Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w grudniu 2015 r. przeprowadził w Wydziale Inwestycji Miejskich UM Szczecin, (zw. dalej WIM lub Zamawiającym) kontrolę w zakresie realizacji umowy o pełnienie funkcji Inżyniera kontraktu na zadaniu
pn. „Trafostacja Sztuki Szczecin”.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.02.2016 r.

  I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola - podjęta na skutek skargi skierowanej pismem z dnia 20.11.2015 r. do Prezydenta Miasta Szczecin – nie potwierdziła zarzutów stawianych przez Inżyniera kontraktu. W ww. piśmie zarzucono Zamawiającemu:

• bezpodstawne odstąpienie od umowy po jej terminie obowiązywania,
• rozszerzanie z każdym miesiącem zakresu informacji jaki miały zawierać raporty miesięczne,
• niedokonanie płatności za cztery ostatnie faktury pomimo złożenia kompletnych, zgodnych z wymogami umowy raportów.

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie realizacji umowy o pełnienie funkcji Inżyniera kontraktu na zadaniu pn. „Trafostacja Sztuki Szczecin” ustalono, że:

• Zamawiający miał podstawy do odstąpienia od umowy na pełnienie funkcji Inżyniera kontraktu i dokonał tego w terminie jej obowiązywania, 
• Inżynier nie realizował prawidłowo obowiązków wynikających z SIWZ i zawartej umowy, a informacje jakich zamieszczania wymagano w raportach miesięcznych nie wykraczały poza zakres określony w SIWZ oraz umowie,
• wstrzymanie przez WIM płatności za cztery ostatnie faktury (w tym 3 faktury częściowe oraz faktura końcowa) wynikało z powodu złożenia przez Wykonawcę nieprawidłowych raportów miesięcznych oraz odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Inżyniera kontraktu,
• WIM do dnia 16.05.2015 r. nie przekazał do Wydziału Księgowości czterech ostatnich faktur wystawionych w 2012 r. przez Inżyniera, celem ich ujęcia w księgach rachunkowych.

II. Ocena cząstkowa

            1. Realizacja umowy

W dniu 01 czerwca 2011 r. WIM zawarł z Inżynierem umowę o pełnienie funkcji Inżyniera kontraktu. Przedmiotem umowy było świadczenie usług związanych z zarządzaniem, koordynacją, kontrolą i nadzorem nad realizacją robót budowlanych na zadaniu inwestycyjnym pn.: „Trafostacja Sztuki Szczecin – przebudowa ze zmianą sposobu użytkowania budynku byłej transformatorowi na Centrum Sztuki Współczesnej, przy ul. Św. Ducha 4 w Szczecinie”.

Pismem z dnia 21.09.2012 r. podpisanym przez ówczesnego Zastępcę Prezydenta Miasta Szczecin Zamawiający odstąpił od ww. umowy z dniem 08.10.2012 r. wskazując jako przyczynę niewypełnianie przez Inżyniera wymagań określonych w § 1 ust. 2, 6 i 7 umowy oraz brak poprawy - pomimo wielokrotnych pisemnych wezwań – w sposobie sporządzania raportów miesięcznych. Według § 13 ust. 2 pkt 2 umowy Zamawiający miał prawo odstąpić od umowy, jeżeli Inżynier wykonywał swoje obowiązki w sposób nienależyty i pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego nie nastąpiła poprawa w wykonywaniu tych obowiązków.

W odpowiedzi na ww. odstąpienie od umowy, Inżynier kontraktu w piśmie z dnia 09.10.2012 r. zarzucił, że było ono bezpodstawne wskazując, na nieważność postanowienia zawartego w § 13 ust. 2 pkt 2 umowy, na które powołał się Zamawiający. Inżynier kontraktu podniósł, że zgodnie z art. 395 § 1 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks Cywilny (j. t. Dz. U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.) (zw. dalej k.c.) zastrzeżenie prawa odstąpienia nieograniczonego terminem jest nieważne (art. 58 k.c.) i nie wywołuje żadnego skutku prawnego.

