Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie w okresie 9 luty – 22 marzec 2004 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie (zw. dalej “ZBiLK”) oraz w Wydziale Oświaty i Kultury Fizycznej UM w Szczecinie (zw. dalej “Wydziałem OiKF”), dotyczącą realizacji umowy najmu obiektu położonego przy ul. Twardowskiego 12 w Szczecinie, zawartej w dniu 01.05.2001 r., pomiędzy Gminą Miastem Szczecin a KS Łącznościowiec – Szczecin, ul. Twardowskiego 12 (zw. dalej “KS Łącznościowiec” lub “Klubem”) oraz dotacji otrzymanej ze środków Gminy Miasto Szczecin w 2003 r. przez KS Łącznościowiec. 
        W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 maja 2004 r. dokonano oceny realizacji umowy oraz wykorzystania ww. dotacji, a uwagi kontroli dotyczyły niżej przedstawionych zagadnień. 
        W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, że w dniu 1 maja 2001 r. Gmina Miasto Szczecin, reprezentowana przez ówczesnego Dyrektora ZBiLK, zawarła z KS Łącznościowiec, reprezentowanym przez Dyrektora Klubu, umowę najmu obiektu położonego w Szczecinie przy ul. Twardowskiego 12 o pow. użytkowej 1.378 m² (zw. dalej “Hotelem”) wraz z gruntem przyległym do obiektu o pow. 4.228,85 m². Ww. umowę rozwiązano – z inicjatywy ZBiLK – w dniu 5 września 2003 r. ze skutkiem na dzień 30 września 2003 r. 
        Kontrola wykazała, że Klub nie przestrzegał niektórych postanowień ww. umowy. Stwierdzono bowiem, że od dnia jej zawarcia Klub nie uiszczał opłat z tytułu podatku VAT w wys. 2.658,26 zł/m-c od czynszu za najem Hotelu, ani też opłat za najem gruntu w wys. 930,35 zł/m-c, do czego był zobowiązany w § 3 ust. 2 i 4 umowy z dnia 1 maja 2001 r. Pierwszej wpłaty z ww. tytułów dokonano dopiero w dniu 18 sierpnia 2003 r. i do dnia 29 lutego 2004 r. wpłacono ogółem 8.905,13 zł, co stanowiło zaledwie 10,9 % zaległości Klubu wobec ZBiLK w łącznej wysokości 81.873,25 zł (wg stanu na dzień 29 lutego 2004 r.), w tym 60.521,01 zł z tytułu podatku VAT i 21.352,24 zł za najem gruntu netto z tyt. umownego korzystania z obiektów przy ul. Twardowskiego 12. Według wyjaśnień Wiceprezesa Klubu oraz Członka Zarządu Klubu, powyższe spowodowane było niewystarczającymi środkami finansowymi Klubu. 
        Do czasu zakończenia kontroli, Klub nie złożył też oświadczenia w formie aktu notarialnego, o poddaniu się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 ust.1 pkt. 4 Kodeksu postępowania cywilnego, mimo że wg § 1 ust. 2 umowy z dnia 1 maja 2001 r. był zobowiązany to zrobić do dnia 25 października 2001 r., pod warunkiem rozwiązującym umowę. Ustalono ponadto, że nie podejmowano w ZBiLK skutecznych działań zmierzających do wyegzekwowania ww. oświadczenia, gdyż ograniczono się jedynie do wysłania jednego upomnienia. Nie rozwiązano też umowy, pomimo niewywiązywania się Klubu z jej ww. postanowień, a wg § 13 ust. 1, pkt 6 tej umowy można było to zrobić. Były Dyrektor ZBiLK nie złożył do czasu zakończenia kontroli – mimo wezwania kontrolującego – wyjaśnień w sprawie przyczyn ww. zaniechań. 
