Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

W odpowiedzi interpelację nr 537 w sprawie nadzoru Wydziału Kultury nad Miejską Biblioteką Publiczną w Szczecinie informuję uprzejmie, że w okresie, którego dotyczy interpelacja, nadzór ten sprawowany był w oparciu o następujące zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 335/06 z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad i trybu sprawowania nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury, a następnie Nr 614/09 z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie zasad i trybu sprawowania nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury oraz przekazywania dotacji podmiotowej (aktualnie podstawą sprawowania nadzoru jest zarządzenie Nr 112/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 marca 2018 r. w sprawie nadzoru nad działalnością instytucji kultury oraz zmieniające zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości).
Wbrew zawartemu w treści Pani interpelacji stwierdzeniu jakoby w ciągu 8 lat obowiązywania Strategii rozwoju Miejskiej Biblioteki Publicznej, przyjętej uchwałą Nr XI/321/07 Rady Miasta Szczecin z dnia 9 lipca 2007 r., ani razu nie poddano ocenie stanu jej realizacji, informuję że analiza tego rodzaju prowadzona była w sposób systematyczny, zarówno przez Wydział Kultury, jak i dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej, a sytuacja omawianej instytucji regularnie stanowiła przedmiot zainteresowania i dyskusji radnych Rady Miasta minionych kadencji, podobnie zresztą jak radnych kadencji bieżącej.
Dyrektor MBP nie został, jak Pani sugeruje, zwolniony z obowiązku składania informacji o przebiegu realizacji strategii. Zgodnie z § 5 ust. 1 załącznika do ww. uchwały ewaluacja dokonywana była na poziomie operacyjnym z początkiem każdego roku obowiązywania uchwały. Ewaluacja nie przybrała co prawda określonej w ust. 2 § 5 formy odrębnego załącznika, ponieważ uchwała nie zawierała definicji pojęcia „wyników ewaluacji”, ale mieściła się w treści sprawozdań rocznych z wykonania planu finansowego (budżetu) biblioteki oraz z jej działalności merytorycznej. Każdorazowo sprawozdania te uwzględniały kontekst wynikający z przyjętej w uchwale misji instytucji, a także wypływających z niej celów strategicznych w poszczególnych obszarach działalności.

Sprawozdania podlegały weryfikacji i analizie dokonywanej przez Wydział Kultury, a ich treść przedstawiana była rokrocznie do wiadomości radnych Rady Miasta, w tym zwłaszcza członków komisji właściwej ds. kultury. Tak rozumiana ewaluacja przebiegu strategii stanowiła element procesu podejmowania decyzji o kierunkach rozwoju MBP w latach 2007 – 2015. Dynamika zmian, jakie zachodziły w rzeczywistości gospodarczej i społecznej Szczecina, Polski i świata, postępująca rewolucja technologiczna, jaka dokonywała się w omawianym okresie, wymuszały modyfikację niektórych pierwotnie przyjętych założeń, a w przypadku sieci bibliotecznej realizacja ówcześnie zdefiniowanych celów okazała się w części możliwa dopiero po upływie okresu obowiązywania uchwały (przykładem mogą być realizowane aktualnie zadania inwestycyjne, związane z budową nowych bądź adaptacją istniejących obiektów do współczesnych potrzeb i oczekiwań czytelników). 
Należy również podkreślić, że niezależnie od składanych przez dyrektora MBP sprawozdań z wykonania planu finansowego, zawierających odniesienia do strategii, stanowiących zarazem – w sposób pośredni – jej okresową ewaluację, Wydział Kultury pozyskiwał dodatkowe opracowania poświęcone określonym segmentom funkcjonowania biblioteki. Do dyrektora MBP kierowane były prośby m.in. o przygotowanie szczegółowych informacji na temat stanu realizacji strategii, harmonogramu jej wdrażania, szacunkowych kosztów związanych z tym procesem, sposobów parametryzacji poszczególnych celów strategicznych, realizacji zadań inwestycyjnych, pozyskiwania środków finansowych, zakupów nowości książkowych itp. W opracowaniach tych i dokumentach dokonywana była wnikliwa ocena sytuacji bieżącej instytucji, wskazywane kluczowe bariery w rozwoju placówki oraz sugerowane propozycje rozwiązań. Każdorazowo stanowiły one punkt wyjścia do podejmowania decyzji – również z udziałem radnych Rady Miasta – mających na celu skuteczną realizację misji Miejskiej Biblioteki Publicznej, jaką jest instytucja posiadająca najbardziej wszechstronny księgozbiór oraz oferująca najłatwiejszy dostęp do książki i informacji. Głęboko wierzę, że troska o efektywne wdrażanie tej misji może łączyć nas wszystkich, mających na sercu zarówno dobro biblioteki, jak i najlepiej pojęty interes jej użytkowników.