Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 06 – 08.2014 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie przy ul. Sikorskiego 3, zwanym dalej MOPR, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych oraz spraw kadrowych za 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03.10.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2013 r. (ocena pozytywna z uchybieniami).

Wykonanie dochodów budżetowych MOPR w 2013 r. wyniosło 1.437.366,77 zł, co stanowiło 93,8 % planowanej kwoty w wysokości 1.531.100,00zł.

Zaplanowane na 2013 r. wydatki jednostki w wysokości 77.610.133,29 zł, zrealizowane zostały w 98,6 %, tj. w kwocie 76.569.399,70 zł.

Ocena pozytywna dotyczyła wszystkich obszarów poddanych kontroli, a waga stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości była niewspółmierna do skali prowadzonej działalności, w tym do ilości: operacji gospodarczych zaewidencjonowanych w badanym okresie (ponad 150.000), sporządzonych sprawozdań (894), sporządzonych list płac (1.150) i sprawozdań (894), wykonanych przelewów (ponad 39.000) oraz zrealizowanych przewozów osób niepełnosprawnych (49.315).

Pozytywna ocena dotyczyła przede wszystkim:

• wydatków publicznych, które dokonywane były w oparciu o skuteczne mechanizmy kontroli zarządczej dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,
  w wyniku czego wszystkie faktury poddane kontroli były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz były zatwierdzone do zapłaty,
• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zobowiązań niewymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2013 r.,
- sprawozdań budżetowych sporządzanych zgodnie z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym,
• ksiąg rachunkowych prowadzonych w sposób rzetelny i zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwaną dalej uor,
• czynności związanych z procesem inwentaryzacji,
• bieżącego monitoringu należności niewymagalnych i wymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2013 r., w celu ich wyegzekwowania,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku
  z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w MOPR, zgodnie z wymogami § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Stwierdzone uchybienia dotyczyły przede wszystkim:

1. braku bieżącego monitorowania zgodności danych w ewidencji księgowej ze sporządzanymi deklaracjami ZUS P DRA,
2. stosowania odroczonego terminu zapłaty za usługi przewozowe i nienaliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie płatności,
3. wystawiania faktur za dzierżawę niezgodnie z zawartą umową w zakresie terminu zapłaty,
4. nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń z tytułu nadgodzin i nagród jubileuszowych,
5. braku w aktach osobowych dokumentacji dot. przyznanych nagród.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych

Kontroli poddano dochody z tytułu najmu składników majątkowych (§ 0750) na kwotę ogółem 522,60 zł oraz dochody zaewidencjonowane w listopadzie i grudniu 2013 r.
w kwocie 17.117,00 zł, tytułem wykonanych usług transportowych (§ 083).

W toku kontroli przeanalizowano 1. umowę, 3 aneksy oraz 1. pismo dotyczące opłat, zawartych z 1. dzierżawcą pod kątem poprawności i kompletności zapisów oraz rozrachunki z tym dzierżawcą za cały 2013 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

Kontrola dochodów z tytułu wykonanych usług transportowych objęła dowody w postaci 6. zestawień, 459. dowodów wpłaty KP oraz 23. rachunków. Dowody przeanalizowane zostały pod względem formalno – rachunkowym, a także zgodności z obowiązującymi w tym zakresie procedurami i przepisami prawa.

Za zawieranie umów w MOPR odpowiedzialny był kierownik Działu Organizacyjnego. Osobą odpowiedzialną za wystawianie rachunków i ewidencję dochodów był główny księgowy.

Wysokość opłat pobieranych tytułem świadczonych usług transportowych regulowała w kontrolowanym okresie Uchwała Nr XXII/580/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 19 maja 2008 r. w sprawie zasad świadczenia usług przewozowych dla osób niepełnosprawnych oraz pobierania opłat za te usługi. Według zapisów § 10 ust. 1 załącznika do ww. uchwały, opłatę za przewóz jednorazowy uiszcza się u kierowcy, w przypadku przewozów abonamentowych opłatę uiszcza się „z góry” w biurze Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Szczecinie lub u kierowcy. Według ust. 2 ww. paragrafu, pasażer ma prawo otrzymać pisemne potwierdzenie dokonanej zapłaty za przejazd (KP, rachunek).

