Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

W odpowiedzi na interpelację Pana Radnego w ww. sprawie uprzejmie wyjaśniam:

W obrębie Biura Obsługi Interesantów w Urzędzie i w Filii sprawami rejestracji pojazdów zajmuje się 29 etatowych pracowników oraz osoby zatrudnione w ramach prac interwencyjnych. Bezpośrednią obsługą interesantów – 23 osoby, 3 osoby na zapleczu Referatu Komunikacji zajmują się: obsługą ewidencji pojazdów, potwierdzeniami danych pojazdów, zastrzeżeniami komorniczymi lub sądowymi, korespondencją związaną z rejestracją pojazdów, współpracą z organami ścigania, 1 osoba przy wsparciu stażystów i pracowników interwencyjnych prowadzi archiwum, 2 osoby zajmują się postępowaniami administracyjnymi związanymi z rejestracją pojazdów.

Do przyjmowania interesantów przygotowane są 24 okienka: 19 w sali BOI i 5 w Filii. Spośród 19 okienek w Urzędzie wydzielono 3 okienka dla przedsiębiorców. Urlopy i zwolnienia lekarskie obejmujące średnio kilkanaście % pracowników stwarzają trudności z zapewnieniem pełnej obsady okienek Referatu Komunikacji. BOI stara się rozwiązać ten problem szkoląc do rejestracji i przesuwając pracowników zarówno wykonujących inne zadania w pionie komunikacji (np. wydawanie praw jazdy) jak i z innych referatów BOI, odpowiednio planując urlopy oraz wykorzystując zatrudnione w ramach prac interwencyjnych osoby, które po przeszkoleniu i uzyskaniu odpowiednich uprawnień mogą wykonywać prostsze prace np. obsługiwać interesantów zgłaszających się po odbiór zamówionego dowodu rejestracyjnego. Urząd posiada też punkt rejestracji na terenie Giełdy Samochodowej w Szczecinie-Płonia przy ul Szosa Stargardzka 20/22 gdzie telefonicznie można umówić się na wolny termin. Ten punkt rejestracji jako jedyny w Polsce funkcjonuje również w soboty
i niedziele.

Organizując przyjęcia interesantów w sprawach rejestracyjnych pojazdów, w ramach funkcjonującego od 2001r. biletowego systemu przywoławczego, przyjęto dwa kierunki działań. Z jednej strony w zależności od rodzaju czynności i czasu obsługi kategorie załatwianych spraw zostały podzielone na trzy grupy: 1) Pierwsza rejestracja pojazdów nowych i sprowadzonych z zagranicy, przerejestrowania i rejestracja czasowa, 2) Zgłoszenia zmian stanu faktycznego pojazdu, zaświadczenia,3) Wydawanie zamówionych dowodów rejestracyjnych. Z drugiej strony od 2004 r. dla każdej z tych grup przyjęto dwie formy wydawania biletów: a) poprzez zarezerwowanie wizyty za pośrednictwem internetu, telefonu lub osobiście (bilety oznaczone literą U) oraz b) wydawanie biletów na bieżąco. Celem tych działań jest stworzenie bezkonfliktowego i bezkolejkowego trybu przyjęć interesantów poprzez równomierne rozłożenie obsługi w czasie będące efektem umawiania interesantów na konkretne godziny i zapewnienia im komfortu wcześniejszego wyboru dnia i godziny wizyty. W tym roku czas od rezerwacji do wizyty dla spraw z grupy 1) oscyluje od 2 do 5 dni roboczych przy czym w okienkach dla przedsiębiorców rejestracje są załatwiane na bieżąco. Do spraw z grup 2) i 3), załatwianych w liczbie ok. 350 dziennie, można się umówić na drugi dzień lub pobrać bilet na dzień bieżący. Załatwienie sprawy z grup 2) i 3) zajmuje średnio kilka minut i dlatego wydawane do nich na bieżąco bilety, oznaczone literami B i C oraz numerem, nie mają określonego czasu wywołania a pracownik sterujący systemem przywoławczym przydziela do załatwienia tych spraw taką liczbę okienek aby czas oczekiwania nie przekroczył kilkunastu minut. Nieco inaczej wygląda wydawanie na dzień bieżący biletów do spraw z grupy 1) za względu na ich czasochłonność np. rejestracja pojazdu średnio trwa pół godziny. Aby osoby, które pobrały bilet w tej formie nie traciły czasu czekając na swoją kolej, opracowano i wdrożono w 2007 r. system pozwalający określić godzinę wywołania takiego biletu oznaczonego literą U i wydrukować na bilecie wyliczony z dokładnością do 10 minut przewidywany czas wywołania. Pula wydawanych doraźnie biletów do rejestracji pojazdów jest precyzyjnie wyliczona na każdy dzień (średnio 60 dziennie) przy uwzględnianiu takich czynników jak: przewidywana ilość wydawanych bez ograniczeń biletów B i C czy ilość wcześniejszych rezerwacji internetowych i telefonicznych (ok. 80 na dzień). Łączna ilość zarejestrowanych pojazdów wynosi 140 – 150 dziennie. Bilety do rejestracji na dzień bieżący wydawane są od godziny otwarcia Urzędu do wyczerpania puli (zwykle do godzin południowych) przy założeniu, że taki tryb wydawania biletów powinien dotyczyć zasadniczo sytuacji nagłych, niemożliwych do przewidzenia przez właściciela pojazdu. Warto podkreślić, że osoby, które nabyły pojazd z ważną rejestracją, mogą swobodnie wybrać termin przerejestrowania użytkując pojazd na podstawie dowodu rejestracyjnego byłego właściciela, ważnego do czasu upływu terminu jego ważności lub wymiany Z kolei nabycie pojazdu niezarejestrowanego (nowego, z zagranicy) zwykle nie jest zdarzeniem niespodziewanym i można z wyprzedzeniem zaplanować termin rejestracji. Inne, dostępne poprzez internet udogodnienia to: możliwość zapoznania się z procedurą załatwiania danej sprawy i wydrukowanie wniosku, możliwość sprawdzenia czy dowód rejestracyjny jest gotowy do odbioru oraz jak dużo jest osób oczekujących w poszczególnych grupach załatwianych spraw.

Warto dodać, że ilości interesantów rejestrujących pojazdy po raz pierwszy w Szczecinie biją kolejne rekordy. W końcu 1993 r. było w Szczecinie zarejestrowanych 78 tys. samochodów osobowych. W dziesięcioleciu 1994-2003 przybywało rocznie 2-4 tys. samochodów. Po wejściu Polski do UE w latach 2004-06 przyrost zwielokrotnił się do ok. 8 tys. rocznie. W roku 2007 przybyło 10.126 samochodów osobowych, w 2008 r. – 11.910 a ich aktualna liczba sięga 160 tys. Z punktu widzenia obciążenia pracą stanowisk Referatu Komunikacji ta ostatnia liczba ma nawet większe znaczenie od podanych wcześniej nowych rejestracji gdyż ¾ interesantów każdego dnia przychodzi w sprawach pojazdów już w Szczecinie zarejestrowanych (przerejestrowania, zmiany, zgłoszenie, duplikaty, odprzedaż itp.) Można przyjąć że do czasu osiągnięcia występującego w Europie Zachodniej poziomu 2 osoby na jeden samochód osobowy (obecnie w Szczecinie na jeden samochód osobowy przypada ok. 2,4 osób) – zadania Urzędu związane z rejestracją pojazdów będą stale rosły.