczenia i montażu sprzętu AGD).

Kontrola wykazała, że w przypadku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „dostawę i podłączenie sprzętu i urządzeń AGD w budynku Trafostacji Sztuki Szczecin,
ul. Św. Ducha w Szczecinie” Zamawiający w „kalkulacji wartości elementów zamówienia” do opisu 1 z 21 urządzeń użył znaku towarowego jakim jest ActiveWater^TM (właścicielem znaku jest firma „BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH”), bez wskazania dopuszczalności rozwiązań równoważnych. Powyższe stanowiło naruszenie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (zw. dalej pzp) wg którego przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia chyba,
że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny".

Kontrola wykazała ponadto, że Zamawiający do opisu 3 z 21 urządzeń użył – nie wskazując nazwy własnej - parametrów które łącznie wskazywały na konkretny produkt (expres do kawy - Gaggia Deco, zmywarka do naczyń - Bosch linia ActiveWater^TM, kasa fiskalna – Posnet Bingo). Żadne inne urządzenia dostępne na rynku nie spełniały łącznie wszystkich wymagań Zamawiającego. Parametrem wyróżniającym dla ww. marek były: w przypadku ekspresu do kawy i kasy fiskalnej – wymiary tj. szerokość, wysokość, długość/głębokość, w przypadku zmywarki do naczyń – linia ActiveWater, a taki opis wymagań stawianych przedmiotowi zamówienia wprost odpowiadał specyfikacji technicznej określonej na stronie internetowej producenta.

Podkreślić należy, że nie jest dopuszczalne opisywanie przedmiotu zamówienia na podstawie katalogów jednego producenta, opis taki narusza bowiem zasadę konkurencyjności i równego dostępu do zamówienia (tak: m. in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 24 stycznia 2012 r.).

W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej podkreśla się ponadto, że dyskryminacja wykonawców na etapie dokonywania opisu przedmiotu zamówienia może przejawiać się zarówno jako dyskryminacja bezpośrednia (w chwili użycia przez zamawiający do opisu oznaczeń konkretnego producenta lub produktu) jak i dyskryminacja pośrednia (gdy zamawiający nie wskazuje nazwy konkretnego producenta czy produktu, lecz wykorzystywane przez niego parametry może spełniać tylko konkretny producent lub konkretny produkt) – np. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 13 stycznia 2009 r.

Za dyskryminację pośrednią uznaje się również stawianie wygórowanych wymagań co do parametrów produktu, nieuzasadnionych potrzebami zamawiającego (tak: np. wyrok KIO z dnia 01 października 2008 r.). W ocenie kontroli funkcjonalność tj. przydatność (użyteczność) np. ekspresu do kawy nie jest w żaden sposób warunkowana ściśle określonymi parametrami takimi jak wysokość czy szerokość urządzenia.

Osobą odpowiedzialną za sporządzenie opisu zamówienia był Kierownik Referatu ds. Inwestycji Kubaturowych i Komunalnych WIM.

W pozostałym zakresie procedury zamówień publicznych przeprowadzone zostały zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisami wykonawczymi do ustawy,
a w szczególności:

• sporządzono Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy,
• terminowo i kompletnie sporządzono i zamieszczono w odpowiednich publikatorach ogłoszenia dot. przetargów,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówień sporządzając protokoły z postępowań w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

WKiAW, pomimo wskazanych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił powyższy obszar (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

3. Realizacja umów

3. 1. Realizacja umowy o wykonanie dokumentacji projektowej

W dn. 26.03.2010 r. zawarto umowę nr CRU/10/0001425 na wykonanie dokumentacji projektowej dla przedmiotowego zadania (zw. dalej umową z dn. 26.03.2010 r.). Powyższą umowę zmieniono aneksem nr 1 z dn. 02.07.2010 r. - zmiana terminu wykonania przedmiotu zamówienia: termin przekazania Zamawiającemu projektu budowlanego wraz z kompletnym wnioskiem o wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę oraz szacunkowego kosztorysu – do dn. 31.08.2010 r., termin przekazania projektu wykonawczego wraz ze wszystkimi pozostałymi opracowaniami – do dn. 16.11.2010 r. (pierwotnie jako termin przekazania dokumentacji wskazano 180 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy przy czym: termin wykonania projektu budowlanego wraz ze złożeniem kompletnego wniosku o wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę  - 90 dni, termin wykonania projektu wykonawczego wraz ze wszystkimi pozostałymi opracowaniami – 180 dni).