Według praktyki stosowanej w MOPR, wystawiane były m.in. rachunki z odroczonym terminem zapłaty wynoszącym najczęściej 7 dni, które nie stanowiły potwierdzenia dokonanej zapłaty za przejazd, zgodnie z ww. zapisami.

W ocenie kontroli, z literalnego brzmienia wymienionego wyżej przepisu jednoznacznie wynikało, że zapłata za wykonaną usługę przewozową odbywa się przed rozpoczęciem świadczenia usługi, a co za tym idzie brak było podstaw do wystawiania rachunków z odroczonym terminem zapłaty.

Płatności 11. z 23. Rachunków (SOKON/81/2013, SOKON/84/2013, SOKON/87/2013, SOKON/88/2013, SOKON/89/2013, SOKON/92/2013, SOKON/95/2013, SOKON/98/2013, SOKON/101/2013, SOKON/102/2013, SOKON/103/2013), uregulowane zostały po terminie płatności wskazanym w tych rachunkach, a MOPR nie naliczył odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Podstawę naliczenia odsetek stanowił art. 481 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 121), a zasady ujmowania odsetek w księgach rachunkowych regulował § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej
(j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 289).

Według umowy dzierżawy Nr D/1/2003 zawartej w dniu 02.01.2003 r., czynsz winien być regulowany do dnia 14 każdego miesiąca (§ 5), a według Aneksu nr 3 zawartego w dniu 29.05.2013 r., obowiązującego od 01.06.2013 r. - do dnia 15 każdego miesiąca. Rachunki wystawione dzierżawcy za 2013 r. zawierały wskazanie dotyczące terminu zapłaty (14 dni) niezgodne z ww. zapisami umownymi.

Zestawienie wpłat za wykonane usługi przewozowe Nr 3/X/2013, nie zawierało wskazań dekretacyjnych i podpisu osoby odpowiedzialnej za nie, co nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W pozostałym zakresie wszystkie rachunki wystawione zostały dzierżawcy na kwoty zgodne z zawartą umową. Ponadto rachunkizawierały wskazania dekretacyjne,
a płatności uregulowane zostały zgodnie z zapisami umownymi, tj. do 14 dnia danego miesiąca (umowa) i do 15 dnia danego miesiąca (aneks).

Wszystkie zestawienia wpłat za wykonane usługi przewozowe podpisane były przez Kierownika Sekcji Obsługi Komunikacyjnej Osób Niepełnosprawnych w Dziale Pomocy Osobom Niepełnosprawnym, a pozostałe 5 z 6. zestawień zawierało wskazania dekretacyjne i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wszystkie wykazane w powyższych zestawieniach numery dowodów KP oraz przyjęte kwoty były zgodne z tymi dowodami, a same zestawienia były poprawne rachunkowo.

Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości, w tym głównie niezgodne z przepisami prawa miejscowego stosowanie odroczonego terminu zapłaty, nie spowodowały znaczących skutków finansowych. Biorąc ponadto pod uwagę fakt, że udział płatności z odroczonym terminem zapłaty w ilości wystawionych dowodów zapłaty wyniósł
w badanym okresie jedynie 5%, WKiAW pozytywnie ocenił obszar związany z dochodami jednostki.

1.2. Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2013 r. zostały wykazane należności w kwocie 2.484.436,25 zł, w tym należności wymagalne w kwocie 2.417.369,29 zł.

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań zleconych Rb-27ZZ na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały należności w kwocie 455,12 zł wymagalne w całej kwocie.

