Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2022 r.

                                                                 ZARZĄDZENIE NR 31/22

                                                       PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
                                                                z dnia 20 stycznia 2022 r.

w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok.

Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 i § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, Nr 27, poz. 140 oraz rozbudowa Zarządzenie Nr 465/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 września 2021 r. w sprawie uzupełnienia jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Urzędzie Miasta Szczecin) oraz § 7 ust. 1 i 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 408/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 sierpnia 2021 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin ( zm. Zarządzenie Nr 573/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2021 r.) zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miasta Szczecin zwanym dalej Urzędem jest system tradycyjny, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Katalog klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, Nr 27, poz. 140 oraz rozbudowa Zarządzenie Nr 465/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 września 2021 r. w sprawie uzupełnienia jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Urzędzie Miasta Szczecin), stanowiących wyjątki od systemu tradycyjnego, dla których dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw prowadzone jest w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), określa załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. W Urzędzie systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jest System Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok służący do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentacji zwany dalej systemem eDok. System eDok jest systemem wspomagającym system tradycyjny w Urzędzie.
4. Następujące rodzaje korespondencji nie są objęte systemem eDok:
1) projekty Uchwał Rady Miasta, Zarządzeń Prezydenta Miasta, umów oraz porozumień;
2) korespondencja dotycząca spraw załatwianych w systemach informatycznych lub programach służących do załatwiania określonych rodzajów spraw nie połączonych funkcjonalnie z systemem eDok;
3) korespondencja dotycząca przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
4) e-deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;
5) korespondencja oznaczona klauzulami tajności;
6) korespondencja wewnętrzna:
a) dotycząca spraw pracowniczych,
b) w zakresie obsługi prawnej kierowana do Biura Prawnego,
c) dotycząca wniosków o świadczenia socjalne kierowane do Biura Obsługi Urzędu.
5. Dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw odbywa się z przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67,Nr 27, poz. 140 oraz rozbudowa Zarządzenie Nr 465/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 września 2021 r. w sprawie uzupełnienia jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Urzędzie Miasta Szczecin) zwanej dalej instrukcją kancelaryjną.
§ 2. Szczegółowe zasady obiegu korespondencji i pism oraz pracy w systemie eDok w Urzędzie określa załącznik nr 2 do zarządzenia.
§ 3. Użytkownikami systemu eDok są osoby posiadające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Uprawnienia poszczególnych użytkowników przypisane są w systemie eDok.
§ 4. Zobowiązuje się:
1) Dyrektorów/ kierowników jednostek organizacyjnych oraz samodzielne stanowiska pracy Urzędu do bieżącego informowania Wydziału Informatyki o zmianach zasad znakowania pism oraz do współpracy z Wydziałem Informatyki w zakresie modyfikacji systemu eDok;
2) Pracowników Urzędu do samokształcenia w zakresie korzystania z funkcji systemu eDok.
§ 5. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w Urzędzie sprawuje koordynator czynności kancelaryjnych.
§ 6. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
§ 7. Dla spraw niezakończonych do dnia 31 grudnia 2021 r., określonych w załączniku nr 1 do zarządzenia, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, wspierając się systemem eDok.
§ 8. Tracą moc :
1) Zarządzenie Nr 73/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2011 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz uchylenia niektórych zarządzeń Prezydenta Miasta (zm. Zarządzenie Nr 152/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 kwietnia 2011 r.,Zarządzenie Nr 266/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 czerwca 2011 r., Zarządzenie Nr 4/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 stycznia 2019 r.);
2) Zarządzenie Nr 250/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 24 czerwca 2016 r. w sprawie systemu rejestracji i obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Szczecin, z zastrzeżeniem, iż do korespondencji zarejestrowanej do dnia 31 grudnia 2021 r., w systemie Rejestr stosuje się zasady określone ww. zarządzeniem, w tym dotyczące wysyłki korespondencji zarejestrowanej w systemie Rejestr - do czasu ostatecznego załatwienia nie dłużej niż do dnia 31 marca 2022 r.
§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 3 stycznia 2022 r.

                                                                Prezydent Miasta

                                                                Piotr Krzystek
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: C1BDB4E2-26A8-49E3-BDF4-BE835F52C8B1. Podpisany

 

Załączniki:

• Zarządzenie Nr 31/21 (.pdf, 445 KB)

  udostępnił:

  Wydział Organizacyjny

  wytworzono:

  2022/01/20

  odpowiedzialny/a:

  Katarzyna Bojaruniec

  wprowadził/a:

  Katarzyna Bojaruniec

  dnia:

  2022/01/21 14:51:45