Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził w dniach od 06.10.2004 r. do 05.11.2004 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 11 w Szczecinie zw. w dalszej treści Przedszkolem, w zakresie gospodarki finansowo - księgowej przedszkola za 2004 rok. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 grudnia 2004 r. przedstawiono ocenę gospodarki finansowo-księgowej Przedszkola, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.
Działalność statutowa przedszkola była realizowana w oparciu o środki finansowe przyznane uchwałą nr XIX/342/04 z dnia 29.03.2004 r., którą Rada Miasta Szczecina zatwierdziła budżet Miasta Szczecina na rok 2004, tj. przychody w kwocie 613.000 zł, w tym dotacja budżetowa w kwocie 434.000 zł, wydatki w kwocie 618.000 zł. Podczas działalności za okres od 01.01.04 do 30.06.04 dotacja budżetowa została wykonana w kwocie 275.000 zł stanowiącej 63,3 % planu pierwotnego. Przychody z tytułu odpłatności rodziców wyniosły 86.859 zł , tj. 49,2 % planu pierwotnego. Wydatki wyniosły kwotę 282.932 zł, tj. 49,8 % planu pierwotnego. 
        W wyniku kontroli ustalono, że st. intendent p.o. kasjera zatrudniony w przedszkolu od 01.02.2000 r. do 26.08.2004 r. dokonał w roku 2004 przywłaszczenia powierzonego mienia w kwocie 17.404,80 zł. O fakcie tym pismem z dnia 23.08.2004 r. Dyrektor przedszkola powiadomiła Wydział Oświaty i Kultury Fizycznej. Następnie dnia 26.08.2004 r. skierowała do prokuratury zawiadomienie o popełnieniu przez st. intendenta przestępstwa poprzez dokonanie zaboru środków pieniężnych w kwocie 17.000 zł. Kontrola wykazała, że przywłaszczenie pieniędzy przez st. intendenta wystąpiło również w 2003 r. Wynikało to z dokumentów księgowych, w tym z wydruku za okres od 01.01.2003 r. do 31.12.2003 r. konta 240-03 "Domar", na którym m. innymi zaksięgowano niedobór gotówki w kasie w kwocie 15.969,79 zł (Poz. 17 raportu kasowego nr 13 z 31.05.2003 r.), o którym wg wyjaśnień dyrektor przedszkola nie wiedziała . Ponadto, na koncie tym zaksięgowano także zrealizowany czek nr 0006642497 na kwotę 2.000 zł pobrany dnia 14.05.2003 r. z rachunku FŚS, który nie był ewidencjonowany w raporcie kasowym. Z końcem roku 2003 saldo ww. konta stanowiące o wysokości zawłaszczonych kwot przez st. intendenta po wyksięgowaniu kwoty 13.300 zł (PK nr 271/12/03), stanowiło saldo "0". Saldo na dzień 31.10.2004 r. ewidencji konta 240-03 "Domar" wynosiło kwotę 9.058,17 zł, wskazującą na wysokość zawłaszczenia przez st. intendenta kolejnej kwoty, o czym nie została zawiadomiona prokuratura.
