Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

W okresie od 17 do 28 maja 2004 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę przestrzegania, w Szkolnym Schronisku Młodzieżowym w Szczecinie, wybranych przepisów prawa pracy, wynikających z Działu X ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zwanej dalej Kodeksem Pracy lub kp ze szczególnym uwzględnieniem uregulowań prawnych dotyczących m.in. warunków pracy i działań prowadzonych w celu ich poprawy, wewnętrznych aktów legislacyjnych oraz realizacji zadań służby bhp i postanowień wydanych przez zewnętrzne organy kontroli warunków pracy. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 lipca 2004 r. przedstawiono ocenę badanych obszarów, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.
W wyniku kontroli stwierdzono, że na nieruchomość Schroniska założone były dwie księgi wieczyste o różnych numerach. W czerwcu 2001 r. Sąd Rejonowy  wydał, na wniosek kuratora, Postanowienie i zawiadomienie o założeniu księgi wieczystej Kw nr 108750 i dokonał w niej m. in. wpisu:(...)"dział II (właściciel): Skarb Państwa - w trwałym zarządzie Szkolnego Schroniska Młodzieżowego  w Szczecinie", co było niezgodne z decyzją Wojewody Zachodniopomorskiego na mocy której mienie Skarbu Państwa przekazano na rzecz Miasta Szczecin z dniem 01-01-1999 r. Ustalono, że nieruchomość posiadała drugą księgę wieczystą  Kw nr 128536, założoną na wniosek Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miejskiego, w której wpisane było m.in. "dział II (właściciel): Gmina Miasto Szczecin - trwały zarządca: Szkolne Schronisko Młodzieżowe w Szczecinie." W Wypisie  z Rejestru gruntów znajdował się zapis, że na nieruchomość przy ul. Monte Cassino 19 i 19a założone były dwie księgi wieczyste o numerach 108750 i 128530.
Wg § 35 pkt. 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, stanowiącego Załącznik do Zarządzenia nr 136/03 Prezydenta Miasta Szczecina  z dnia 19 marca 2003 r., prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem nieruchomościami Miasta, powiatu oraz Skarbu Państwa, a także regulacja stanów prawnych nieruchomości należało do zadań Wydziału Gospodarki Nieruchomościami.
Kontrola przedstawionych wewnętrznych aktów prawnych, m.in. statutu, regulaminu pracy i zarządzeń wykazała, że redagowane one były bez zachowania staranności legislacyjnej m.in. były niezgodne z aktualnym stanem prawnym, nie określały podstawy prawnej, nie zachowywano procedury wprowadzenia postanowień wewnętrznych, do wiadomości pracowników, potwierdzanego na piśmie. I tak np. obowiązujący od 01-01-2000 r. statut zawierał tylko zapis radcy prawnego: "Stwierdzono zgodność z prawem oświatowym. Obowiązuje z dniem
01-01-2000 r." oraz pieczątkę Wydziału Edukacji, Sportu i Turystyki Urzędu Miejskiego, ale był niezgodny z zapisem § 5 ust. 2 Załącznika Nr 2 do rozporządzenia MEN z dnia 28-09-1993 r. w sprawie rodzajów, organizacji i zasad działania publicznych placówek oświatowo-wychowawczych (Dz. U. Nr 95 poz. 434), wg którego statut nadawał organ prowadzący.
Również regulamin pracy, przedstawiony podczas kontroli, zawierał nieaktualne zapisy dotyczące czasu pracy, dni wolnych od pracy, wymiaru urlopów, innych praw  i obowiązków pracodawcy oraz pracowników, które wymienione były w art. 1041 kp stanowiącym katalog ustaleń zawartych w regulaminie. Pracodawca nie udostępnił też pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu określonych w art. 94 ust. 2b) kp oraz uprawnień związanych z rodzicielstwem zapisanych w dz. VIII znowelizowanego kodeksu pracy.
Nie było wykazu prac wzbronionych kobietom, wymaganego zapisem art. 1041 § 1 ust. 6), a sprecyzowanych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet. (Dz. U. z 1996 r. Nr 114 poz. 545 ze zm.).
Nie było opracowanych zasad przydziału, gospodarowania i ewidencjonowania środków ochron indywidualnych, odzieży i obuwia roboczego oraz środków higieny osobistej wymaganych zapisem art. 1041 §1 pkt. 1 kp zgodnych z zapisami określonymi w art. 2376÷9 kp, a także szczegółowymi zasadami przydzielania środków ochron indywidualnych określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia MPiPS z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bhp (j.t. Dz. U.  z 2003 r. Nr 169 poz. 1650). Wg § 2 ust. 1 pkt. 15 rozporządzenia w sprawie służby bhp doradztwo w zakresie doboru najwłaściwszych środków ochrony zbiorowej  i indywidualnej należało do zadań służby bhp.
W toku kontroli ustalono, że w Schronisku, dla zapewnienia całodobowej obsługi placówki, podpisywano umowy cywilno-prawne zamiast umów o pracę, co było niezgodne z zapisem art. 22 § 12 kp stanowiącym, że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilno-prawną przy zachowaniu warunków określonych w art. 22 § 1 kp wg, którego wykonywanie za wynagrodzeniem pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu  i czasie wyznaczonym przez pracodawcę jest nawiązaniem stosunku pracy  i zatrudnieniem, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Spowodowane to było zbyt małą ilością etatów recepcjonistów. Coroczne Projekty organizacyjne, określające wielkość zatrudnienia, zatwierdzane były przez organ prowadzący, czyli Wydział Oświaty i Kultury Fizycznej, po zaopiniowaniu przez Kuratorium.
Na podstawie przedstawionych w protokole kontroli wyliczeń oszacowano, że minimalny stan zatrudnienia na stanowisku recepcjonisty powinien wynosić 5 pełnych etatów niezbędnych dla zapewnienia całodobowej i całorocznej obsługi Schroniska.
Wątpliwości kontroli budził fakt zatrudniania kolejnych dyrektorów Schroniska  w wymiarach: 1,4 etatu oraz 1,2 etatu, tzn. tak jak na stanowiskach nauczycielskich określonych w art. 42 ust. 3 Karty Nauczyciela, zamiast zgodnie z art. 1514 § 1 kp stanowiącym, że pracownicy zarządzający zakładem pracy wykonują pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia z tytułu pracy
w godzinach nadliczbowych. W pkt. 2.2 Statutu Schroniska, określającym kompetencje dyrektora, nie było zapisu, że prowadzi on zajęcia dydaktyczne, wychowawcze lub opiekuńcze, a zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia MEN z dnia  13-08-1999 r. w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru pedago-gicznego (...) (Dz. U. Nr 67 poz. 759) do obowiązków dyrektora placówki należało sprawowanie nadzoru pedagogicznego bez zajęć dydaktycznych, wychowawczych czy opiekuńczych.

