Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 11 w Szczecinie zw. w dalszej treści Szkołą w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za rok 2005.

        W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08.03.2006 r. przedstawiono ocenę wskazując na wystąpienie poniżej opisanych nieprawidłowości.

        Wydatki szkoły zrealizowane w 2005 r. po uwzględnieniu zmian do planu  wyniosły ogółem kwotę 3.507.796 zł, co stanowiło 117,5 % środków określonych  pierwotnie  w budżecie Miasta i planie finansowym w kwocie 2.986.247 zł. Środki wydatkowano przede wszystkim na zadania z zakresu oświaty i wychowania (dział 801) w wysokości 3.100.635 zł (88,4 % ogółu), w tym na szkoły podstawowe (rozdział 80101) kwotę 2.885.393 zł. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z nieprzestrzeganiem niektórych przepisów dotyczących rachunkowości, wynagrodzeń, warunków podpisywanych umów z wykonawcami robót, zamówień publicznych, nie ewidencjonowaniem i nie rozliczaniem materiałów  wykorzystywanych do remontów pomieszczeń szkoły.

        Kontrola ustaliła, że w trakcie realizacji remontu  "Malowanie korytarza na II p., sali 202, 204, 207 oraz sali gimnastycznej. Przygotowanie podłoża do malowania. Malowanie sufitów i ścian farbą emulsyjną. Malowanie ścian, stolarki okiennej i drzwiowej farbą olejną. Malowanie konstrukcji stalowej krat w oknach na sali gimnastycznej” wystąpiły nieprawidłowości polegające przede wszystkim na realizowaniu zapłaty f-r częściowych, nieprzestrzeganiu niektórych postanowień umowy odnośnie wykonania przedmiotu umowy z własnych materiałów – zapłata f-ry nr 01/11/05 z 16.11.2005 r. obejmującej wartość materiałów zużytych do remontu sali 202 i 207, do których  materiały zostały  zakupionych również przez Radę Rodziców, braku odbioru wykonanych prac oraz braku kosztorysu.   

Powyższe dotyczyło umowy nr 3/05 z dnia 20.03.2005 r. z określonym wynagrodzeniem ryczałtowym w wysokości 9.882 zł brutto (w tym materiały wykonawcy), terminem wykonania przedmiotu umowy na 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania pomieszczeń, którą dyrektor szkoły zawarła z f-mą "ALTERNATYWA" wybraną w wyniku dokonanego postępowania, tj. analizy rynku.

        Stwierdzono, że szkoła przekazała wykonawcy wynagrodzenie z rachunku dochodów własnych w łącznej kwocie 9.882 zł wg f-r częściowych wystawionych przez wykonawcę, tj. nr 1/05/05 z dnia 17.05.2005 r. na kwotę 2.135 zł, nr 1/06/05 z dnia 08.06.2005 r. na kwotę 1.952 zł, nr 01/10/05 z dnia 04.10.2005 r. na kwotę 1.952 zł oraz nr 01/11/05 z dnia 16.11.2005 r. na kwotę 3.843 zł, co było niezgodne z § 3 i 10 umowy nr 3/05,  wg których zapłata powinna zostać zrealizowana na podstawie f-ry końcowej za wykonane i odebrane roboty będące przedmiotem odbioru końcowego. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor szkoły stwierdziła, że ponieważ wynagrodzenie realizowane było z rachunku dochodów własnych, a środki te wpływają na konto szkoły cyklicznie, wykonawca wyraził zgodę na wynagrodzenie częściowe na podstawie f-r wystawianych cyklicznie.

        W toku kontroli ustalono również, inne nieprawidłowości związane z realizacją ww. umowy, tj. brak pełnej dokumentacji, w tym protokołu przekazania pomieszczeń szkoły, protokołu odbioru prac – z „Protokołu z przeglądu z dnia 04.03.2005 r.” podpisanego przez komisję bez udziału wykonawcy wynikało, że komisja dokonała odbioru wyremontowanych pomieszczeń: ścian na korytarzu II p. , w salach m. innymi  202 (adnotacja sala nr 202 w dalszym ciągu remontowana) i 207, tj.  w czasie przed podpisaniem umowy nr 3/05 z dnia 20.03.2005 r. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor stwierdziła, że „prace wykonywane w salach 202, 207 dotyczyły tylko i wyłącznie wykonawstwa bez zaangażowania własnych materiałów, które to materiały zostały zakupione przez Radę Rodziców (przy zawieraniu umowy kierownik adm. gosp. nie sprecyzowała § 7 w umowie nr 3/05)”.

