Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W marcu 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Ośrodku Szkolno – Wychowawczym nr 2 w Szczecinie oraz Wydziale Gospodarki Nieruchomościami UM w Szczecinie. Kontrolą objęto gospodarowanie mieniem Ośrodka w odniesieniu do wymagań ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U. 2004 r. nr 261 poz. 2603 ze zm.) zw. dalej ustawą o gospodarce nieruchomościami, ustawy z dnia 7.07.1994 r. – Prawo budowlane (tj. Dz. U. 2003 r. nr 207 poz. 2016 ze zm.) zw. dalej ustawą – Prawo budowlane; oraz prawidłowości przeprowadzanych remontów, inwentaryzacji i likwidacji mienia Ośrodka za okres 2003-2004 r. W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

        Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w zakresie gospodarowania mieniem Ośrodka w odniesieniu do wymagań ustawy o gospodarce nieruchomościami. W chwili przejęcia w dniu 1.01.1999 r. przez Gminę Miasto Szczecin mienia Skarbu Państwa będącego we władaniu OSW nr 2 w Szczecinie, Ośrodek posiadał bowiem uregulowaną sytuację prawną dot. sprawowanego trwałego zarządu nad mieniem. Przekazanie w zarząd OSW nr 2 zabudowanej nieruchomości Skarbu Państwa stanowiącej działkę nr 362/2 nastąpiło nieodpłatnie, na czas nieoznaczony decyzją Kierownika Urzędu Rejonowego w Szczecinie z dnia 7.11.1997 r. (sygn. GNG-I-J/7224/333/94-97) oraz protokołem zdawczo-odbiorczym z dnia 10.01.1998 r.

        W wyniku kontroli stwierdzono jednak inne nieprawidłowości związane głównie z nieprzestrzeganiem niektórych przepisów dot. rachunkowości jednostki, prawa budowlanego oraz zamówień publicznych. Nie zrealizowano ponadto części zaleceń kontroli ogólnobudowlanej oraz nakazów Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego w Szczecinie dot. budynków będących w zarządzie Ośrodka.

        Kontrola wykazała, że do czasu zakończenia kontroli nie ustalono w formie pisemnej dokumentacji zasad (polityki) rachunkowej, określającej m.in. rok obrotowy i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów, pasywów i ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych tj. wykazu ksiąg rachunkowych, mimo że wg art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.) kierownik jednostki powinien ustalić i aktualizować w formie pisemnej dokumentację zawierającą wskazane wyżej elementy.

            Do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano też zaleceń, przeprowadzonej na zlecenie Ośrodka w miesiącu lipcu 2002 r., kontroli ogólnobudowlanej budynków, w zakresie dot. m.in. wymiany technologii kotłowni, zabezpieczenia stropu nad magazynem opału, izolacji ścian piwnic (budynek główny), zamontowania rzygaczy na rury spustowe, zabezpieczenia otworów okiennych i drzwiowych przed możliwością wejścia przez młodzież i osoby trzecie, ustawienia tablic ostrzegawczych z zakazem wejścia (budynek gospodarczy), konserwacji stalowych schodów zewnętrznych stanowiących drogę ewakuacyjną z poddasza budynku głównego. W ocenie kontroli spoczywający na zarządcy obowiązek ochrony mienia obejmuje zarówno zabezpieczenie przed jego utratą, zniszczeniem bądź uszkodzeniem jak i dbałość o niepogorszenie stanu powierzonej substancji majątkowej. Zgodnie bowiem z art. 50 ustawy z dnia 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. 2001 r. nr 142 poz. 1591 ze zm.) obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności w wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona.        