Należności dotyczyły zaległości z wpływów od wyszczególnionych klientów MOPR w związku z realizacją przez MOPR zadań własnych oraz zleconych Gminy ujętych
w rozdziałach:

85154 – Przeciwdziałanie przemocy w rodzinie, Hostel, Wywiady środowiskowe, Pracownicy realizujący zadania z zakresu przeciwdziałania uzależnieniom i przemocy,

85201 – Placówki opiekuńczo – wychowawcze,

85204 – Rodziny zastępcze, RDD, pogotowia rodzinne,

85213 – Składki na ubezpieczenia zdrowotne (MOPS Gdynia, OPS Rogowo),

85214 – Zasiłki i pomoc w naturze,

85216 – Zasiłki stałe,

85219 – Ośrodki pomocy społecznej (m.in. grzywny, mandaty)

85220 – Mieszkanie chronione,

85228 – Usługi opiekuńcze,

85295 – Pozostała działalność (wpływy z różnych dochodów),

85395 – Pozostała działalność (wpływy z usług).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N na dzień 31.12.2013 r. wykazano należności w łącznej kwocie 2.503.794,48 zł, z czego: 19.335,47 zł to stan rachunków bankowych na dzień 31.12.2013 r., 2.417.392,05 zł to należności wymagalne i 67.066,96 zł to pozostałe należności.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych
Rb-ZN na dzień 31.12.2013 r. wykazano należności w łącznej kwocie 432,36 zł, w całości wymagalne.

Na dzień 30.06.2014 r. odzyskano kwotę 5.282,39 zł tytułem należności niewymagalnych i kwotę 30.928,88 zł tytułem należności wymagalnych.

Osobą odpowiedzialną w MOPR za monitorowanie należności był główny księgowy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w sposobie windykowania należności w MOPR.

Wszystkie należności wymagalne i niewymagalne zostały przez jednostkę zidentyfikowane, a w stosunku do należności spornych podejmowane były czynności windykacyjne.

WKiAW pozytywnie ocenił bieżący monitoring należności w jednostce.

2. Wydatki budżetowe

2.1. Wykonanie wydatków budżetowych

W toku kontroli wydatków analizie poddano 54 dowody księgowe na łączną kwotę 5.585.609,30 zł, co stanowiło 7,29% wydatków budżetowych ogółem,

• 26 umów i 10 aneksów do umów, stanowiących podstawę do wystawienia ww. 54. dowodów księgowych,
• 7 zabezpieczeń należytego wykonania ww. umów,
• 6 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Osobą odpowiedzialną w MOPR za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy. Za przygotowywanie umów odpowiedzialny był kierownik Działu Organizacyjnego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wydatkowania środków budżetowych, zawierania umów oraz ustanawiania zabezpieczeń należytego ich wykonania.

Wszystkie poddane kontroli dowody księgowe były właściwie zakwalifikowane, sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, były zatwierdzone do zapłaty a ich sposób realizacji był zgodny z zapisami umownymi.

Notatki służbowe były sporządzane zgodnie z ówcześnie obowiązującym Zarządzeniem nr 235/08 Prezydenta Miasta z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych,oraz Zarządzeniem nr 314/13 Prezydenta Miasta z dnia 17.07.2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.

Z uwagi na trwające terminy umowne, w 2013 r. nie został dokonany zwrot żadnego zabezpieczenia należytego wykonania umowy (pieniądz, gwarancja ubezpieczeniowa).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2013 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały
z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w art. 44 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.),zwanej dalej uofp.

2.2. Płatności inne

W toku kontroli nie stwierdzono płatności, których charakter odbiegałby od specyfiki wydatków ujętych w punkcie 2.1 wystąpienia.

2.3. Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie
1.316.552,23 zł.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych
Rb-ZN na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Osobą odpowiedzialną w MOPR za monitorowanie zobowiązań był główny księgowy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania zobowiązań.

Zobowiązania niewymagalne wykazane w ww. sprawozdaniach Rb-28S dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, podatku i składek ZUS uregulowane zostały
w 2014 r. w terminach ich wymagalności.

WKiAW pozytywnie ocenił bieżący monitoring zobowiązań w jednostce.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 8. z 455. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2013 r. w różnym wymiarze czasu pracy (1,8 % ogółu zatrudnionych,
8 z 450. etatów) oraz wynagrodzenia na kwotę 367.456,38 zł, tj. 2,5 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 14.572.615,06 zł, zaewidencjonowanej
w 2013 r. na § 4010.

Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 29.039,72 zł, zaewidencjonowane w koszty 2013 r., a wypłacone
w styczniu 2014 r. oraz z tytułu godzin nadliczbowych kierowców SOKON za sierpień 2013 r., a także należności pracownika dotyczące przyznanego ryczałtu z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych na kwotę 2.701,08 zł zaewidencjonowane na § 4410.

Osobą odpowiedzialną w MOPR za naliczanie wynagrodzeń był główny księgowy, a za prowadzenie akt osobowych kierownik Działu ds. Kadr i Szkoleń.

W aktach osobowych 6. z 8. pracowników brak było informacji o przyznanych pracownikom nagrodach, co nie wypełniało zapisów § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.),zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, według którego część B akt osobowych powinna obejmować m.in. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.

Kontrola wykazała, że w przypadku 2. pracowników z 8. poddanych kontroli, w podstawie naliczenia nagród jubileuszowych dodatek za wieloletnią pracę uwzględniony został w wysokości 20 % zamiast 19 % wynagrodzenia zasadniczego, co stało w sprzeczności z § 7 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r.
w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 1050 ze zm.),według którego podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty (w 2013 r. w wyniku zastosowania niewłaściwej podstawy do naliczenia 18. pracownikom nadpłacono wynagrodzenie z tytułu nagród jubileuszowych w kwocie ogółem 339,30 zł).

W toku kontroli prawidłowości naliczenia wynagrodzenia z tytułu przepracowanych nadgodzin za sierpień 2013 r. stwierdzono, że w przypadku 7. z 8. pracowników (kierowcy SOKON), wynagrodzenie naliczone zostało błędnie. W wyniku powyższego nadpłacono pracownikom kwotę ogółem 122,28 zł, a nie wypłacono 39,79 zł.

Kontrola dokumentacji pracowniczej wykazała, że:

1. w 2. przypadkach, waktach osobowych pracowników znajdowały się pisma dotyczące przyznania pracownikom dodatku specjalnego w kwocie 900,00 zł
   i 1.200,00 zł (dodatki przyznane przez dyrektora MOPR z własnej inicjatywy). W pismach nie wskazano dodatkowego zakresu lub zadań, których dodatki dotyczyły.
2. w 1. przypadku, w aktach osobowych pracownika nie było dokumentacji potwierdzającej przyznanie w lipcu 2013 r. dodatku specjalnego w kwocie 300,00 zł (wniosek + decyzja), a dokumentacja przechowywana była w komórce księgowości.

W ocenie kontrolujących, rzetelne udokumentowanie zasadności przyznania dodatków specjalnych poszczególnym pracownikom stanowi niezbędny element wspierający system kontroli wewnętrznej w zakresie oceny prawidłowego gospodarowania środkami publicznymi. Dokumentowanie zasadności przyznania dodatków specjalnych jest niezbędne dla zachowania przejrzystości w gospodarowaniu środkami publicznymi zwłaszcza, że dodatek specjalny stanowi wynagrodzenie fakultatywne.

Tym samym w przypadku, gdy dodatek zostaje przyznany z własnej inicjatywy Dyrektora MOPR pismo o przyznaniu powinno zawierać uzasadnienie decyzji z określeniem dodatkowego zakresu lub zadań wykonanych przez pracownika, analogicznie do danych zawartych we wniosku.

Obowiązki Głównego księgowego powierzone zostały na podstawie art. 54 uofp (w treści zakresu czynności i odpowiedzialności pracownika).

Nadpłacone kwoty nagród jubileuszowych wpłacone zostały do kasy MOPR w dniu 29.07.2014 r. przez pracownika odpowiedzialnego za błędne naliczenie,
z jednoczesnym przesłaniem do pracowników stosownych oświadczeń dot. zwrotu nadpłaconych kwot.

Nadpłacone wynagrodzenia z tytułu nadgodzin za sierpień 2013 r. wpłacone zostały do kasy MOPR w dniu 29.07.2014 r. przez pracownika odpowiedzialnego za błędne naliczenie, z jednoczesnym przesłaniem do pracowników stosownych oświadczeń dot. zwrotu nadpłaconych kwot. Niedopłaty wypłacone zostały w miesiącu lipcu 2014 r. (lista płac nr F7/R/nadgodziny-SOKON).