W wyniku kontroli stwierdzono naruszenie obowiązku pracodawcy zapisanego w art. 15 kp, który stanowił, że był on obowiązany zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Dotyczyło to m.in. wyposażenia pracowników zatrudnionych na stanowiskach z elektronicznymi monitorami ekranowymi w okulary korygujące wzrok (lub refundacja kosztów zakupu okularów), udostępnienia instrukcji bezpiecznej obsługi urządzeń technicznych, ocenienia  i udokumentowania, a także poinformowania pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą oraz przeprowadzania badań i pomiarów czynników szkodliwych.
Obowiązek zapewnienia okularów korygujących, jeżeli wynik badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykazał potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze komputera wynikał z zapisu § 8 rozporządzenia MPiPS z dnia 01 grudnia 1998 r. w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. nr 148 poz. 973). Ustalono, że podczas badań lekarskich prowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, lekarze ze szpitala miejskiego nie kierowali pracowników na specjalistyczne badania okulistyczne, co było warunkiem przydzielenia i refundacji zakupionych okularów.
Obowiązek opracowania instrukcji bezpiecznej obsługi na stanowiskach wyposażonych w elektronarzędzia, wynikał z § 41 ust. 1 pkt. 1 wg, którego pracodawca winien udostępnić pracownikom aktualne, szczegółowe instrukcje dotyczące bezpieczeństwa na poszczególnych stanowiskach pracy m.in. przy obsłudze urządzeń technicznych takich jak wiertarka, szlifierka, kosiarka i in. Instrukcje bhp winny być opracowane przy współudziale i zaopiniowane przez służbę bhp zgodnie z § 2 ust. 1 pkt. 10 rozporządzenia w sprawie służby bhp.