        Wbrew postanowieniom § 3 ust. 2 umowy z dnia 1 maja 2001 r., ZBiLK nie wskazywał nazw i numerów kont podmiotów, którym Klub miał wpłacać równowartość czynszu najmu netto za Hotel w wys. 12.803,00 zł/m-c, w ramach dofinansowania szkolenia własnej sekcji piłki ręcznej, a mimo tego Klub korzystał ze środków należnych z tego tytułu, gdyż jak wyjaśnił Zastępca Dyrektora ZBiLK, domniemanym odbiorcą ww. kwot był KS Łącznościowiec. Wg wyjaśnień Wiceprezesa Klubu oraz Członka Zarządu Klubu, KS Łącznościowiec korzystał z tych środków bo nie otrzymał od ZBiLK innych oprócz, określonych w umowie warunków korzystania z tych środków. 
        Przedłożone do Wydziału OiKF, a następnie przekazane w dniu 12 stycznia 2004 r. do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego, rozliczenie dofinansowania szkolenia w piłce ręcznej wg umowy z dnia 1 maja 2001 r. KS Łącznościowiec, obejmujące umowny okres najmu Hotelu, tj. grudzień 2001 r. – wrzesień 2003 r. (oraz wydatki Klubu w październiku 2003 r.), nie mogło – zdaniem kontroli – stanowić dowodu prawidłowego wydatkowania środków na dofinansowanie szkolenia w piłce ręcznej. W ww. rozliczeniu nie udokumentowano bowiem “zakwaterowania zawodniczek KS Łącznościowiec w Hotelu” na łączną kwotę 206.032,01 zł. Przy założeniu, że zakwaterowanie zawodników Klubu mogło być traktowane jako dofinansowanie szkolenia w piłce ręcznej, w ww. rozliczeniu należało przedstawić je po kosztach zakwaterowania zawodników. 
        Zaległości KS Łącznościowiec z tytułu nierozliczenia pożytków od czynszu za Hotel wyniosły na dzień 29 lutego 2004 r. ogółem 289.992,00 zł. Podkreślenia wymaga jednak, że Klub podejmował działania zmierzające do rozliczenia zaległości wobec ZBiLK, w tym także poprzez nakłady poniesione na remont Hotelu. Dostarczone przez Klub dokumenty nie stanowiły dla ZBiLK dowodu wywiązywania się z umowy z dnia 1 maja 2001 r., gdyż jak wyjaśnił Zastępca Dyrektora ZBiLK, wartość przedstawionych nakładów przez Klub, które mogłyby być rozliczone w ramach umowy z dnia 1 maja 2001 r., wyniosła ok. 120.000,00 zł netto, a ZBiLK – w trakcie kontroli – weryfikował przedstawione przez Klub kosztorysy. Do dnia zakończenia kontroli nie dokonano wzajemnych rozliczeń z tego tytułu. 
        Ustalono ponadto, że Klub nie składał do ZBiLK kwartalnych sprawozdań finansowych z wykorzystania pożytków z podnajmu części Hotelu na dofinansowanie szkolenia w piłce ręcznej, mimo że w § 7 ust. 3 umowy z dnia 1 maja 2001 r. nałożono na niego taki obowiązek a przychody Klubu z tego tytułu wyniosły w 2003 r. ogółem 38.823,73 zł. 
        Kontrola wykazała również, że KS Łącznościowiec nie uiszczał do Kasy Miasta podatku od nieruchomości z tytułu umowy z dnia 1 maja 2001 r., co naruszyło art. 2, ust . 1, pkt 3, ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. Nr 9, poz. 31, ze zm.), wg którego obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości ciążył na osobach prawnych, które są posiadaczami nieruchomości, stanowiących własność jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem lub innego tytułu prawnego. 