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia za pracę zostały naliczone i wypłacone w sposób prawidłowy.

Listy płac dotyczące pracowników poddanych kontroli zawierały stosowne podpisy potwierdzające wykonane kontrole i akceptację.

We wszystkich pozostałych przypadkach, w aktach osobowych znajdowała się dokumentacja stanowiąca podstawę naliczanych wynagrodzeń.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień w zakresie prowadzenia akt osobowych oraz nieprawidłowości dotyczących naliczania wynagrodzeń i innych należności pracowniczych, pozytywnie ocenił obszar poddany kontroli.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2013 r. naliczony został podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników MOPR, z tytułu obsługi POKL oraz od wynagrodzeń pracowników PZOON w kwocie ogółem 1.337.243 zł, uregulowany w całości w 2013 r.

Według deklaracji ZUS P DRA (pracownicy MOPR, obsługa POKL oraz pracownicy PZOON) za poszczególne miesiące 2013 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych
i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 6.267.091,89 zł. Według ewidencji w 2013 r. (pracownicy MOPR, obsługa POKL oraz pracownicy PZOON) naliczono i przelano na konta ZUS składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy w łącznej wysokości 6.263.266,07 zł.

Osobą odpowiedzialną w MOPR za naliczanie i regulowanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był główny księgowy.

W MOPR nie był prowadzony monitoring zgodności danych w ewidencji księgowej (konta 229-13 i 229-14) z danymi w sporządzanych deklaracjach ZUS P DRA
(z uwzględnieniem korekt sporządzonych w 2013 r.), w wyniku czego na koniec 2013 r. stwierdzono różnicę na łączną kwotę -3.825,82 zł (kwota uwzględnia korekty
2012 r. w wysokości -1.495,23 zł.).

W 2014 r. zostały sporządzone i złożone do ZUS korekty deklaracji nr 10122013, 08062013, 05092013, 07052013 na łączną kwotę - 2.330,77 zł.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2013 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2013 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

Plan wydatków z tytułu podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych nie został przekroczony.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił terminowość i zgodność rozliczeń publicznoprawnych z deklaracjami ZUS P DRA i PIT-4R.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania roczne:

• z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2013 r. – 14 sprawozdań na kwotę ogółem 1.437.366,77 zł,
• z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań zleconych (Rb-27ZZ) na dzień 31.12.2013 r. na kwotę 0 zł,
• z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2013 r. 45 sprawozdań na kwotę ogółem 76.569.399,70 zł,

oraz kwartalne:

• kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2013 r. - (brak zobowiązań na dzień 31.12.2013 r.),
• kwartalne sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2013 r. na kwotę ogółem 2.503.794,48 zł,
• kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych (Rb-ZN) na dzień 31.12.2013 r. na kwotę należności 432,36 zł,
• kwartalne sprawozdanie o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jst ustawami (Rb-50) na dzień 31.12.2013 r. – 9 sprawozdań na kwotę ogółem 928.235,67 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 1.531.100 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2013 r. o 1.000 zł (jedna zmiana planu).

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 77.610.133,29 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2013 r. o 10.932.182,29 zł (dokonano 555. zmian planu).

Osobą odpowiedzialną w MOPR za proces planowania i sprawozdawczość był główny księgowy.

W toku kontroli sprawozdań i procesu planowania nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania były sporządzane terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Spraw Społecznych.

WKiAW pozytywnie ocenia sporządzane przez MOPR sprawozdania budżetowe. Kontrola wykazała, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową
i zatwierdzonym planem finansowym, a księgi rachunkowe prowadzone były w sposób rzetelny i zgodnie z uor.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2013 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Kontroli poddano 40 protokołów inwentaryzacyjnych, 18 potwierdzeń sald środków pieniężnych na kontach bankowych oraz 2. księgi druków ścisłego zarachowania.