        W toku kontroli ustalono, że gł. księgowy w celu nie wykazywania na dzień bilansowy salda konta 240-03 "Domar", które stanowiłoby o wysokości pobranych kwot przez st. intendenta dokonała przeksięgowania (PK nr 271/12/03), którym zmniejszyła zobowiązanie wobec Załom Dom Service o kwotę zawłaszczenia przez st. intendenta (13.300 zł). Było to sprzeczne z art. 20 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (t. J. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej ustawą o Rach., wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Naruszone zostały przepisy art. 4 oraz art. 24 ustawy o rach. , wg których jednostki obowiązane były stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy a także, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Uznaje się je za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 
        Kontrola wykazała ponadto zawłaszczenie przez st. intendenta kwoty 3.206,19 zł, z tyt. wielokrotnego wypłacania pieniędzy na opłacanie tych samych faktur. W przypadku realizacji 3. f-r (nr 843/04N/03, nr 950/05N/03, nr 2658/12N/02) wystawionych przez f-mę "MARIAN" Cukiernia-Piekarnia na łączną kwotę 759,90 zł, dwukrotnie dokonano wypłaty gotówki z kasy, tj. dnia 06.01.04 dowodem KW nr 2/01/04, do którego brak było załączonych faktur oraz w raportach kasowych nr 31/12/2002 - kwota 188,23 zł, nr 11/04/2003 - kwota 317,26 zł oraz nr 12/05/2003 - kwota 254,41 zł. W przypadku realizacji 1. f-ry nr 2502/01/05/04 wystawionej przez Hurtownię INA na kwotę 563,54 zł, dokonano jednokrotnej wypłaty gotówki z kasy wg dokumentacji zawartej w raporcie kasowym nr 10/2004, jak również dokonano ponownej zapłaty przelewem bankowym nr 16 z września 2004 r., po otrzymaniu od tej firmy dnia 30.08.2004 r. duplikatu ww. faktury. W przypadku 3. f-r (nr 045/H/04/03, nr 040/H/04/03, nr 047/H/04/03) wystawionych w 2003 r. przez H. E. HYGENA System s. c. na łączną kwotę 1.046,07 zł, w odniesieniu do f-ry na kwotę 836,68 zł trzykrotnie pobierano pieniądze, w tym dokonano dwukrotnej wypłaty gotówki z kasy co zostało udokumentowane w raportach kasowych nr 10/2003 i nr 10/2004, jak również przelewem bankowym z dnia 29.11.2004 r. W odniesieniu do f-r na kwoty 68,80 zł i 140,59 zł dokonano jednokrotnej wypłaty gotówki z kasy, co zostało udokumentowane w raporcie kasowym nr 10/2003 oraz zapłacono przelewem bankowym z dnia 29.11.2004 r. Potwierdza to ponadto uzyskana w dniu 02.11.2004 r. odpowiedz od firmy H. E. HYGENA System s. c. na wystosowane przez Dyrektora pismo dnia 28.10.2004 r.,
z którego wynikało, że przedszkole nie zapłaciło za ww. f-ry. O łączną kwotę 3.206,19 zł powstałą z tytułu wielokrotnego wypłacania przez st. intendenta pieniędzy na opłacenie tych samych f-r, należałoby zwiększyć do łącznej wysokości 29.669,16 zł kwotę zawłaszczoną przez st. intendenta.
        Stwierdzono również inne przykłady nieprawidłowego udokumentowania operacji kasowych. W raporcie kasowym nr 3/04 za okres od 01.01.04 do 20.02.04 wg poz. 4, 5, 11 zaksięgowany został rozchód z kasy w łącznej kwocie 860,00 zł bez załączonych dokumentów źródłowych. Załączono jedynie: dowód kasowy KW nr 4/02/04 na kwotę 200,00 zł, KW nr 5/02/04 na kwotę 300,00 zł, KW nr 6/02/04 na kwotę 360 zł, w których m. innymi była lakoniczna adnotacja ”Faktury” oraz pokwitowania otrzymującego gotówkę. Brak było natomiast podpisu dyrektora przedszkola jako osoby zatwierdzającej. Kwoty te dotyczyły zapłaty przedstawicielowi f-my MARIAN Cukiernia-Piekarnia za wyżywienie - nie wiadomo jednak za które f-ry, co wynikało również z wyjaśnień dyrektora przedszkola. 