Wyjaśnienie dyrektora szkoły było sprzeczne z treścią f-ry nr 01/11/05 z dnia 16.11.2005 r. na kwotę 3.843,00 zł, która została wystawiona przez wykonawcę i opłacona przez szkołę m. innymi za remont sali  202 i 207  łącznie z materiałami.

        Brak pełnej dokumentacji związanej z realizacją remontu dot. również braku kosztorysu  - w dokumentacji szkoły znajdował się jedynie „dokument roboczy” bez podpisu z wykazaną wartością  robót na łączna kwotę 9.882 zł, jak i poszczególnych pomieszczeń, sporządzony wg danych zgodnych z „Cennikiem prac remontowych  podpisanym przez przedstawiciela f-my ALTERNATYWA” – przykład malowanie sufitów farbą emulsyjną 1 m 2 – 5 zł bez podatku VAT. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor stwierdziła, że szkoła nie poniosła żadnych kosztów na zakup materiałów dla wykonawcy, który wykonywał prace remontowe na podstawie zawartych umów nr 2/05 i 3/05.

        W trakcie realizacji umowy nr 2/05 z dnia 06.01.2005 r. na malowanie korytarza I p. (zakres prac ujęty w Notatce służbowej z postępowania o udzielenie zamówienia do kwoty 6.000 EURO) z określonym wynagrodzeniem ryczałtowym w wysokości 8.000 zł brutto (w tym materiały wykonawcy), terminem wykonania przedmiotu umowy na 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania pomieszczeń,  którą dyrektor szkoły zawarła z f-mą "ALTERNATYWA" wybraną bez dokonanego postępowania, tj. analizy rynku stwierdzono, że szkoła przekazała wykonawcy wynagrodzenie z rachunku podstawowego w łącznej kwocie 7.999,54 zł wg faktur częściowych wystawionych przez wykonawcę, tj. nr 1/01/05 z dnia 19.01.2005 r. na kwotę 4.123,60 zł i nr 2/02/05 z dnia 08.02.2005 r. na kwotę 3.875,94 zł, co było niezgodne z § 3 i 10 umowy nr 2/05, które stanowiły, że zapłata będzie zrealizowana na podstawie f-ry końcowej za wykonane i odebrane roboty będące przedmiotem odbioru końcowego. Oprócz ww. umowy, faktur, notatki służbowej z postępowania o udzielenie zamówienia do kwoty 6.000 EURO oraz cennika prac remontowych z dnia 04.01.2005 r. z pieczątką ww. wykonawcy (brak podpisu) w szkole brak było innej dokumentacji, w tym kosztorysu.

        W objętej badaniem dokumentacji wynagrodzeń 24. pracowników szkoły, na łączną kwotę 368.870,00 zł stanowiącą 16,8 % ogólnej kwoty wynagrodzeń w wysokości 2.200.143,77 zł, stwierdzono 1 przypadek nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń, co spowodowało nadpłatę w wysokości łącznej  337,90 zł (brutto). Nadpłata wynikała z przyznania od dnia 01.01.2005 r. dodatku (25 % od wynagrodzenia zasadniczego) z tytułu powierzenia obowiązków kasjera samodzielnemu referentowi zatrudnionemu w wymiarze ¾ etatu. Nadpłata powstała w wyniku naliczenia dodatku w kwocie 335,50 zł brutto miesięcznie za m-c styczeń, marzec, kwiecień oraz w kwocie 170,14 zł za m-c luty - zwolnienie chorobowe  (od 01.01.2005 r. do 31.04.2005 r. w łącznej kwocie 1.176,64 zł), podczas gdy przysługiwał dodatek w kwocie 251,62 zł na m-c, w tym za m-c luty w kwocie 83,88 zł.  Sprzeczne to było z ustaleniami art. 5 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionymi w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin, wg którego pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę.