            Nie zrealizowano również części zaleceń przedstawionych w decyzji Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego w Szczecinie z dnia 19.05.2003 (nr: PS/XIII/BF/8053/D/13/2003) dot. odnowienia ścian i sufitów w sposób zabezpieczający przed gromadzeniem się brudu w korytarzu przy magazynie ziemniaków oraz zmywalni naczyń stołowych, zapewnienia gładkiej, łatwozmywalnej podłogi w korytarzu przy magazynie ziemniaków oraz właściwej wentylacji w kuchni właściwej i pomieszczeniach przykuchennych, dokończenia naprawy lub wymiany stolarki okiennej w pomieszczeniach całego bloku żywieniowego, wyposażenia kuchni właściwej w umywalkę do rąk i szafę przelotową, odpowiedniego wyposażenia wydawalni posiłków. Przyczyną ww. był brak – w planach finansowym Ośrodka na 2004 - 2005 r. – dostatecznych środków na remont pomieszczeń kuchennych (§4270). Pomimo tego - do chwili zakończenia kontroli - nie podjęto skutecznych działań w celu ich uzyskania, gdyż ani wysokość zaplanowanych na 2005 r. środków ani też złożone w dniu 4.04.2003 r. i 10.12.2004 r. do WOiKF UM w Szczecinie wnioski o dofinansowanie, nie zapewniły odpowiedniego stanu finansów na wykonanie tego remontu. Z uwagi na upływający w dniu 30.09.2005 r. termin realizacji nakazów, istnieje zagrożenie ukarania jednostki grzywną w wysokości do 25.000 zł. na podstawie art. 119§1 w zw. z art. 121§2 ustawy z dnia 17.06.1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tj. Dz. U. 2002 r. nr 110 poz. 968 ze zm.).

            Kontrola wykazała ponadto, że nie zgłoszono w Wydziale Urbanistyki i Administracji Budowlanej UM w Szczecinie zamiaru przeprowadzenia prac remontowych dot. remontu łazienki na II piętrze budynku głównego (zrealizowanego w okresie grudzień 2003 – marzec 2004 r.) jak i wymiany okien zewnętrznych na okna PCV, dokonanych w miesiącach listopad – grudzień 2003 r., maj 2004 r. i wrzesień 2004 r. Stanowiło to naruszenie przepisu art. 30 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 29 ust. 2 pkt 1 ustawy - Prawo budowlane, według których zgłoszenia właściwemu organowi wymaga wykonywanie robót budowlanych polegających na remoncie istniejących obiektów budowlanych; przy czym za remont zgodnie z art. 3 pkt 8 powołanej ustawy – należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a nie stanowiących bieżącej konserwacji.

        W książce obiektu budowlanego - budynku mieszkalno – gospodarczego nie opisano natomiast faktu dokonania przeglądu ogólnobudowlanego z lipca 2002 r. oraz zaleceń wynikających z powyższego protokołu przeglądu jak i zaleceń protokołu badania odporności uziemień odgromowych nr 2/10/04 dot. konieczności zainstalowania bednarek, co było niezgodne z przepis § 6 r rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 października 1998 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. 1998 r.  nr 135  poz. 882), wg którego wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu oraz zawierać dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, określać ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła.

        Ustalono, że zrealizowany w okresie grudzień 2003 r. – marzec 2004 r.  remont sanitariatu na II piętrze budynku głównego na łączną kwotę 37.215 zł. brutto (34.609,95 zł. netto) - przeprowadzony został bez zachowania procedury zamówień publicznych, co było niezgodne z przepisem art. 6 ust. 1 pkt 7 (a contrario) w zw. z art. 12a ustawy z dnia  z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tj. Dz. U. 2002 r. nr 72 poz. 664 ze zm.) wg których zamówienie publiczne o wartości przekraczającej 6.000 euro może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie. Zawierając w dniach 15.12.2003 r., 21.12.2003 r. i 11.02.2004 r. z wykonawcą – Zakładem Instalacyjno – Budowlanym Marek Chwiłkowski trzy odrębne umowy na wykonanie powyższego remontu naruszono ponadto przepis art. 3 ust. 2 powołanej ustawy, wg którego zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania ustawy dzielić zamówienia na części.