        W toku kontroli ustalono, że st. intendent dokonywała zakupów z wpływów gotówkowych za przedszkole. Pobieranie gotówki na zakupy nie było udokumentowane, gdyż nie był wystawiany dowód ”Wniosek o zaliczkę”, ani nie była udzielana stała zaliczka. Powyższe było sprzeczne z ustaleniami art. 24 ustawy o rach., który m. innymi stanowił, że “Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym m-cu dowody księgowe”. Niezgodne to było również z ustaleniami Instrukcji kasowej przedszkola, w której m. innymi określono, że dowód wypłaty zatwierdza kierownik jednostki, a wg ustaleń dot. Raportu kasowego “Pracownik księgowości dokonuje sprawdzenia wszystkich dokumentów i operacji pieniężnych pod względem formalno-rachunkowym, potwierdzając to swoim podpisem w rubryce “kontrola”. Raport kasowy podlega następnie kontroli merytorycznej przeprowadzonej przez gł. księgowego i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki”.
        W toku kontroli stwierdzono, że w bilansie za rok 2003 nie został wykazany brak należności w kwocie 13.300 zł dotyczący ww. "rozliczeń" z st. intendentem. Ponadto w bilansie rocznym jak i w Rb-30 zostały wykazane zaniżone należności z tytułu odpłatności za przedszkole w kwocie 4.213,40 zł, które wg karty kontowej konta 210-02 "Odpłatności za przedszkole" wynosiły kwotę 8.513,40 zł. 
        Ustalono również, że wg wydruku karty kontowej konta 210-02 stan zaległości z tyt. odpłatności za przedszkole na dzień 30.09.2004 r. wynosił 5.910,69 zł, natomiast w wykazie zadłużenia za przedszkole na dzień 30.09.2004 r. sporządzonym przez gł. księgowego stan zaległości został wykazany w kwocie 5.533,40 zł, a wg tabeli Zestawienie zadłużeń sporządzonej przez Dyrektora przedszkola podczas kontroli (opracowanej na podstawie złożonych wyjaśnień od rodziców) wynikało, że na 18. rodziców sklasyfikowanych jako "zalegających", faktyczne zaległości dotyczyły tylko 5. rodziców. 
        W bilansie rocznym niezgodnie z danymi księgowymi zostały wykazane zobowiązania z tyt. dostaw i usług dotyczących f-r za c. o. i wodę wystawionych przez f-mę Załom Dom Service w kwocie 19.334,21 zł, które po zaksięgowaniu PK nr 9/01 zostały zwiększone do kwoty 36.315,99 zł. 
        W Rb-30 za 06/04 niezgodnie z danymi księgowymi zostały wykazane dochody z najmu w kwocie 2.774 zł, które wg wydruku konta Analityka kont 760-02 oraz wydruku " Zestawienie obrotów i sald za 06/04" (saldo Ma konta 760-020) faktycznie wyniosły kwotę 1.120,90 zł. 
        W Rb-30 za 06/04 niezgodnie z danymi księgowymi zostały wykazane również wydatki dot. zakupu materiałów żywieniowych w kwocie 26.420 zł, które wg ewidencji analitycznej § 801-80104-4220-01 faktycznie zostały wykonane w kwocie
24.043,14 zł.
Powyższe było niezgodne z art. 20 ustawy o rach., wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym a podstawą zapisów w księgach rachunkowych winny być dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Naruszone zostały również wyżej cytowane przepisy art. 4 oraz art. 24 ustawy o rachunkowości. Dokonywanie ww. operacji księgowych było również sprzeczne z ustaleniami ww. Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych przedszkola, wg której dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.
Powyższe sprzeczne było ponadto z przepisem art. 77 ustawy o rach. , wg którego prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy lub podawanie w księgach nierzetelnych danych, a także zawarcie w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych stanowi naruszenie ww. artykułu i zagrożone jest odpowiedzialnością karną. 
        Według art. 4 ust. 5 ustawy o rach. kierownik jednostki ponosi odp. za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tyt. nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości (z wyłączeniem odp. za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W aktach osobowych gł. księgowego znajdowało się Oświadczenie z dnia 31.08.2002 r. podpisane przez gł. księgowego o treści cyt. "Na podstawie art. 28 a ust. 2 i art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 ze zm.) w związku z art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości oświadczam, że znane mi są obowiązki nałożone na gł. księgowego jednostki sektora finansów publicznych w zakresie rachunkowości, finansów i kontroli wewnętrznej oraz, że
w związku z zatrudnieniem na ww. stanowisku przyjmuję do wykonywania".