Zasadność odstąpienia od umowy potwierdziła jednak wydana przez Radcę prawnego opinia prawna z dnia 22.10.2012 r. w sprawie odstąpienia od umowy (zw. dalej opinią). Według ww. opinii art. 353¹k.c. uprawnia strony umowy do ułożenia stosunku prawnego według swego uznania.
W ramach swobody zawierania umów strony były zatem uprawnione do ustalenia prawa odstąpienia na warunkach określonych w § 13 ust. 2 pkt 2 umowy. W opinii wskazano ponadto,
iż przyjmuje się, że nieoznaczenie terminu wykonania prawa odstąpienia, w klauzuli umownego prawa odstąpienia zastrzeżonego pod warunkiem istotnego naruszenia umowy nie musi skutkować nieważnością tej klauzuli w umowach wzajemnych, do których znajdują zastosowanie przepisy o ustawowym prawie odstąpienia od umowy. Według opinii należy uznać,
że dopuszczalna jest kwalifikacja tego rodzaju zastrzeżenia umownego jako modyfikacji ustawowego prawa odstąpienia od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu, które unormowano w art. 492 zdanie drugie k.c.

W związku z odstąpieniem od umowy z winy Inżyniera kontraktu Zamawiający wystosował wezwanie do Gwaranta do wypłaty środków z gwarancji należytego wykonania kontraktu. Pomimo wezwania oraz późniejszego ponaglenia, wystawca gwarancji odmawiał wypłaty należnej kwoty w wysokości 12.287,70 zł (tj. 10% wynagrodzenia umownego). W związku z powyższym Gmina skierowała sprawę na drogę postępowania sądowego. W efekcie w dniu 06.06.2014 r. przed Sądem Rejonowym Szczecin – Centrum w Szczecinie Wydział I Cywilny pomiędzy Zamawiającym a Gwarantem została zawarta ugoda. Według treści ugody pozwany tj. Gwarant zobowiązał się uiścić na rzecz powódki Gminy Miasto Szczecin kwotę 12.278,70 zł (wraz z ustawowymi odsetkami w stosunku rocznym od dnia 28.01.2013 r. do dnia 20.06.2014 r.) w terminie do dnia 20.06.2014 r. Gwarant zobowiązał się ponadto uiścić na rzecz Gminy Miasto Szczecin kwotę 2.707,50 zł tytułem zwrotu kosztów procesu. Strony zgodnie oświadczyły, że przedmiotowa ugoda wyczerpała w całości roszczenia będące przedmiotem postępowania. Kwota wynikająca z ugody (tj. 17.187,80 zł) wpłynęła na rachunek bankowy Gminy w dniu 10.06.2014 r.

Powyższa ugoda – w opinii kontrolera – dodatkowo potwierdziła nienależyte wykonanie umowy przez Inżyniera kontraktu

W toku kontroli ustalono ponadto, że WIM odmówił zapłaty czterech faktur (w tym trzech faktur przejściowych każda na kwotę 7.899,23 zł oraz faktury końcowej na kwotę 12.287,75 zł) na łączną sumę 35.985,44 zł. Powodem odmowy zapłaty trzech faktur częściowych był brak protokołów odbioru Raportu miesięcznego „bez uwag”, które zgodnie z § 8 ust. 3 umowy były podstawą do wystawienia faktury przejściowej. Według § 1 ust. 2 pkt 45 umowy Inżynier zobowiązany był składać comiesięczne raporty, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Przyczynami braku odbioru trzech ww. raportów miesięcznych „bez uwag” były przede wszystkim:

• w Raporcie nr 13 za miesiąc czerwiec 2012 r. – braki dot. opisu robót wykonywanych w miesiącu czerwcu 2012 r. (nie sprecyzowano miejsc ich wykonywania, powtarzał się ponadto asortyment robót: renowacja elewacji, murowanie ścian działowych i konstrukcyjnych na 3 piętrze, tynki, powtarzały się także rodzaje robót elektrycznych
  i sanitarnych – bez analizy postępu oraz wskazania miejsca ich wykonania); w „Wykazie Podwykonawców” podano dane firmy podczas gdy według dokumentacji Zamawiający do dnia otrzymania raportu nie otrzymał dokumentów tej firmy do zatwierdzenia; Inżynier opisał zaawansowanie robót odnosząc się do harmonogramu, którego Zamawiający nie zatwierdził; Informacje o sposobie załatwiania Wystąpień Wykonawcy, nie zawierały numerów pism, powiadomień, dat ostatecznego załatwienia zgłoszonego problemu przez Inżyniera; Rozliczenie miesięczne Wykonawcy nie było zatwierdzone i podpisane przez Inspektorów branżowych. Ponadto podsumowanie Rozliczenia miesięcznego wykonawcy za miesiąc czerwiec 2012 r. zostało opieczętowane przez Inspektora Nadzoru, który nie był zaangażowany na przedmiotowym kontrakcie.

