Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W pierwszym kwartale 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Wydziale Organizacyjnym i Wydziale Oświaty Urzędu Miejskiego. Kontroli poddano przestrzeganie realizacji rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie szczegółowych zasad szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 62 poz. 285), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie szkoleń bhp, w stosunku do osób kierujących pracownikami w jednostkach organizacyjnych Urzędu Miejskiego (dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz kierowników biur i referatów), osób kierujących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin (dyrektorzy jednostek) oraz osób kierujących jednostkami organizacyjnymi gminy, dla których organem prowadzącym był Wydział Oświaty (dyrektorów publicznych przedszkoli, publicznych szkół i placówek oświatowo-wychowawczych, kształcenia ustawicznego, kształcenia praktycznego, poradni psychologiczno-pedagogicznych i specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych).

        Kontrolą objęto odpisy zaświadczeń o ukończeniu szkoleń wstępnych podstawowych i okresowych przechowywane w części B akt osobowych, zgodnie z zapisem § 6 ust. 2 pkt. 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.) stanowiącym, że  w części B gromadzi się dokumenty dotyczące (...) przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym (...) zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, oraz zapisem § 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp, stanowiącym że odpis zaświadczenia powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika.

        Na podstawie ustaleń z kontroli stwierdzono, że w aktach osobowych nie było aktualnych zaświadczeń o ukończeniu szkoleń z zakresu bhp 31. osób kierujących pracownikami w jednostkach organizacyjnych UM, spośród 120. zatrudnionych na stanowiskach dyrektorów, zastępców i kierowników wydziałów lub referatów, co stanowiło 26% zatrudnionych na tych stanowiskach. Wymaganych zaświadczeń nie posiadało również 21 osób kierujących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, spośród 48. dyrektorów, co stanowiło 44% zatrudnionych w tej grupie oraz 9. dyrektorów jednostek i placówek oświatowych spośród 188. zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych gminy prowadzonych przez Wydział Oświaty, co stanowiło 5% ogółu. Było to niezgodne z zapisem § 13 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp, wg którego pracodawca obowiązany był odbyć szkolenie podstawowe w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku, a następnie szkolenie okresowe odbywać nie rzadziej niż raz na 6 lat, zgodnie z § 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szkoleń.

        Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu, w tym m.in. dyrektorów wydziałów i zastępców, kierowników referatów i biur oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin (z wyłączeniem dyrektorów publicznych przedszkoli, publicznych szkół i placówek oświatowo-wychowawczych, kształcenia ustawicznego, kształcenia praktycznego, poradni psychologiczno-pedagogicznych i specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych) należało do zadań Wydziału Organizacyjnego, zgodnie z zapisem § 25 pkt. 7 Regulaminu Organizacyjnego UM wprowadzonego do stosowania Zarządzeniem Nr 305/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 23 lipca 2004 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, zwanego dalej Regulaminem Organizacyjnym. Akta osobowe oraz sprawy kadrowe, wynikające ze stosunku pracy, dyrektorów publicznych przedszkoli, publicznych szkół i placówek oświatowo-wychowawczych, kształcenia ustawicznego, kształcenia praktycznego, poradni psychologiczno-pedagogicznych i specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych kompletowane i aktualizowane były przez Wydział Oświaty, zgodnie z zapisem § 28 pkt. 7 Regulaminu Organizacyjnego UM.