Kontrola ustaliła ponadto, że pracownicy Szkolnego Schroniska Młodzieżowego, co prawda, byli poinformowani o ryzyku zawodowym, ale było ono opracowane niezgodnie z warunkami i zagrożeniami na stanowiskach pracy  w Schronisku, co wynikało m.in. z faktu, że ryzyko zawodowe ocenił, oszacował  i udokumentował zespół nie posiadający właściwych kompetencji określonych  w pkt. 6 Polskiej Normy PN-N-18002, na którą powołano się w Zarządzeniu  Nr 1/2003 Dyrektora Schroniska. Wg Polskiej Normy ocenę ryzyka przeprowadzać miał zespół w skład, którego wchodził m.in. pracodawca oraz pracownicy znający  i rozumiejący zasady oceny ryzyka zawodowego, którzy potrafili formułować propozycje działań korygujących. W przedstawionej dokumentacji, oprócz licznych błędów merytorycznych i nieprawidłowości, nie było oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy: recepcjonista i kierowca-konserwator.
Obowiązek dokonania i udokumentowania ryzyka zawodowego oraz zastosowania niezbędnych środków profilaktycznych, a także poinformowania pracowników  o wynikach opracowania związanych z występowaniem czynników szkodliwych, niebezpiecznych lub w warunkach uciążliwych był wymagany zapisem art. 226 kp oraz § 39 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (j.t. Dz. U.  z 2003 r. nr 169 poz.1650).
W zakresie technicznego bezpieczeństwa pracy stwierdzono też, że ostatnie badania i pomiary instalacji gazowej przeprowadzone były w 2000 r., co było sprzeczne z art. 62 ust. 1 i 1a ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane  (j.t. Dz. U. z 2003 r. Nr 207 poz. 2016) stanowiącym, że obiekty budowlane powinny być w czasie użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę okresowej kontroli stanu technicznego, co najmniej raz w roku, zgodnie z podanym wyszczegól-nieniem, w tym instalacji gazowej. Kontrole prawidłowości prowadzonych okresowych kontroli utrudniał brak właściwych wpisów w Książce obiektu budowlanego, wymaganych zapisem art. 64 ust. pkt. 1 wg, którego właściciel lub zarządca był obowiązany prowadzić dla każdego obiektu budowlanego książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy,  w okresie użytkowania obiektu budowlanego.  Wg § 2 ust. 1 pkt. 13 rozporządzenia w sprawie służby bhp przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp należały do zadań służby bhp.

Kontrola stwierdziła brak właściwego nadzoru nad realizacją obowiązku prowadzenia szkoleń z zakresu bhp. Mimo, że 6. pracowników z 8. zatrudnionych posiadało zaświadczenia o odbyciu szkolenia wstępnego i podstawowego, a dwóm pracownikom nie upłynął jeszcze termin wymagalności, tj. 6 m.-cy od zatrudnienia, to terminy ich realizacji były niezgodne z postanowieniami § 13 ust. 1 pkt. 7. rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie szczegółowych zasad szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 1996 r. Nr 62 poz. 285), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie szkoleń. W Szkolnym Schronisku Młodzieżowym nie było opracowanych zasad i trybu przeprowadzania szkoleń
z zakresu bhp, w którym określona byłaby częstotliwość i czas trwania, wymaganego postanowieniami § 16 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie szkoleń, wg którego pracodawca winien określić częstotliwość, czas trwania i termin przeprowadzenia szkoleń. Wg § 2 ust. 1 pkt. 16. rozporządzenia w sprawie służby bhp zadaniem jej była współpraca w celu zapewnienie odpowiedniego poziomu szkoleń i adaptacji zawodowej nowo zatrudnianych. Ponieważ szkolenia z zakresu bhp prowadzone były w Zachodniopomorskim Centrum Edukacyjnym, tym bardziej wskazane było ustanowienie zasad, trybu kierowania na szkolenia wstępne oraz częstotliwości  i terminów przeprowadzania szkoleń okresowych. Należało to do zadań służby bhp sprecyzowanych zapisem § 2 ust. 1 pkt. 16 rozporządzenia w sprawie służby bhp.

W toku kontroli prawidłowości prowadzenia badań profilaktycznych ustalono,  że 8. pracowników, co stanowiło 100% zatrudnienia, posiadało aktualne zaświadczenia o braku przeciwwskazań do zatrudnienia na zajmowanym stanowisku, zgodnie z postanowieniami rozporządzenia MZiOS z dnia 30-05-1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników (...) do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. z 1996 r. nr 69 poz. 332 ze zm.). Nowo zatrudniani pracownicy posiadali jednak zaświadczenia lekarskie z datą późniejszą niż data podpisania umowy o pracę, a badania okresowe w 4. przypadkach przeprowadzono po upływie terminu ważności, co było sprzeczne z art. 229 § 4 kp stanowiącym, że pracodawca nie mógł dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Przedłożone, do celów kontrolnych, rejestry wypadków przy pracy, w drodze do/z pracy oraz chorób zawodowych prowadzone były bez wymaganej staranności  i posiadały luki informacyjne. Obowiązek prowadzenia, przez pracodawcę, rejestru wypadków przy pracy wynikał z zapisu art. 234 § 3 kp, a rejestru zachorowań  i podejrzeń o powstanie chorób zawodowych z art. 235 § 4 kp. Obowiązek prowadzenia całej dokumentacji dotyczącej zdarzeń objętych ochroną ubezpieczeniową ZUS nałożony był na pracodawcę zapisem § 7 rozporządzenia MPiPS z dnia 28-05-1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji  w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników (Dz. U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.). Wg § 2 ust. 1  pkt. 12) rozporządzenia w sprawie służby bhp prowadzenie rejestrów, przechowywanie i kompletowanie dotyczących wypadków przy pracy i chorób zawodowych należało do zakresu działania służby bhp.

