Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2026 r.

 

             Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust. 3 i 5 w związku z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1153 i 1436) oraz art 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. 2025 r. poz. 1684) w związku z art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 280) zarządzam, co następuje:

§ 1. W Zarządzeniu Nr 471/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 2 września 2024 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 539/25 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 października 2025 r.) wprowadza się następujące zmiany:

1) w załączniku nr 2 - Instrukcja rozliczania podatku od towarów i usług w jednostkach budżetowych Gminy Miasto Szczecin oraz wydziałach i biurach Urzędu Miasta Szczecin, wprowadza się następujące zmiany:

a) w § 1 po pkt 8 dodaje się pkt 8a w brzmieniu:

„8a) KSeF – rozumie się Krajowy System e‑Faktur;”,

b) po § 264 dodaje się § 264a w brzmieniu:

„§ 264a. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się z zastrzeżeniem przepisów art. 106a – 108g ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 lutego 2026 r. oraz z zastrzeżeniem postanowień załącznika nr 4 - Instrukcja stosowania Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) w Gminie Miasto Szczecin oraz jej jednostkach organizacyjnych.”,

c) w § 265 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2) kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, z zastrzeżeniem § 287–288 oraz z zastrzeżeniem zasad oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;”,

d) § 275 otrzymuje brzmienie:

„§ 275. 1. Faktury w formie elektronicznej inne niż faktury ustrukturyzowane wystawia się i otrzymuje w dowolnym formacie elektronicznym, a ich stosowanie wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur ustrukturyzowanych wystawianych i otrzymywanych przy użyciu KSeF.”,

e) uchyla się § 280,

f) § 286 otrzymuje brzmienie:

„§ 286. Faktury inne niż ustrukturyzowane, sporządzane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji jednostka dokonująca sprzedaży. Faktury, o których mowa w § 269, sporządza się w trzech egzemplarzach, z których trzeci przekazuje się do organu egzekucyjnego.”,

g) w § 288 uchyla się pkt 3,

h) w § 292 po pkt 2 dodaje się pkt 2a w brzmieniu:

„2a) numer identyfikujący fakturę w KSeF, której dotyczy faktura korygująca (z wyjątkiem faktur nieposiadających numeru KSeF);”,

i) w § 294 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„§ 294. 1. W przypadku wystawienia faktury korygującej w formie ustrukturyzowanej, obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty VAT należnego dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił tę fakturę. W przypadku faktur ustrukturyzowanych nie stosuje się wymogu posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty z nabywcą.”,

j) po § 298 dodaje się § 298a w brzmieniu:

„§ 298a. Faktury wewnętrzne mogą być wystawiane w formie elektronicznej lub papierowej i nie wymagają przesyłania do KSeF.”,

k) w § 301 po pkt 9 dodaje się pkt 10 w brzmieniu:

„10) w przypadku kolejnej faktury zaliczkowej dotyczącej tego samego zamówienia – numery identyfikujące poprzednie faktury zaliczkowe w KSeF.”,

l) § 303 otrzymuje brzmienie:

„§ 303. Faktura wystawiona po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (faktura rozliczeniowa) powinna zawierać numery identyfikujące faktury zaliczkowe w KSeF, wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniu usługi.”,

m) § 304 otrzymuje brzmienie:

„§ 304. W przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, ostatnia z tych faktur (faktura końcowa) musi zawierać numery KSeF wszystkich poprzednich faktur dotyczących tej transakcji.”,

n) § 305 otrzymuje brzmienie:

„§ 305. Faktura pro-forma nie jest fakturą ustrukturyzowaną, nie posiada numeru KSeF i nie jest przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Pełni jedynie funkcję handlową.”,

o) uchyla się § 307 - § 310,

p) § 311 otrzymuje brzmienie:

„§ 311. 1. W przypadku, gdy faktura inna niż ustrukturyzowana będąca w posiadaniu nabywcy, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, jednostka, na wniosek nabywcy wystawia ponownie fakturę.

2. Nie wystawia się duplikatów dla faktur ustrukturyzowanych.”,

q) § 313 otrzymuje brzmienie:

„§ 313. 1. Anulowanie faktury jest dopuszczalne wyłącznie, jeżeli dokument nie został skutecznie wręczony nabywcy i dokumentuje czynność, która nie miała miejsca, oraz faktura nie została przesłana do KSeF (nie nadano jej numeru identyfikacyjnego).