        W § 11 ust. 1 pkt. 1 Regulaminu Pracy UM, zwanego dalej regulaminem pracy, wprowadzonego do stosowania Zarządzeniem Nr 569/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 28 października 2003 r. zapisano, że obowiązkiem pracodawcy było prowadzenie systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a w § 15 ust. 3 pkt. 1 regulaminu pracy, że nowo zatrudniany pracownik przed dopuszczeniem do pracy powinien odbyć wstępne przeszkolenie w zakresie bhp i ochrony p. poż. Zapis § 8 rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp stanowił, że szkolenie wstępne obejmuje: instruktaż ogólny, instruktaż stanowiskowy oraz szkolenie podstawowe. W Regulaminie Pracy Urzędu Miejskiego nie było sprecyzowanych i wprowadzonych do stosowania zasad i trybu prowadzenia szkoleń pracowników w dziedzinie bhp wymaganych zapisem § 16 rozporządzenia w sprawie szkoleń stanowiącym m.in., że „Częstotliwość i czas trwania szkolenia określa pracodawca”.
Wg zapisu § 4 ust. 1, pkt. 18 Załącznika do Zarządzenia Nr 503/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 22-11-2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Szczecinie: „Opracowywanie Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego, jego aktualizacja, przyjmowanie wniosków w sprawie zmiany Regulaminu oraz przygotowanie zmian zarządzenia Prezydenta Miasta w tej sprawie należało do zadań Wydziału Organizacyjnego.”

Prowadzenie systemu szkolenia i kształcenia pracowników Urzędu, zgodnie z zapisem § 25 pkt. 9 Regulaminu Organizacyjnego należało do zadań Wydziału Organizacyjnego. Natomiast prowadzenie spraw z zakresu przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w UM, należało do zadań Wydziału Obsługi Urzędu, zgodnie z zapisem § 44 pkt. 5 Regulaminu Organizacyjnego. Organizowanie
i przeprowadzanie szkoleń z zakresu bhp było obowiązkiem służbowym pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku inspektora ds. bhp i p. poż. w Wydziale Obsługi Urzędu, któremu w zakresie czynności zapisano: „Współpraca z Wydziałem Organizacyjnym w zakresie organizowania szkoleń w dziedzinie bhp i zapewnienia odpowiedniego poziomu w celu właściwej adaptacji nowo zatrudnianych pracowników UM.”

        Po przeprowadzonej przez WKiAW kontroli i stwierdzeniu ww. nieprawidłowości w zakresie odbywania szkoleń bhp przez osoby kierujące pracownikami, Wydział Obsługi Urzędu we współpracy z Wydziałem Organizacyjnym zorganizował i przeprowadził szkolenie w dniach 26 i 27 kwietnia 2005 r. Po jego zakończeniu stwierdzono iż wymaganych szkoleń z zakresu bhp nadal nie odbyło 8 osób kierujących pracownikami w Urzędzie Miejskim oraz 2 pracodawców kierujących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, co było sprzeczne z art. 237³ § 1 kodeksu pracy stanowiącym, że nie wolno pracownika dopuścić do pracy, do której wykonywania nie posiada dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp uzyskiwanej podczas szkolenia w dziedzinie bhp. Dotyczyło to również grup pracowniczych wymienionych w § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp, wg którego pracodawcy i osoby kierujące pracownikami odbywają szkolenie podstawowe w terminie nie dłuższym niż 6 m-cy od rozpoczęcia pracy na określonym stanowisku. Szkolenie to zapewniało uczestnikom m.in. poznanie przepisów i zasad bhp w zakresie niezbędnych do wykonywania pracy oraz związanych z tym stanowiskiem obowiązków i odpowiedzialności w dziedzinie bhp, zgodnie z zapisem § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia.

 

        Organizacja i prowadzenie szkoleń w dziedzinie bhp w jednostkach podległych Wydziałowi Oświaty przekazane było, od 2000 r., do Zachodniopomorskiego Centrum Edukacyjnego w Szczecinie. W ramach nadanych kompetencji ZCE miało m.in. „Prowadzić szkolenia wstępne w zakresie bhp dla pracodawców, osób kierujących pracownikami, nauczycieli oraz pracowników”, a także zgodnie z pkt. 4 pisma ZCE znak L.dz. 1429 z dnia 17-06-2004 r. do Dyrektora Wydziału Oświaty: „Wdrożyć system szkolenia podstawowego i okresowego w dziedzinie bhp na odległość dla nauczycieli i pracowników z wykorzystaniem technologii informatycznej”. Stwierdzono, że szkolenia podstawowe z zakresu bhp dla pracodawców – dyrektorów szkół i placówek, prowadzone były przez ZCE, w formie samokształcenia kierowanego, co było sprzeczne z zapisem § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp, wg którego szkolenie podstawowe przeprowadza się w formach: instruktażu, seminarium, kursu z wyłączeniem samokształcenia kierowanego. Zgodnie z zapisem § 5 rozporządzenia w sprawie szkoleń program szkolenia podstawowego dla pracodawców przewidywał 30 godzin i powinien być zorganizowany w formie seminarium lub kursu z oderwaniem od pracy.