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane z funkcjonowaniem służby bhp polegające m.in. na nie realizowaniu zadań określonych w § 2 rozporządzenia w sprawie służby bhp zgodnie z corocznie podpisywanymi,  z Zachodniopomorskim Centrum Edukacyjnym, umowami o wykonywanie zadań służby bhp, w tym skatalogowanych poniżej:

• przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania bhp, wg ust.1. pkt.1,
• bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach wraz  z wnioskami zmierzającymi do ich usuwania, wg § 2 ust. 1. pkt. 2,
• sporządzanie i przedstawianie, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bhp, wg § 2 ust. 1. pkt. 3,
• udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bhp, wg § 2 ust. 1. pkt. 9,
• opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bhp, wg § 2 ust. 1. pkt. 10,
• prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy i chorób zawodowych, wg § 2 ust. 1. pkt. 12,
• przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wg § 2 ust. 1. pkt. 12,
• doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bhp, § 2 ust. 1. pkt. 13,
• udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, wg § 2 ust. 1. pkt. 14,
• doradztwo w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach, na których występują warunki uciążliwe (komputery), wg § 2 ust. 1. pkt. 15,
• doradztwo w zakresie doboru najwłaściwszych środków ochrony indywidualnej, wg § 2 ust. 1. pkt. 15,
• współpraca w zakresie organizowania szkoleń  z zakresu bhp, wg § 2 ust. 1. pkt. 16,
• współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami (badania specjalistyczne), wg § 2 ust. 1. pkt. 19.

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił Dyrektorowi Szkolnego Schroniska Młodzieżowego, aby:

1. Wyjaśnił i uporządkował stan prawny własności zarządzanej nieruchomości.
2. Uaktualnił, zatwierdził i wprowadził do stosowania Statut Schroniska.
3. Uaktualnił i wprowadził do stosowania Regulamin Pracy Schroniska wraz
   z załącznikami:
   a) wykaz prac wzbronionych kobietom,
   b) zasady przydzielania, gospodarowania i ewidencjonowania oraz tabele norm przydziału środków ochron indywidualnych, odzieży i obuwia roboczego,
   c) zasady prowadzenia szkoleń z zakresu bhp,
   d) zasady refundacji zakupu okularów korygujących wzrok na stanowiskach wyposażonych w elektroniczne monitory ekranowe.
4. Ustalił i zatwierdził wielkość zatrudnienia w Schronisku zgodną z organizacją
   i działalnością statutową Schroniska.
5. Zatrudniał pracowników zgodnie z wymogami kodeksu pracy.
6. Nie dopuszczał do pracy pracowników nie posiadających aktualnego orzeczenia
   o braku przeciwwskazań do zatrudnienia.
7. Wyjaśnił, ze Zleceniodawcą - szpitalem miejskim, sprawę kierowania pracowników, wykonujących pracę na stanowiskach wyposażonych w komputery, na specjalistyczne badania okulistyczne w celu uzyskania informacji, czy istnieje potrzeba stosowania okularów korygujących wzrok.
8. Wyegzekwował od pracowników służby bhp Zachodniopomorskiego Centrum Edukacyjnego realizację zadań określonych w rozporządzeniu w sprawie służby bhp, zgodnie z zawartą umową.
9. Opracował i udokumentował ryzyko zawodowe na stanowiskach pracy: recepcjonista, kierowca-konserwator, pracownik administracyjno-biurowy zatrudniony na stanowisku wyposażonym w elektroniczny monitor ekranowy zgodnie ze stanem faktycznym.
10. Opracował i udostępnił instrukcje bezpiecznej obsługi dla wszystkich elektronarzędzi znajdujących się na wyposażeniu stanowiska konserwatora.
11. Przeprowadził pomiary i badanie szczelności instalacji gazowej.
12. Przy przeprowadzaniu pomiarów i badań na podstawie umów zlecenia,  z osobami posiadającymi odpowiednie uprawnienia, wymagał wydania oceny, że instalacja jest sprawna i nadaje się do dalszej eksploatacji.
13. Przeprowadził pomiar i badanie stężenia tlenku węgla w pomieszczeniach,  w których znajduje się instalacja gazowa.
14. Zapisy w Książce obiektu budowlanego prowadził zgodnie z wytycznymi.