Osobą odpowiedzialną w MOPR za proces inwentaryzacyjny był główny księgowy.

W przypadku 13. protokołów z weryfikacji kont, weryfikacji dokonały dwuosobowe komisje w składzie wskazanym w protokołach. W miejscu przeznaczonym na podpisy komisji weryfikującej, podpisy złożyli członkowie komisji oraz omyłkowo osoba odpowiedzialna za ewidencję. Miejsce na podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencję wyznaczone zostało w dokumencie w innym miejscu. W przypadku zapisów na 3. protokołach, w skład komisji wchodził Zastępca Głównego księgowego, wskazany jednocześnie jako osoba odpowiedzialna za ewidencję. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 66B/13 ws. przeprowadzenia inwentaryzacji, do weryfikacji pozostałych aktywów
i pasywów Dyrektor wyznaczył 3. pracowników, co pozwalało na uniknięcie łączenia czynności wykonawczych i kontrolnych, a co miało miejsce w przypadku Zastępcy Głównego księgowego.

Druki raportów kasowych nie były ewidencjonowane w prowadzonych w MOPR „Księgach druków ścisłego zarachowania”, co nie wypełniało zapisów § 22 ust. 1 pkt 1 obowiązującej w MOPR „Instrukcji kasowej”, według którego raport kasowy jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania.

Dyrektor wydał zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wraz z harmonogramem wykonania poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych.

Dyrektor powołał (na wniosek Głównego księgowego) Stałą Komisję Inwentaryzacyjną, określając jednocześnie rodzaje i zakres zadań Komisji.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych, a salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda Centrum Obsługi Klienta Korporacyjnego Banku w Szczecinie były zgodne z ewidencją księgową.

WKiAW pozytywnie ocenił obszar dotyczący inwentaryzacji dotyczącej 2013 r.

7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego:

1.  Zasady (polityka) rachunkowości - Zarządzenie Nr 1/2011 z dnia 03.01.2011 r. ze zm.
2.  Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej – Zarządzenie Nr 28/2006 z dnia 30.10.2006 r. ze zm.
3. Procedura udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 4 ust. 8 pzp – Zarządzenie Nr 84/09 z dnia 30.10.2009 r.
4. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych - Zarządzenie Nr E/2010 z dnia 05.01.2010 r.
5. nstrukcja inwentaryzacyjna – Zarządzenie Nr 121/12 z dnia 31.12.2012 r.

oraz procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników, w tym:

1. Regulamin pracy - Zarządzenie Nr 57/09 z dnia 04.09.2009 r. ze zm.
2. Regulamin wynagradzania pracowników - Zarządzenie Nr 3/2010 z dnia 18.02.2010 r.

Osobą odpowiedzialną w MOPR za powyższą dokumentację był dyrektor.

Zarządzeniem Nr 118/12 Dyrektora MOPR z dnia 31 grudnia 2012 r. wprowadzony został zmieniony „Zakładowy Plan Kont i wykaz ksiąg pomocniczych”, obowiązujący od 2013 r. Opis każdego z kont zawierał strukturę konta, przedstawioną w postaci grafu, ze wskazaniem ilości segmentów konta i ilości miejsc w tych segmentach. W toku kontroli stwierdzono przypadki niespójności pomiędzy strukturą konta przedstawioną w ww. dokumencie z wydrukiem planu kont, w tym dotyczące kont nr: 015, 080, 139, 201, 221, 222, 223, 240, 400, 800, 860, 975, 976.

W obowiązującym od 2013 r. „Zakładowym Planie Kont i wykazie ksiąg pomocniczych” nie zostały wymienione i opisane konta wykorzystywane w MOPR do łączenia obrotów dotyczących projektów POKL pod datą 31 grudnia każdego roku, w tym m.in. konta 132 i 134, a w opisach kont wymienionych w ww. dokumencie - brak było stosownej informacji. Zapis o przenoszeniu obrotów, tworzeniu dodatkowych kont analitycznych i kont pozabilansowych dotyczących realizowanych projektów zamieszczony został w rozdziale III obowiązujących w MOPR „Zasad (polityki) rachunkowości”, jednakże również bez wskazania kont, na których operacja przenoszenia obrotów była realizowana.