Pomimo wezwania Inżyniera do wprowadzenia określonych poprawek trzy złożone korekty przedmiotowego raportu nie zostały zaakceptowane przez Zamawiającego ponieważ nadal zawierały błędy.

• w Raporcie nr 14 za miesiąc lipiec 2012 r. – brak było pełnej informacji dotyczącej postępu robót na budowie, planów na miesiąc następny; brakowało pełnej informacji związanej ze stanem załatwienia wystąpień i roszczeń Wykonawcy robót budowlanych.

WIM nie przyjął także dwóch złożonych korekt przedmiotowego raportu, gdyż tak jak w przypadku raportu za miesiąc czerwiec nie zostały one poprawione zgodnie z przekazanymi uwagami.

• w Raporcie nr 15 za miesiąc sierpień 2012 r. – brak było pełnej informacji związanej ze stanem załatwienia wystąpień i roszczeń Wykonawcy robót budowlanych.

Złożona przez Inżyniera korekta ww. raportu – pomimo pisemnego przekazania uwag - w dalszym ciągu nie zawierała informacji umożliwiających Zamawiającemu zapoznanie się ze stanem załatwienia wystąpień i roszczeń wykonawcy.

Odmowa zapłaty faktury końcowej była spowodowana natomiast brakiem protokołu odbioru raportu końcowego „bez uwag”, który według § 8 ust. 4 umowy był podstawą wystawienia faktury końcowej.

Wskazać należy, że Inżynier kontraktu w dniu 31.10.2012 r. (tj. 23 dni po odstąpieniu od umowy) przesłał do WIM dokument o nazwie „raport końcowy”, jednak Zamawiający w związku
z wcześniejszym nieprzyjęciem raportów miesięcznych oraz odstąpieniem od umowy odmówił jego zatwierdzenia.

Poza ww. brakiem realizacji przez Inżyniera wymagań określonych w § 1 ust. 2, 6 i 7 umowy, w toku kontroli ustalono, że w okresie od dnia 01.08.2011 r. do dnia 07.10.2011 r. Wykonawca robót budowlanych złożył 26 szt. wystąpień do Inżyniera kontraktu, na które nie otrzymał pisemnych odpowiedzi. Odpowiedzi, w formie powiadomienia dla Wykonawcy, powinny być udzielane w terminie zgodnym z Warunkami Szczególnymi Kontraktu (tj. 14 dni), bez względu na stan ich załatwienia. Dopiero w dniu 09.11.2011 r. Inżynier przedstawił oświadczenie o załatwieniu wystąpień Wykonawcy za miesiące sierpień i wrzesień 2011 r. W kolejnych miesiącach realizacji umowy (tj. listopad 2011 r., marzec 2012 r., czerwiec 2012 r., lipiec 2012 r.) Zamawiający – w związku z brakiem rzetelnych informacji dot. sposobu/stanu załatwienia wystąpień i roszczeń Wykonawcy - wielokrotnie wzywał Inżyniera do pełnego informowania o stanie, załatwienia wystąpień i roszczeń Wykonawcy robót budowlanych.

Według § 1 ust. 2 pkt 5, 14 i 33 umowy Inżynier, był zobowiązany do kontrolowania przebiegu robót w stosunku do harmonogramu, diagnozy ewentualnych zagrożeń wynikających z opóźnień oraz informowania Zamawiającego o możliwości wystąpienia roszczeń Wykonawcy (zarówno terminowych jak i finansowych). Pomimo tego Inżynier nie przedstawiał Zamawiającemu rzetelnej, merytorycznej analizy opóźnień w realizacji robót (nie wskazywano grup robót, w których występowały szczególne opóźnienia, ani ich powodów). W opinii kontroli stwierdzenie, że „powodem opóźnień w robotach są niejasności i braki w dokumentacji” - bez wskazania jakie braki i niejasności były przyczyną wydłużenia terminu realizacji – nie stanowi rzetelnej informacji dla Zamawiającego, która pozwoliłaby wyeliminować ryzyko powstania dalszych ewentualnych opóźnień wynikających ze wskazanych braków w dokumentacji.