        Pięć spośród trzynastu objętych badaniem notatek służbowych w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, nie zawierało natomiast wskazania, przy informacji dot. szacunkowej wartości zamówienia, kursu euro obowiązującego w dniu szacowania. Powyższe naruszyło przepis §14 ust. 10 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31.03.2003 r. oraz §9 ust. 4 pkt 2 zd. 2  Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówieniach publicznych. Stwierdzono ponadto, iż przy wyborze wykonawcy zlecenia wykonania pokrycia dachowego nie dokonano analizy rynku poprzez zwrócenie się i porównanie ofert potencjalnych wykonawców zamówienia (wg zapisu not. służbowej - wyboru dokonano na podstawie opinii na temat wykonawcy, ze szkół gdzie wcześniej wykonywał remont), mimo że wg §14 ust. 8-9 wskazanego wyżej Zarządzenia nr 158/03 - przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia, przy czym weryfikacja ceny powinna nastąpić przez porównanie ofert potencjalnych wykonawców danego zamówienia.

        Nie dochowano również należytej staranności przy ustalaniu szacunkowej wartości zamówienia na usługę prowadzenia konserwacji sprzętu komputerowego w Ośrodku, co naruszyło §14 ust. 3 zd. 2 Załącznika nr 1 do wskazanego wyżej Zarządzenia nr 158/03 wg którego oszacowania należało dokonać z należytą starannością.

        Nie sporządzono ponadto protokołu odbioru końcowego robót budowlanych zrealizowanych na podstawie umowy nr 7/03 z dnia 21.12.2003 r. na wykonanie części prac remontowych w łazience internatu Ośrodka. Tym samym nie dotrzymano postanowień §3 umowy nr 07/2003 z dnia 21.12.2003 r. wg których, "strony postanowiły, że przedmiotem odbioru końcowego będzie przedmiot umowy; odbiór końcowy nastąpi na podstawie protokołu odbioru końcowego, podpisanego przez strony bez zastrzeżeń".

        Nieprawidłowości dotyczyły też postępowań likwidacyjnych przeprowadzonych w OSW nr 2 w latach 2003-2004. Polegały one głównie na niestosowaniu niektórych postanowień Zarządzenia Dyrektora Ośrodka OSW nr 2 nr 2/2002/2003 z 10.09.2002 r. w sprawie powołania komisji likwidacyjnej dot. konieczności ustalenia przez komisję sposobu likwidacji zgłoszonych składników majątku (§5 ust. 5 Zarządzenia) oraz uzyskania ekspertyzy rzeczoznawcy przy likwidacji przedmiotów takich jak: maszyny, silniki, lodówki, sprzęt RTV i innych (§5 ust. 6 Zarządzenia). Protokoły likwidacyjne nie zawierały ustaleń komisji likwidacyjnej odnośnie proponowanego sposobu likwidacji przedmiotów pomimo, że zgodnie z §4 Zarządzenia nr 3/2002/2003 Dyrektora OSW nr 2 z dnia 10.09.2002 r. w sprawie powołania komisji kasacyjnej, sposób zniszczenia rzeczowych składników majątkowych powinien być zgodny z ustaleniami zawartymi w protokole likwidacyjnym. W dwóch przypadkach przeprowadzono natomiast likwidację sprzętu elektronicznego bez uzyskania ekspertyz rzeczoznawcy dot. przydatności dalszego użytkowania likwidowanego mienia. Wykazano ponadto, że zgłoszenie z dnia 04.06.2004 r. w sprawie likwidacji materiałów znajdujących się w pomieszczeniu konserwatora, księgowości i stołówki nie zostało ponadto podpisane przez osobę odpowiedzialną materialnie za zgłoszoną do likwidacji chłodziarkę co było niezgodne z §2 Zarządzenia nr 2/2002/2003 z 10.09.2002 r. w sprawie powołania komisji likwidacyjnej wg którego, podstawą wszczęcia przez komisję likwidacyjną postępowania jest zgłoszenie – wniosek osoby odpowiedzialnej materialnie w sprawie wycofania składnika majątku z dalszego użytkowania.