Powyższy aneks zawarto w związku z koniecznością zwiększenia obszaru oddziaływania inwestycji i zmiany kubatury budynku oraz koniecznością złożenia przez Zamawiającego wniosku o wydanie nowej decyzji o warunkach zabudowy, na podstawie art. 144 ustawy pzp oraz w związku z § 15 ust. 2 pkt 1 lit. d umowy z dn. 26.03.2010 r.

Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu przewidział możliwość wprowadzenia zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, w przypadku gdy termin przekazania dokumentów wykazanych w umowie ulegnie wydłużeniu, co spowoduje konieczność przedłużenia terminu wykonania prac.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli ustalono, że Wykonawca w pełni zrealizował zobowiązania wynikające z umowy, w tym przede wszystkim: wykonał wielobranżowy projekt budowlany wraz z przyłączami
i zagospodarowaniem terenu oraz wszystkimi uzgodnieniami, przygotował kompletny wniosek o pozwolenie na budowę, wykonał projekt aranżacji wnętrz, uzyskał pozwolenia na budowę.

Dokumentacja projektowa była przekazywana Zamawiającemu w wyznaczonych umową terminach. Komisja Oceny Dokumentacji Projektowej na posiedzeniu w dn. 22.12.2010 r. oceniła,
że przedmiot umowy jest kompletny.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność WIM w powyższym obszarze (ocena pozytywna). 

3. 2.  Realizacja umowy o roboty budowlane

W dn. 27.05.2011 r. została zawarta umowa nr CRU/11/0002489 przedmiotem której było wykonanie robót polegających na realizacji zadania inwestycyjnego pn.: „Trafostacja Sztuki Szczecin – przebudowa ze zmianą sposobu użytkowania budynku byłej transformatorowni na Centrum sztuki współczesnej przy ul. Św. Ducha 4 w Szczecinie”. Zamawiający pięciokrotnie zmieniał zapisy powyższej umowy:

1. Aneksem nr 1 z dn. 13.06.2012 r. - zmiana terminu zakończenia robót budowlanych do dn. 25.09.2012 r. (pierwotnie 15 miesięcy od dnia podpisania umowy)
2. Aneksem nr 2 z dn. 19.07.2012 r. – wykonanie koniecznych zmian do projektu podstawowego, wykonanie robót zamiennych (przedłużenie czasu na ukończenie o 30 dni tj. do dn. 25.10.2013 r.).
3. Aneksem nr 3 z dn. 10.10.2012 r. – zmiana § 3 kontraktu podstawowego polegająca na zmianie podmiotu pełniącego kontrolę i nadzór nad realizacją robót – Inżynier Kontraktu zamiennych.
4. Aneksem nr 4 z dn. 24.10.2012 r. wykonanie koniecznych zmian do projektu podstawowego, wykonanie robót zamiennych (przedłużenie czasu na ukończenie do dn. 22.04.2013 r.).
5. Aneksem nr 5 z dn. 22.04.2013 r. – wykonanie koniecznych zmian do projektu podstawowego, wykonanie robót zamiennych (przedłużenie czasu na ukończenie o 14 dni tj. do dn. 06.05.2013 r.).

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Zmiany wynikające z ww. aneksów wprowadzone zostały zgodnie z zapisami § 11 umowy i były uzasadnione koniecznością wykonania wskazanych w protokołach konieczności zmian do projektu podstawowego oraz wykonania robót zamiennych. Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu przewidział możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy
w stosunku do treści oferty, polegających na wprowadzeniu zmian do projektu, przedłużeniu czasu na ukończenie, zmianie wynagrodzenia, co było zgodne z Subklauzulą 8.4 Warunków szczególnych do umowy.