        Nieprawidłowości stwierdzono też, w zakresie nie obejmowania gospodarką magazynową materiałów budowlanych kupowanych do remontów pomieszczeń wykonywanych przez  pracowników obsługi szkoły.  Dotyczyło to sytuacji, gdzie do remontu szatni szkolnej, remontu pomieszczeń bloku sportowego szkoły, w tym szatni, pomieszczenia kuchni zwanego w szkole „obierakiem”, m. innymi zostały wbudowane materiały na  łączną kwotę 3.880,28 zł (wg f-r zaewidencjonowanych w raportach kasowych: nr 4/02/05 za okres od 09.09 do 28.02.2005 r, nr 5/03/05 za okres od 01.03 do 15.03.2005 r, nr 6/07/05 za okres od 01.07 do  29.07.2005 r.). 
        Na dowodach źródłowych, tj. fakturach na zakup tych materiałów ani w innym dokumencie,  konserwatorzy nie dokonywali adnotacji dotyczących przyjęcia towaru. Powyższe było niezgodne z ustaleniami Instrukcji magazynowej (podpisanej przez byłego dyrektora szkoły oraz byłego gł. księgowego), w której m. innymi określono, że: materiały przechowywane winny być w magazynie i powierzone osobie prowadzącej magazyn, tj. kier. adm. gosp.; do podstawowych obowiązków magazyniera należało przyjmowanie materiału do magazynu z zachowaniem wymaganych formalności; wydawanie materiałów  na podstawie dokumentów rozchodowych, prowadzenie kartoteki ilościowo-wartościowej. Powyższe niezgodne było również z Zarządzeniem nr 76/2005 (podpisane przez dyrektora szkoły) w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, w którym m. innymi postanowiono, że księgi pomocnicze prowadzi się w szczególności do materiałów (kartoteki materiałowe ilościowo – wartościowe) oraz z Zarządzeniem nr 79/05 z dnia 30.03.2005 r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów fin. księgowych, w którym m. innymi zapisano, że kontrola rzeczowych składników majątku obrotowego dotyczyła w szczególności sposobu ewidencji i rozliczania magazynów na koniec okresu obrachunkowego oraz dokumentacji obrotu magazynowego, a wewnętrzna kontrola kosztów polegała na sprawdzeniu w szczególności: prawidłowości i kompletności dokumentacji, rozliczania kosztów w czasie, prawidłowości rozliczania kosztów remontowych.

        W wyniku kontroli ustalono, że nie dokonywano rozliczania materiałów zużytych do remontów pomieszczeń wykonywanych przez konserwatorów. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor stwierdziła, że podstawą do zakupienia materiałów było zwymiarowanie pomieszczeń i wyliczenie ilości litrów farby, która po zakupieniu była wydawana pracownikom szkoły, rozliczenia zużytych materiałów nie przeprowadzono z powodu nieobecności kierownika adm. gosp.     W ocenie kontroli umowy dostawy art. spożywczych nr  2 z dnia 01.04.2005 r. i nr 7 z dnia 01.04.2005 r. (zawarte  na okres od 01.04.2005 r. do 31.03.2006 r.) podpisane z F-mą Handlowo – Usługową „KARINKA, były realizowane w sprzeczności z ustaleniami umów, które nie określały warunków ewentualnej indeksacji cen.  Na przykładzie 10. faktur dostarczonych przez ww. firmę w miesiącach październik, grudzień 2005 r. na łączną kwotę 4.809,50 zł szkoła zapłaciła ww. dostawcy wyższe kwoty od cen zawartych w ofercie na łączną sumę 450,42 zł.

        W wyniku kontroli prowadzonych przez szkołę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ustalono, że zamawiający dokonywał wydatkowania środków finansowych w łącznej wysokości 41.579 zł brutto, bez przeprowadzania analizy rynku, do czego był zobowiązany Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecina nr 162/04 z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych... zw. dalej Zarządzeniem  162/04.  Według ustaleń § 9 ust. 4 zarządzenia 162/04, przed udzieleniem zamówienia publicznego zamawiający powinien sporządzić notatkę, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania  analizy rynku, tj. wybór dostawcy spośród co najmniej dwóch ofert – załączonych do notatki. Przykładem takiego postępowania było podpisanie umowy nr 7 z dnia 01.04.2005 r. na dostawę warzyw, owoców i produktów przetworzonych na kwotę  23.285 zł brutto, na  malowanie korytarza I p. wg umowy nr 2/05 z  dnia 06.01.2005 r. podpisanej z f-mą ALTERNATYWA na kwotę 8.000 zł brutto, na zakup sprzętu komputerowego - faktura nr 7737/05 z dnia 20.12.2005 r. na kwotę 10.294,00 zł.

        W toku kontroli dokumentów dot. przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych  stwierdzono, że  na 18 losowo wybranych podań i wniosków w sprawie przyznawania ulgowych usług, świadczeń socjalnych... zw. dalej wnioskami (na kwotę 9.097,30 zł, w tym dla  9. pracowników administracji i obsługi na kwotę 5.657,30 zł, dla 7. emerytów na kwotę 3.440 zł) były przyznawane świadczenia na podstawie wniosków, w których nie zawsze były oświadczenia o dochodach. Niezgodne to było z przepisem art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 04.03.1994 r., o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (j. t. Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335, ze zm.), wg którego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Niezgodne to było również z ustaleniami regulaminów Zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: z dnia 01.01.2005 r., w którym w pkt. 3 Rozdziału IV postanowiono, że podstawę do obliczania świadczeń stanowił dochód brutto przypadający na osobę w rodzinie; z dnia 01.10.2005 r. , w którym w pkt. 3 Rozdziału VII oraz w kpt. 3 Rozdziału IV określono, że wnioski w postaci zapomóg należy składać z pełnym uzasadnieniem i oświadczeniem o dochodach, podstawę do obliczenia świadczeń stanowił dochód brutto przypadający na osobę w rodzinie, a jeżeli uprawniony nie poda dochodów na 1 osobę w rodzinie, zostanie zakwalifikowany do najwyższej grupy dochodowej zgodnie z tabelą wysokości zapomóg.

