Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2008 r.

ZARZĄDZENIE NR 557/08
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 12 grudnia 2008 r.

w sprawie powołania Komisji ds. oceny dokumentacji w archiwum zakładowym i składnicach akt Urzędu Miasta Szczecin

        Na podstawie § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych z dnia 16 września 2002 r. (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), zarządzam, co następuje :

§ 1.1 Powołuję Komisję ds. oceny dokumentacji w archiwum zakładowym Urzędu Miasta Szczecin ustalając następujący skład stały:
Przewodnicząca:
1) Ewa Słodkowska – Dyrektor Wydziału Obsługi Urzędu
Członkowie:
2) Agata Broszczak – inspektor w Wydziale Obsługi Urzędu.
2. W skład Komisji, o której mowa w ust. 1 wchodzą pracownicy (co najmniej 2 osoby) wyznaczani przez dyrektorów wydziałów/kierowników biur, których dokumentacja podlega ocenie.
3. Komisja może działać w składzie nie mniejszym niż trzy osoby.
4. W przypadku oceny dokumentacji pochodzącej ze zlikwidowanej jednostki organizacyjnej podległej Gminie Miasto Szczecin w skład Komisji wchodzą pracownicy wydziału nadzorującego jej działalność, wyznaczani przez dyrektora/kierownika wydziału/biura.
5. Dyrektor wydziału/kierownik biura zobowiązany jest w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia zawiadomienia przez przewodniczącego Komisji o zamiarze oceny dokumentacji będącej w gestii jego wydziału/biura, wyznaczyć pracowników wchodzących w skład Komisji.

§ 2. Do zadań Komisji, o której mowa w § 1 należy:
1) okresowe wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której minimalny okres przechowywania upłynął,
2) ocena przydatności dokumentacji pod kątem jej ewentualnego dalszego wykorzystania
w praktyce,
3) weryfikacja nieprawidłowo nadanej kwalifikacji jednostek archiwalnych w celu dalszego uzgodnienia z Archiwum Państwowym w Szczecinie,
4) wydzielenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie Archiwum Państwowego
w Szczecinie,
5) przekazanie dokumentacji do zniszczenia, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego w Szczecinie na jej brakowanie.

§ 3.1 Spisy dokumentacji niearchiwalnej znajdującej się w archiwum zakładowym, bądź składnicy akt, dla której minął minimalny okres przechowywania przygotowuje pracownik archiwum zakładowego lub składnicy akt.
2. Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia, zaś spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
3. Spisy zdawczo-odbiorcze akt podlegających ekspertyzie Archiwum Państwowego
w Szczecinie sporządza pracownik archiwum zakładowego lub składnicy akt.
4. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.
5. Spisy, o których mowa w § 3 ust. 1-4 pracownik składnicy akt przygotowuje
w uzgodnieniu z pracownikiem archiwum zakładowego, który ostatecznie sprawdza spisy pod względem merytorycznym.
6. Komisja sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, a jego załącznikiem jest spis dokumentacji niearchiwalnej.
7. Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Zarządzenia.
8. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej zatwierdza Prezydent Miasta Szczecin, bądź upoważniony przez niego pracownik po uprzedniej akceptacji spisów dokumentacji niearchiwalnej przez kierownika jednostki organizacyjnej, z której akta pochodzą.
9. Spisy dokumentacji, o których mowa § 3 ust. 1-4 sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden pozostaje w archiwum zakładowym, drugi należy przesłać do Archiwum Państwowego w Szczecinie celem wydania zgody na brakowanie.

§ 4. Wykonanie Zarządzenia powierza się dyrektorowi Wydziału Obsługi Urzędu.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

Załączniki:

• załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 557/08 (.rtf, 63 KB)

  udostępnił:

  Wydział Obsługi Urzędu

  wytworzono:

  2008/12/19

  odpowiedzialny/a:

  Bożena Handzel

  wprowadził/a:

  Bożena Handzel

  dnia:

  2008/12/19 14:15:22

• załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 557/08 (.rtf, 97 KB)

  udostępnił:

  Wydział Obsługi Urzędu

  wytworzono:

  2008/12/19

  odpowiedzialny/a:

  Bożena Handzel

  wprowadził/a:

  Bożena Handzel

  dnia:

  2008/12/19 14:16:07

• załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 557/08 (.rtf, 63 KB)

  udostępnił:

  Wydział Obsługi Urzędu

  wytworzono:

  2008/12/19

  odpowiedzialny/a:

  Bożena Handzel

  wprowadził/a:

  Bożena Handzel

  dnia:

  2008/12/19 14:16:39

• załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 557/08 (.rtf, 55 KB)

  udostępnił:

  Wydział Obsługi Urzędu

  wytworzono:

  2008/12/19

  odpowiedzialny/a:

  Bożena Handzel

  wprowadził/a:

  Bożena Handzel

  dnia:

  2008/12/19 14:17:11