W toku kontroli ustalono, że Wykonawca w pełni zrealizował zakres robót wykazany w umowie. Wykonał również zobowiązania wynikające z umowy tj. wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy, zawarł na własny koszt umowę ubezpieczeniową wszystkich ryzyk budowy oraz umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.

Roboty budowlane zostały zakończone oraz przekazane do odbioru końcowego w terminie określonym w § 4 ust. 1 umowy, zmienionym późniejszymi aneksami tj. w dn. 06.05.2013 r.

Podstawą do zapłaty za wykonane roboty były faktury przejściowe i faktura końcowa wystawiane przez Wykonawcę. Wszystkie rozliczenia przejściowe zawierały oświadczenia Wykonawcy oraz oświadczenia podwykonawców, że wszystkie należne faktury podwykonawców których termin płatności upłynął w okresie objętym rozliczeniem częściowym zostały zapłacone, co było zgodne z Subklauzulą 14.3 Warunków Ogólnych Kontraktu. W przypadku braku wymaganych oświadczeń WIM każdorazowo wzywał Wykonawcę do ich uzupełnienia pod rygorem wstrzymania płatności.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność WIM w powyższym obszarze (ocena pozytywna). 

3. 3. Realizacja umowy o pełnienie funkcji inżyniera kontraktu

W dn. 01.06.2011 r. została zawarta umowa nr CRU/11/002650 na pełnienie funkcji inżyniera kontraktu. Przedmiotem umowy było świadczenie usług związanych z zarządzeniem, koordynacją, kontrolą i nadzorem nad realizacją robót budowlanych dla przedmiotowego zadania inwestycyjnego.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli ustalono, że Inżynier Kontraktu w pełni wywiązywał się z obowiązków które nakładała na niego ww. umowa, w tym przede wszystkim: dokonywał odbioru robót zanikających
i ulegających zakryciu, dokonywał sprawdzenia wykonanych robót i powiadamiał Wykonawcę robót o wykrytych wadach oraz określał zakres koniecznych robót poprawkowych, a także poświadczał usunięcie wad przez Wykonawcę robót. Sporządzał również dla Zamawiającego miesięczne raporty które stanowiły podstawę zapłaty. W przypadku braku ww. raportów WIM każdorazowo wzywał do ich uzupełnienia pod rygorem wstrzymania płatności.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność WIM w powyższym obszarze (ocena pozytywna). 

3. 4. Realizacja umowy o dostarczenie i montaż sprzętu AGD

W dn. 05.04.2013 r. została zawarta umowa nr CRU/13/0001421 na dostawę i podłączenie sprzętu i urządzeń AGD w budynku Trafostacji Sztuki Szczecin, przy ul. Św. Ducha 4
w Szczecinie, według specyfikacji określonej w „kalkulacji wartości elementów”.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Kontrola ustaliła, że Wykonawca dostarczył oraz podłączył urządzenia w ilości i rodzaju zgodnym ze stanowiącą załącznik do umowy specyfikacją urządzeń. Sprzęt został zamontowany
i podłączony w miejscach wskazanych przez Zamawiającego według planu aranżacji wnętrz pomieszczeń tj. zgodnie z zapisem § 4 umowy.

Wykonawca dostarczył również Zamawiającemu karty techniczne, karty gwarancyjne oraz instrukcje obsługi dostarczonego sprzętu.

Dostawa i montaż zostały zakończone w dn. 25.04.2013 r. tj. w terminie określonym § 6 ust. 1 umowy.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność WIM w powyższym obszarze (ocena pozytywna). 

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił dokonywanie opisu przedmiotu zamówienia bez użycia parametrów wskazujących na konkretny wyrób lub wykonawcę, a w sytuacji opisu przedmiotu zamówienia przy użyciu znaków towarowych wskazywanie na dopuszczalność rozwiązań równoważnych.