W toku kontroli ustalono, że w dniu 08.04.2013 r. Inżynier kontraktu wezwał Gminę Miasto Szczecin do zapłaty kwoty 35.985,44 zł wynikającej z braku zapłaty czterech ww. faktur.
W związku z powyższym WIM zwrócił się do radcy prawnego o wydanie opinii prawnej dot. stanowiska jakie powinna przyjąć Gmina do przedmiotowego wezwania do zapłaty.

Opinią prawną z dnia 07.05.2013 r. radca prawny potwierdził, że należy podtrzymać dotychczasowe stanowisko, zgodnie z którym Inżynier nie był uprawniony do wystawienia faktur. Radca prawny podkreślił, że § 8 umowy stanowi, że podstawą wystawienia faktury przejściowej będzie zatwierdzony przez Zamawiającego protokół odbioru Raportu miesięcznego „bez uwag”,
o którym mowa w § 1 ust. 6 pkt 1 umowy, tym samym brak było podstaw do żądania przez Inżyniera kontraktu zapłaty wynagrodzenia za miesiące: czerwiec, lipiec i sierpień 2012 r.
W przedmiotowej opinii wskazano również, że Inżynier kontraktu w związku z odstąpieniem od umowy przez Gminę nie miał podstaw do wystawienia faktury końcowej.  

Kontrola ustaliła, że WIM dopiero w dniu 16.05.2015 r. przekazał do Wydziału Księgowości - celem zaewidencjonowania w księgach rachunkowych - cztery ww. faktury pomimo tego,
że Inżynier dostarczył je już w 2012 r. (faktury wystawiono w dniach: 30.06.2012 r., 31.07.2012 r., 31.08.2012 r., 31.10.2012 r.). Powyższe nastąpiło po otrzymaniu od Inżyniera kontraktu „ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty” z dnia 06.05.2015 r. Przedmiotowe faktury zostały ujęte w księgach rachunkowych Gminy Miasto Szczecin jako roszczenia sporne w dniu 27.05.2015 r.

Według § 41 pkt 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.08.2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w celu zapewnienia terminowego dokonania zapisów księgowych ogranicza się czas przetrzymywania dokumentów przez odpowiednie komórki do minimum. Ponadto zgodnie z zasadą memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) (zw. dalej u.o.r.), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ponadto w myśl art. 20 ust. 1 u.o.r. do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które w tym okresie sprawozdawczym wystąpiło.

Inżynier przedłożył Zamawiającemu łącznie 16 raportów miesięcznych.  Do 10. z 16. złożonych raportów miesięcznych Zamawiający wniósł uwagi (z czego w 5. z 10. ww. przypadków Zamawiający wnosił dodatkowo uwagi do korekt raportów złożonych po pierwszym wezwaniu do wniesienia poprawek).

Kontrola ustaliła, szereg braków i błędów w przedłożonych przez Inżyniera kontraktu Raportach miesięcznych:

• w Raporcie nr 2/2011 za miesiąc lipiec 2011 r. - zawarto nieprawdziwe dane dot. zaawansowania finansowego umowy Inżyniera kontraktu (Inżynier wystawił fakturę w dniu 31.07.2011 r. o wartości 7.899 zł, co stanowiło 6,5% wartości umownej – w Raporcie wskazano, że faktury nie wystawiono); błędnie określono upływ czasu kontraktowego – wskazano 12% zamiast 2/15 tj. 13,40%; wskazano, że w czasie sprawozdawczym Wykonawca wykonał zaplecze, ogrodził budowę, zamontował tablice informacyjne podczas gdy roboty te były przedmiotem Raportu z poprzedniego miesiąca; nie podano liczby zatrudnionych pracowników fizycznych; nie wskazano sprzętu pracującego na budowie (podczas gdy wg. informacji zawartych w Raporcie prowadzone były prace demontażowe dachu); brak wpisu o decyzjach Inżyniera dla wniosków Wykonawcy w załączniku nr 3. Po przesłaniu uwag w dniu 10.08.2011 r. Inżynier złożył korektę Raportu, która została przez WIM zaakceptowana bez uwag,
• w Raporcie nr 3/2011 za miesiąc sierpień 2011 r. - zawarto nieprawdziwe dane dot. zaawansowania finansowego umowy Inżyniera kontraktu (Inżynier do dnia 30.08.2011 r. wystawił jedną fakturę, w miesiącu lipcu 2011 r. o wartości 7.899 zł, co stanowiło 6,5 % wartości umownej – w raporcie wskazano dwie faktury);   błędnie określono upływ czasu kontraktowego – wskazano 13,40% zamiast 3/15 tj. 20%; Inżynier opisał roboty, które były wykonywane w miesiącu sierpniu, bez komentarza w jakim procencie są wykonane narastająco oraz jak wygląda realizacja harmonogramu w stosunku do okresu sprawozdawczego co uniemożliwiało Zamawiającemu kontrolę bieżącej realizacji kontraktu; nie podano przyczyny niewykonania robót izolacyjnych i przyłączy, zaplanowanych na miesiąc sierpień; brak było również informacji o robotach planowanych do wykonania w miesiącu wrześniu i czy roboty niewykonane w miesiącu sierpniu zostały ujęte do nadrobienia we wrześniu; Informacja o zaawansowaniu finansowym kontraktu – „0%” - zawarta w Raporcie nr 3 była nieprawdziwa; do raportu załączono dokumenty nie zawierające podpisów i nie zatwierdzone przez Inżyniera. Po złożeniu korekt oraz informacji o załatwieniu wystąpień wykonawcy robót budowlanych przedmiotowy raport został zaakceptowany w dniu 15.11.2011 r.,
• w Raporcie nr 6/2011 za miesiąc listopad 2011 r. - ujęto fakturę nr 113/2011 z dnia 30.11.2011 r. bez podstawy do jej wystawienia, tj. bez akceptacji przedmiotowego Raportu nr 6/2011; nie opisano grup robót wykonanych lub rozpoczętych w okresie sprawozdawczym; wystąpiła sprzeczność w zapisach dot. zaawansowania robót – w punkcie 2.1 raportu Inżynier wskazał na niski poziom zaawansowania robót w stosunku do harmonogramu, a w punkcie 2.5. Raportu, że w listopadzie Wykonawca nie odnotował znaczących opóźnień w stosunku do harmonogramu; w opisie postępu robót w stosunku do harmonogramu – w miejscu opisu robót planowanych do wykonania
  w miesiącu następnym powielono sumy z harmonogramu bez wskazania rodzaju robót jakie miały być wykonywane i ich lokalizacji (kondygnacji, pomieszczeń); w punkcie dot. wykazu roszczeń oraz etapu ich rozpatrywania Inżynier błędnie określił, że do końca okresu sprawozdawczego Wykonawca nie zgłosił roszczeń - Zamawiający został zawiadomiony o pięciu roszczeniach Wykonawcy; załącznik nr 7 do Raportu miesięcznego tj. rozliczenie miesięczne wykonawcy nie zostało potwierdzone przez uprawnionych przedstawicieli Inżyniera tj. Inspektorów Nadzoru. Po złożonych przez Inżyniera kontraktu korektach przedmiotowy raport został zaakceptowany przez Zamawiającego w dniu 22.02.2012 r.,
• w Raporcie nr 10/2012 za miesiąc marzec 2012 r. - zawarto nieprawdziwe dane dot. zaawansowania finansowego umowy Inżyniera kontraktu (w Raporcie wskazano 71.003,07 zł zamiast  63.193,84 zł); Inżynier nieprecyzyjnie wskazał opóźnienie prac w stosunku do harmonogramu (nie określono, że nie wykonano 75% planu za dany miesiąc) bez analizy przyczyn oraz propozycji działań naprawczych; błędnie określono zaawansowanie finansowe wg umowy na roboty dodatkowe (w dniu 15.03.2012 r. Wykonawca wystawił fakturę częściową nr FS-190/12/S na wartość brutto 163.636,41 zł); w punkcie dot. działań Inżyniera w treści „Wykazu Powiadomień Inżyniera dla Wykonawcy” pkt 3 – nr 85/2012