        Wykazanie w sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w myśl przepisów zawartych w art. 138 ust. 1 pkt. 14 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 ze zm.) zwanej dalej uofp. 
        W toku kontroli ustalono, że księgowość przedszkola prowadzona była w sprzeczności z przepisem § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r. , w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ...(Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.), który stanowił, że "Jednostki prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu". 
        W wyniku kontroli stwierdzono, że przy realizacji 2. umów najmu pomieszczeń na łączną kwotę 2.196 zł, wystąpiły 3 przypadki nie dokonania wpłaty przez najemcę oraz 10 przypadków dokonywania przez najemców wpłat z opóźnieniem, co było niezgodne z ustaleniami § § 4, 6, umów najmu, wg których czynsz winien być płatny do 10. każdego m-ca. W każdym z 13. przypadków nie naliczano odsetek ustawowych, co było niezgodne z ustaleniami § § 4 i 6 umów, wg których w razie zwłoki w uiszczaniu czynszu wynajmujący miał prawo naliczenia odsetek zgodnie z obowiązującymi przepisami. Powyższe było niezgodne z przepisem § 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r. , w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ...(Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.), który stanowił, że odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Sprzeczne to było ponadto z ustaleniami Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych przedszkola, według których Intendent wystawia wezwanie w wypadku nieuregulowania należności, najpóźniej w okresie 14. dni od upływu terminu zapłaty.
Zaniechanie prawidłowego ustalenia należności przez jednostkę samorządu terytorialnego skutkowało naruszeniem przepisu art. 138 ust.1 pkt.1 u o f p, według którego naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie ustalenia należności przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz ustalenie jej w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego wyliczenia. 
        W toku kontroli stwierdzono również, że Przyjęte zasady rachunkowości przedszkola nie zawierały wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rach. Dotyczyło to np. braku opisu systemu informatycznego z wykazem programów oraz braku zasad stosowania użytkowanych programów z pisemnym stwierdzeniem o dopuszczeniu programu do stosowania.

W związku z ww. nieprawidłowościami Prezydent Miasta Szczecina zalecił dyrektorowi przedszkola:

1. Ustalić rzeczywisty stan majątku i dokumentacji przedszkola.
2. W przypadku stwierdzonych, innych niż w wystąpieniu pokontrolnym nieprawidłowości, rozliczyć je formalnie i personalnie.
3. Doprowadzić ewidencję księgową jednostki do rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
4. Po dokonaniu ww. czynności skorygować sprawozdania finansowe i budżetowe.
5. Uzgodnić zaległości z tyt. odpłatności za przedszkole, uzgodnić konto 760-02- dochody z najmu, uzgodnić wydatki § 4220 - zakup materiałów żywieniowych.
6. W przypadku opłacania przez kontrahentów czynszu z opóźnieniem naliczać i ewidencjonować odsetki w terminach określonych odpowiednimi przepisami. Naliczyć ww. odsetki za rok 2004 i obciążyć nimi kontrahentów.
7. Uaktualnić regulaminy wewnętrzne przedszkola wg obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie.
8. W ramach kontroli finansowej zaprowadzić procedury zapewniające prawidłowy nadzór nad dysponowaniem środkami pieniężnymi przedszkola.

        W wyniku przeprowadzonej kontroli w dniu 11 stycznia 2005 r. Prezydent Miasta Szczecina skierował do Komendy Policji w Szczecinie Dąbiu - prowadzącej śledztwo w sprawie przywłaszczenia środków pieniężnych w Przedszkolu Publicznym Nr 11 - zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przez st. intendenta przestępstwa przywłaszczenia środków pieniężnych w kwocie 29.798 złotych.

        Z uwagi na ww. nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecina w dniu 19 stycznia 2005 roku skierował ponadto do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Szczecinie zawiadomienie o ujawnieniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 11 w Szczecinie.