        Ustalono także, że w skład komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) dokonującej kontroli zbiorów bibliotecznych OSW nr 2 w miesiącach listopad/grudzień 2002 r. wchodziła osoba odpowiedzialna materialnie za stan zbiorów bibliotecznych. Naruszyło to pośrednio zasadę wynikającą z §6 ust. 4 Instrukcji Inwentaryzacyjnej OSW nr 2 zgodnie z którą, liczenia i pomiarów składników majątku dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby odpowiedzialnej za całość i stan składników majątku lub osoby przez nią upoważnionej.  Przed rozpoczęciem spisu z natury składników majątkowych nie odebrano natomiast od osób odpowiedzialnych za całość i stan składników objętych spisem pisemnych oświadczeń, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji szczegółowej oraz przekazane do księgowości, co naruszało obowiązek określony w §6 ust. 3 Instrukcji inwentaryzacyjnej OSW nr 2.

        Kontrola wykazała, iż nie przeprowadzono inwentaryzacji pomieszczenia garażowego po dokonanych w latach 2003-2004 r. kradzieżach, co było niezgodne z §5 ust. 4 Instrukcji Inwentaryzacyjnej OSW nr 2 według którego, do obowiązków komisji należy występowanie z wnioskami do Dyrektora w sprawie zarządzania inwentaryzacji na okoliczność kradzieży, pożaru, zmian osób odpowiedzialnych materialnie itp.

            Ustalono też, że do chwili zakończenia kontroli stan zabezpieczenia środków pieniężnych nie odpowiadał uregulowaniom obowiązującej od 01.09.2002 r. Instrukcji kasowej Ośrodka. Drzwi prowadzące do pomieszczenie sekretariatu, w którym przechowywane były środki pieniężne, nie posiadały wymaganych Instrukcją specjalnych wzmocnień. Pomieszczenie sekretariatu nie posiadało również żadnego systemu alarmowego pomimo, że wg §1 ust 2-3 ww. Instrukcji w pomieszczeniu kasy powinno być zainstalowane sprawne urządzenie alarmowe.

 

W związku z ww. uchybieniami, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi OSW nr 2, aby:

 

1.      Ustalił w formie pisemnej dokumentację polityki rachunkowej Ośrodka.

2.      Podjął działania zmierzające do realizacji zaleceń kontroli ogólnobudowlanej odnośnie budynku gospodarczego.

3.      Wystąpił do Wydziału Oświaty UM w Szczecinie o przyznanie dodatkowych środków na realizację pozostałych niewykonanych zaleceń kontroli ogólnobudowlanej oraz kontroli PPIS w Szczecinie z dnia 19.05.2003 r. Po uzyskaniu środków – zrealizował zalecenia.

4.      Wystąpił do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Szczecinie z wnioskiem o legalizację przeprowadzonych remontów: sanitariatu na II piętrze budynku głównego oraz wymiany okien zewnętrznych na okna PCV.

5.      Przestrzegał obowiązku dokonywania wpisów w książkach obiektów budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6.      Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegał przepisów obowiązującego Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych.

7.      Przestrzegał przepisów: Instrukcji Inwentaryzacyjnej OSW nr 2, Zarządzenia Dyrektora Ośrodka OSW nr 2 nr 2/2002/2003 z 10.09.2002 r. w sprawie powołania komisji likwidacyjnej oraz Zarządzenia nr 3/2002/2003 Dyrektora OSW nr 2 z dnia 10.09.2002 r. w sprawie powołania komisji kasacyjnej.

8.      Wprowadził zabezpieczenie środków pieniężnych zgodnie z obowiązującą Instrukcją kasową OSW nr 2.