  z dnia 12.03.2012 r. Inżynier wskazał, że złożył do Zamawiającego prośbę o ustosunkowanie się do wymienionych roszczeń Wykonawcy. Powyższa Informacja była nieprawdziwa gdyż zamawiający wstrzymał rozpatrywanie tych roszczeń ze względu na nierzetelne sprawdzenie ich zawartości merytorycznej i finansowej przez Inżyniera (wykazano Inżynierowi błędne przedmiary i kosztorysy) i nakazał Inżynierowi ponowne ich sprawdzenie; nie dołączono „Zestawienia zmian i uzupełnień do dokumentacji projektowej” – załącznik nr 5; w Rejestrze Wystąpień i Roszczeń Wykonawcy – brakowało informacji związanych ze stanem, załatwienia ich przez Inżyniera, Biuro projektowe, czy Zamawiającego wraz z podaniem dat. Po złożeniu przez Inżyniera kontraktu korekty przedmiotowy raport został zaakceptowany przez Zamawiającego w dniu 08.05.2012 r.,
• w Raporcie nr 11 za miesiąc kwiecień 2012 r. – wskazany przez Inżyniera opis planowanych robót w miesiącu maju 2012 r., nie uwzględniał opóźnień wykazywanych w poprzednich miesiącach i był jedynie przeniesieniem nieaktualnych miesięcznych danych
  z harmonogramu wykonawcy. Po złożeniu przez Inżyniera kontraktu korekt przedmiotowy raport został zaakceptowany przez Zamawiającego w dniu 04.07.2012 r.,
• w Raporcie nr 16 za miesiąc wrzesień 2012 r. – Inżynier w Raporcie wskazał, że dźwig nie jest zamontowany – wg. przedstawionej dokumentacji brak było kabiny; w punktach dotyczących realizacji robót elektrycznych oraz robót sanitarnych nie wskazano lokalizacji robót, przez co niemożliwa była identyfikacja ich postępu; Inżynier określił, że w dniu 30.08.2012 r. przekazał Zamawiającemu aktualizację harmonogramu robót do zatwierdzenia. Według dokumentacji natomiast Zamawiający w dniu 05.09.2012 r. otrzymał do wiadomości Wystąpienie Wykonawcy nr 145 z dnia 30.08.2012 r. do którego załącznikiem był harmonogram podpisany tylko przez Zastępcę Kierownika Budowy.
  Z korespondencji wynikało również, że Zamawiający do dnia 19.10.2012 r. nie otrzymał dokumentu sprawdzonego i zatwierdzonego przez służby Inżyniera, więc go nie zaakceptował. Ponadto w informacji o przebiegu finansowania kontraktu wystąpiły błędy
  w dacie zaawansowania kontraktu, w wartości zaawansowania kontraktu, brak było również, informacji o przebiegu finansowania umów: na wykonanie drenażu i usunięcie kolizji kabla energetycznego oraz na wykonanie ścianki berlińskiej; w „Wykazie wniosków Wykonawcy” stanowiącym załącznik nr 3 do Raportu opisana została treść wniosków bez pełnej informacji o sposobie i przebiegu ich załatwiania przez Inżyniera (pisma, ich daty, sposób załatwienia, Polecenia wraz z datami ich wydania). Ze wskazanych informacji nie wynikało, które Wnioski zostały już załatwione; brak „Rozliczenia miesięcznego Wykonawcy” stanowiącego załącznik nr 7 do raportu. Przedmiotowy raport z uwagi na ww. błędy oraz fakt odstąpienia od umowy z dniem 08.10.2012 r. nie został zaakceptowany przez Zamawiającego.

Jak wynika ze wykazanych powyżej uwag do raportów, Inżynier kontraktu nie wykonywał obowiązków wynikających z umowy w sposób właściwy. Opieszałość w załatwianiu wystąpień Wykonawcy robót budowlanych oraz  powtarzające się (pomimo wielokrotnych, pisemnych uwag Zamawiającego) błędy w przedkładanych dokumentach uniemożliwiały WIM właściwe monitorowanie rzeczowego i finansowego przebiegu kontraktu.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił ograniczenie do minimum czasu przetrzymywania dokumentów księgowych (w tym dokumentów spornych) i bezzwłoczne przekazywanie ich do Wydziału Księgowości celem ujęcia w księgach rachunkowych.