2. Po nadaniu fakturze ustrukturyzowanej numeru KSeF, błędy lub niezaistniałe transakcje koryguje się wyłącznie poprzez wystawienie ustrukturyzowanej faktury korygującej do kwoty zero.”,

r) § 314 otrzymuje brzmienie:

„§ 314. W dokumentacji dotyczącej rozliczeń podatku VAT należy pozostawić wszystkie egzemplarze anulowanej faktury, o której mowa w § 313 ust. 1 i dokonać przekreślenia dokumentu w sposób pozwalający na odczytanie jego treści oraz dokonać opisu przyczyny anulowania dokumentu wraz z podpisem osoby dokonującej tej czynności.”,

s) § 346 otrzymuje brzmienie:

„§ 346. W przypadku stwierdzenia wystąpienia błędów formalnych lub rachunkowych w dokumentach, o których mowa w § 347, należy zgłosić je kontrahentowi w celu ich niezwłocznego usunięcia. Poprawienie błędnych danych może nastąpić wyłącznie poprzez fakturę korygującą.”,

t) § 347 otrzymuje brzmienie:

„§ 347. Dokumenty, na podstawie których dokonuje się odliczenia podatku naliczonego są:

1) faktury ustrukturyzowane odebrane za pośrednictwem KSeF i ich korekty;

2) faktury elektroniczne lub papierowe oraz ich korekty i duplikaty – wyłącznie w przypadkach przewidzianych ustawą (np. faktury od podmiotów zagranicznych, faktury wystawione w okresie awarii KSeF,);

3) dokumenty celne oraz deklaracje importowe w przypadku importu towarów;

4) faktury ustrukturyzowane i ich korekty dokumentujące otrzymanie zaliczki;

5) faktury uproszczone - paragony z NIP, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza ogółem 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro.”,

u) po § 348 dodaje się § 348a w brzmieniu:

„§ 348a. W przypadku faktur ustrukturyzowanych, wymóg fizycznego opisu faktury na dokumencie zostaje zastąpiony zapisem w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, powiązanym z numerem KSeF danej faktury. System musi zapewniać identyfikację:

1) daty przydzielenia numeru KSeF (data otrzymania faktury);

2) kwoty podatku VAT podlegającej odliczeniu;

3) przypisania wydatku do rodzaju sprzedaży np. odliczenie VAT w całości, z wykorzystaniem pre-współczynnika i/lub wskaźnika struktury sprzedaży.”,

v) uchyla się § 349,

w) § 350 otrzymuje brzmienie:

„§ 350. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie dwa warunki:

1) powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy z tytułu danej transakcji;

2) jednostka organizacyjna otrzymała fakturę dokumentującą tę transakcję, w tym:

a) w przypadku faktury ustrukturyzowanej – za datę jej otrzymania uznaje się dzień nadania fakturze numeru identyfikującego w KSeF. Jeżeli jednak w okresie awarii lub niedostępności KSeF faktura została udostępniona jednostce organizacyjnej w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania uznaje się dzień faktycznego otrzymania tej faktury,

b) w przypadku faktury innej niż ustrukturyzowana (w szczególności papierowej albo elektronicznej wystawionej poza KSeF) – za datę jej otrzymania uznaje się dzień faktycznego otrzymania tej faktury przez jednostkę organizacyjną.”,

x) § 355 otrzymuje brzmienie:

„§ 355. W przypadku otrzymania faktury korygującej obniżającej podstawę opodatkowania jednostka organizacyjna jest obowiązana do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym faktura korygująca została otrzymana, przy czym:

1) w przypadku faktury korygującej ustrukturyzowanej – za datę otrzymania uznaje się dzień udostępnienia jej jednostce organizacyjne w KSeF, tj. dzień nadania jej numeru identyfikującego w KSeF. Jeżeli jednak w okresie awarii lub niedostępności KSeF faktura korygująca została udostępniona jednostce w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania uznaje się dzień faktycznego otrzymania tej faktury korygującej;

2) w przypadku faktury korygującej innej niż ustrukturyzowana (w szczególności papierowej albo elektronicznej wystawionej poza KSeF) – za datę otrzymania uznaje się dzień faktycznego otrzymania tej faktury przez jednostkę organizacyjną. Zmniejszenia, dokonuje się pod warunkiem posiadania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie ze sprzedawcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz spełnienie tych warunków, w szczególności korespondencji handlowej, aneksu, protokołu, noty/uzgodnienia rabatowego albo innego dokumentu potwierdzającego przyczynę korekty i jej zakres.”;;

2) po załączniku nr 3 dodaje się załącznik nr 4 - Instrukcja stosowania Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) w Gminie Miasto Szczecin, w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia.

§ 2. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

 

 

 

Prezydent Miasta Piotr Krzystek

                   

 

Załączniki:

• Zarządzenie nr 47/26 (.pdf, 5.13 MB)

  udostępnił:

  BKiCR

  wytworzono:

  2026/01/30

  odpowiedzialny/a:

  Żaneta Konczalska

  wprowadził/a:

  Kamila Szczygieł

  dnia:

  2026/01/30 15:56:57