        W toku kontroli stwierdzono, że nie została przeprowadzona inwentaryzacja zdawczo – odbiorca składników majątku (protokół zdawczo – odbiorczy z dnia 31.08.2004 r., spisany pomiędzy byłym dyrektorem szkoły, a dyrektorem przyjmującym). Brak było również dokumentu z rozliczenia ostatniej inwentaryzacji składników majątku szkoły przeprowadzonej na podstawie Zarządzenia nr 21/2002 z dnia 12.02.2002 r., byłego dyrektora szkoły w dniach od 12.02.2002 r. do 25.05.2002 r., wg stanu na dzień  25.02.2002 r. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej ustawą o rachunkowości, który stanowił, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Tym samym zarówno była dyrektor szkoły jak i dyrektor szkoły nie wywiązała się z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji za co wg art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości odpowiada. Dnia 09.01.2006 r. zarządzeniem nr 108/2006 została zarządzona w  terminie od 24 do 26.01.2006 r. inwentaryzacja majątku szkoły. Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w myśl przepisów zawartych w art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 14, poz. 114 ze zm.) zw. dalej ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dfp. 

        W wyniku kontroli stwierdzono, że w związku z realizacją umowy najmu z dnia 31.03.1993 r. dot. umieszczenia na terenie szkoły 1. tablicy reklamowej brak było w szkole przychodów za 2005 r., dopiero w wyniku i na wniosek kontroli dnia 07.01.2006 r. została wystawiona f-ra nr 149/05 na kwotę 1.098 zł za I i II półrocze 2005 r. W złożonych wyjaśnieniach gł. księgowy szkoły stwierdziła m. innymi, że drugi plakat reklamowy należał do firmy SCM Polska w W-wie, szkoła nie egzekwowała w 2005 r. opłat za wynajem powierzchni reklamowej, gdyż osoba wystawiająca f-ry VAT została poinformowana o istnieniu tylko jednej umowy z ww. firmą na jeden plakat reklamowy, za lata 2003 - 2004 szkoła wystawiała faktury, a najemca opłacał je w całości. Niepobranie lub niedochodzenie należności przez jednostkę samorządu terytorialnego skutkowało naruszeniem obowiązującego obecnie przepisu art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dfp. Kontrola ustaliła, że z uwagi na nie przekazanie przez szkołę w 2005 r., do UM informacji dot. transakcji podejrzanych dyrektor szkoły nie wywiązała się  z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dot. transakcji podejrzanych, w związku z poprzednio obowiązującym Zarządzeniem Nr 149/04 oraz obecnie obowiązującym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”.

 

W związku z uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił dyrektorowi szkoły aby :

1.      Ustalić koszt materiałów zużytych do remontu sali 202, 207 przez firmę ALTERNATYWA, a zakupionych przez Radę Rodziców i wyegzekwować tą kwotę od wykonawcy.

2.      Umowy z wykonawcami robót realizować stosownie do zapisów umów cywilno prawnych.

3.      Rozliczać materiały wykorzystywane przez konserwatorów szkoły do remontów pomieszczeń szkoły. 

4.      Od dostawców wymagać realizacji umów w oparciu o warunki zawarte w podpisywanych umowach.

5.      Dokumenty księgowe, w tym dotyczące rozliczenia inwentaryzacji majątku szkoły przechowywać pięć lat.

6.      Terminowo wystawiać f-ry  wszystkim najemcom .

7.      Wystąpić o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia pracownikowi administracji w kwocie 337,90 zł  brutto. Dokonać korekty nadpłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.

8.      Przy gospodarowaniu środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stosować zasady określone w przepisach ustawy z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j. t. Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.) oraz obowiązującym w szkole Regulaminie zakład. f-szu świadczeń socj.

 

        W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami Prezydent Miasta Szczecin w dniu 20 kwietnia 2006 r. skierował do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Szczecinie zawiadomienie o ujawnieniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez obecną i byłą Dyrektor Szkoły.