        Wg szacunków określonych przez Wydział Podatków i Opłat Lokalnych, podatek z tego tytułu powinien wynieść w okresie trwania umowy z dnia 1 maja 2001 r. – 71.763,68 zł. Klub nie zgłosił też przedmiotu opodatkowania – nie złożył bowiem w UM deklaracji na podatek od nieruchomości, co było niezgodne z art. 6, ust 8, pkt 1 i 3 ww. ustawy wg którego, osoby prawne były obowiązane składać ją w terminie do dnia 15 stycznia, organowi gminy właściwemu ze względu na miejsce położenia nieruchomości na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku oraz wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości - bez wezwania - na rachunek budżetu właściwej gminy za poszczególne miesiące, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. Powyższe naruszyło również § 16, ust. 1 umowy z dnia 1 maja 2001 r., wg którego Klub miał uiszczać podatek od nieruchomości ustalony w oparciu o uchwałę Rady Miasta Szczecina. Według wyjaśnień Wiceprezesa Klubu oraz Członka Zarządu Klubu, zaniechanie nastąpiło przez przeoczenie. 
        Wydział Księgowości ani Wydział Podatków i Opłat Lokalnych UM nie posiadały kopii umowy z dnia 1 maja 2001 r. co spowodowało, że nie występowano do Klubu o uregulowanie zaległości. 
        Stwierdzono również, że do czasu zakończenia kontroli Klub nadal użytkował Hotel mimo, że umowa z dnia 1 maja 2001 r., została rozwiązana przez ZBiLK ze skutkiem na dzień 30 września 2003 r., a ZBiLK wezwał Klub do wydania, wolnego od osób i rzeczy, obiektu przy ul. Twardowskiego 12. ZBiLK obciążał Klub, w związku z powyższym, odszkodowaniem z tytułu bezumownego korzystania z Hotelu, które wyniosło – wg stanu na dzień 29 lutego 2004 r. – 128.272,80 zł. 
        Kontrola wykazała również, że ZBiLK nie ewidencjonował na koncie “rozrachunki z KS Łącznościowiec” należnych odsetek od nieterminowych płatności z tytułu umowy z dnia 1 maja 2001 r., w łącznej wysokości – wg stanu na dzień 29 lutego 2004 r. – 72.455,82 zł. Było to nie zgodne z § 7, ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), wg którego odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Według wyjaśnień Głównego Księgowego ZBiLK, odsetki księgowane były w kwocie dotyczącej całego rejonu, a nie poszczególnych użytkowników. Do czasu zakończenia kontroli nie przedłożono jednak kontrolującemu potwierdzenia zaewidencjonowania kwoty odsetek w księgach rachunkowych ZBiLK. Podkreślenia wymaga, że ZBiLK kilkukrotnie wzywał KS Łącznościowiec do uregulowania odsetek od nieterminowych płatności m.in. przy wystawianiu faktur VAT oraz wezwań do uregulowania należności z tytułu umowy z dnia 1 maja 2001 r. 
        W toku kontroli ustalono również, że Wydział OiKF przyjął w rozliczeniu wydatki Klubu niezgodne z Kontraktem na łączną kwotę 51.273,30 zł i tym samym zatwierdził nieprawidłowe rozliczenie dotacji przyznanej w 2003 r. W rozliczeniu I raty Kontraktu uwzględniono bowiem wydatki Klubu na zobowiązania powstałe przed datą obowiązywania Kontraktu. Uznano listy płac – kontrakty zawodniczek Klubu za okres 1 marca 2003 r. – 2 maja 2003 r. na łączną kwotę 31.138,80 zł oraz 10 faktur VAT, wystawionych przez Miejski Ośrodek Sportu Rekreacji i Rehabilitacji w Szczecinie (zw. dalej “MOSRiR”) w okresie 31 stycznia 2003 r. – 29 kwietnia 2003 r., za najem obiektów sportowych na łączną kwotę 16.442,50 zł., co było niezgodne z § 2 ust. 1 Kontraktu, wg którego obowiązywał on od dnia 9 maja 2003 r. do dnia 31 grudnia 2003 r. Według Inspektora w Wydziale OiKF, przedstawione ww. dokumenty zostały uwzględnione przez niego w rozliczeniu w związku z faktycznym dokonaniem zapłaty za ww. zobowiązania w okresie obowiązywania Kontraktu. W rozliczeniu Kontraktu uznano ponadto 2. faktury VAT wystawione przez MOSRiR w dniu 28 sierpnia 2003 r. na łączną kwotę 3.692,00 zł mimo tego, że zobowiązania, wynikające z ww. faktur nie zostały przez Klub uregulowane. Według wyjaśnień Inspektora w Wydziale OiKF nastąpiło to przez przeoczenie. 