Po przeprowadzeniu przez WKiAW kontroli ZCE zorganizowało i przeprowadziło, w dniu 12-04-2005 r., szkolenie dla osób kierujących jednostkami organizacyjnymi podległymi Wydziałowi Oświaty, w którym nie wzięła udziału jedna zgłoszona osoba.

Ponadto w trakcie kontroli rodzajów przebytych szkoleń, stwierdzono odbywanie, szkoleń okresowych (aktualizujących) zamiast szkoleń wstępnych podstawowych, co było sprzeczne z postanowieniem zapisu § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp, wg którego pracownicy nowo zatrudniani (na wszystkich rodzajach stanowisk) odbywają szkolenie podstawowe w okresie nie dłuższym niż 6 m-cy od rozpoczęcia pracy, a szkolenia okresowe odbywać winni nie rzadziej niż raz na 6 lat, zgodnie z § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia.

 

        Działając na podstawie art. 237⁵ ustawy kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) Minister Gospodarki i Pracy  zmienił rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie szczegółowych zasad szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 62 poz. 285) i w drodze rozporządzenia z dnia 27 lipca 2004 r. wprowadził nowe szczegółowe zasady szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, zakres tego szkolenia, wymagania dotyczące treści i realizacji programów szkolenia, sposób dokumentowania szkolenia oraz przypadki, w których pracodawcy lub pracownicy mogą być zwolnieni z określonych rodzajów szkolenia, które opublikowano dnia 18 sierpnia 2004 r. (Dz. U. nr 180 poz. 1860). Rozporządzenie wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2005 r., co stanowi okazję do sprecyzowania oraz wprowadzenia do stosowania zasad i trybu prowadzenia szkoleń w jednostkach organizacyjnych Urzędu Miejskiego również prowadzonych przez Wydział Oświaty zgodnie z nowym uregulowaniem prawnym, a także określić zasady egzekwowania od wszystkich osób kierujących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin odbywanie i przekazywania do akt osobowych zaświadczeń o ukończeniu wymaganych szkoleń.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił:

 

Dyrektorowi Wydziału Organizacyjnego:

 

1.      Opracowanie i wprowadzenie do stosowania zasad określających tryb prowadzenia szkoleń z zakresu bhp, wszystkich pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miejskim w Szczecinie oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin, zgodnie z ww. rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy, jako załącznik do Regulaminu Pracy UM.

 

2.      W opracowanych zasadach uwzględnienie trybu i sposobu egzekwowania oraz dokumentowania szkoleń z zakresu bhp osób kierujących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, którzy ww. szkolenia odbywają na zasadach odrębnych, właściwych dla kierowanej jednostki.

 

3.      Wyegzekwowanie od wszystkich osób kierujących pracownikami w Urzędzie Miejskim, nie posiadających nadal aktualnych zaświadczeń o ukończeniu wymaganych szkoleń z zakresu bhp, niezwłoczne ich odbycie.

 

4.      Wyegzekwowanie od wszystkich osób kierujących jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, nie posiadających aktualnych zaświadczeń o ukończeniu wymaganych szkoleń z zakresu bhp ich niezwłoczne odbycie i dostarczenie zaświadczeń.

 

Dyrektorowi Wydziału Oświaty: