Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Biurze Rady Miasta Urzędu Miejskiego w Szczecinie w temacie "Gospodarowanie środkami finansowymi w 2003 r. przeznaczonymi na realizację zadań statutowych przez Radę Osiedla "Centrum" ". W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 września 2004 r. przedstawiono ocenę badanych obszarów, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.

Biuro Rady Miasta Urzędu Miejskiego w Szczecinie (zw. dalej BRM) jako dysponent środków finansowych w 2003 r. wydatkowało na realizację zadań statutowych Rady Osiedla "Centrum" (zw. dalej ROC) 31.071,99 zł. Stanowiło to 98,8% środków przeznaczonych w budżecie Miasta na ten cel w 2003 roku.

Kontrola wykazała, że BRM realizując wydatki w wysokości 3.840 zł, ujęte
w planie finansowym na 2003 r. w dziale 750 rozdz. 75022 § 2830 - "dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych", przy udzieleniu dotacji nie przestrzegało zasad określonych w Szczecińskiej Karcie Współpracy Miasta i Organizacji Pozarządowych (załącznik do uchwały nr XXXII/748/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 listopada 2000 r. zmienionej uchwałą II/32/03 RM z dnia 27 stycznia 2003 r.). W realizacji procesu zawierania umów dotacyjnych stwierdzono nieprawidłowości polegające na nie przestrzeganiu także Zarządzenia Prezydenta Miasta nr 75/2003 z dnia 21 lutego 2003 r. w sprawie współpracy międzywydziałowej w kwestiach organizacji pozarządowych.

Ustalono, że Biuro Rady Miasta zawierając umowy z Wykonawcami na dofinansowanie kolonii dla najbiedniejszych dzieci z osiedla Centrum, opierało się wyłącznie na pisemnych prośbach złożonych do Rady Osiedla Centrum, co naruszyło § 10 ust. 6 Szczecińskiej Karty Współpracy, wg którego organizacje pozarządowe, ubiegające się o przyznanie dotacji, zobowiązane są do złożenia w Biurze ds. Organizacji Pozarządowych wymienionych, w tym ustępie dokumentów, takich jak: wniosku na obowiązującym formularzu, opisu projektu, preliminarza całego projektu z uwzględnieniem wkładu Miasta, dokumentów określających osobowość prawną - aktualnego odpisu z rejestru oraz aktualnego statutu, zobowiązania przyjęcia odpowiedzialności merytorycznej ze strony osoby prowadzącej projekt oraz gwarancję pozyskania przez organizację pozarządową pozostałej części kosztów niezbędnych na realizację projektu, inne dokumenty dotyczące wniosku (np. referencje).

W toku kontroli stwierdzono, że na posiedzeniu w dniu 12 czerwca 2003 r. Komisja Społeczna ROC zaproponowała dofinansować kolonie ogółem dla 32. dzieci przyznając każdemu dziecku po 120 zł. Rada Osiedla Centrum dnia 12 czerwca 2003 r. w składzie pięcioosobowym podjęła uchwały w sprawie dofinansowania kolonii. Umowy zostały zawarte z Wykonawcami z pominięciem zapisów uchwały Rady Miasta Szczecina w sprawie polityki Miasta Szczecina wobec organizacji pozarządowych oraz zarządzenia nr 75/03 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie współpracy międzywydziałowej w kwestiach dotyczących organizacji pozarządowych.

Kontrola wykazała, że Wykonawcy przy rozliczeniu dotacji złożyli oświadczenia po terminach określonych w umowach: Parafia Najświętszego Serca Pana Jezusa "CARITAS" przy ul. Bogurodzicy 3 zobowiązana była rozliczyć wydatkowaną kwotę w terminie do 30 października 2003 roku, oświadczenie złożyła dnia 23 listopada 2003 roku, Świetlica Środowiskowa "Serduszka" przy ul. Kaszubskiej 20 termin rozliczenia miała do dnia 30 września 2003 roku, oświadczenie złożyła 15 października 2003 roku (pismo wpłynęło do ROC dnia 27 października 2003 roku), Stowarzyszenie Rodzin Katolickich Świetlica "Borowik" Parafii Rzymskokatolickiej pw. Św. Dominika przy ul. Ofiar Katynia 1 termin rozliczenia miało do dnia 30 października 2003 roku, oświadczenie złożono dnia 23 listopada 2003 roku, Zespół Świetlic Środowiskowych Stowarzyszenia Rodzin Katolickich przy ul. Pocztowej 22 zobowiązane było do rozliczenia wydatkowanej kwoty w terminie do dnia 30 września 2003 roku, oświadczenie złożono dnia 23 listopada 2003 roku, Parafia Rzymskokatolicka pw. Św. Jana Chrzciciela przy ul. Bogurodzicy 3a rozliczenia powinna dokonać do dnia 30 października 2003 roku do czasu zakończenia kontroli nie zostało przedłożone rozliczenie. Wg § 10 ust. 8 Karty Współpracy Miasta brak rozliczenia w ustalonym umową terminie lub podanie nieprawdziwych danych pozbawia daną organizację możliwości otrzymania dofinansowania z budżetu Miasta przez okres najbliższych 3 lat.

Kontrola wykazała również uchybienie w nieprzestrzeganiu przez BRM postanowień § 4 ust. 1 pkt. 1 zarządzenia Prezydenta Miasta nr 131/2002 z dnia 26 kwietnia 2002 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości, ponieważ od miesiąca września 2003 roku nie był płacony czynsz wynikający z umowy najmu z dnia 19 czerwca 1995 roku, za powierzchnie 11,33 m² wynikającą z różnicy powierzchni przyznanej lokalu (61,33 m²) a metrażem przekazywanych nieodpłatnie lokali użytkowych na cele statutowe (50 m²). Faktury z tytułu czynszu sprawdzano pod względem merytorycznym i zatwierdzano do wypłaty, choć były niezgodne z umową najmu. Biuro Rady Miasta za okres od września do grudnia 2003 roku nie zapłaciło z tytułu czynszu kwoty w wysokości brutto 115,56 zł.

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił Dyrektorowi Biura Rady Miasta, aby:

1. Dokonał korekty naliczanego czynszu w 2003 roku za najem lokalu użytkowego położonego w Szczecinie przy ul. Jedności Narodowej nr 42 zgodnie z umową najmu z dnia 19 czerwca 1995 roku,

2. Bezwzględnie przestrzegał zapisów dotyczących udzielania dotacji określonych w uchwale nr XIV/458/99 Rady Miasta Szczecina z dnia 11 października 1999 r. w sprawie polityki Miasta Szczecina wobec organizacji pozarządowych,

3. Uzupełnił sprawozdanie w zakresie udzielonych dotacji i złożył do Biura ds. Organizacji Pozarządowych Urzędu Miejskiego,

4. Dokonał rozliczenia udzielonych dotacji w celu zweryfikowania złożonych oświadczeń Wkonawców.