        Rozliczenie dotacji nie zostało zatwierdzone własnoręcznym podpisem Dyrektora Wydziału OiKF, ani też Zastępcy Dyrektora Wydziału OiKF ds. sportu i turystyki. Brak weryfikacji prawidłowości rozliczenia dotacji, przedłożonego przez KS Łącznościowiec był naruszeniem § 2 pkt 4 Zarządzenia Nr 75/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 21 lutego 2003 r., w sprawie współpracy międzywydziałowej w kwestiach dotyczących organizacji pozarządowych, według którego zobowiązano Dyrektorów Wydziałów, przydzielających dotacje do weryfikowania prawidłowości przedkładanych rozliczeń. Według wyjaśnień Zastępcy Dyrektora Wydziału OiKF, KS Łącznościowiec został rozliczony zgodnie z opinią pracownika prowadzącego sprawy realizacji Kontraktu po złożeniu uzupełniających dokumentów. 
        Kontrola wykazała również, że KS Łącznościowiec przy ubieganiu się o dotację w 2003 r. we wniosku z dnia 7 maja 2003 r. wskazał i dołączył do niego dokumenty z nieaktualną wówczas reprezentacją Klubu. Wg tegoż wniosku reprezentantami prawnymi do umowy z UM byli Dyrektor Klubu oraz Prezes Klubu, który wg protokołów z walnego zgromadzenia Delegatów KS Łącznościowiec z dnia 20 lutego 2003 r. przestał pełnić funkcję Prezesa Klubu. Ww. wniosek został pozytywnie zaopiniowany przez Biuro ds. Organizacji Samorządowych. 
        Podkreślenia wymaga fakt, że Wydział OiKF uzyskał dokumenty uwiarygodniające aktualną reprezentację Klubu, czego efektem było złożenie nowego wniosku przez Klub. Nowy wniosek z dnia 2 czerwca 2003 r., na podstawie którego podpisano Kontrakt, nie był w żaden sposób zaopiniowany przez Biuro OP co było niezgodne z § 13 ust. 3, pkt 4 Szczecińskiej Karty Współpracy Miasta i Organizacji Pozarządowych, wg którego poprawny pod względem formalnym wniosek kierowany był przez Biuro OP do jednostki organizacyjnej UM merytorycznie właściwej dla przedmiotu złożenia wniosku, celem jego zaopiniowania. Na ww. wniosku nie było również podpisu osoby odpowiedzialnej za realizację zadania. 
        W wyniku kontroli ustalono, że KS Łącznościowiec, wg stanu na dzień 29 lutego 2004 r., posiadał zaległości wraz z odsetkami, wobec Gminy Miasto Szczecin i jej jednostek organizacyjnych w wysokości 859.924,85 zł, tj.:

• 572.621,41 zł wobec ZBiLK (z tytułu umowy z dnia 1 maja 2001 r.),
• 84.977,94 zł wobec Gminy Szczecin (z tytułu podatku od nieruchomości – wartość szacunkowa),
• 202.325,50 zł wobec MOSRiR (za najem obiektów sportowych).

W związku z ww. nieprawidłowościami Prezydent Miasta Szczecina zalecił:

1. Dokonać rozliczenia z KS Łącznościowiec wszelkich należności z tytułu umowy z dnia 1 maja 2001 r., w przypadku nie rozliczenia zaległości wyegzekwować od Klubu należne środki pieniężne oraz nieruchomość będącą przedmiotem umowy.
2. Przekazywać każdorazowo do wiadomości Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych UM umowy najmu lokali komunalnych, wg których najemca zobowiązany jest do uiszczania podatku od nieruchomości.