Według zapisów art. 10 ust. 2 uor, na kierowniku jednostki spoczywał obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.

Obowiązujący w MOPR „Regulamin pracy” zawierał w § 36 pkt 14 zapis o treści „Na uzasadniony wniosek pracownika, ustalony w planie urlop może być przesunięty
w części lub w całości na inny czas, lecz powinien być wykorzystany najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego”, stojący w sprzeczności z przepisami obowiązującymi w tym zakresie w 2013 r., tj. art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz.94 ze zm.). Powyższy zapis nie został zmieniony żadnym z 7 – miu zarządzeń zmieniających ww. regulamin.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

Obowiązujące w 2013 r. Zasady (polityka) rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor.

Niespójności pomiędzy strukturą konta przedstawioną w Zakładowym Planie Kont i wykazie ksiąg pomocniczych obowiązującym od 2013 r. z wydrukiem planu kont, poprawione zostały od 2014 r. poprzez usunięcie przedstawienia struktury tych kont w postaci graficznej w opisie do poszczególnych kont księgowych (Zarządzenie Nr 3A/2014).

Zarządzeniem Nr 59/14 z sierpnia 2014 r. (bez wskazania dnia) wprowadzona została w MOPR nowa „Instrukcja gospodarki kasowej”, obowiązująca od 01.09.2014 r.,
w której m.in. usunięte zostały zapisy wskazujące na raport kasowy jako druk ścisłego zarachowania. Zapisy wyłączające raport kasowy z druków ścisłego zarachowania zawarte zostały ponadto w „Instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania” wprowadzonej Zarządzeniem Nr 58/14 z dnia 13 sierpnia 2014 r.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy:

1. Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:
   • występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
   • kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2013 r.
2. przeprowadzono doraźne (niezapowiedziane) kontrole kasy.

Osobą odpowiedzialną w MOPR za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był dyrektor.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

W dokumentacji MOPR znajdowało się 12 protokołów, potwierdzających wykonanie doraźnych kontroli kas, co wypełniało zapisy § 28 obowiązującej w MOPR „Instrukcji
w sprawie gospodarki kasowej” w zakresie przeprowadzenia i udokumentowania wymienionych czynności kontrolnych.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 10.07.2013 r., a za II półrocze 2013 r.– pismem
z dnia 09.01.2014 r.

W 2013 r. w MOPR przeprowadzone zostały 4 kontrole zewnętrzne, z czego w 2. przypadkach wystąpienie pokontrolne zostało przekazane przez organ przeprowadzający kontrolę do Prezydenta Miasta Szczecin, w 1. przypadku wystąpienie zostało przekazane do WKiAW przez Dyrektora MOPR, a w 1. przypadku protokół kontroli Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego dotyczący kontroli z dnia 08.10.2013 r., przekazany został do WKiAW w dniu 27.06.2014 r. (pismo nr MOPR/MG/0711-168/14).

WKiAW pozytywnie ocenił wszystkie ww. obszary.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MOPR:

1. pobieranie opłat za świadczenie usług przewozowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa miejscowego,
2. uregulowanie kwestii nienaliczonych odsetek z tytułu nieterminowych płatności za usługi przewozowe,
3. wystawianie faktur za dzierżawę zgodnie z zapisami umownymi,
4. włączenie do akt osobowych pracowników informacji o przyznanych nagrodach,
5. naliczanie nagród jubileuszowych przy uwzględnieniu dodatku za wieloletnią pracę zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6. poprawne naliczanie wynagrodzenia z tytułu nadgodzin,
7. prowadzenie bieżącego monitoringu zgodności danych w ewidencji księgowej ze sporządzanymi deklaracjami ZUS P DRA,
8. wprowadzenie do polityki rachunkowości opisu kont wykorzystywanych do łączenia obrotów dot. projektów POKL pod datą 31 grudnia,
9. zaktualizowanie zapisów „Regulaminu Pracy” dot. wykorzystywania zaległych urlopów.