Odpowiedzi na interpelacje/zapytania
- Wydział merytoryczny:
- Biuro Obsługi Interesantów
- Odpowiadający:
- Zastępca Prezydenta Bogdan Jaroszewicz
- Data odpowiedzi:
- 2012/07/20
- Czy odpowiedź udzielona w terminie:
- Tak
W odpowiedzi na interpelację Pani Radnej w ww. sprawie uprzejmie wyjaśniam:
W Biurze Obsługi Interesantów zarówno w Urzędzie jak i w Filii organizując przyjęcia interesantów w sprawach rejestracyjnych pojazdów, w ramach funkcjonującego od 2001r. biletowego systemu przywoławczego, przyjęto dwa kierunki działań.
Po pierwsze, w zależności od rodzaju czynności i czasu obsługi kategorie załatwianych spraw zostały podzielone na trzy grupy:
A) Pierwsza rejestracja pojazdów nowych i sprowadzonych z zagranicy, przerejestrowania
i rejestracja czasowa,
B) Zgłoszenia zmian stanu faktycznego pojazdu, zaświadczenia,
C) Wydawanie zamówionych dowodów rejestracyjnych.
Po drugie, od 2004 r. dla każdej z tych grup przyjęto dwie formy wydawania biletów:
1) rezerwowanie wizyty za pośrednictwem internetu, telefonu lub osobiście,
2) wydawanie biletów na bieżąco.
Celem tych działań jest stworzenie bezkonfliktowego i bezkolejkowego trybu przyjęć interesantów poprzez równomierne rozłożenie obsługi w czasie, będące efektem umawiania interesantów na konkretne godziny i zapewnienia im komfortu wcześniejszego wyboru dnia i godziny wizyty. Dlatego szczególnie dla czasochłonnych spraw z grupy A (rejestracja pojazdu średnio trwa pół godziny) zachęcamy interesantów do korzystania z systemu rezerwacji wizyty. Aktualnie czas od rezerwacji do wizyty dla spraw z grupy A) oscyluje od 2 do 3 dni roboczych w Urzędzie i od 5 do 8 dni w Fili, co wynika z 4-krotnie mniejszej liczby stanowisk rejestrujących pojazdy w Filii (5) w stosunku do Urzędu (19). Choć komputer nie gromadzi takich informacji to można stwierdzić, że w kwietnia br. terminy umówień były krótsze gdyż było wtedy czynnych więcej stanowisk niż teraz, w okresie urlopowym.
W Urzędzie wydzielone są 2 stanowiska dla przedsiębiorców gdzie rejestracje są załatwiane na bieżąco, natomiast w Filii takiego stanowiska nie wydzielono ze względu na bardzo małą ilość spraw tego rodzaju (2-3 dziennie).
Do spraw z grup B) i C), załatwianych w Filii w liczbie ok. 120 dziennie (25 kwietnia br. było to 117), można się umówić na dowolny dzień lub pobrać bilet na dzień bieżący. Załatwienie sprawy z grup B) i C) zajmuje średnio kilka minut i dlatego wydawane do nich na bieżąco bilety z literami B i C oraz numerem, nie mają określonego czasu wywołania a pracownik sterujący systemem przywoławczym przydziela do załatwienia tych spraw taką liczbę stanowisk, aby czas oczekiwania nie przekroczył kilkunastu minut.
Inaczej wygląda wydawanie na dzień bieżący biletów do spraw z grupy A) ze względu na wspomnianą wyżej ich czasochłonność. Aby osoby, które pobrały bilet w tej formie nie traciły czasu czekając na swoją kolej, opracowano i wdrożono w 2007 r. system pozwalający określić godzinę wywołania takiego biletu z literą U i wydrukować na bilecie wyliczony z dokładnością do 10 minut przewidywany czas wywołania. Pula tych biletów jest precyzyjnie wyliczona na każdy dzień (w Filii ok.15 dziennie) przy uwzględnianiu takich czynników jak: obsada stanowisk, przewidywana ilość wydawanych bez ograniczeń biletów B i C czy ilość wcześniejszych rezerwacji internetowych i telefonicznych (w Filii 15 na dzień). Potwierdzam informację od interesanta, że 25 kwietnia br. Kierownik Filii ustaliła liczbę dodatkowych biletów do rejestracji pojazdów do wydania na bieżąco na 13. Tego dnia nie przyszły 3 osoby umówione przez internet na godz. 10.30, 12.00 i 12.30 i natychmiast Kierownik Filli zwiększyła o 3 liczbę biletów dodatkowych a te zostały wykorzystane przez osoby zainteresowane. Ilość pojazdów rejestrowanych w Filii wynosi 30-35 dziennie. Dodatkowe bilety do rejestracji na dzień bieżący wydawane są od godziny otwarcia Filii do wyczerpania puli przy założeniu, że taki tryb wydawania biletów powinien dotyczyć zasadniczo sytuacji nagłych, niemożliwych do przewidzenia przez właściciela pojazdu. Taki tryb pobieranie biletów jest bowiem znacznie mniej komfortowy od wcześniejszej rezerwacji, gdyż mogą zdarzyć się sytuacje wyczerpania puli tych biletów w trakcie dnia pracy – jak w opisanej sytuacji, bądź wydrukowany na bilecie termin wywołania może być odległy od godziny pobrania biletu i trzeba albo długo czekać na swoją kolej lub przyjść drugi raz do Urzędu o wyznaczonej na bilecie godzinie. Dlatego zwiększenie puli tych biletów wymuszające zmniejszenie liczby umówień internetowych byłoby działaniem na niekorzyść interesantów. Warto podkreślić, że osoby, które nabyły pojazd z ważną rejestracją, mogą swobodnie wybrać termin przerejestrowania użytkując pojazd na podstawie dowodu rejestracyjnego byłego właściciela, ważnego do czasu upływu terminu jego ważności lub wymiany. Z kolei nabycie pojazdu niezarejestrowanego (nowego, z zagranicy) wiąże się trwającymi po kilka dni sprawami poprzedzającymi rejestrację (kredyt, akcyza, sprawy podatkowe i skarbowe, tłumaczenie dokumentów, itp.) i można z wyprzedzeniem zaplanować termin rejestracji.
Inne, dostępne poprzez internet udogodnienia to: możliwość zapoznania się z procedurą załatwiania danej sprawy i wydrukowanie wniosku, możliwość sprawdzenia czy dowód rejestracyjny jest gotowy do odbioru oraz jak dużo jest osób oczekujących w poszczególnych grupach załatwianych spraw. Od połowy maja br. interesanci mogą na życzenie dostać SMS lub komunikat e-mail z zaproszeniem do odbioru dowodu rejestracyjnego zaraz po jego wpłynięciu do Urzędu. W sierpniu br. planowany jest remont dwóch pomieszczeń w Filii, w efekcie którego powstanie miejsce dla nowego stanowiska rejestrującego pojazdy. Aktualnie liczba osób zatrudnionych w BOI jest poniżej limitu określonego w schemacie organizacyjnym Urzędu, więc po przeprowadzeniu naboru będzie możliwa obsada tego stanowiska, co zwiększy liczbę osób obsługiwanych w Filii.
Reasumując: postępujące komplikowanie przepisów dotyczących rejestracji pojazdów tak wydłużyło czas rejestracji, że właściwie zadanie to powinno być wykonywane w sposób typowy dla czynności administracyjnych kończących się decyzją tj.: przyjmowanie od ręki wniosków z kompletem dokumentów i załatwianie ich w kolejności złożenia, bez zbędnej zwłoki, w terminie do 30 dni. Tak też załatwia sprawy część starostw np. Płock. Tak też mógł postąpić interesant, który zgłosił się do Pani Radnej tj. złożyć wniosek z załącznikami do kancelarii. Jednak Urząd Miasta Szczecin zdaje sobie sprawę, że przytłaczająca większość interesantów oczekuje załatwienia tej kategorii spraw od ręki i podjął wysiłek takiego przeorganizowania swojej pracy, aby to było możliwe. Wtedy powstał opisany wyżej system rezerwacji wizyt, który z jednej strony zwiększył obciążenie pracowników poprzez likwidację okresów, gdy interesantów było mniej od możliwości ich obsługi a z drugiej strony nałożył na interesantów konieczność dostosowania się do zasad systemu rezerwacji. W okresie wdrażania systemu rezerwacji część interesantów miała uwagi do jego funkcjonowania. Po kilku latach jego działania i doskonalenia interesanci traktują ten system jako coś oczywistego i niezbędnego. W opiniach mieszkańców Szczecina należy on do najczęściej chwalonych elementów funkcjonowania Urzędu. Ostatnia zgłoszona do BOI pisemnie uwaga krytyczna pochodzi z roku 2010 a osób rejestrujących pojazdy tylko w Filii jest ok. 6 tys. rocznie. Warto dodać, że tak jak od każdej zasady są wyjątki tak i w tym przypadku kierownictwo Filii i BOI stara się uwzględnić sytuacje wyjątkowe i np. umożliwić rejestrację pojazdu osobie nieposiadającej biletu w miejsce interesanta, który nie przyszedł w umówionym terminie. Z opisanych przez interesanta okoliczności zdarzenia wynika ponadto, że była wtedy możliwość zarejestrowania pojazdu w Urzędzie, jako że w tej dziedzinie w Szczecinie nie ma rejonizacji.
Uprzejmie proszę Panią Radną do zachęcenia osoby, która zgłosiła opisany problem z zarejestrowaniem pojazdu, do korzystania z opisanych wyżej udogodnień. Jednocześnie wyrażam nadzieję, że powyższe informacje wystarczająco wyjaśniają i uzasadniają uwzględniającą oczekiwania interesantów organizację przyjęć w Referacie Komunikacji BOI w Filii i w Urzędzie.
Interpelacja: Dot. funkcjonowania filii Urzędu Miasta Szczecin na Prawobrzeżu